招标代理服务质量保证措施.docx
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招标代理服务质量保证措施
1、招标代理服务周期保证措施
1.1、招标过程进度控制的基本原则
1、满足招标人总进度目标的要求，根据招标人对建设项目尽早提供可动用单元的原则，在确保招标质量和符合法律法规的前提下缩短招标进度，尽快发挥项目的投资效益。
2、结合本工程的特点，参考同类工程的招标经验来确定招标进度。
按实现业主愿望制订招标进度计划。
3、要全面而细致地分析与工程进度有关主、客观有利与不利因素，使招标进度恰当合理，有利于提高计划的预见性和进度控制的主动性。
1.2、进度控制措施
进度控制措施主要包括计划活动、组织活动、监督和控制、协调活动在内的综合型控制活动。
通过计划、组织、控制监督、协调等手段最终按期完成工程项目的招标。
1、计划活动
（1）招标工作中的计划活动可以明确招标目标、招标任务，搞好招标工作。
主要有如下方面:
（2）制定招标工作计划，包括工程整体招标计划及专业工程分项招标工作计划和主要材料采购、设备计划等；
（3）及时地、科学、合理地制定工程整体招标工作计划、各专业工程分项招标工作计划和主要材料、设备采购计划等；
2、组织活动
（1）落实招标项目组人员的职责、分工及协作关系；
（2）就招标过程中有关的沟通、协调会议由项目负责人组织召开；
（3）及时组织项目组各专业成员进行招标过程中的各项招标资料起草工作；
（4）及时提醒招标人对我公司起草的各类招标类资料进行审核确认；
（5）对重大技术问题及时组织有关单位、部门、专家进行专题讨论。
3、监督和控制活动
（1）所有招标资料和招标活动接受有关行政主管部门的审查和监督；
（2）接受招标人对整个招标活动进行的监督和控制工作；
（3）接受招标人对招标进度计划落实情况进行监督。
4、沟通、协调活动
（1）与招标人的沟通、协调活动
及时进行沟通、协调活动是确保招标工作进度顺利进行的重要保证。
通过及时的沟通、协调活动，才能让招标人及时了解整个招标活动的流程、招标方面的法律法规要求，方便招标人作出正确决策；也有利于我公司及时了解招标人对工程的工期、质量、投资控制等方面的要求，有利于招标公告、资格预审文件、招标文件等资料的起草，合理地反映招标人的整体招标需求。
为确保招标计划的顺利进行，我公司根据多年的招标经验，及时地、有预见性地提出招标方面的问题并提出合理化建议供招标人参考，有助于招标人及时作出正确决策。
只有及时进行沟通、协调工作才能确保招标工作计划有计划、有步骤地顺利开展。
（2）与设计单位的沟通、协调活动
收到设计图纸后，立即组织造价编审人员进行审图，并通过招标人及时与设计院联系，对图纸中存在的设计不明确、前后矛盾等问题进行沟通、协调，争取保证工程量清单的准确性、客观性。
（3）与有关招标主管部门的沟通、协调活动
为确保招标工作进度计划顺利进行，必须及时将招标人的招标需求与有关招标主管部门进行沟通、协调，确保招标工作一次性成功，做到招标工作不“卡壳”。
2、招标代理服务质量保证措施
2.1、工程招标代理及标底编制依据
（1）招标投标的相关法律、法规、规章和规范性文件规定；
（2）招标人提供的各单项工程设计图纸及相关资料
（3）根据现行相关计价规范、计价表以及与其配套的现行有关规定标准等。
2.2、及时完成招标代理工作的具体措施
（1）一旦明确工程由我公司代理，我公司立刻成立项目组，以本次投标文件中承诺的专业人员组建项目招标小组，并确定职责内容及范围，会同业主商定协调、沟通机制，并制定具体的工作开展计划经招标人批准后组织实施。
（2）及时草拟招标代理合同、收集项目的前期立项批文、设计、图纸及相关工程资料、项目资金来源等资料。
了解招标人对本次工程招标的具体要求。
（3）拟定初步发包方案供招标人审查
（4）负责持项目立项批文或协助业主到招标办办理报建登记，并提交工程建设项目发包初步方案；
（5）按进度计划要求提前五日起草招标公告或资格预审文件供招标人审核、确认；
（6）按计划要求在建设工程交易中心发布招标公告，必要时可在其它媒体上发布；
（7）按进度计划要求在招标公告约定的时间和报名方式接受报名；
（8）按进度计划要求对报名的投标申请人进行资格预审并将资格预审情况书面报告送招标人审核、确认；
（9）按进度计划要求提前一周起草招标文件送招标人审核、确认；
（10）按进度计划要求及时招标文件备案并按法定要求确定开标时间；
（11）按进度计划要求在开标前，会同招标人到招标监管机构抽取评委；
（12）按规定时间组织招标代理项目的开标、评标工作；
（13）及时起草招标投标情况书面报告，送交招标人审核确认，并在网上进行中标公示；
（14）及时负责中标通知书的领取、发放工作；负责中标单位与业主签订施工合同的备案工作；
（15）按时负责整个招标代理项目的资料整理、归档工作。
3、优质服务措施
全力配合业主做好本工程项目的招标工作，为业主拟建项目的顺利进行打下良好的基础。
为了更好地与业主配合，保证工作效率和工作质量，针对项目的特点，我方制订了如下几点优质服务措施:
1、严格按照本投标书中所列项目组负责人和相关成员投入项目，如贵方需要，必要时我方可以派出有关人员按照贵方要求常驻现场，保证与贵方联系顺畅；
2、我公司可以派出有丰富经验的工程技术人员随同业主对拟参与投标的投标申请人进行考察，以保证优秀投标人参与投标，保证参与投标的投标人质量，为贵方选取优秀队伍进行工程建设打下良好的基础；
3、配合业主做好相关材料设备的市场价格调查工作，做好工程采购成本控制工作；
4、投入便携办公设备到本项目的招标工作中，为贵方提供迅捷、可靠的咨询服务。
5、杜绝违法违纪的保障措施
（1）为保证招标过程合法而顺利完成，我公司特别制订了在招标过程中杜绝违法违纪、违反建设程序的保障措施。
（2）整个招标过程中的投标人资格预审、招标文件编制、开标参与等环节关键人员准备备用人员不定时随机抽签选用，从我公司自身源头上杜绝违法违纪、违反建设程序的现象发生。
6、突发情况的预计与处理
除了对以上项目招标突发情况的掌握，我公司对项目招标过程中可能出现的突发情况有充足的准备，通过社会关系的利用及有关主管部门的协调解决贵方项目招标过程中可能遇到的不利与不便情况。
（1）开标时的情况；
（2）资格预审时的情况；
（3）公示的情况的处理；
（4）迅速研究政府的政策变化，尽快满足业主的要求
7、信息管理的基本内容
（1）建立本工程项目的信息管理体系；
（2）负责本工程项目各类信息及文档的收集、整理和保存；
（3）运用计算机辅助手段对本工程项目的招标过程中形成的各种数据与信息进行收集、整理、汇总、分析，为业主决策提供依据。
向业主提供有关本工程项目的招标有关信息服务，及时提交各种招标资料；
8、招标阶段信息管理的具体内容及措施
（1）项目决策文件及有关资料的收集
项目决策文件主要包括了建设规模、建设布局、质量、进度、投资控制基本要求等基础性依据，是招标阶段实施进度、质量、投资控制的重要文件，其中包含了许多设计文件的重要的依据，指导着整个项目运作方向。
（2）设计文件及有关资料的收集
工程设计文件不仅是施工的依据，而且是进行进度、质量、投资控制的重要依据，设计过程中所收集到的一些基础性资料对招标过程中合理编制施工组织设计、施工方案及确定合理合同价有很大作用。
初步设计资料。
收集初步设计资料重点是:
工程项目目的和任务，工程的规模，总体规划，主要建筑物的位臵，结构形式，各种建筑物材料用量，主要技术经济指标；
技术设计资料。
技术设计是对初步设计更进一步的深化，其中许多资料是对初步设计资料的补充和修正。
因此应重点收集和核对这些修正和补充资料；
施工图设计资料。
施工图作为设计单位最终输出产品，直接指导项目施工，对施工图及其有关文件物收集和管理，是招标信息管理的工作重点。
所收集信息包括:
施工总平面图、建筑物施工平面图和剖面图，安装施工详图、各种专业工程的施工图以及各种设备材料的明细表等。
在收集设计资料时要收集与设计图的技术说明书同时输出的概预算资料。
（3）造价信息资料的收集
造价信息资料是编制工程预算的重要依据，是合理考虑确定工程造价的重要依据，重点收集淮安地区近三年的材料价格信息资料，政府部门有关的调价信息资料、相关的政府部门对定额进行调整的说明。
（4）招投标文件及其有关资料收集
招标投标过程中形成的一系列的文件对业主和承包人均具有约束力，是今后进度、质量、投资控制的重要依据。
（5）建筑市场的信息收集
充分进行市场调研，收集建筑市场信息，充分了解建筑市场承包商的信誉、资质等级，确保能够让社会信誉好、投标报价相对较低的承包商能够中标。
（6）收集招标会议信息
为确保招标一次性成功，必须经常召开招标协调会议，通过招标协调会议，可以了解招标人的招标需求，可以合理确定招标人对进度、质量、工期、造价的具体要求等。
（7）有关法律法规信息的收集
所有招标活动必须符合法律法规要求，并接受有关行政监督部门的管理和监督，所以必须收集齐全有关招标方面的法律法规，确保招标人能够对所有招标活动作出正确的决策。
（8）信息资料的加工、整理和储存
在招标过程中，招标工程师要对所需信息进行收集、整理、处理、存储、传递、应用等一系列工作，利用信息不断进行预测并发现问题，以便在必要时采取纠正措施。
9、档案管理
（1）设专职档案员管理；
（2）按档案的分类进行编号存放，并配备档案柜；
（3）进出的档案资料要详细记录，以免丢失；
（4）及时搜集、积累资料，确保档案的完整性；
（5）招标结束后，按长期档案管理的要求进行整理和存放。
3.1、保证招标代理工作服务质量的总体保证措施
3.2、质量管理控制体系和工作流程及服务质量保证措施
1、领导主抓、分工明确、责任到人
项目一旦确定由我公司代理，由公司领导负责组织招标工作。
在具体操作人员上将安排熟悉业务、精干的人员投入此项目，合理安排经验丰富的招标人员编制文件（详见项目组成人员及事项表，工作中一定做到认真负责，确保每个环节不发生差错，建立完备的责任制度，明确代理工作每个环节每个具体操作人员的责任及差错惩罚措施，确保代理工作顺利圆满的完成。
2、层层把关、高质高效
任务接手后，争取时间，坚持按预定的计划和时间安排进行工作，做到事前、事中、事后都要严格的把好关，把问题消灭在萌芽状态，发现问题及时解决。
3、加强联系、紧密合作
在整个代理过程中，加强与业主的联系，凡重大事项，如投标单位的资格预审、招标文件、评标办法等均要与业主商量，并征得业主的同意。
4、重点突出、严抓资审、择优入围
具体操作中要重点突出招标文件中有关评标定标办法以及容易造成废标的重点部位，以免造成不必要的废标；要紧紧抓住并正确处理好对投标单位资审入围这个重要环节，努力争取优秀施工单位中标，为确保工程质量创造条件。
5、合理合法、廉洁奉公
（1）整个代理过程每一个程序都必须经过严格的自审、校核、审定、批准四级审查制，以确保招标代理的全过程符合业主和国家法律、法规的要求，参与人员不得和投标人
（2）发生任何利益关系，保证招标全过程的合法性、公正性，公开、公平、公正的完成招标人委托的招标代理工作，本标文后附我公司针对代理方与招标人、代理方与投标人制定的廉政协议书。
（3）我公司的内部质量控制严格按《本企业的招标代理质量控制体系和相关制度》执行，具体附后。
3.3、招标文件编制质量控制措施
1、在招标文件编制中考虑全面、充分，不留后遗症
（1）政府投资项目属于政府工程、工期紧、任务重、标段多等特点，招标文件的编制作如下重点分析和考虑，不留后遗症。
（2）招标文件一般包括投标须知、工程情况综合说明、招标范围和要求、设计文件和图纸、主要合同条款、评标办法等主要内容。
除了常规内容，在编制招标文件时应该重点考虑确定和解决以下几个方面的问题。
2、发包形式：
（1）首先要替业主考虑是与一个承包商签订总的施工承包合同，还是将部分专业工程划出，分别与各个专业承包商签订合同。
（2）如果一个投资项目很大，其中有许多复杂的专业项目，而业主的专业管理能力又不够强，则应该考虑选择总承包的形式。
这样做，可能会使总投资难以压下来，但是可以避免各专业之间协调配合不当，造成返工浪费，工期延误等风险。
（3）反之，若专业不多，且多为常规项目，则可以考虑由业主直接与各专业承包商签订分包合同。
这样有利于业主控制总投资。
也还可以考虑以补偿给主要承包商一笔管理费的形式，将协调配合的责任转移给主要承包商。
（4）在需要对大型工程项目划分标段时要注意，标段划分不宜太小，这样会增加业主的管理成本。
标段大小应与承包商大小成正相关的关系。
3、合同价格形式:
（1）其次要考虑承包价格的确定方式，根据招标工程的特点，一般常采用固定合同总价、固定合同单价、可调合同价等三种价格形式。
（2）一般来说，如果项目的施工周期不太长，施工图纸详细齐全，预计可能出现的设计变更比较少，可以选择固定合同总价的形式，这样业主能够尽早地控制投资。
此时要特别注意控制不可预见费的确定和使用。
（3）如果项目的设计深度不够，工程量可能会有比较大的出入，预计会出现许多设计变更，就应该选择固定合同单价的形式。
此时要注意如果工程量变化太大，就可能需
（4）要改变施工方法，从而引起单价比较大的变化，也就有可能需要重新调整合同单价。
如果预计在项目施工周期内会出现物价，特别是建筑材料和安装设备较大幅度的涨跌，则只能采用可调合同价的形式。
因为，涨幅太大，承包商将不能承受，致使其在施工过程中偷工减料，致使建筑质量低劣，使用安全得不到保证。
或者拖延工期，使建设项目不能如期建成投入使用，以此来迫使业主追加合同价款；跌幅太大，承包商将获得太多的超额利润，业主不愿意接受。
此时，也可以采用固定合同价加调价指数的形式。
4、保函或保证金的应用:
（1）保函或保证金是为了保证投标人能够认真投标和忠实履行合同而设臵的保证措施。
比较常用的有投标保函（或保证金、履约保函（或保证金、质量担保保函（或保证金、材料设备供应保函（或保证金等。
（2）根据有关规定，承包商也有权利要求业主提供相应的工程款支付担保。
由于现时建筑市场的管理还不够规范和完善，设臵一定数额的投标保证金，可以起到限制某些同时以几家承包商公司名义来参加投标的包工头，以防止串标；也可以减少承包商投标的盲目性和随意性，使其不能随便反悔，从而保障招投标工作的连续性和严肃性。
（3）保函或保证金一般可以相互替代，但严格地说，两者的性质是完全不同的。
保函是由担保银行应承包商的要求对业主出具的付款保证书，当在施工合同实施过程中出现合同约定的损害情况时，担保银行根据业主的请求，无条件地把合同规定的资金打入业主的银行帐户。
在此之前是没有资金往来的；保证金则是由承包商将业主规定的资金打入业主指定的银行帐户，当在施工合同实施过程中出现合同约定的损害情况时，业主即可扣除相应的保证金。
5、选择报价形式:
在我国现阶段较常采用两种报价形式，即工程量清单报价和施工图报价。
（1）工程量清单报价:
由业主提供发包工程的全部工程量清单，并明确报价口径，由承包商根据自身实力、市场条件和竞争对手的情况等因素，确定各个施工项目的子项报价，计算各种其它费用，最终形成投标报价。
目前政府工程均采用此报价方式。
采用这种报价形式，可以节约招标时间，便于在评标时分析比较各投标报价之间的差异。
同时也节约了承包商的投标成本。
对于那些项目投资巨大、建设周期长、管理难度大、施工图纸设计深度不够而业主又希望能够尽早开工的项目特别适用。
要注意，采用这种报价形式，也一定要向承包商提供施工图纸。
这样承包商才能够编制出有针对性的施工组织设计和技术方案，同时避免出现对工程量清单某些子项理解上的歧义，从而造成子项报价偏低或偏高，或对施工项目的技术难度估计不足。
（2）施工图报价:
目前政府工程采用此报价方式
业主提供发包工程的设计文件和施工图纸等资料，并在招标文件中给出明确的施工范围和报价口径，由投标人自行计算全部施工项目的工程量，确定单价，综合考虑各种可能出现的情况，计算出全部费用，形成投标报价。
这种报价形式，以往应用得较多。
适用于那些设计图纸完整，业主希望实行预算包干的工程，结算时只需对设计修改、变更部分进行调整。
为了防止投标人串标、哄抬标价，以及便于评标时分析标函，提高评审标书的质量，节约评审时间。
一般均根据施工图纸、定额或单估表、费用定额、调价指数、材料的市场信息价等文件资料编制工程预算，针对工程项目特点考虑合理下浮率，设定最高限价并在投标截止日期十五天之前发给所有投标人。
由于我国的有关法规规定，不得在设计文件中指定材料和设备的生产经营单位。
因此，在招标文件中一定要针对主要材料、设备明确几种市场上知名品牌、生产厂家供投标人报价，并规定投标人必须详细填写材料（设备明细汇总表。
只有这样，业主才能有效地控制材料（设备的价格和质量。
这是因为，同样的施工项目，采用不同的材料，其价格可以有很大差异，而且对今后的使用也会有很大影响。
例如，墙面刷乳胶漆，不同品牌乳胶漆的市场价格从每公斤十几元到上百元不等，粉刷效果当然也就不同。
填写材料（设备明细汇总表时，应该要求投标人详细列出所采用的材料（设备的名称、品牌、规格型号、生产厂家（或供应商、产地、质量等级、数量、单价及合价，并分专业汇总，以便于评标时对比分析。
也可以积极同业主协商，根据业主对工程项目的使用要求和自身的资金实力，按照价值工程的理论，全面考虑寿命周期成本，充分进行市场调研，在招标文件中确定主要材料和设备的品牌、规格型号和质量等级。
一个工程项目的寿命周期成本可以分为前期的建设成本和后期的使用成本。
例如在外墙隔热材料、屋面防水材料、水电、空调、消防材料和设备等方面，可以采用优质的材料和设备。
这样做，虽然会使建设成本有所上升，但是可以大量节约今后使用、维护、检修和更换的费用和时间，延长使用周期，从而大大降低使用成本和总的寿命周期成本。
6、材料设备的采购供应:
一般来说，除了业主擅长的专业范围内的材料和设备，或者为了保证某些材料和设备的质量或使用效果，可以由业主提供部分材料设备。
其它材料设备均应由承包商自行采购供应。
因为在大多数情况下，业主不可能得到比承包商更低的价格，还不如把这部分利润留给承包商。
这样还可以减少采购、卸货、交接、仓储等麻烦，更可以防止材料的超定额含量浪费问题。
避免出现想节约反而浪费的情况发生。
可以通过在合同中设臵约束性条款，如材料设备的采购需经业主方认可质量和价格，要有合格证、质保书等要求，以此来对承包商使用的材料设备进行控制。
7、对质量、工期的要求和奖罚:
根据业主对项目的使用要求，合理确定施工质量等级和施工工期，不必提出过高的要求，如国家级、省级或市级的各项质量奖杯，以免增加造价，造成浪费。
在合同中根据确定的质量等级和工期要求，设置相应的惩罚或奖励条款，用以约束承包商。
8、其它费用和问题:
（1）为了控制造价，减少在施工过程中，以及竣工结算时发生额外的费用和索赔，在招标文件中明确要求投标人应通过设计文件、施工图纸、现场踏勘，以及对周围环境的自行调查等资料，充分了解可能发生的所有情况和一切费用，包括市政、市容、环保、交通、治安、绿化、消防、土方外运，以及水文、地质、气候、地下障碍物清除等各种影响因素和费用，分项各单列报价，并汇入总报价。
（2）还应该要求投标人对由业主提供的材料设备的装卸保管费、以及另行分包工程的配合管理费等进行报价。
对于其它未列入报价的费用项目，则应视为已包含在总报价之中，不得再另行计取。
（3）对于有关工程质量、工期、费用结算办法等等主要的合同条款均提前考虑并列在招标文件中，防止中标后再谈容易引起争议和反复。
9、积极配合业主研讨施工招标评标办法
评标办法部分是招标文件中评标、定标的依据，是反映业主招标意图的依据，也是能否选择到一个好的承包商、供应商的依据，目前符合法律、法规的评标方法主要有两种办法:
一是经评审的最低投标价法，一是评合评估法中综合计分评标法，两种评标办法各有利弊，必须积极同业主讨论、协商，了解招标人的招标需求，合理确定一种既符合法律法规要求又反映招标人意图的评标办法。
（1）经评审的最低投标价法。
该方法授予合同的条件与《招标投标法》第四十一条中标人的条件之一能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低；但是投标价格低于成本的除外。
该评标方法一般适用于:
具有通用技术、性能、标准或者招标人对其技术、性能没有特殊要求、项目投资比较小的招标项目。
在采用最低评标价法评审时，低价抢标问题是比较普遍的。
如何界定低价抢标和投标价格不低于成本，这是一个非常重要的课题。
法律规定投标报价低于成本价是不能中标的，那什么叫成本?
是社会成本还是个别成本?
如何衡量投标人报价是否低于成本?
这些正是最低评标价法的难点所在。
（2）综合计分评标法。
《招标投标法》第四十一条中标人的条件之一；能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准。
以商务、技术和价格为主要因素进行打分，分数最高的即为最大限度的满足招标文件规定各项综合评价标准。
该评标方法适用于:
复杂技术、性能标准或者招标人对其技术，性能有特殊要求的招标项目，或者属于服务性（如设计、监理和科研等招标项目。
“综合评分法”是一种比较科学，使用得比较广泛的评标方法，可在实际工作中，一些招标代理机构及不少的招标操作人员无论是为谁代理招标，也无论是代理招标什么样的项目，都千篇一律地使用相同的因素去评标、使用相同的“权值”去计算各因素的得分等，从而导致这种科学的评标方法不但无法发挥出应有的效果，甚至于有时还丧失了客观公正性。
对此，我公司认为，要用好“综合评分法”，必须要严格把握四个核心环节。
10、要科学“筛选”并认真“审定”用于评标的指标因素全面“收集”招标人对其招标项目的具体要求。
由于招标人是招标项目的最终消费者，他们对招标项目都会有其具体的需求，如，招标什么样的项目?
什么样的质量档次?
什么样的指标、技术，在售后服务方面有何特殊要求等等。
这样，作为招标代理机构，在其为招标人代理招标之时，只有围绕招标人的具体需求，才能做到有目的地招标，有目的地评标。
对此，招标代理机构在招标活动实施之前就必须要向招标人全面收集这类需求信息，以更加主动地把握招标工作的方向性，最大限度地满足招标人的需求。
认真“筛选”适合于特定招标人的评价因素。
由于招标人对其招标项目提出的需求，仅仅是从其本身角度来考虑的，并没有顾及到其他方面的实际情况和利益。
这就导致招标人提出的这些要求有的就不合理，如，变相指定招标品牌、变相排斥外地供应商等，而有些招标需求根本就不能给予满足，如，超出职能或工作需要追求招标项目的多功能、高配臵、高档次等，这就需要根据招标人的行业及业务特点和需求，对其提出的各种需求进行“过滤”，剔除不合理、不现实的要求后，从中“筛选”出适合于招标人职能需求的项目评价因素。
由评审专家小组研究“审定”最终的评价指标。
对筛选出来的各种招标需求，能否作为合理、合法的项目评审指标，还必须要由招标项目的评审专家根据相关的法律法规，结合招标人的实际需求及开展职能的需要通过集体研究确定。
从实际工作来看，在正常的评标活动中，一般要考虑到的评标因素大致有:
价格、技术、服务、业绩、财务状况、信誉以及对招标文件的响应程度等等。
12、要科学“设定”各项评价指标的“权值比例”
在明确了具体的评标因素后，接下来的核心工作就是要考虑和评价每个评标因素对评标结果的影响力大小，在具体的操作上，我们可以根据其对评标结果影响程度的大小，分别确定出每个因素在综合评分中的具体“分值”（即权值的比例。
对起核心和关键作用的指标因素，要重点和优先考虑，并赋予其较高的权值比例；对一般性、影响力不大的因素，则给予较小的权值。
这样通过研究各项评标因素的权值大小，有利于把握重点的评审因素及其审核环节，便
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