商洽性公文和公文的商洽性功能.docx

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商洽性公文和公文的商洽性功能

商洽性公文和公文的商洽性功能

机关单位之间为了更好地履行职能，或者根据组织原则，往往要商询某些问题或事项，这时使用的公文，称为商洽性公文，有些公文不是商洽性公文，往往具有商洽功能。

商洽性公文主要是函，意见、通知有时具有商洽性功能。

第一节概述

一、商洽性公文的特点

1.商议性。

商洽性公文往往是希望收文者提供某种帮助的，但收文者提供帮助的前提是自愿的，所以，发文者往往需要与收文者进行必要的协商，才能获得收文者的支持。

2.事务性。

商洽性公文往往是为了解决具体事务而使用的，或者是为了办好某件具体事项，或者是为了商洽某个人事的调动，或者是请求对方协助了解某个具体的人。

总而言之。

商洽性公文往往不涉及重大原则性问题。

二、商洽性公文和具有商洽性功能的公文的主要区别

商洽性公文主要是函，具有商洽功能的公文主要是通知。

当通知被用来商洽工作时，一般是指以团体、协会等名义向其他机关单位发出邀请等出现的商洽行文，是一种邀约行为。

三、商洽性公文主体部分的基本写作思路

1.基本思路

（1）依据事项型。

主要用在复函中，开头介绍发函的依据，再写发函的具体事项。

答复性函、审批性函、政审性函一般采用此种格式。

参阅例文。

（2）事实事项型。

先交代具体的事实、事件,再介绍商洽的内容。

这种形式常见于交涉具体事项的商洽函。

参阅例文。

（3）U的事项型。

在交代结束发文的□的原因后，再商洽具体事项。

可见例文。

2.信函式格式

函使用的格式一般为信函式格式。

具体内容可见公文格式和答批性公文的有关内容。

第二节函

一、函的性质

《国家行政机关公文处理办法》规定：

“函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

”《中国共产党机关公文处理条例》规定：

"函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题、向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

”两者的区别是非常明显的。

行政机关的函只在"不相隶属机关之间商洽工作、询问答复问题”，并没有界定相隶属机关单位之间商洽工作、询问和答复问题一定要使用"函”，而党的公文所说"机关单位之间商洽工作、询问和答复问题”，这里的“机关单位”，应该包括“有隶属关系的机关单位”和“没有隶属关系的机关单位”两种情况。

至于“请求批准和答复审批事项”，行政公文既有“请求批准和答复审批”，而党的公文只有“请求批准”，并没有“答复审批”。

两者的使用对象则基本相同：

“不相隶属的机关单位”。

函是机关单位之间用来商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的一种具有商讨性和往来性的公文。

函主要用于同级机关和不相隶属机关单位之间联系、商洽工作,有时也用来委托其他机关单位代办公务或告知代办工作情况。

上级机关对下级机关询问一般性的问题，也用函。

不相隶属的下级机关单位答复上级机关询问用函，但有隶属关系的下级机关单位答复上级机关的询问不用函，而用报告。

由于函具有“向无隶属关系的有关主管部门请求批准”和“答复审批”的功能，这种主管部门尽管存在着上下级关系,但不能因为主送机关单位行政级别高于发文机关单位。

为了“尊重”主送机关而将“函”改用为“请示”或者“报告”。

对函的性质必须有明确的认定，《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的儿个具体问题的处理意见》明确界定：

“关于'函'的效力。

'函’作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

”这里强调了函是主要公文文种，具有公文的法定效力。

二、函与相关文种的区别

1.函与通知。

在公文中，函与通知所起的作用有相同之处，因而容易混用，两者的区别有：

（1）性质不同。

函主要属于商洽性公文，通知则主要属于部署性、知照性公文。

（2）行文关系不同。

函主要是在同级机关或不相隶属机关单位之间使用，通知除“会议通知”夕卜，一般用于上级机关单位对下级机关单位的行文，函主要属于平行文，通知主要属于下行文。

（3）效力、作用不同。

函作为商洽性公文，一般没有领导作用，没有指挥部署功能，只具有由制发机关权限决定的法定效力，这是公文"函”作为公文区别于'‘便函”而言的。

通知则可以传达要求办理、周知的事项,可以用于部署工作、安排事项,具有领导作用和法定约束力。

山于通知可以用于发布党内法规，企事业单位有时也用通知发布行政规章，如果通知用于随文发布某一法令或法规文件,它还具有法律作用，这是函所不具备的。

2.函与请示。

（1）请示是上行文，函是平行文。

（2）请示一般用于下级机关单位向隶属关系、领导关系的上级机关单位请求批准、指示，而函一般用于向没有隶属关系的机关单位请求批准、审批。

（3）请示只具有请求批准与请求答复功能，而函除此而外,关键是商洽工作等。

三、函的分类

作为公文的函一般可以分以下儿类：

1•问函。

问函主要用于询问或商洽具体工作或具体事项。

问函乂分两种:

一种是商洽性函，主要用于机关单位之间商量、商洽、商讨和接洽工作。

一种是询问性函，即用于向对方询问有关问题，也可以上阐述某一事项并提出处理方法，然后征求对方意见,要求对方给予答复。

这两种均属于主动性公文。

2.复函。

也称答复函。

用于答复对方来函所询问的问题,是一种被动性公文。

3.报请函。

即用于向无隶属关系的主管部门请求批准。

报请函是一种主动性公文。

四、函的写作

公文函的结构一般包括标题、主送机关、正文、落款等。

1.标题。

函的标题一般山发文机关名称、事由、文种构成，如：

《国务院办公厅关于公开发布天气预报有关问题的复函》，也可以只有事由和文种构成，如：

《关于商洽皮鞋质量问题的函》。

需要说明的是:

一、如果是复函，一般不能省略"复”字;二、函的标题中的动词使用比较宽泛,没有请示等文种严格，如可以使用'‘商洽”、“报请”、“询问”、“请求”、“请求批准”等，这是因为,这些词没有与函重复的意义。

2.主送机关。

商洽性函的主送机关比较宽泛，询问性函、答复性函、报请性函一般需要考虑行文机关与主送机关的关系，如人事商调函，一般发文者是人事部门，收文者也是人事部门，入党、提干的外调函，一般由党的机关发送，主送机关也是党的机关或单位。

3.正文。

主动性函和被动性函的主体部分稍有不同。

主动性函。

主动性函一般山原曲、事项、结尾组成。

原由部分，主要写出商洽、询问或请求的理据、H的、意义等，也可以结合事实写作,这一部分开门见山、理据充分得体、内容干练俭省。

事项部分，写明商洽、询问或请求的具体事项、提出的要求等，要写得明白具体，使对方接函后，很快了解意图，明了自己的工作要求，以便迅速、准确地作出回答。

结尾一般另起一段，用"盼复”、"即请复函”、“请研究复函”等惯用语收尾。

被动性函分答复性和审批性两种。

审批性函的写法类似于批复。

正文山审批依据和审批事项组成。

审批依据即引用报请性函的标题和文号，按照先引标题，后引发文字号的要求,常写作"你单位

《XXXXXXXXX的函》（X函（XXXX）X号）收悉”，再以“函复如下”、“现批复如下”之类的过渡语过渡到审批事项。

审批事项，是复函的主体部分,主要是对来文报请的事项给予明确的答复，表明自己的态度、立场、观点。

审批时要有针对性地表态，针对报请内容答复，要求具体明确，内容较多时可分条列项一一作答。

结尾部分，一般以“特此函复”“此复”等惯用语，单独成段，后不加句号。

也可自然收尾。

答复性函相对询问性函而言，写作方法基本与审批性函相同，写作要求要简单一些。

与审批性函相比,审批性函在审批事项后可以提出一些要求和希望，而答复性函一般是问什么答什么，不要提要求，谈希望。

其针对性要强于审批性函。

4.落款。

写明发函机关单位和发函时间。

五、函写作的注意事项

1.无论何种类型的函，都要写得明确具体，一般一函一事，内容、事项开门见山,直截了当,不拐弯抹角。

2.一般不作议论或说理，语言要求朴实、恳切，无需寒暄，无需对对方过于奉承,要掌握用语分寸，以示礼貌，便于问题的解决，不管是收文者还是行文者，都要诚恳合作、平等待人。

3.函的格式一般采用政府函件的格式，发文字号为函号，即机关代字一般用“X函”，放在武文线右下角，如有密级和保密期限、紧急程度，一般标注于武文线

左下角。

［例文一］

商洽事宜函

中国科学院XX研究所关于建立全面协作关系的函

XX大学:

近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持,取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。

为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。

（略）

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。

（略）

三、根据所、校各自人员配备惜况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。

（略）

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。

（略）

五、加强图书资料和情报的交流。

以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议,以利工作。

特此函达，务希研究见复。

中国科学院XX研究所（盖章）

一九九五年X月X日

［例文二］

通知事宜函

国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国办函［1993］2号

国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量,根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良丄作。

（略）

技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。

（略）

要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。

（略）

为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。

（略）

上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实,执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。

国务院办公厅（盖章）

一九九三年一月三日［例文三］

征求意见函

国务院办公厅关于征求《国家行政机关公文处理办法（草案）》意见的函

国办函［1999］XX号

各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅（室）：

现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法（草案）》送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。

国务院办公厅

一九九九年X月X日

请求批准函

广州XX局销售公司请求批准函

XX局销办函［1996］5号

广州XX局：

我销售公司从去年十月成立以来，国内商务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。

可否，请批复。

广州XX局销售公司（盖章）

一九九六年一月十日

［例文五］

答复事宜函

XX市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函

市政办函［1996］40号

市市容环境卫生管理局：

你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。

现复函如下：

《中华人民共和国行政处罚法》于XXXX年10月1日起执行。

该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。

按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚I:

作。

……你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。

此复

XX市人民政府

一九九六年十月七日

报送材料函

关于上报《XX公司二期改造项目评佔报告》的函

XX函字［199X］XX号

XX市XX分行：

现呈报〈XX公司二期改造项日评估报告〉，请审阅。

附件：

XX公司二期改造项目评估报告。

（略）

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