乡镇街道机关档案管理制度汇编.docx

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乡镇街道机关档案管理制度汇编

目 录

1.档案保密制度...........................2

2.档案保管制度...........................3

3.档案借阅利用制度..................4

4.档案归档（交接与移交）制度........................5

5.档案人员岗位责任制度..................7

6.档案鉴定销毁制度......................8

7.档案统计制度.........................10

8.档案数据安全保密制度..................11

9.电子文件归档管理制度.....................12

10.档案数据上网发布审查制度...............14

11.档案数字化安全管理制度..................15

12.数字档案安全保管制度..................17

13.涉密档案数据管理制度................18

14.档案工作突发事件应急处置管理办法...........19

档案保密制度

一、加强档案保密教育，明确档案保密范围，严守保密纪律，执行《保密法》和《保密守则》。

二、不准在私人交往和通讯（信）中泄露属于国家秘密的档案资料内容。

三、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家秘密的档案资料，严禁将档案资料带至公共场所、携带回家或传递，寄（运）往境外。

四、单位或个人未经档案部门允许，不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像等公布档案内容。

五、按照档案归档和保密规定，对不同归档的文件材料及时造册送指定的地点销毁。

六、定期检查档案保管、保密情况，发现问题及时请示汇报，不隐瞒失泄密事故。

七、加强档案室管理，非档案人员严禁入内。

档案保管制度

一、本单位形成的各种门类和载体的档案，由单位档案室集中统一管理，做到专室、专柜、专（兼）职人员保管。

二、档案库房应有防火、防盗、防紫外线、防水、防潮、防尘、防高温、防污染、防有害生物等设施，以保证档案的安全。

三、做好温湿度记录，根据气候条件，采用机械或自然通风方式，保持档案室内适宜的温湿度。

四、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆品及各种杂物，保持室内整洁卫生。

五、档案人员对库房档案、资料的收进、移出要及时清查、登记，定期检查库房设施，离开库房要熄灯、锁柜、关好门窗。

档案借阅利用制度

一、档案室保存的各种门类和载体的档案应为领导决策和本单位各项工作服务。

二、因本单位工作需要查阅档案者，其查阅内容限于本人工作范围所形成的档案材料，如查阅超出本人工作范围的档案，须经有关领导同意。

三、查阅党政重要会议记录、纪检案卷和其他具有涉密性质的档案，须经分管领导审批同意。

四、非本单位人员查阅档案，必须持有介绍信，在本单位专兼职档案管理人员陪同下，经审批同意后方可查阅指定的内容。

五、查阅档案时，严禁对档案材料进行涂改、勾画、圈点、抽页、拆毁、增删和擅自摘抄，不得沾水或口沫翻阅档案。

六、对档案的摘抄、复制要严格管理，用后交本单位档案室保管。

七、查阅档案必须履行登记、注销和检查手续。

档案归档（交接与移交）制度

一、归档范围

凡是记述和反映本单位工作活动的具有保存价值的文件材料，均属归档范围，具体范围按《**镇档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度》相关规定执行。

二、归档时间

（一）文书档案一般应于次年六月底以前整理归档完毕。

（二）业务档案由各办、线兼职档案人员负责整理，于次年8月底前移交镇综合档案室。

（三）会计档案由财务部门或会计人员负责整理立卷，暂在本部门保管一年，期满后向本单位档案室或档案工作人员移交。

其它专门档案按有关规定时间执行。

（四）实物类档案于次年六月底以前整理归档完毕。

三、归档要求

（一）凡属归档范围的各种文件材料，必须由本单位档案室或档案工作人员集中统一管理，任何部门或个人不得据为己有。

（二）归档的文件材料必须收集齐全、完整，加以系统整理，组成保管单位，符合案卷质量标准，便于保管利用。

（三）各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的要归档二至三套。

（四）永久、30年保管内文件材料，凡有圆珠笔、铅笔、彩色墨水或复写、复打等不耐久字迹的必须进行复制。

复制件同原件一并立卷、归档。

（五）凡是向档案室或档案工作人员移交的各种门类的档案必须编制《案卷目录》、《归档文件目录》等检索工具。

交接双方清点核对，并履行签字手续。

（六）单位各部门文件材料的立卷归档工作，受本单位档案管理领导小组的监督和指导。

档案人员岗位责任制度

一、认真学习宣传《档案法》，坚持原则，遵纪守法，钻研业务，提高专业技术水平和业务能力。

二、热爱本职工作，通晓本单位档案的门类、数量、内容、重要程度和完整、准确情况，积极提供档案为各项工作服务。

三、做好各门类档案的收集、整理、保管工作，汇编有关专题资料。

四、定期将相关档案向市档案馆移交；对超过保管期限的档案提出存毁意见。

五、做好档案室的收、管、用等各项基础工作，实现档案规范化、标准化。

六、档案人员变动时，必须办理移交手续。

七、办理档案管理领导小组交办的其它事项。

档案鉴定销毁制度

一、档案材料必须根据其保管期限进行鉴定，对于失去保存价值的档案材料可予以销毁。

二、建立档案鉴定领导小组，由分管领导负责，档案室牵头，有关部门专（兼）职档案人员组成，共同对所鉴定的档案材料进行审核和监销。

三、档案保密期满，由鉴定领导小组作出是否变更密级或解密的决定。

四、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管期限，有异议时由鉴定领导小组裁定。

五、通过鉴定需要销毁的档案材料，必须编制清册，并由鉴定领导组逐一审核。

确认无误后，签署意见。

六、鉴定工作完成后，由档案室和鉴定领导小组对所要销毁的档案材料写出鉴定小结和销毁报告，报请市档案管理部门批准。

七、准备销毁的档案在经过主要领导批准后，需单独存放半年，经验证确无保留价值后再进行销毁。

八、要指定专人在规定的时间和地点进行销毁，任何人都不得擅自处理或任意分散。

销毁档案时，须由二人以上监销，监销人应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁的方式和日期。

九、销毁后，必须在原目录上注销，并说明鉴定和销毁日期。

十、销毁清册归入全宗卷，妥善保存。

档案统计制度

一、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

二、档案统计包括登记和统计两个部分。

建立档案工作统计台帐，认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

三、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。

四、统计数字准确无误，情况真实，结论正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。

五、及时、准确向市档案行政管理部门报送单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表由领导签字盖章后方能上报或归档。

六、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况，定期分析研究，采取科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到规定的标准（温度14℃-24℃、湿度45%-60%）。

七、定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行综合分析和研究，及时发现问题，纠正错误，认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。

档案数据安全保密制度

一、认真贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》。

二、工作人员要熟悉国家相关部门规定的计算机安全保密制度并认真贯彻实施。

三、不得随意复制保密数据和扩大涉密范围，如有确需复制的数据、文件、材料，应征得科室领导同意后方可复制。

四、不准在私人交往和通讯中泄露本单位秘密，不准在公共场所谈论本单位秘密，不准通过其他方式传递本单位秘密。

五、涉密计算机及系统不得入网，和外网进行物理隔断。

不得使用非本办公室的u盘、移动硬盘、光盘、软盘。

六、凡入网的计算机不得涉密，即不得存储、处理、传递国-家-机-密和工作机密。

七、笔记本电脑因工作原因经常带出，不得存储保密数据及信息。

如确需存储保密信息，须经部门领导同意并记录。

八、涉密机器要配备必要的保密措施，尽量采用成熟的、经有关部门认可的综合技术防范手段。

九、在互联网上发布信息须经领导同意并记录。

十、树立保密意识，定期检查各项安全保密措施，发现隐患及时报告、及时采取措施。

电子文件归档管理制度

为加强对电子文件的归档与管理，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《电子公文归档管理暂行办法》特制定本管理办法。

一、电子文件的归档内容

本管理办法规定了本单位生产、经营等活动中产生的收、发文，从OA办公系统中办结归档后转存到数字档案信息资源管理系统中所有具有保存价值的电子文件。

二、电子文件的归档时间

逻辑归档可实时进行办结归档后直接转存到数字档案信息资源管理系统中，物理归档可按照纸质文件的规定于次年的上半年完成。

三、电子文件的归档要求

档案管理人员应于次年上半年之前对当年所有的电子文件进行甄别和筛选，按照年度—机构—保管期限的分类方法，首先将各职能科室所属的电子文件划分明确，然后鉴定其保存价值，将具有保存价值的电子文件进行原文管理，而且必须同时对保存的纸质文本或图纸形式进行全文扫描，最后按照数字档案信息资源管理系统中的文件管理、文件整理、档案整理等模块进行整理归档，建立档案目录电子数据库和全文数据库。

电子文件的处置和留存可以参考文书档案保管期限表的相关规定来执行。

四、电子文件的归档方式

将已归档整理的电子文件（含机读目录）集中组织到存储载体（异地备份）。

存储载体必须符合耐久性要求（不允许使用软磁盘），且按要求填写载体封面。

五、根据档案管理的要求，档案管理人员应定期将电子文件脱机备份到符合保管要求的载体上（刻录光盘或移动硬盘），以防电脑中毒，致使目录数据丢失。

1.将电子文件归档管理工作纳入到档案人员的岗位职责之中。

2.机关各科室（电子文件形成部门）负责电子文件的收集和积累，并接受办公室（综合档案室）档案人员的监督、检查、指导。

3.将验收合格的电子文件归档载体进行集中统一管理。

保管环境除应符合纸质档案保管要求外，还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度17℃—20℃、相对湿度35%—45%等要求和标准。

4.将每年的电子文件定期（2—4年）进行抽样机读检验，及时做好数据转换、转存工作。

5.归档电子文件（含载体）的利用、鉴定、销毁、统计等工作按照纸质档案的相关规定来执行。

档案数据上网发布审查制度

一、为加强对档案数据上网的保密管理，确保国家秘密不在互联网上泄露，根据上级有关文件规定，特制定本制度。

二、严禁涉密档案数据上互联网。

坚持“谁上网谁负责”的原则，凡上网档案数据必须坚持保密审查审批制度。

档案数据上网必须经过严格审查和批准，确保国家秘密不上网。

三、不允许将内部涉密网直接或间接与互联网相连。

四、在网页上发布档案数据要严格按照审查审批程序执行。

本单位范围内的业务知识、工作动态、情况通报等不涉及国家秘密的档案数据在经本单位上网信息保密审批的负责人审批后，可以发布；本系统上级文件中不涉及国家秘密，属于纯业务资料型的档案数据，经本单位主要负责人审批同意后，可以发布。

五、对有违反保密规定的行为，要及时采取相应的补救措施，并对相关责任人严肃查处。

档案数字化安全管理制度

为加强档案数字化安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，特制订本制度。

一、档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。

二、档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。

三、在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患。

四、档案部门工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。

五、档案部门对数字化加工单位指定从事数字化生产的工作人员信息进行登记备案。

同时，每个工作日到场的工作人员需进行签到登记，签到表由现场负责人签名确认。

六、档案部门必须与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任。

数字化加工单位同时必须与从事档案数字化生产加工的工作人员签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责任。

七、生产加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。

八、档案数字化生产加工过程中所使用的扫描仪必须符合有关保密技术标准和保密要求，并按涉密设备进行管理和使用。

不得使用无保密保障的扫描设备。

九、档案数字化生产加工过程中所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。

根据所处理档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施。

十、使用计算机及设备禁止接入互联网或单位内部局域网，必须与其他网络完全物理隔离。

不得安装具有无线互联功能的硬件模块和连接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备。

任务完成后，应当继续按涉密计算机使用、管理、或者拆除硬盘。

十一、使用的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质。

按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用。

十二、生产加工场所应当安装摄像头，随时监控生产现场情况。

十三、生产加工场所应有专门的休息室或储物柜，便于工作人员存放私人物品。

严禁将手机、数码相机、数码摄像机、私人移动存储介质等设备带入生产加工场所。

数字档案安全保管制度

一、接收入库的数字档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于40％，发现问题要及时补救。

二、系统设备更新时，要及时对数字档案进行迁移和备份。

三、对数字档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。

本办法推荐采用的载体按优先顺序分别是：

只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。

禁用软磁盘作为数字档案保存的载体。

四、磁性载体上的数字档案，每四年要复制一次。

需要抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。

五、保管的数字档案要采用专门的保护设备和保护技术手段进行保管。

数字档案载体应直立存放于防磁、防光、防尘。

防要害气体的装具中，温度控制在17℃－20℃,相对温度控制在35％－45％。

涉密档案数据管理制度

为保守秘密，防止泄密问题的发生，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和国家保密局《计算机信息系统保密管理暂行规定》，确保本单位涉密档案数据的管理，特制订本制度。

一、涉密档案数据管理的基本原则

涉密档案数据坚持专人负责、专门存放、全程管理、确保安全的原则。

（一）根据实际工作需要，配备一名保密工作人员，具体负责涉密档案数据的日常管理。

（二）涉密档案数据禁止挂接在档案室管理系统中。

（三）建立涉密档案查阅、使用登记制度，随时掌握涉密档案使用动向。

二、综合档案室应配备专用的涉密文件柜，规范存放涉密档案。

（一）涉密数据只能存放在本单位专门的涉密计算机上。

（二）涉密数据的迁移、变更、复制、消毁需要分管领导签字，并做好过程记录。

（三）涉密数据存放的脱机载体必须为专用载体，禁止将载体用于联接非涉密网络的计算机。

档案工作突发事件应急处置管理办法

第一章总则

第一条为迅速、有效地处置档案安全保管中的突发事件，并尽早予以防范，确保档案安全，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施细则》、《中华人民共和国突发事件应对法》及有关法律、规章，结合本单位档案管理实际，特制定本预案。

第二条突发事件应急处置是指对可能危及档案安全的自然灾害和人为灾害事件的处理与防范，以达到及时组织人员，保证档案安全的活动。

自然灾害是指大自然引起的灾害，如地震、雷电、洪水等；人为灾害是指人为失误引起的火灾、漏雨、盗窃、泄密等。

第三条档案安全工作应急预案的目标是：

（一）在应急的情况下，采取最有效行动消除对室藏档案、资料的威胁。

（二）保护未受损的档案、资料。

（三）抢救已受损的档案、资料。

第四条突发事件应急处置应坚持统一领导，分工负责，立足防范，合作互助相结合的原则。

第五条凡涉及突发事件的部门和个人，均应遵守本预案中的有关规定。

第二章事件报告

第六条一旦发生事件，档案人员应立即向档案管理小组办公室、分管领导报告。

第七条分管领导和办公室应按照已发生，可能发生的事件性质，赶赴现场，组织处理。

必要时应迅速报告区档案管理部门，甚至区委、区政府。

第三章应急处置

第八条档案库房为一级应急处置区域。

第九条视情况请求公安、消防等部门支持。

第十条突发事件发生时，建立以主要领导或分管领导为总指挥，办公室主任具体抓落实，其它相关科室协作配合的突发事件的应急小组。

第十一条办公室承担突发事件应急处置的职责：

库房应按档案存放区域等级依次处置：

汛警期查漏防潮，发生期不间断监控排查，危险期按要求立即组织力量把档案向安全地方转移。

火警期应迅速告知档案库房区域人员撤至安全区域；盗窃泄密发生期应立即控制和保护现场，禁止一切人员进入，同时报告区档案行政管理部门和公安部门查勘；重大突发事件预警期应做好珍贵和保密档案撤离准备，发生期按上级要求和现实需要，指导处置人员搬运至设定区域。

第十二条应急预案的操作步骤：

分一般性灾险，较大灾害和重大灾害三种情况。

（一）一般性灾险的操作步骤：

1.凡发现档案库房内任何部位有被烧焦异味或库房屋顶、地面漏水等异常现象，每个人都有责任立即告知办公室其它人员，共同查找险源。

如果险情不大，自己能处置的，除发出警报外，要立即采取切实可行的办法迅速扑灭险情。

2.报告领导。

3.查明原因，堵塞漏洞，彻底解决问题。

（二）较大灾害的抢险步骤：

凡发现档案库房内灾险情况较严重，或估计依靠自身力量不能处理的，应立即发出警报，呼叫突发事件应急小组组织抢险救灾工作，安排人员参加抢险，有关责任人指定专人迅速完成以下工作：

1.立即拨叫消防电话及与抢险救灾有关的联系电话，明确受灾地点。

2.打开通往险区的通道大门，为消防设备的靠近做好准备。

3.消防队到来之后，应及时简介险情，一切听从消防人员的指挥。

4.发现库房进水时，应立即通知管理部门及安全责任领导，查找原因，排除隐患，堵塞漏洞，并先利用现有人员采取一切排水措施，以保障档案资料的安全。

（三）重大灾害的抢救步骤：

发生危害档案，同时又伤害人身安全的灾害，如雷电、地震及发生火灾、洪灾、库房崩塌等，可按上述较大灾害抢救步骤进行排除。

如同时涉及人员伤害时，一方面应及时将受伤人员迅速转移到医院进行抢救，另一方抢救档案、资料，若险情危及到供水、供电、通信等而自身不能处理时，应及时报告镇应急工作领导小组并通知有关部门进行抢险工作。

第十三条灾情消除后应立即做好以下工作：

（一）抢救能够补救和修复的档案。

（二）将灾害发生原因，造成损失及处理结果逐级报告。

第十四条奖励惩戒

（一）根据情况对突发事件应急处置中作出显著成绩的，给予表彰和奖励。

（二）对突发事件应急处置工作中，因玩忽职守等，造成严重后果的，对借故逃避或拒不执行处置命令的，按照相关法律和规章对责任人员予以行政处罚，构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

第十五条本预案由档案管理领导小组办公室（党政办）负责解释。