秘书职业素养(PowerPoint 44页).pptx

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书名：

新编秘书理论与实务ISBN：

978-7-111-29707-9作者：

楼淑君出版社：

机械工业出版社本书配有电子课件新编秘书理论与实务ppt课件第三章秘书职业素养新编秘书理论与实务ppt课件第一节秘书的职业道德学习目标1.了解并领会秘书职业道德的含义和内容。

2.明确秘书应该具备的职业道德要求。

新编秘书理论与实务ppt课件第一节秘书的职业道德案例导入新编秘书理论与实务ppt课件第一节秘书的职业道德1.职业道德的含义与特点

（1）职业道德的含义所谓职业道德，是指人们在职业活动中应当遵循的特定职业规范和行为准则，即正确处理内部、职业之间、职业与社会之间、人与人之间、人与工具之间的关系所应当遵循的思想和行为的规范，它反映社会对某一职业活动的道德要求，是社会道德在职业活动中的延伸和具体化。

新编秘书理论与实务ppt课件第一节秘书的职业道德

（2）职业道德的特点职业道德是和职业活动联系在一起的，受职业生活的制约和规范。

不同的职业使人们在职业活动中与不同的人形成特定的交往关系，从而形成不同特点的行为规范。

所以各行各业都有自己特殊的职业道德规范，而且相对比较稳定。

例如，医生要救死扶伤、治病救人，教师要教书育人、热爱学生，记者要如实报道、铁肩道义，法官要秉公执法、不徇私情，银行职员要热情服务、不出差错，军人要保家卫国、冲锋陷阵，等等。

但在时代发展过程中，同一职业的活动内容和条件发生变化时，其职业道德规范也会发生变化，如现在要求医生必须对患者的病情保密、教师必须尊重学生的个性隐私等。

新编秘书理论与实务ppt课件第一节秘书的职业道德2.秘书的职业道德规范

（1）忠于职守，爱岗敬业爱岗敬业是一个人从事任何职业的最基本要求，是职业道德规范的前提和基础，也是事业成功的第一要素，很难想象不热爱自己职业的人能够在本职岗位上有所建树。

因此作为一名秘书，首先要忠于职守，爱岗敬业。

（2）乐于吃苦，甘当配角秘书是领导的参谋助手，是辅佐领导的工作人员。

“辅佐领导，甘当配角”是秘书职业道德的核心。

（3）实事求是，秉公办事秘书工作的性质是辅佐领导，这就要求秘书做大量的信息工作，为领导决策提供参考。

因此秘书是否能坚持实事求是，就关系到领导决策的正确与否。

新编秘书理论与实务ppt课件第一节秘书的职业道德（5）自尊自爱，廉洁自律秘书是领导的参谋、助手，是领导的近身工作人员，在领导决策中发挥着举足轻重的作用，有时还要以领导代言人的身份出现，这种身份容易滋长秘书的自高自大心理，导致“越位”、“出格”，甚至以“二首长”自居，或“挟天子以令诸侯”。

这样会严重影响组织和领导的形象，所以，作为秘书一定要清醒地认识自己的角色，做到自尊、自重、自爱，提高自己的职业道德水平。

新编秘书理论与实务ppt课件第一节秘书的职业道德3.如何提高修养，善于标准“做人”

（1）立志高远干事业的人首先要立志，要有强烈的事业心。

明代王守仁说：

“志不立，天下无可成之事。

志不立，如无舵之舟，无衔之马，漂荡奔逸，终矣何所底乎？

”人无志则无努力的方向与动力，不思进取，勿谈做事。

立志要切合社会要求，符合道德标准，为向上向善之高远志向，且适合自身能力，能自励又可践行。

（2）诚实守信诚实守信是做人最基本的道德底线，是为人处事的基本要求。

清代王夫之说：

“质以忠信为美，德以好学为极。

”做人要讲实话、办实事，为人正直，言而有信。

一个诚实的人，还应该处事谦让、私心不重、富同情心。

不守诚信、欺上瞒下的人必然遭人唾弃，终究会四处碰壁、一事无成。

新编秘书理论与实务ppt课件第一节秘书的职业道德（3）以礼待人以礼待人是营造为人处事良好环境之道。

孔子说：

“不学礼，无以立。

”“博学于文，约之以礼，亦可以弗畔矣夫。

”礼，从表现形式看主要是尊重他人的行为和言语。

在言论自由的当代，说话也要讲四条原则：

一是真言，说真话不讲假话。

二是善言，誉言多说，劝言好说，自夸之言少说，多协商方式少命令口吻，多恭敬少刻薄。

说话要有技巧和方法，注意措词，善于把握表达时机。

三是慎言，说话要谨慎，分场合说话，说与自己职责相适应的话，不造谣传谣，不说无根据的话。

四是无谗言，不说加害诽谤人的话，不搬弄是非，当面有更多誉言不如背后无一句谗言。

劝学曰：

“言有召祸也，行有招辱也，君子慎其所立乎。

”做人要慎对自己的言行。

知恩感恩也是以礼待人的要求，是人的良知和品德的表现。

新编秘书理论与实务ppt课件第一节秘书的职业道德（4）谦虚谨慎谦虚谨慎是做人的一种态度，是一种美德，能使人学到他人的长处，使人冷静思考，这对一个人的立身创业至关重要。

唐代吴兢在贞观政要谦让中说：

“己虽有能，不自矜大，仍就不能之人，求访能事。

己之才艺虽多，犹病以为少，仍就寡少之人更求所益。

”谦虚谨慎，低调做人，恭敬和气，心淡人静，知进知退，便会富有人缘，获人拥戴。

第一节秘书的职业道德（5）自省知悔人非圣贤，孰能无过。

一个人能否知耻，能否及时反省与悔过、认识与纠正自己的过错和不足，往往成为衡量一个人是否成熟、是否有修养的一个标准。

孔子说：

“见贤思齐焉，见不贤而内自省也。

”人不怕有不足或做错了事，就怕意识不到自己的错误，固执傲慢，执迷不悟，甚至对自己的错误言行加以掩盖和辩解。

明代陈继儒说：

“执拗者福轻，而圆融之人其禄必厚。

操切者寿夭，而宽厚之士其年必长。

”人不固执，能经常反省自己，做错事能幡然醒悟，认识到自己的缺点和不足，这本身就是一个进步，而纠正自己的不足，就能使人更加完美。

第一节秘书的职业道德（6）崇能重友崇尚有能力的人，尊敬有才华的人，是人向善向上的具体表现，也是良好人品的体现。

崇能尊才能使自己有一个奋斗的目标与动力，经过奋斗最终也能使自己成为有才华的人。

因此，人不应妒贤嫉能，不应为别人经历奋斗获得成功而感到心理失衡，更不应对有能力有才华的人施以恶行甚至暗中加害，若如此只能使自己更不能明辨事理，从而将自己引向无所作为的极端。

个人的学识与能力是有限的，要增长能力、成就事业，需要“人和”的环境，事业上的朋友是自己能力的伸延。

古人言：

“友以成德也，人而无友，则孤陋寡闻，德不能成矣。

”孔子说：

“友直，友谅，友多闻，益矣。

”人要讲交友之道，交德友能友，不能求人时讲友，达到目的后非友，要以诚待友，不能做过河拆桥甚至陷害他人的卑劣之事。

第一节秘书的职业道德（7）责任感强人要有强烈的责任意识，对国家有忠诚的责任，对岗位有尽职的责任，对亲人有关怀的责任，对朋友有帮助的责任，等等。

角色越多，承担的责任也就越多，所处的地位越高，肩负的责任也就越重。

第一节秘书的职业道德小结职业道德是人们在一定的职业活动范围内所遵守的行为规范的总和。

秘书工作的从属性、服务性、事务性、繁琐性、艰苦性等特点，决定了秘书人员必须拥有较高的人格。

江泽民总书记曾指出“人格很重要”。

古人强调“修身、齐家、治国、平天下”，把修身放在人生与事业的第一位，说明它对人生与事业的重要性。

良好的职业道德是新时期秘书人员自我完善的必要条件，也是秘书人员职业活动的指南。

所以，作为秘书人员，一定要自觉地提高秘书职业道德水平，为更好地发展事业奠定良好的基础。

第二节秘书的职业知识与能力学习目标1.掌握职业秘书知识结构与能力结构的含义和构成要素。

2.明确合理的知识结构与能力结构对秘书职业发展的重要作用。

第二节秘书的职业知识与能力案例导入第二节秘书的职业知识与能力1.秘书的知识结构

（1）知识结构的含义知识结构，是指一个人所掌握的知识类别，各类知识相互影响而形成的知识框架以及各类知识的比重。

这里所讲的“比重”，不仅指数量关系，也指质量关系。

（2）秘书知识结构的组成要素对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的秘书知识结构应该包括三个方面：

基础知识、专业知识、相关知识。

1）广博、扎实的基础知识。

第二节秘书的职业知识与能力政治哲学类主要包括马克思主义哲学、政治经济学、科学社会主义以及现代科学方法论知识。

这部分基础知识是帮助秘书人员解决政治方向和思想方法问题。

学习这部分知识，就是要使秘书人员树立正确的世界观和方法论，能运用马克思主义的立场、观点和方法去分析问题、解决问题。

文化基础类如语文、历史、物理、化学、生物、历史、地理、外语等。

这是从事秘书工作最起码的知识。

培根也说过：

“历史使人明智；诗歌使人灵秀；数学使人周密；自然哲学使人深刻；伦理使人庄重；逻辑学使人善辩。

”当然，我们要在已有知识的基础上不断更新、扩展。

第二节秘书的职业知识与能力法律政策类包括宪法、法律、法规、政策。

秘书工作政策性很强，秘书人员如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添乱子，严重的还会造成法律后果。

因此，秘书人员学习和掌握必要的法律政策知识尤为重要。

由于我国的法律政策体系规模庞大，秘书人员应当根据工作需要，在掌握一般的法学和政策理论基础上，有针对性地学习有关的法律政策知识。

重点有两个方面：

一是同秘书工作有关的法律、法规、规章、政策；二是同服务单位的业务活动有关的法律、法规、规章、政策。

2）精深的专业知识。

第二节秘书的职业知识与能力秘书专业知识秘书专业知识是秘书知识结构体系中的核心部分，也是区别于其他专业人才知识结构的标志。

这部分知识主要有秘书学、文书学、公文写作学、信访学、会议学、调研学、档案管理学、逻辑学以及速记、外语、现代通信知识、办公自动化知识等。

只有精通并能熟练运用秘书专业知识，才能成为合格的秘书人才。

第二节秘书的职业知识与能力秘书所在部门的业务知识即秘书所在行业、部门的背景、业务等知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。

以企业为例，它主要包括本企业的生产、销售概况，人事变动情况，以及本企业在同行中的地位、作用，最重要的是本企业所从事的行业基本常识，如在从事服装经营的企业中就职，就得掌握服饰学、美学等知识。

在秘书职场中，人们愈来愈意识到第二专业知识的重要性。

在国外，对秘书职业就有按第二专业知识进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、科技秘书、医务秘书等。

目前一些国家秘书职业的特点，就是因为秘书的第二专业知识已成为其谋职的重要因素。

3）多样的辅助知识。

第二节秘书的职业知识与能力管理学知识秘书是辅助管理人员工作的，秘书工作是管理工作不可缺少的一部分。

学习和掌握管理学知识，有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导实施管理。

管理学具有众多的分支学科，秘书人员除了掌握管理学原理之外，可以根据自己所服务单位的性质来选择学习管理学的分支学科，如行政机关的秘书可选学行政管理学，企业秘书可选企业管理学等。

公共关系学知识秘书工作在许多方面带有公共关系的性质，比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等都涉及到公共关系。

掌握公共关系学知识，有助于秘书人员运用公共关系这一手段，为塑造组织的社会形象增添光彩。

第二节秘书的职业知识与能力心理学知识。

秘书的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。

在交往过程中，秘书、领导、公众都会表现出一定的心理现象和心理特征。

学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，克服自己的心理障碍、提高自己的心理素质，同时也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征，掌握他们的心理活动规律，并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往，以提高交往的质量和效果。

心理学知识十分丰富，秘书人员要重点学好普通心理学、管理心理学、领导心理学、社会心理学和秘书心理学等方面知识。

第二节秘书的职业知识与能力经济学知识在经济一体化的当今世界，经济建设的大潮推动着我国各行各业的发展。

没有经济头脑的领导者显然是不称职的，而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。

经济学知识犹如广阔的海洋，秘书人员可根据实际需要和自己的能力选学会计、货币、证券、营销、外贸等方面的知识。

人际关系学知识秘书人员应学习人际关系学，以发挥对内协调、对外公关的作用。

第二节秘书的职业知识与能力2.秘书知识结构的构建方法首先，要注意基础知识的“博”与专业知识的“精”之间的关系。

应该强调在“广博”的基础上“精深”，围绕“精深”的目标而“广博”。

古人说的“凡操千曲而后知音，观千剑而后识器”，说明没有较宽的秘书知识面，就不可能有秘书知识的精深。

但“精”必须强调明晰的指向性，进行有目标的定向积累。

其次，必须积极参加各种各样的实践活动，把理论知识运用到实践当中去。

多方面、多角度地积累各种感性知识和实践经验，不断“活化”书本知识。

最后，学会自我“调节”的方法，如：

主动预测，通过科学预测，可以发现在未来的秘书活动中急需具备的新知识，从而尽早积累这方面知识；适应性反馈法，指发现在目前的秘书活动中，哪些知识不够完善，哪些知识有待补充，从而立即采取补救措施，等等。

第二节秘书的职业知识与能力3.秘书能力要求

（1）自学能力自学能力指独立、主动地获取知识并不断调节自己的知识结构、迅速把知识转化为自身能力的一种能力。

（2）表达能力1）写作能力。

2）口头表达能力。

3）听知能力。

（3）观察分析能力秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补缺工作。

不仅善于发现问题，而且要善于分析问题、提出解决问题的办法供领导择用、实施。

观察分析能力是秘书工作由被动服务转为主动服务的前提条件。

第二节秘书的职业知识与能力（4）社交活动能力现代社会中的秘书不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常要参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚至有参加外事活动的机会。

秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于跟不同年龄、文化程度、个性、爱好的人交往，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。

（5）协调能力秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解和不合，并及时加以沟通、协调。

第二节秘书的职业知识与能力（6）管理能力秘书在处理各种事务中，必须熟悉管理组织机构、熟悉职权范围、知晓办事渠道，能安排事务轻重缓急，能为各种会议和活动做计划并督促落实，因此作为一个秘书必须具备管理基础知识和管理能力。

（7）应变能力秘书的大部分工作都有章可循，并严格按照政策和规章制度办事。

但有些工作，尤其是事务性工作，在特殊的时间、地点、条件下，也常会出现意想不到的情况。

秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。

第二节秘书的职业知识与能力（8）使用先进办公设备的能力秘书应会使用电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通信设备等。

凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。

尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员如具有使用能力，可以备工作上的不时之需。

（9）预测能力预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。

有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。

第二节秘书的职业知识与能力小结综上所述，秘书的能力构成是一个多侧面、多因素的综合体，要建立一个多元化的合理的秘书能力结构，首先必须热爱自己的秘书职业和工作，必须具备高度的岗位责任感和强烈的事业心；其次要善于学习，不断获取新的知识，在实践过程中提高自己的业务知识和能力；最后要善于总结，总结自己和他人的工作经验，从总结中培养悟性，提升自己的业务水平，做一个一专多能、全面发展的“复合型”、“多功能”的现代秘书。

第三节秘书的心理素养学习目标1.了解秘书心理品质的含义以及秘书职业对心理品质的要求。

2.能够在充分认识自我的基础上培养良好的秘书心理品质。

第三节秘书的心理素养案例导入第三节秘书的心理素养1.秘书心理品质含义心理品质，是指一个人在心理过程和个性特征方面所表现出来的本质特征，主要包括情感品质、意志品质、性格品质等。

秘书心理品质，指秘书在心理过程、心理倾向和心理品质等方面表现出来的稳定的心理特点的总和。

良好的秘书心理品质是指秘书人员善于自我调节和控制的心理活动，能经常保持心理平衡，以坚强的意志和毅力克服困难、增强信心，做好秘书工作。

第三节秘书的心理素养2.秘书的理品质要求

（1）保持乐观平静的情绪秘书的情绪是秘书对客观事物是否符合需要而产生的内心体验。

它是秘书活动实践主观方面的前提条件。

受到自然环境、自身健康状况和社会环境等因素的影响和制约。

良好情绪的保持和巩固，需要客观刺激不断地去强化它，如社会环境、舆论、评论、社会公认的标准等；同时也要求秘书本身尽可能冷静地对待社会环境、舆论评价的影响，建立积极良好的心态，驾驭和控制自己的情绪，经常保持积极、乐观、平静的情绪，防止并善于克服消极、悲观、烦躁的心情。

第三节秘书的心理素养

（2）磨砺坚韧果断的意志秘书工作的特殊性决定了秘书在很多场合要受委屈、苦楚和不被人理解，而且表面上又必须隐忍，做出若无其事的样子。

还有日复一日处理琐碎繁杂的各项事务、突发事件带来的心理压力等，都是对秘书意志的考验。

因此秘书在意志品质上一定要增强对工作高质量完成的自觉性，克服盲目性；增强处理问题的果断性，克服固执己见的顽固性；增强面对不利环境的自制性，克服情感的冲动性；增强遇到挫折、困难时的坚持性，克服心理上的脆弱性。

（3）培养自信豁达的性格现代秘书工作的性质，要求秘书兼具外向型和内向型性格之长而弃其之短，既要敏捷，又要沉着，既要活泼，又要严肃，既要善交际，又要保守机密，努力养成开朗、自信、洒脱的个性。

第三节秘书的心理素养（4）调适适合工作环境的气质心理学上把气质解释成人的心理活动的强度、速度、灵敏度等典型、稳定的心理特征，分为多血质、胆汁质、黏液质、抑郁质四种类型。

3.秘书心理品质的优化之路

（1）意志的调节和控制坚毅秘书人员要锤炼和培养自己坚强的意志和毅力，在人生路上，必须注意树立坚定的信念，科学规划自己的职业生涯，一步一个脚印，踏踏实实地朝着设计的目标而努力。

在工作中，必须确立明晰的服务意识，自觉设定具体的短期、中期、长期的工作目标，克服外来干扰，坚持不懈地逐个实施。

第三节秘书的心理素养3.秘书心理品质的优化之路

（1）意志的调节和控制坚毅秘书人员要锤炼和培养自己坚强的意志和毅力，在人生路上，必须注意树立坚定的信念，科学规划自己的职业生涯，一步一个脚印，踏踏实实地朝着设计的目标而努力。

在工作中，必须确立明晰的服务意识，自觉设定具体的短期、中期、长期的工作目标，克服外来干扰，坚持不懈地逐个实施。

第三节秘书的心理素养

（2）性格的调节和控制随和秘书人员，作为“内管家”，要处处关心工作、集体和群众，对集体事业不能漠不关心，对待群众不能态度冷漠。

性格刚强、急躁的秘书人员，遇事要冷静，周密思考；性格孤僻的秘书人员，要调动自己性格中的积极因素，主动热情地对待工作、联系群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻、脱离群众；性格懦弱的秘书人员，要多看到工作中的有利条件，自强、自信、自爱，千方百计地完成工作任务。

总之，秘书工作是一项事务性强的工作，秘书人员需要耐心细致、脚踏实地。

要积极调节自己性格中的不适应、不适合的因素，不要固执己见、固守不变。

第三节秘书的心理素养（3）兴趣的调节和控制应变现代社会的特征就是急速变化、不断更新。

有人认为，竞争规则已经由原来的“大鱼吃小鱼”变成“快鱼吃慢鱼”了。

在这个充满变革的时代，秘书尤其需要降低“不确定性规避”程度，审时度势地调整自我，热爱变化，自我超越，融入变革。

热爱秘书职业者，要不断进取，获得成就；对秘书职业不热爱又从事了秘书工作者，就必须赶快认识职业、钻研业务、适应环境、培养热情，在变化中谋发展。

（4）情感的调节和控制平衡秘书人员还要善于控制和调节自己的情绪。

在平时工作中建立积极良好的心态，经常告诫自己“协助他人获得成功的同时也是自我的成功”、“我的工作是我寻求生活真谛的一部分”，使自己在完成任务中体验到工作的快乐和成功的喜悦。

第三节秘书的心理素养4.参加心理引导、心理教育与心理训练活动秘书人员遇到心理偏差或心理障碍时，可以主动寻找心理咨询机构，通过疏导解决心理压力和不适。

还可以不定时参加各种心理引导、心理教育与心理训练活动，保持身心健康,从而提高秘书的工作绩效更好地发展自己的事业。

第三节秘书的心理素养小结快节奏的现代生活充满着竞争，人们面临着来自各方面的心理压力。

秘书人员因其工作性质的独特性，不得不在一种类似“夹缝中生存”的处境中工作，因此会面临着更多的心理压力，并往往发展成为心理偏差，严重影响着秘书人员的工作和生活。

作为秘书人员，要清楚地认识自己的工作性质，并能正确为自己定位。

在工作中，要有意识地规避可能造成心理偏差的主客观因素；在心理偏差不可避免地产生以后，要以正确的态度看待，并能运用合适的方法来调适自己的心态。

总之，秘书人员要努力使自己保持平和的心态，愉快地生活，快乐地工作。

本章练习一、阅读下面几则事例，完成题后任务。

本章练习二、课外观看电影穿普拉达的女人找出影片中你印象深刻的女秘书工作细节（不少于五处），并说说影片中女秘书在职场上成功的原因。