仓库单据管理办法.docx

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仓库单据管理办法

第一部分  公司仓库单据管理办法

总体原则：

物资进出有凭可依、账实相符、业务真实、合理库存、物资安全、质量保证。

保管做到业务真实、登记正确、清晰、字迹工整、验收入库、质量合格、妥善保管、单据传递及时、开具单据分类准确、及时盘点库存。

一.入库单

1.办理入库依据：

发货单位的送货单、采购部提供的发票及请购单。

2.入库：

一式四联入库单分别由采购员、保管员、质检员签字，按入库单流程办理，未签字、未质检不能入库，不能收发货，财务判定为无效单据。

3.验收：

注意验收数量品种是否相符，注意验收方法与产品是否符合要求，有无质量问题，部分货品包装是否破损。

4.填写：

入库单按单中各项规范填写，按照不同种类分别登记，写清进货单位名称、进货数量、进货型号等相关信息，注意字迹清晰、工整。

5.对帐：

月底保管员要对所有入库产品进行数量分类合计，并与财务部数量科目核对相符。

6.单据保管：

入库单入帐、传递、分类、结帐按财务制度及流程规定，装订成册由仓库保管。

二.产成品（半成品）入库单

1.办理入库依据：

依据生产部门填写入库表及入库记录，详细填写本入库单，详细注明名称、规格、数量。

2.入库：

一式四联入库单分别由入库员（生产部）、保管员同时签字，按产成品入库流程办理，未签字、未质检的产品不能入库，不能收发货，财务判定为无效单据。

3.填写：

入库单中各项应规范填写，生产部开具入库记录表，登记产品数量、规格、型号。

保管员填写入库单，办理产成品入库，同时作为财务部月末计算产品生产成本的依据。

4.对帐：

入库单月末合计重量财务部相对应科目及生产部月报对账相符。

5.单据保管：

入库单按生产编号及产品规格分类，装订成册。

6.验收：

注意品种、数量、规格、质量有无问题.

三.领料单：

1.依据：

由用料部门填写一式三联领料单，经领料人签字，保管员据此发料同时签字确认。

2.单据保管：

按照原料种类分别装订成册。

3.对帐：

月末领料单、材料收发结存月报表财务对应会计科目一致。

四.出库单（产成品）：

1.由业务部根据客户合同要求、通知开具一式五联《出库单》，由业务组开单员、保管员、提货人共同签字，仓库凭单签字发货。

2.出库单一式五联分配流程按财务部据流程规定办理。

仓库保管员未签字，未到场监督不许发货。

3.出库单中各项由业务部按单中各项规范填写（打印）作为仓库、业务部、财务部、客户联、出门联的依据。

月末由仓库填报产成品收发结存月报表，与营业部、同财务部对账月结相符。

4.保管按照产品种类记账，分类别装订。

5.存根联留存业务部核对，记账联交与财务，第三联保管记账，第四联作为出库单据交与提货人，第五联作为出门联交与公司门卫或者保安。

A制造企业仓库管理单据传递流程规范

一.入库单

1.入库单亦称进仓单、入仓单。

所有物资、物员、采购材料等进仓，均需填写进入库单。

本单一式四联，由保管员凭供应商送货单、采购合同、请购单或经审批的采购计划据实填写与验收。

2.四联单分配：

第一联为仓库存根并记账；第二联为财务记账入账；第三联为质检联；第四联为客户联给供货单位查询。

3.质检部应同时出示质检报告，与仓库、采购三方同时签字，方可入库，否则判定为待检区存放，不能入库、不能发货出库。

4.附：

入库单流程图：

采购部门提供：

1.实物进仓

2.送货单

3.采购合同

4.请购单或采购计划

5.货物发票

采购部门：

凭送货单及采购发票等填制现金物料报销单

仓库：

凭单验收入库：

1.填写四联入库单、验收报告

2.四联入库单必须送货员、质检员、保管员同时签字

3.仓库留存第一联存根联

质检部：

在收到仓库传递的入库单，立刻进行检验，检验合格之后立即交与财务备案。

财务部：

凭第二联入库单及送货单、发票等填制记账凭证

采购与财务对账：

1.月结供应商当月采购量对账

2.月结供应商购货发票对账与签收

3.应付账款余额对账

4.付账计划核定

二.产成品（半成品）入库单  

1.成品（半成品）入库，所有让售、销售、加工料销售等产成品（半成品）均需填写本入库单。

本单一式四联，由保管员依据生产部产成品加工入库单填写；第一联为仓库存根联；第二联为财务记账联；第三联为质检联；第四联为生产联。

2.产成品（半成品）入库单流程：

仓库：

依据生产部完工入库记录填写一式四联入库，同时留存第一联存根记账

财务部：

凭入库单做成本计算及编制发出商品记账凭证，留存第二联

质检部：

根据入库单做抽样检查，出具质检报告单，及时交与财务。

三．出库单

1.出库单，含产成品（半成品）、加工料、废次品等。

除消耗领料单外的销售让售，均需填写出库单。

本单一式六联，由营业部（业务组）凭销售合同（协议）、销售计划、客户通知等填写。

对发生质量退货（发生退货必须有质检部门签字认可）或重开出库单的由业务部重新开具红字出库单，经质检等部门确认，各方冲账。

2联单分配：

1.营业部存根记账      

2.财务记账（应收账款或发出商品）

3.仓库记账

4.收货单位随货同行，（客户入账）

5.财务备查（出厂放行）

出库单流程图：

业务部：

开单，留存第一联

财务部：

记账应收款或发出商品，留存第二联

仓库：

记账第三联

司机或取货员：

提货随货同行，留存第四联

取货员：

出厂放行，留存第五联（出门时凭此出门，此联交与保安或门卫）

四.领料单

1.领料单即仓库所有物料出仓，均应填写领料单。

2.领料单流程：

仓库：

记账输单留存第一联，

财务：

留存第二联，凭单做材料分配消耗表

领料部门：

留存第三联，作对账领料控制

第二部分  费用报销管理

一、费用报销：

目的：

为严格控制非生产性费用开支，防止铺张浪费，提倡勤俭节约，费用包括：

借支费、办公费、电话费、差旅费、车辆费报销等。

费用报销凭《费用报销单》核报，指无实物形态的、自制原始凭证等经济事项的发生报销。

主要流程：

报销流程：

1.报销人按照《费用报销单填写规范》填写，注意原始凭证粘贴规范整齐有层次，正确填写张数。

2.部门主管签字确认费用发生是否合理、真实。

3.报销人转给公司出纳进行初步审核。

4.由出纳传递给主管会计进行复核。

5.最后由公司主管签字确认，经出纳报销支取现金。

二、物料（费用）报销：

1、报销程序：

仓库填写入（进）库单（凭计划、发票送货单等）借款经办人填写相关报销单、物料（费用）单、粘贴单.

程序参照借款流程

2、费用报销不需办理入库手续，差旅费报销需另填差旅费报销单，附后票据还需有粘贴单规范原始凭证。

3.报批原则：

（1）原始单据必须真实、清晰、完整，凡因涂改或撕裂行起原始单据模糊不清的，财务部有权拒绝报销；对虚报和假票按“报多少罚多少”原则处理，所报货款金额清缴；对手续不全、不完整的要求更正、完善和补充。

（2）凡属材料、固定资产的采购报销，均事先由采购部提交采购计划，按相关程序报批后，连同单据办理入库或检验手续，方能报账。

（3）有关报销单据均由报销经办人亲自填写，做到内容完整、数据真实，符合财务制度规定。

填写报销单各要素齐全，如：

日期、金额、附件张数、费用用物料归属部门和用途等，附件分类粘贴。

（4）当月费用当月报销，凡发票日期与报销日期相隔30天以上者，不予报销，特殊情况，须经公司主管批准。

4.报批管理办法：

报销依据：

①原始税务发票（尽可能开具增值税进项抵扣发票），原则上不受理收款收据；

②入（进）库单（一式四联，按入库规范验收签收）；即采购、保管、质检、财务四方签字；

③采购合同或合约、协议书；

④物料（费用）报销单（经办人亲自填写）；

⑤送货单（供应商提供）及其他有效凭据。

另：

1.生产废料（含废品等）统一由采购部联系出售，由保管办理出库手续，财务凭单收款，行政保安凭出门联放行。

2.员工宿舍的物品、水电费用核定，食堂物品及伙食费等后勤费用物料管理，统一划归统筹管理，财务部监控执行。

三、办公费用管理：

办公费用在管理费用中列支，包括办公文具、印刷品、日用消耗统一划归采购部按月统计各部，由采购部按月度计划经核批后统一采购，入库核报，财务部监控执行。

办公用设备、车辆、低值易耗品采购及广告、保险、修理等费用，大额发生要做年度计划，临时发生要报公司主管批准。

四、借款管理：

借款程序：

1.借款人填写借款单

2.借款人所属部门主管审签

3.公司主管签字审批

4.财务主管签字

5.借款人到出纳处支取现金

6.借款人领款签字

7.出纳将借款单转会计编制凭证。

注意：

1.大额借款以万元为限，均需提前一天通知财务部，以便筹措现款，固定资产购置和生产用料，均需月份计划采购，经公司主管审批后，转财务部安排资金。

2.所有借款必须于任务完成后的一周内归还或报账，（含出差人员，节假日顺延），对逾期不归还的款项，财务部则在借款人工资中扣除或责令归还（或报账）；因费用报销不及时或报销单填写不规范、不真实的，由此造成延误或损失，均由报销部门（借款人）负责。

3.出纳应严格按财务制度规定办理借款业务，严格控制额度，转账及现金支票均应符合银行结算制度规定。

4.审批权限（单位：

人民币元）（另行规定）

5.财务部每月底编报超期借款余额表，送交借款人的部门负责人，并通知工资管理人员追款、扣款和罚款，罚款额度待定。

6.员工离开公司的，由部门负责人追索欠款；如该欠款属超期、财务部又已通知过借款审批人，则由部门负责人承担相应责任。

五、备用金核定：

1.对经常有业务联系的，含采购、差旅等费用，由经办人申请，该部主管初审，公司主管审批，财务主管签字确认。

对离辞退员工，需先到财务部办时备用结算手续，方能办理离辞职手续。

2.对业务活动暂未开展或长期占用备用金未予报销的经办人，财务部通知责令限期扣款。

第三部分  物资采购管理

公司需购物品（料）一律由专职采购人员购买，其他人员均不得采购任何公司物品。

当非采购人员未经委托或领导许可，擅自购买公司物品（料）的，财务部不得予以报销。

  采购人员必须严格遵守“货比三家，选优而用；物美价廉，调价确认”原则。

采购部门应建立以下档案及报表：

1.供应商送货单、购货发票补开发票、请购单或采购计划、采购合同（协议）归档、订立、完善；

2.采购计划价格制定及明细表呈报；

3.供应商详细档案异动明细表

4.付款计划月报、采购报价明细表呈报；

5.所有物料（物品、物资）实际价格、计划价格编码明细表建立健全等。

采购部物资采购发票管理的暂行办法

发票是一种重要的见证经济活动的凭证，特别是增值税专用发票在开具、取得、抵扣等环节有严格的税收政策条文监管，增值税专用发票的抵扣直接关系到公司税收负担的问题，在涉税事项中一定要谨慎从事。

因此，特根据我公司的具体情况作出如下规定：

一、采购物资的类型划分：

1．生产型耗用：

原材料、辅助材料、五金工具（刀具）、其他低值易耗品、燃料；

2．办公型耗用：

办公文具、用品；

3．固定资产类：

机器设备、电子设备、运输工具；

4．饭堂饮食物资：

饭堂米、油、菜、调味品等；

5．业务招待类：

烟酒食品等。

二、按上述类别划分后，需要开具发票的层次可以下述描述：

1．  生产型耗用：

必须开增值税票

2．办公型耗用：

增值税票、普通票

3．固定资产类：

普通票、装修工程

4．食堂材料：

普通票

三、财务入帐对发票的处理：

1.有票的纳入规范的财务核算；

2.无票的放入福利费用的开支或其他处.

四、开具增值税发票而暂时不能的，采购部将收据集中造册登记保管好，以后集中处理；物品交仓库，仓库先作代管处理或暂估入帐，此部分也应与采购部