大型建筑集团材料采购财务操作手册.docx

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大型建筑集团材料采购财务操作手册

材料采购财务操作手册

（一）账套设置、财务处理以及票据审批程序规定

1、制定目的

为规范采购中心财务和票据管理，杜绝违规操作，防范公司风险，特制定本制度。

2、适用范围

与贸易采购相关的一切财务处理以及票据审批均按照本制度执行。

3、账务设置

关于采购中心账务设置，分设三个贸易公司及三个采购中心，分别为某贸易发展有限公司、某某贸易有限公司、某某某贸易有限公司、总承包采购中心、安装采购中心、装璜采购中心六个账套。

建设产业（除装璜公司）增票由某贸易发展有限公司账套外理、房地产业增值税发票由某某贸易有限公司处理、装璜公司增票由某某某贸易有限公司处理，普票入各采购中心账套。

4、账务处理流程

对增票和普票采用不同的财务核算体系，增票进贸易公司账套，普票直接进各采购中心账套。

具体账务处理流程如下：

4.1、增值税发票的核算

现有某贸易发展有限公司、某某贸易有限公司、某某某贸易有限公司三个贸易公司为集团公司融资需要。

现对贸易公司开票区域划分、增票开具、入库流转等票据的流程作如下规定。

（1）必须开具增值税发票的材料为：

螺纹钢、机械设备、机械产业集团所需钢材、夹芯板、电焊条。

（2）根据国税对一般纳税人的要求，不能平价平销，现公司内部规定，贸易公司财务每月底按采购原件开具一张销售发票，（金额与入库单金额一致）再按总价的3%开具一张增值的发票。

（3）各分公司拿到贸易公司开具的销售发票时，一份附入库单原件做原材料，一份增值的发票进其他成本。

（4）发票开具及审批：

①按公司制度规定，发票未经审批不得入账，发票复印件不得入账（除有部分分割凭证以外，复印发票因写明原件存放处及盖上财务专用章）。

②采购员拿到入库单后速到供应商处开取增值税发票，在接收时应注意票面上的我司抬头及税号、账号等信息是否齐全、正确，如有错误应及时退回。

③采购员将增值税发票联、同时附贸易公司开具的入库单拿到贸易公司财务处登记。

④增值税发票签字由经手人、材料科长、往来会计签字后附采购手续进行报批（增值税发票抵扣联应取下保管，票面上不得有其他字迹）。

⑤增票从开具到审批完交财务入账必须在60天内完成，延期无法进行进项税抵扣的，由经手人承担全部责任。

⑥增票审批完毕交财务，财务人员必须当天进行抵扣认证，并开具贸易公司销售发票。

销售发票记账联附仓库入库单稽核联在贸易公司账里做销售用。

⑦销售发票发票联附项目仓库入库单财务联经分公司材料会计签字、区域财务经理签字、分公司经理签字后交分公司入账，手续由材料会计办理。

（5）贸易公司与各内部单位的销售合同，可按贸易公司采购合同样本签订，材料单价按以上增值额规定，由材料采购科科长办理。

（6）资金支付，凡增票支付的资金及各房地产资金必须通过贸易公司账户支付，各产业集团支付的资金，从各分公司二级账户及各产业集团账户支付。

（7）凡增票往来，贸易公司账务用应收账款、预收账款核算，各内部单位使用应付账款或预付账款核算。

4.2、普通发票从采购中心账套中核算，采购中心分设总承包采购中心、安装采购中心、装璜采购中心三个账套，资金支付从采购中心网银上集中支付。

房地产发票在贸易公司账套中核算，机械产业集团供应商核算在机械产业集团账套中进行。

普通发票开具抬头为各需求单位。

（1）普通发票必须经过审批后方能入账，采购员应将审批好的发票交各分公司往来会计及各产业集团财务处。

（2）财务应先在采购中心财务管理系统中对已登记的发票进行复核及记账处理，并对被核减的发票在系统中进行核减。

（3）按照业务类型，分冲减采购员备用金或挂供应商应付账款等，分别开具转账凭证。

一联交采购员备查，一联财务进行账务处理。

（4）财务在收到发票后应及时入账，并将发票按各分公司及各产业集团，及时列转给各分公司财务，确保分公司及时入账。

4-3、每月底在出财务报表前，各分公司往来会计与各关联单位财务核对往来账，确保无未达账。

4-4、每月底在出财务报表前，采购中心财务应对各所在地的银行出具调节表，确保调节表无未达账。

4-5、每月底在出财务报表前，各分公司往来会计应将各地区未支付的承兑，做电子明细表格，发采购中心财务，采购中心财务合并后必须与NC管理系统中数据进行核对，确保实际与账面数据一致。

各分公司往来会计应将实际未支付承兑与采购中心财务管理系统中数据进行核对，确保系统与NC管理系统承兑数据一致。

4-6、供应商往来核对，供应商往来对账的责任人为各材料科长、采购中心往来会计，要求每季度对财务管理系统中的所有供应商进行对账。

对账主要分二块，一块是采购中心财务管理系统与供应商核对，一块是NC管理系统与采购中心财务管理系统核对。

（1）采购中心财务管理系统中数据与供应商核对的主要责任人为经手采购员，往来会计给予必要的配合。

对完账后，应留有记录，并交往来会计保管，便于以后核查。

（2）财务管理系统及用友NC供应商往来核对第一责任人为各往来会计，在采购中心财务管理系统中设有专门的模块“合同NC调节”来完成。

（后附调节表）

①采购中心财务会定期将NC管理系统中的供应商明细导入采购中心财务管理系统中，各分公司往来会计应把两个系统中的供应商进行关联。

②关联好后在合同NC调节中查询找出，并点击编辑，就会出现一张调节表，采购中心财务管理系统中的数据是在系统中自已获得的，NC管理系统中的数据需要在NC中客商辅助明细账中查询得出。

③因票据入账相对滞后，一般的未达都是在NC中体现。

未达的入库单分发票已到入库及发票未达入账，调节时系统会自动体现。

④调平后调节表余额应为0。

⑤除按季度对账做调节表外，在平时支付供应商材料款时，必须都做调节表，两个系统进行比对，发现问题及时调整。

未做调节表或调节表不平的款项不予支付。

⑥对两个系统中未关联的供应商，都应在备注中说明原因。

做到对账不漏掉一个供应商。

年末供应商对账

⑦处罚规定：

凡因缺少对账单而引起材料款超付等现像给公司造成经济损失的要实行责任追究，除必须追回超付材料款外，罚款1000元／份，。

罚款比例为材料科长20%、经办采购员40%、财务专员40%。

因工作失误给公司造成经济损失的要实行责任追究。

5、费用发票的审批

采购中心费用审批，除集团规定由票据审计部审批以外的发票，均由各所在公司负责人审批，审批流程同其他部门规定。

（二）备用金管理

1、制定目的

为了规范公司员工备用金领用结报等工作特制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于材料采购人员的备用金管理。

3、备用金管理规定

（1）采购员备用金实行“笔笔清”制度，所有采购员每次在领用备用金前，必须将上次备用金使用明细情况在财务管理系统备用金登记明细表里填写清楚，往来会计进行复核，在采购中心财务管理系统中调整完个人备用金金额后方可领取下笔备用金。

如发现采购员没有调清上笔备用金去向而再次领到备用金的，将对采购员及往来会计给予严肃处理。

①采购员在使用备用金购买材料时，必须要求收款方开具收据。

如当场开具发票的，必须要求对方在开票时注明款项已收。

②采购员应每天下班前，将当天用备用金购买的情况在备用金明细表中进行登记。

③往来会计在复核备用金时，应凭供应商开具的收据或注明已付款的发票进行核减采购员备用金。

④在每月发票报批结账完后，往来会计应对所在地区所有采购员的备用金进行清理，清理包括两套系统数据的对比、在采购员处未结账数据的核对。

如比对后数据有误应及时查明原因后调整。

⑤采购员备用金的累计最高周转限额不得超过10000元。

⑥每年年底回海前采购员备用金必须结清，所欠款项必须上交现款。

⑦不允许采购员以各种借口在分公司领用备用金，以规避采购中心对备用金“笔笔清”管理制度。

（2）非备用金资金支出事项的办理，相关管理人员应在业务发生前1-2天内向财务借款。

业务处理完毕返回公司后三天内及时到财务报销结算，不能及时结清的，要在当月或以后的工资中扣除，前款不清后款不借。

在会计核算上使用如下科目对因公借款进行记录和核算：

其他应收款－个人往来－***（借款人姓名）

（3）备用金领用人必须登记备用金明细台账，每笔备用金的领用和结账都必须登记清楚,月底到财务进行对账。

4、罚则

（1）采购中心财务在对分公司材料科进行查检时，采购员备用金为必查项。

必须对每个领用备用金的采购员进行核对，对领用金额、已结账金额、未结账金额等数据进行核对。

如发现超额领用及弄虚作假行为将对采购员及往来会计进行处罚。

（2）经核查如备用金领用超出额度的将按超额部分的10%对领用人进行罚款。

（3）在备用金“笔笔清”中弄虚作假将对相关责任人给予弄虚作假部分20%罚款。

（三）材料资金的收取及调拨

1、制定目的

按制度要求，材料资金必须通过采购中心集中支付账户对外支付，各分公司材料资金实行自动平衡，为有效管理及控制资金的收、调工作特制定本制度。

2、资金收取及调拨流程

（1）各分公司根据实际对外支付资金时，应将资金划到采购中心支付账户上，各分公司出纳将资金划拨采购中心材料支付账户上时，应在采购中心材料管理系统资金收款中进行制单，采购中心总部在网银实际资金到账后，对分公司出纳填列的收款单进行确认，在系统中将增加各分公司的可使用额度。

（2）各分公司出纳在收到承兑后，应及时在系统的资金收款中录入承兑的相关信息，确认后系统将自动增加各分公司的可使用额度。

承兑存放在各分公司财务处。

（3）采购中心财务对采购中心系统中资金进行调拨，调拨的依据是可使用余额与实际余额应保持一致。

采购中心财务在资金调拨模块中填制资金调拨通知单，采购中心出纳在系统中点击确认后在网银上进行划款，采购中心会计在系统中点击复核后在网银上进行复核，系统和网银将同时增加各分公司的实际余额。

（4）承兑汇票存放在各分公司财务处，因其流动性差及期限长等缺点，使用时也受到很大限止，采购中心应尽最大努力在分公司内给予调配使用。

（5）在材料资金收取及调配过程中，各级财务人员必须及时处理，减少资金流转时间，确保现场生产。

在采购中心系统及网银系统都有时间节点，对确因主观原因使资金流转延误的，造成公司重大损失的，将对相关责任给予100-500元的罚款。

（6）子公司集中采购的材料资金来源为各需求单位，贸易财务部应提前半个月将支付金额按各单位入库比例进行折分，并发到各使用单位财务经理、总经理办公平台，各单位应及时落实按排资金。

（四）材料款支付管理制度

1、制定目的

为加强对采购中心系统内资金使用的监督和管理，使材料资金流向明晰，并确保资金在合同应付款内支付，制定本制度。

2、资金管理流程

（1）所有材料款支付必须在网上逐笔申请，逐笔支付。

除承兑汇票以外的材料款支付必须通过网上银行支付。

（2）在网上申请资金时，资金审批单上有支付转账或承兑选项，此选项为必选项，各分公司在系统中没有转账只有承兑的，如审批转账，系统将不予通过。

分公司经理、区域财务经理应合理按排好各自的承兑（注意承兑面额的分配）。

（3）分公司经理在签批资金单时，如可使用余额不足，系统将设定审批单不能通过审批。

（4）资金支付审批流程

材料款资金支付申请在网上进行，网上审批完后，出纳方可支付。

a.各分公司自行采购的材料，资金支付审批权限如下：

①分公司资金支付申请：

经手人制单——贸易财务核准确认——材料科长核定——区域财务经理核准——分公司经理审批——经手人在审批单上签字确认——出纳付款。

②装璜公司资金支付申请：

经手人制单——项目经理确认----贸易财务核准确认——材料科长核定——装璜财务经理核准——分公司经理审批——经手人在审批单上签字确认——出纳付款。

③设备公司资金支付申请：

经手人制单----贸易财务核准确认——材料科长核定——设备财务经理核定——副总经理核准——总经理审批——经手人在审批单上签字确认——出纳付款。

④采购中心总部财务进行事后审核，事后审核人为采购中心总部财务,是否按合同付款、事后审核事项为欠发票金