档案信息开发利用.docx

档案信息开发利用.docx

《档案信息开发利用.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案信息开发利用.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

档案信息开发利用

第一章档案信息开发利用概述

第一节档案信息开发利用的含义

一、信息的概念

什么是信息：

简单地说，信息是客观事物的各种表现和反映，世界上一切物质形态和物质运动过程都可以产生信息和信息运动过程，即信息的产生、获取、传递、交换、存贮等过程。

二、档案信息

（一）档案信息的含义

档案信息是指档案的内容信息，它是利用者需要的主要对象，也是档案信息开发利用的主要对象。

（二）档案信息的属性

是指档案部门、档案人员和档案利用者，以档案信息资源为基础，根据社会对档案信息的需求，通过一定的方式方法，对档案信息进行整理、挖掘、加工、及时有效地传播档案信息，满足社会各方面对档案信息利用需求的工作。

第二节档案信息开发利用工作

一、档案信息的开发利用工作的内容

综合档案信息开发利用系统的各方面因素来看，档案信息开发利用工作包括下面五方面的内容：

（一）调查研究档案信息资源和社会利用需求，依据档案信息开发利用的相关政策，确定具体的开发领域、开发项目、开发利用的方式、制定开发利用计划，落实开发利用投资费用。

（二）开放历史档案，建立档案检索工具体系和目录中心，开展档案编研工作。

具体包括开放公布档案、编制开放档案目录；编制不同功能的检索工具；编写、编制档案文件汇编、档案参考数据、参与编史修志等。

（三）采取多种形式，促进档案信息，档案信息产品的传播和交流，开展推广服务，实现档案价值，产生社会效益与经济效益。

（四）对利用者的开发培养教育工作。

（五）对档案信息开发利用回馈信息的收集与研究，开发利用系统中各要素的评价。

第三节档案信息开发利用的性质与原则

一、档案信息开发利用的性质

（一）服务性；

（二）研究性；（三）条件制约性。

二、档案信息开发利用的原则

（一）科学性原则；

（二）政治性原则；

（三）合法性原则；（四）效益性原则。

第四节档案信息转移技术与档案的复制

一、档案信息的载体与记录符号

（一）常见的档案信息记录符号有：

文字、字母、数字元、图形、影像等。

（二）常见的档案信息载体有：

纸张、胶片、磁带、光盘等。

二、档案信息的转移方法

（一）手抄与重新描绘（五）印刷、打印、摄影

（二）仿制（六）静电复印技术

（三）录音（七）微缩复制技术

（四）晒图（八）档案信息数字化存储与拷贝

第二章档案信息开发利用政策法规

第一节档案的所有权和知识产权保护

一、档案所有权及保护

档案的所有权是档案所有者对法律规定属于自己的档案的占有、使用、收益直至最终处分的权利。

我国《档案法》按档案所有权性质将档案分为国家所有、集体所有、个人所有三种。

《档案法》及《档案法实施办法》中对档案的占有、使用、收益、处分等权利均作了相应规定，其中涉及档案信息开发利用的有：

利用权、限制利用权、公布权；档案处置权限制。

二、档案知识产权与保护知识产权

档案知识产权与保护知识产权是人们基于智力活动创造的成果和经营管理活动中的经验、知识而依法享有的权利。

档案知识产权针对的是知识形态的无形财产——档案信息。

《档案法实施办法》第26条规定：

“利用、公布档案，不得违反国家知识产权保护的法律规定。

”

第二节档案的开放与公布

一、档案的开放范围

档案开放的范围涉及两个方面：

一是档案开放的期限，即档案从形成时间起到向社会开放时的时间界限；二是开放档案的内容范围。

我国《档案法》第19条规定：

国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。

二、档案开放工作的内容

档案开放工作的主要内容就是对已满封闭期的档案进行鉴定、编目、确定开放范围，公布开放档案目录，使档案能为社会各界广泛利用。

档案开放工作是档案信息开发利用的组成部分，是档案信息开放利用的基础。

三、档案的公布

（一）档案公布的概念和形式

《档案法》第22条所称档案的公布是指通过下列形式首先向社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容：

1、通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表；

2、通过电台、电视台播放；

3、通过公众计算机信息网络传播；

4、在公开场合宣读、播放；

5、出版发行档案史料、数据的全文或者摘录汇编；

6、公开出售、散发或者张贴档案附件；

7、展览、公开陈列档案或者其复制件。

用以上形式发表、公开档案内容，都属于档案的发布。

（二）档案公布的权限

1、国有档案的公布权。

《档案法》第22条规定：

“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。

”

2、集体、个人所有档案的公布权。

《档案法》第22条规定：

“集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

”

第三章档案检索工具

第一节档案检索工具概述

一、档案检索工具的含义与作用

档案检索工具是记录、报导、查找档案的手段，是管理档案、开发利用档案信息资源的工具。

档案检索工具的作用主要有三个方面：

（一）检索作用

根据档案检索的基本原理，档案检索工具的基本功能为存贮和查找。

存贮是通过提取档案检索标识并加以有序排列或对档案状况进行客观描述而获得的；查找，即提供档案线索，供利用者了解和查找档案时使用。

（二）报导和交流作用

档案检索工具中存贮的大量档案信息，能够从不同层次、不同角度系统地报导档案情况，利用者借助它可以了解档案的分布、内容、价值等信息，档案机构借助它可以互相了解馆（室）藏，互通有无，提高服务质量。

从这个角度上看，档案检索工具的编制是档案信息开发利用的基础，是开发利用的有机组成部分。

（三）管理作用

借助于档案检索工具中存贮的信息，档案人员可以概要地了解馆（室）藏档案的内容、形式、数量等情况，为档案管理业务活动提供一定的依据。

特别是实体管理型的检索工具，在档案移交、鉴定、统计及库房管理等业务活动中直接发挥作用。

二、档案检索工具的种类

（一）按编制方式分

1、目录。

将档案的著录条目，按照一定的次序编排而成的检索工具。

如分类目录、主题目录、专题目录。

2、索引。

将档案及其组合的某一项内容特征或形式特征和其出处按照一定的原则和方法排列起来的检索工具。

如专题索引、人名索引、地名索引、文号索引等。

3、指南。

是以文章叙述的方式，综合介绍档案内容及有关情况的一种工具。

如全宗指南、专题目录。

（二）按著录范围划分

1、专题范围的检索工具。

即以档案馆、室内有关某一专题的档案为著录对象而形成的检索工具。

如专题目录、专题指南、专题性人名索引。

2、全宗范围的检索工具。

即以一个全宗的全部档案为著录对象而形成的检索工具。

如案卷目录、案卷文件目录（全引目录）、全宗指南。

3、档案馆（室）范围的检索工具。

即以一个档案馆（室）的全部档案为著录对象的检索工具。

如全宗目录、分类目录、主题目录、档案馆指南、档案室指南等。

第二节馆藏性检索工具的编制方法

一、案卷目录

案卷目录是以全宗为范围，以案卷为单位登录案卷题名和其它特征，按案卷号次序排列的一种档案检索工具。

案卷目录的功能：

（一）固定档案整理顺序

（二）保管和统计档案的重要依据

（三）检索档案

二、档案存放位置索引

它是揭示全宗、全宗内档案类别与其存放的库房、排架位置之间对应关系的一种档案检索工具。

三、归档文件目录

归档文件目录是按照《归档文件整理规则》规定的方法对归档档进行系统化整理后，依据分类方案和室编件号顺序编排的档案检索工具。

特点：

实现檔级检索、提高查全率、查准率。

四、专题目录

专题目录是集中、经济口底随风倒速度系统地揭示特定专题的档案内容与成分，以一定次序编排而成的一种档案检索工具。

五、分类目录

分类目录是按照档案分类表体系组织起来的揭示馆（室）全部档案内容与成分的一种档案检索工具。

六、文号与檔号（件号）对照表

是以檔字号作检索途径，按年度、责任者、檔号（件号）、文件顺序编排的，具体揭示档案实体位置的一种检索工具。

第四章档案的编研

第一节全宗指南档案室介绍

一、全宗指南

全宗指南又称全宗介绍，是介绍和报导立文件单位及其所形成的档案情况的一种档案检索工具。

全宗指南的结构包括三个部分：

封页、正文、备注。

封页项包括：

全宗指南名称、时间、全宗号。

备注部分包括：

第一，本全宗指南的编制情况；第二，有关全宗内档案的补充说明，包括需要解释的名词、事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明；其它情况说明。

正文部分包括以下三部分：

（一）全宗构成沿革简介；

（二）全宗内档案情况简介；

（三）全宗内档案内容与成分介绍。

二、档案室介绍

档案室介绍是以文字叙述的方式简要介绍档案室及其保管的档案、数据的内容，指导利用者查阅的一种报导性检索工具。

档案室介绍主要内容包括四个部分：

（一）档案室机构及业务工作概况；

（二）档案室保管的全宗档案构成情况介绍；

（三）档案室保管的数据介绍；

（四）附录。

第二节专题指南

专题指南，也称专题简介，是综合介绍，报导某一专题档案情况的一种检索工具。

专题指南的基本结构有以下三个部分：

序言、档案内容介绍、附录。

常见的专题指南有：

（一）会议简介；

（二）人物简介；（三）历史事件简介；（四）产品简介；（五）设备简介；（六）基建工程简介；（七）科研成果简介。

会议简介主要内容包括：

会议名称、会议时间、会议地点、参加人数邀请人员、会议主持人；会议主要议程、这是个基本过程、报告题目、主要发言人及发言题目；讨论通过的事项、通过的文件、选举结果等。

必要时可附参加、出席会议人员名单、选举结果名单。

第三节编研成果类型

一、组织沿革

（一）组织沿革的种类：

机关组织沿革、地区组织沿革、专业系统组织沿革。

组织沿革的内容包括：

地区、专业系统、机关历史概况、行政区划、建制变更情况；成立、调整、分设、合并、撤销、重建情况；名称变更、办公地址迁移情况；组织性质、职责、主要任务及其变化情况；隶属关系、所辖机构和地区范围及其变化情况；领导体制及变化情况；主要负责人的任免、人员编制的变化情况；内部组织机构的名称、设置、主要职能、负责人任免等与组织有关的情况。

（二）组织沿革的作用

1、组织机构、人员编制的发展变化情况，便于读者从中了解相关组织的概况，用于指导现实的生产、工作。

2、为研究机关史、革命史、地方史以及各种专业史、行业史提供翔实的组织史料。

为历史研究创造条件。

3、便于档案人员熟悉地区历史、文件单位历史概况，对档案管理、档案的提供利用工作提供参考。

（三）组织沿革的体例有以下四种

（1）编年法；

（2）系列法；（3）阶段法；（4）便于机关领导人员和业务人员查考和研究本地区、本系统或本单位内部。

二、大事记专题法

大事记，是按时间顺序，简明扼要地记载一定历史时期内特定对象的重大活动、重要事件的档案编研成果。

（一）大事记的种类

大事记的种类可从不同的角度划分。

1、按记述对象分，大事记有国家或地区大事记、系统或行业大事记、机关单位大事记、专题大事记、人物生平大事记等。

2、按记事内容的远近，分为历史大事记、现行大事记。

3、按编排体列，分为编年体大事记、分类编年体大事记。

（二）大事记的特点、作用

1、严格的时序法；

2、简洁性。

大事记主要作用表现在：

它将复杂的现象、活动条理化、系统化、简明化，便于人们了解某一特定对象发生、发展的历史进程，把握事物之间的因果联系，有助于研究事物发展的规律。

第五章档案利用与信息报道交流

第一节档案利用服务概述

一、档案利用服务的含义与内容

档案利用和服务是档案机构、档案工作人员通过一定的方式方法，提供档案信息和档案信息产品，满足社会各界利用需求的工作。

档案利用服务的内容包括两个方面：

档案的提供利用和档案信息的