货代操作各职位职责与操作流程.docx

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货代操作各职位职责与操作流程

操作各职位职责与操作流程

为标准货代部日常工作，明确各职位职责，增强内部和谐配合，特制定本标准。

第一部份，风度自律

第一、遵规守纪，严格遵守各项制度标准要求做个合格的百瑞特人

第二、细致耐心，认真对待每件情形尽职尽责做好本职工作

第三、热心真挚，持续为客户提供专业优质的效劳

第四、诚恳勤学，不断提升自身效劳能力和综合素养

第五、快捷高效，及时准确有效地服从执行上级指令

第六、忠诚奉献，踊跃尽力为团队进步进展献计献策

第七、团结合作，胸怀宽容博爱的团队共建精神

第二部份，职位职责

依据工作需要和工作环节在货代部内设立有领导、部门主管、操作、调度、文件、客服和销售等职位，各职位相辅相成组成货代部完整的运作机制。

第一、职位与职权

部门领导：

1、治理团队的组建、治理和提升

2、配合公司战略进展，规画、推动和评估本部的长短时间目标

3、各部门整体运作的打算、和谐、推动和评估

部门主管：

1、部门团队的组建、治理和提升

2、各部门日常运作的和谐、推动和评估

3、报价对内与对外的更新、发布和核批

4、业务的受理、指派和跟踪

5、市场目标的制定、推动和评估

操作：

1、业务的审核、运作和跟踪

2、费收的核实、确认和输入

3、业务的完结、统计和分析

调度：

1、门点效劳/仓储效劳的受理、和谐和安排

2、门点效劳/仓储效劳的跟踪、反馈和完结

3、月度统计、分析与评估

文件：

1、提单的确认、查对和签发

2、操作的日常事务助理

3、月度统计和分析

客服:

1、业务的受理、指派和跟踪

2、报价的对外发布、跟踪和核实

3、客户日常操作保护

销售：

1、业务的报价、揽取和跟踪

2、报价的对外发布、跟踪和核实

3、客户日常销售保护

第二、职权与职责

1、领导治理

部门领导和主管对部门内日常事务和人员具有指派工作、和谐顺序、治理决策

的权利和义务。

2、权责对应

部门内所有人员应依据各自所在职位的职权配置，踊跃主动尽职尽责地完成日常本职工作。

3、能动合作

部门内所有人员应重视自我增进业务素养和工作能力，踊跃主动协助关联职位成员完成日常本职工作。

第三、个人与团队

1、对任何事件，各成员应第一踊跃尽力地尽己之所能处置。

二、对超越自身处置能力或不能清楚判定处置结果的要求或事件，需当即请示上一级职权直至部门领导要求协助，并依据上一级和或部门领导的指令或指导及时处置并反馈、总结。

3、各职员日常应踊跃主动学习积存有利于增进改善本职工作的知识和资源，提升团队实力和个人素养

4、各职员应踊跃协助和指导有需要的部门成员。

五、待物客观公正，就事宽容耐心。

第三部份，操作流程

依照货代部的工作特点，日常工作中划分为以下“接单、订舱、拖车/内装、报关、文件、费收和其他”各环节，各环节相辅相成。

本流程即是各职位的工作指导，也作为主管评判各职位工作达标与否的标准。

一、接单部份

接单工作原那么上应该成为日常中“最优先”的工作环节，一样要求接单必需快捷、

高效，在第一时刻内用最短时刻确认业务的可操作性并予以安排。

接单人员一样要求自接到委托书后15分钟内完成以下三部份大体的确认。

（注）关于部份无法短时刻内确认的信息，仍然必需及时安排并予以跟踪，如依照客户和操作需要流转到下一环节，先安排流转后跟进处置，以保证下一环节的有序操作。

1、审核客户委托内容和确认客户效劳要求（客服或接单员）

（1）接单人员必需预先审核客户的委托内容。

客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：

托运人/发货人、船公司/船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型柜量、

运价条款与运价、托运人的签字或盖章等。

（2）接单人员必需预先确认客户效劳要求。

（客服或接单员）

一般效劳要求一样包括是不是需要：

到/预付订舱、拖车/内装、商检和报关等。

到/预付订舱确认即对

（1）内容的确认；

关于拖车/内装、商检和报关的效劳要求，必需同时确认货物和单证备齐时刻、效劳要求时刻等，注明在客户订舱单上。

特殊效劳要求一样包括是不是需要：

一般效劳外其他的附加效劳。

关于特殊效劳要求，必需取得部门主管和/或其他相关职能的核批后才能够同意和安排

2、运价查对、确认（客服或接单员）

客服人员收到订舱单后，必需对运价和其他效劳费用进行确认。

（1）对来自销售部的业务，须与销售员查对运价和其他效劳费用是不是正确，并由销售员在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱。

（注）特殊情形可先口头与销售员确认,待销售员返回公司再补签字确认

（2）关于公司业务，须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱。

3、舱位确认（客服或接单员）

依照客户委托，确认反馈符合要求的舱位。

二、订舱部份

一样要求预定开航日7天前必需安排订舱，对能够提早同意委托的船公司应争取头批订舱，旺季时候依照市场情形适当提早；

一样要求在预定开航日5工作日前完成订舱，关于该时刻限制之内的业务委托一样要求在接单日内完成订舱，最迟一个工作日内完成订舱。

一、新建委托（订舱操作员）

订舱操作员必需及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案，输入业务有

关数据。

输入业务数据包括但不限于此：

业务各属性、发收通信息、效劳要求、提单要求、船名航次（如可能）、开航日期、起运港、中转港、目的港、箱型箱量、货名与数量，和代理（如需要）等。

2、订舱进程（订舱操作员）

订舱进程包括以下环节：

膳制与发送订舱单、订舱号或提单号确认、预配和报关舱单发送确认、中转港代码确认和场站收据制作等，任何其中一环节未完成均视做订舱未完成。

订舱完毕后，应及时将配舱信息输入操作系统，输入时应确保准确，并专门注意以下信息：

船公司名称、订舱号或海单号、船名航次、开船日期、箱型箱量和运费/运输条款等内容的查对。

3、舱位通知（订舱操作员）

不管是不是需要我司代为提供本地各项效劳的业务，订舱确认单或配船通知单等都必需第一时刻通知客户，确保上面的订舱号与船名航次要清楚、准确，以避免造成混淆。

如有问题，踊跃配合客户跟踪处置预配和海关舱单等方面问题。

三、拖车/内装（调度）

客户委托的拖车、内装和/或报关等要求，必需依照船公司、码头、货物性质和

市场环境等情形予以预先审核，关于存在隐患的不合理安排尽可能同客户协商调整并告知理由和风险。

1、拖车安排

（1）取得相关销售或客服确认后方能安排

（2）依照船公司、码头和航线等情形，前瞻判定适合的拖车时刻时刻；犹如客户具体情形有冲突，必需同客户友好协商并告知可能的风险

（3）安排拖车前，依照前期约定的拖车效劳时刻要求，提早2工作日与客户再次联系确认装柜时刻及地址

（4）同客户确认时刻要求后，在同一工作日及时把信息通知拖车行进行效劳要求

预约

（5）向拖车行委托时刻，一样最迟必需在提供拖车效劳时刻的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排（包括拖车行是不是已经领取设备交接单、提箱点的确认已经空箱状况确认）；

关于特种箱业务，必需同船公司确认空箱状况，必要情形下通知船公司提箱时刻。

（6）安排拖车时，需向拖车行发出书面委托。

清楚注明配船信息（包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等）、装柜时刻、装柜地址、工厂联系人及联系、协议费用等

（7）必要情形下，应要求拖车行提供司机姓名，电话号码、柜号，并报给工厂

（8）跟踪装箱、装箱单、进港

（9）其他注意事项

在船公司的免费用箱期内安排拖柜进场，幸免发生额外费用。

假设有发生超堆费、超期柜租等额外费用，需当即通知客户，要求其书面确认并记录

关于客户业务退关，需要确认是不是发生安排拖车的前期费用。

假设有发生预配签单费等，需当即通知客户，要求其书面确认并记录

2、内装安排

（1）取得相关销售或客服确认后方能安排

（2）依照船公司、码头和航线等情形，前瞻判定适合的装箱时刻，犹如客户具体情形有冲突，必需同客户协商并告知可能的风险

（3）依照前期约定的到货时刻，提早1工作日与客户再次核实送货时刻和估量抵达时刻

（4）向仓库做内装委托，需向仓库发出书面委托。

清楚显示配船信息（包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等）、装柜时刻、货物数据（包括件数、毛重、体积）、协议费用等

（5）向仓库委托时刻，一样最迟必需在预约货物装箱时刻的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排（包括仓库是不是已经领取设备交接单、提箱点的确认、空箱状况确认）

（6）向仓库委托时，必要情形下应注明提空柜的时刻要求

（7）跟踪到货物情形

（8）跟踪装箱、装箱单、进港

四、报关部份（操作员）

（1）取得相关销售或客服确认后方能安排

（2）依照船公司、码头、航线和货物等情形，前瞻判定适合的报关时刻。

犹如客户具体情形有冲突，必需同客户友好协商并告知可能的风险

（3）最迟在同客户约定报关日期的前一工作日，再次同客户确认报关资料的发送情形

（4）收到报关资料后的第一时刻对报关资料进行预审，有问题当即处置

（5）在约定的报关日期前一工作日下班前，把完整的报关资料送报关行

（6）关于报关资料，要求复印留底；关于重要报关资料如核销单等，必需在做登

记

（7）跟踪反馈报关结果

五、文件部份

1、提单确认（文件员）

（1）提单确认件的膳制和发送

提单确认件的膳制和发送要及时，一样预定开航日2个工作日前必需发送

（2）催促提单确认件

一样预定开航日前一工作日必需从客户获取完整、正确的提单确认件

CO—LOAD：

货代同行间相互拼货行为：

A货代将揽得之货源抛给B货代做，具体操作为：

○1出口工厂或出口贸易公司（“客户”，A的客户）向A订舱，A向B订舱，B再向Carrier订舱。

○2称：

B为A之CO—LOADER

○3A向其客户签A公司的H—B/L，B称A的这份H—B/L为OPENH—B/L。

○4假设利用B于目的港之Agent放货，那么称这种行为为OPENHOUSE（本公司于目的港无代理而借用别公司的代理放货）

○5通常，B不用签B公司的H—B/L给A；假设要签，也是签B的MEMO—B/L给A。

○6假设是Collect（CC,即到付运费）（另：

CC还指Carbon

Copy“抄送”）通常A于目的港需有自己的Agent；假设无，那么委托B之代理代收运费，一方面需付给B’sAgent

一笔代收运费的手续费，另一方面，未必有利用自己的代理收费稳妥。

○7假设A于目的港无代理，通常要求客户预付运费，然后委托B之代理放货（即利用OPENHOUSE）。

○8假设A之客户要求签H—B/L，那么好办，直接签A之H—B/L；假设它不同意H—B/L，而要M—B/L，那么A，B，Carrier三者间要认真对单（

Carrier将M—B/L的样单（毛单）传给B，B再传给A，A再传给其客户，客户填好后回传给AB

Carrier。

此M-B/L上shipper为出口商,Consignee为真正的收货人。

航空快递业务操作流程

 一、 确信和预约需要快递物品的日期 

　　二、 整理物品、做物品清单、包装包裹（可由我司代为包装和免费提供物料，需提早预约） 

　　3、 预备收件方信息，包括收件人姓名、地址、等 

　　4、 致电我司接线员（以下简称为A）并告知需寄达目的地国家和城市，收听报价确认同意由我司提供效劳 

　　五、 我司安排收件人员（以下简称为B）上门收取包裹、客户提供收件方信息详细填写包裹托运单据、提交物品清单以做申报海关之用，两边确认重量、结算，B提供结算单据和包裹追踪号码