行政后勤作业指导书.docx
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行政后勤作业指导书
第二部分员工岗位说明书
一、行政后勤岗位
岗位名称
行政后勤
所属中心
综合部
岗位定员数
1人
岗位编号
薪酬等级
E级
直接上级
行政总监
直接下级
无
工作目标
和职能
1.负责公司行政后勤保障管理基础性工作.
2。
协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作.
主要工作
内容和职责
1.把控公司的办公用品投入，通过以需申购、调配利用闲置用品、可再利用等措施节约后勤费用开支.
2.公司固定资产和低值易耗品包括申购、发放、出入库登记、盘点等日常管理工作.并进行领用管控，做好办公用品领用登记，并把公司备用办公用品进行分类保管，易于查找领用,保障各部门工作正常运行。
3.公司文件资料、合同的分类统计保管工作,档案查阅与借阅登记工作，以及重要档案的保密管理工作。
确保档案资料分类明细易于查找，借阅登记完整。
4.制定公司办公环境考核标准，按照公司文明办公管理规范要求，每周至少检查一次并对各部门卫生情况进行打分,对卫生工作做的差的部门责任人进行罚款。
5.公司业务招待费用的统计工作，按时办理费用结算，并与签订协议的酒店建立了良好的合作关系，为公司业务招待、住宿提供了便利和保障.
6.公司员工福利的统计与发放工作，包括生日礼金、电话卡的购买，并及时发放。
7.各部门新装电话、宽带、套餐变更处理等工作.并负责电话、宽带费用的缴纳,保障公司各部门通讯设备正常运行。
8.宿舍管理，对新进人员的宿舍安排及在住人员的宿舍合理调配.
岗位权力
工作职责内的工作范畴.
任职资格
学历要求
专科及以上学历；
工作经验
1年以上房地产企业工作经验，熟悉房地产行政事务；
专业背景
行政管理或其他相关专业；
综合素质
忠于公司、为人正直、善于沟通和决断、为人正派、办事公正。
英文水平
一般;
计算机水平
能熟练操作电脑及办公软件，例如word、excel等；
工作协作
关系
内部关系
公司各单位（部门）；
外部关系
相关企业；
工作环境
工作地点
办公室、外勤、现场;
工作时间
标准工作时间。
第三部分工作作业指导书
一、每天工作
行政后勤
1、例行工作:
每周至少检查一次并对各部门卫生情况进行打分，对卫生工作做的差的部门责任人进行罚款.
2、例行工作:
办公费用的计划、办公用品的申购、管理和发放工作；如有需要,协助采购。
3、例行工作：
员工生日福利、节日福利的统计、申请、发放、结算及报销。
4、例行工作：
每月25日前统计公司员工电话费补助明细表及电话充值卡的购买和发放。
5、例行工作:
公司各类文件和资料的归档、分类、整理、管理。
6、例行工作：
固定资产及低值易耗品的管理。
7、例行工作：
为员工办理离职交接手续,离职人员在办理离职时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还，有缺失的应照价赔偿.
8、例行工作：
每月22日—24按时为公司缴纳座机及手机的费用，并随时办理相关通讯业务.
9、例行工作：
公司公务招待（就餐、住宿）的安排以及招待费用的统计、结算及报销。
10、例行工作：
公司内部餐厅食材及消耗品费用的审批、结算及报销。
11、例行工作：
日常后勤服务，办公设施有损坏需维护，负责及时联系相关部门解决问题。
12、例行工作：
负责公司员工宿舍设备设施及就宿人员的管理；
13、随机性工作：
安排花卉公司对公司所有花卉、盆栽的维护、保养及更换。
14、随机性工作：
领导安排的其他临时性工作。
二、工作作业指导
（一）办公用品的申购、入库及发放管理工作作业指导
适用职位：
行政后勤
作业标准：
1、科学管理，合理购置及正确使用固定资产及办公用品.
2、办公物品出入库登记,盘存，帐物相符。
3、办公用品品种齐全、库存合理、开支适当.
4、控制采购成本,节约经费开支.
程序
1、办公用品的分类：
1。
1、常用消耗品：
签字笔、圆珠笔、中性笔、铅笔、修正夜、固体胶、液体胶、笔记本、透明胶带、双面胶、回形针、大头针、图钉、复写纸、标签、告示贴、便签纸、橡皮、长尾夹、单片夹、文件套、拉链袋等.
1.2、控制品：
文件夹、档案盒、文件盒、文件架、三层文件盘、笔筒、剪刀、卷笔刀、直尺、三角尺、压杆夹、打孔器、计算器、订书机、记号笔、美工刀、刀片、票夹、起钉机、印台（油）、打印纸等。
1。
3、特批品：
量具、印刷品（各类宣传单、各类表格、文件头等）,刻录盘、U盘、电脑消耗品（鼠标、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓、色带）、办公设备、办公家具等。
1.4、固定资产：
桌椅、公文柜、电脑、饮水机、打印机、复印机等.
2、申购计划与审批流程：
2.1、办公用品申购计划在每月25～30日间，根据实际需要及库存量情况以及消耗水平，将所需办公用品的种类、规格、数量统计、汇总，并打印物品购买申请单计划签呈。
（附件物品购买申请单）
2。
2、申购计划经行政部门总监审核后，提交财务部总经理审批；部门申购计划经部门经理审核后，交行政部门总监核准,再提交财务部总经理审批；呈送公司总经理审批，获准后将申购计划单交由采购部实施采购。
2。
3、临时急需的办公用品,由部门办公用品负责人提出申请,经部门总监确认，总经理批准后购置。
3、入库及保管流程：
3.1、办公用品采购到位后,由行政部后勤人员验收并办理入库手续。
3.2、所采购物品必须一一登记造册，如：
名称、规格型号、数量、价格及用途等。
3.3、必须清楚地掌握办公用品库存情况，并经常整理与清洁，必要时要实行保全措施。
3.4、办公用品应定期盘点,盘点要求做到账物一致,如果不一致必须查找原因.
4、发放与控制流程：
4.1、提出申购的部门可到综合部办公用品保管员处办理领用手续,在出库单/领用发放记录表上签字确认。
4。
2、办公用品领用之后，使用人员应尽量节约，严禁浪费或假公济私.
4.3、对于计算器、订书机、水笔、胶水、电池等物品，采取以旧换新的惯例，禁止无限制发放领用。
5、办公用品的交接和收回
5.1、员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接或收回时，应严格遵守交接回收。
5。
2、移交人需逐项列出物品清单，综合部清点核对台账确保办公用品损耗程度，书面标明，移交接收回。
注意事项:
1、建立和登记办公用品台账。
2、定期核查所领物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理.
3、办公用品应为办公所用，禁止私用或挪用。
4、办公用品应本着节约的原则，不得浪费。
5、盘点出现差异，核查原因并进行相应处理。
相关表格:
《物品采购申请单》
物品购买申请单
部门
申请人
日期
申请事由
日常办公用品
物品
数量
单价（元）
合计（元）
备注
序号
名称/规格
单位
1
2
合计
综合部
财务部
总经理
《物品发放明细一览表》
物品发放明细一览表
日期
部门
姓名
品名
单位
数量
备注
《办公用品盘存表》
XX年X月份办公用品盘存表
序号
品名
账薄数量
实际数量
单位
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
盘点人：
监盘人：
日期：
XX年X月X日
（二）行政环境卫生检查工作作业指导
适用职位：
行政后勤
作业标准
1、工作检查内容100％符合公司管理规定；
2、每周至少1次公司全面工作检查。
程序
1、明确工作检查时间.公司工作检查每周1次不具体确定时间.
2、召集人员.一般为与工作检查工作联系较大部门（综合部门及各部负责人）在检查区域准时集合；
3、开始工作检查。
按部门顺序进行；
4、工作检查人员指出不合规范的卫生环境问题,行政文员进行记录，相关责任部门进行及时整改；
5、综合部现场就存在的卫生环境问题与相关部门负责人进行现场沟通，可以即时解决的由部门负责人指挥安排处理；暂时无法解决的工作检查之后再协商解决；
6、工作检查完毕后，根据记录打印《卫生环境工作检查通报》；
7、综合部总监审核《卫生环境工作检查通报》并确认；
8、行政后勤人员与相关部门负责人联系,就查出的问题解决时间和方法，并在通报上注明，签字确认；
9、综合部根据相应时间进行跟进检查；
10、检查发现未解决者，依据相关规定或制度对相关人员进行处罚,已按要求解决者，工作检查结束；
11、行政文员对《工作检查通报》进行整理归档.
注意事项：
1、综合部根据相应解决时间跟进检查；
2、《工作检查通报》上列出的问题,必须由相关部门负责人签字确认。
相关表格：
《公共区域卫生区域划分责任表》
《办公环境标准检查用表》
《公共区域卫生区域划分责任表》
公共区域卫生区域划分责任表
卫生区域
主要责任人
要求
处罚
会所一楼大厅西侧（包括1楼-2楼楼梯）
周荣菊
1。
走廊做到地面无污垢、痰迹、烟蒂、纸屑；地面无积水；
2。
桌面、柜上、窗台上无灰尘、污迹，清洁、整齐，窗明几净；
3.无蜘蛛网、无杂物；
4.不准许随便存放垃圾，应及时把清理室内垃圾；
5.楼梯台阶、扶手、墙面、消防栓、消防管道、楼道门窗、楼道灯开关目视无烟头、果皮、纸屑、广告纸、蜘蛛网、积尘、污迹等6。
沙盘干净整洁，做到无灰尘、污垢及杂物，清洁时注意保证沙盘部件的安全。
7。
谈判桌椅、博古架、门、窗台上无灰尘、污迹，清洁、整齐，窗明几净;
一处不合格罚款2元。
会所一楼正门大厅
姜焕梅许秀荣
一楼大厅东侧（包括1楼—2楼楼梯）
刘英
会所二楼（包括2楼—3楼楼梯）
喻平
会所三楼（包括3楼—4楼楼梯）
魏国英
厕所（包括1楼—2楼4个卫生间）
崔玉
1。
厕所必须特别保持清洁，做到无异味、蹲位无污秽，及时清理纸篓；
2.水池桌面、地面无积水；
3。
地面保持无污垢、痰迹、烟蒂、纸屑;
外围
张水春赵连玉张金凤
1.及时清理会所外围地面、台阶、车场垃圾，保持无污垢、痰迹、烟蒂、纸屑；
2。
外围花卉、花草应及时浇水、养护和清洁，并保持喷泉水池的清洁。
做到无污垢及杂物.
《办公环境标准检查用表》
办公环境标准检查用表
检查区域:
驻马店开发区嘉富诚置业有限公司检查时间：
2014年月日
部门名称
考核内容
考核1
考核2
考核3
考核4
考核5
分数
地面扫清拖净,无纸屑、果壳、碎末等废弃物，无积水，不留卫生死角。
（发现一处不合格扣5分）共计20分
门、窗台表面擦拭干净,室内无蜘蛛网、烟头、残存塑料杯。
（发现一处不合格扣5分）共计20分
办公室桌椅、文件柜、电脑、打印机、沙发、电话机等设施擦拭干净,无灰尘，无污迹。
饮水机水槽无水垢。
（发现一处不合格扣5分）共计20分
办公桌面、用品
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