OA办公系统功能描述.docx

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OA办公系统功能描述

OA办公系统功能描述

OA办公系统功能描述

一.1

基础系统模块

档案管理：

公文审批完成后可直接归档，也可以单独录入档案，支持档案编号和检索查询，可在自己的权限下进行档案借阅、借阅管理、借阅归还等工作。

文件系统：

对某个人、某些人、某个部门或全体人员发送各种文件，可以传送各种格式的文档、图片、图表、幻灯片等，支持文件到达的通知和回执，察看已发和已收文件。

通知：

用户可以在网上选择对某个人、某些人、某个部门或全体人员发送各种通知、通

告、消息、留言等信息，并可以随时查看自己已发和已收的通知，即使一时没在

网上也不会错过任何信息，及时沟通，协同工作。

新闻：

可以直接添加各种业务、行政、人事等新闻，所有用户都可以随时查看，第一时

间了解公司信息。

支持新闻分类和评论，可以直接上传文件和图片。

网络硬盘：

这里是单位各种知识和资源的共享中心，单位可以将各种资料分门别类的存放到这里，便于日后方便的查阅，可以让将组织内的成功案例、先进经验、技术方法、各种表单、文件资料等资源在这里共享，便于大家共同学习、使用，快速提高。

可以设置权限以保护机密资料安全。

规章制度：

政策法规、人事制度、行政制度、财务制度、管理制度、销售制度等各种制度文件的在线存放、查阅，可以方便的进行管理。

人事管理：

包括部门管理、员工管理、生日查询、考核查询、绩效管理（绩效考核、考核维护、生成考核单）等功能，帮助企业建立完备的员工档案，并进行基本的考核和统计等工作。

车辆管理：

包括车辆使用申请、车辆使用查询、车辆管理（使用审批、信息管理、使用维护、维护管理、类型设置）等，帮助单位合理的使用、管理自己的车辆，杜绝公车私用。

数据库系统：

对数据库与OA软件的安装与集成等进行初始化工作。

一.2个人助理模块

日程安排：

可以按天、周、月计划自己的工作内容，清楚的查看未完成、要完成、待完成的各项任务的内容、状态和时间，便于用户统筹安排工作，调整进度，及时跟进，彻底执行，确保各项工作的顺利完成。

工作日记：

可以每天在网上记录下当天工作的内容和心得，便于日后查阅和总结。

可以设置不同的权限查看同事或者下

个人考勤：

包括上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记、考勤查看等内容。

上下班

登记相当于网上签到，既方便又防止作假。

外出登记可以在网上向主管提交

外出申请单，并得到直接批复。

请假登记和出差登登记可以将以前请假和出差的日期、内容登记备案，便于日后查看。

电子邮件：

方便的给同事或客户发送电子邮件，消除传统信函效率低，成本高的弊端。

支持群发。

一.3信息交流

论坛：

可以自行设置分论坛和议题，为用户提供了一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，实现开放、平等、自由的谈论和发言，进行咨询、解答和收集意见等。

网络会议：

当组织需要与异地员工或分支机构开会时，不必将他们召回而费时费力，可以通过网络会议来实现远程即时沟通，如果配上摄像头就可以达到视频会议的效果。

语音聊天：

通过语音聊天，可以实现用户在不离开座位的情况下进行面对面般的会话，不必

找电话号码和打电话，更不必亲自去找人，节省大量时间，提高办事效率。

聊天室：

在聊天室，用户可以更加轻松、直接的与同事交流情感，互通信息，不受任何限制，建立融洽的团队关系。

投票：

通过网上投票，领导层可以直接看到员工对某一问题的倾向性和态度，在人事任免、业务规划、组织调整、文化建设等问题上得到第一手准确信息，从而作出正确的选择，避免决策失误。

可以自由设置投票主题。

一.4日常办公

手机短信：

包括个人手机短信和公共手机短信，支持个人付费和公司付费。

可以方便的给同事、朋友、客户等群发短信，即使员工不在公司也可以保持时时沟通，并建立更加紧密的客户关系。

支持群发。

任务管理：

上级给下级分配任务，并在线监督指导，建立一个任务组，可以共享资料、信息，并在线讨论，下级能够察看自己所领取的任务内容、期限，以合理安排时间。

会议管理：

包括会议申请、会议查询、会议管理（会议审批、会议纪要、纪要归档、会议维护、会议室设置）等。

建立现代化的会议制度，确保会议的必要性和功效性。

一.5公文管理

在网上填写申请报告，并发送给相关负责人进行审批，负责人可以在网上直接对文件进行修改、审批，注明审批意见，支持痕迹保留、电子盖章或手写签名。

文件可以在多个审批人之间按顺序自动流转，文件的审批过程可以由用户自己设定。

公文管理是政府部门尤为重视的功能，公文做的优劣与否将极大程度上影响政府部门对OA的采购选择。

目前公文收发文已经越来越人性化，例如华天动力在其新版本中新增的“秘书节点”就很大程度上的解决了政府部门中一个最常见也最重要的问题。

领导有回复之后全部交由秘书按照其指示进行下一步的审批。

具体功能包括：

公文类别：

建立公文类别，如行政类、财务类、人事类等；

流程管理：

建立固定的公文审批流程；

公文模板：

建立标准的公文模板格式；

公文监控：

监控公文的流转步骤和审批状态，以便进行催办；

公文处理：

根据流程要求，阅读、审批或者归档公文。

一.6系统维护

基础数据：

基础数据的导入和设置，包括部门、员工等资料导入。

用户管理：

用户资料的录入、维护等管理，包括帐号设置、调岗等。

权限管理：

用户权限的分配与设置。

数据备份：

内部数据的备份。

个人设置：

包括通讯组、个人描述、头像签名、修改密码、自定义桌面。

可以设置个人的通讯组成员，更加方便的查到自己常用的电话。

选择自己喜欢的头像并写下自己的座右铭。

修改密码以确保自己的帐号安全。

客户端下载：

使用客户端，即使您不登陆本系统，也能完成收发文件、发送短信、自动升级等工作，并可以通过客户端直接登录系统，既可以提高电脑速度，又节约上网时间，提高办事效率。