商务英语电子邮件.ppt

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商务英语电子邮件,Contents,1商务英语电子邮件的格式2商务英语电子邮件的写作要求3商务英语电子邮件写作注意事项4商务英语电子邮件常用句式,1格式商务英语电子邮件由5部分组成,Address-收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址；Subject-主题；Salutation-称呼、Opening-开头、Body-正文、Ending-结尾句；ComplimentaryClose-礼貌结束语；WritersFullName-写信人全名、WriterTitleandDepartment-写信人的职务及所属部门、Address-地址、Tel-电话号码、Fax传真,Address-地址,收信人Email地址To:

抄送收信人Email地址Cc:

密送收信人Email地址Bcc:

ToCc:

CarbonCopyBcc:

BlindCarbonCopyTo:

12qq、comCc:

456qq、comBcc:

789qq、com,多个收信人地址用半角的逗号或者分号隔开。

Subject-主题,1.主题框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greeting；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整的句子，但一般不超过35个字母。

如Suppliertraining2.主题框内的内容切忌含糊不清。

YES:

TomorrowsmeetingcanceledNO:

Newsaboutmeeting3.视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation）4.一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。

另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的大写的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。

YES:

NewE-mailAddressNotificationDetailedcalculationNO:

detailedcalculation,Salutation-称呼,根据发言人的具体情况以及发言人与收件人之间的关系而定。

1.在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。

TomHanksDear/HiTom,DearMrHanksJenniferAnistonMiss/Mrs/MsAniston2.收件人的名字千万不要写错。

3、收件人是多个男性用Messrs;多个女性用Medames,Mmes,或Mses;有男有女，弄清楚每个人的称呼。

Messrs,Smith,Wyatt,andFuryMses.Dicaprio,Lionel,andGreenMr.HaroldWrightandMissMargaretWright4.有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。

Dr./Prof./General/SenatorWright,5.老外的名字有时有Jr或Sr,l罗马数字，等MartinLutherKing,JrGeorgeBushSrGeorgeVElizabeth6.如果没有名字，或者是很正规的邮件，则可用：

DearCommitteeMember:

DearColleage:

DearMeetingPlanner:

DearMadamorsir:

DearPurchasingAgent:

DearCustomers:

ToWhomItMayConcern:

ToAllSalesReps:

LadiesorGentlemen:

Opening-开头,澄清你的意图在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。

感谢读者是邮件开场白的好办法。

特别是对你有事相求的情况下会很有帮助。

记得要注意语法、拼写和标点符号，保持句子简短明了且句意前后一致。

1.如果你主动给别人写邮件，表明意图；Iamwritingto.2如果回复客服的咨询，向他们对公司的兴趣表示感谢；Thankyouforyourpromptreply.Thankyouforcontactingus.,3.如果对方已经回复过你的一封邮件了，感谢回复；Thankyouforpromptreply.Thanksforgettingbacktome.4.如果你咨询一些信息，对方花了点时间才发信息；Thankyouforprovdingtherequestedinfomation.5.如果有人给了你特别的帮助；Thankyouforallyourassistance.Itrulyappreciate.6.某个客户或经理写对你的工作提出了一定质疑；Thankyouforyourfeedback.,Body-正文,正文是电子邮件的主要部分，大多把话题分成几个小主题，每个主题一小段，每段一般只有一两句话。

正文有两三个或三四个简短的段落构成。

正文书写格式一般采用齐头式。

齐头式是指正文中各部分都从每行左边开始。

称呼和开头之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行。

Ending-结尾,在邮件结束之前，应再次感谢收信人。

Thankyouforyourpatienceandcooperation./Thankyouforyourconsideration.Ifyouhaveanyquestionorconcers,donthesitatetoletmeknow./Ilookforwardtohearingfromyou.ComplimentaryClose-礼貌结束语结尾致意要留意，弄清大家的关系才能选择用词。

1.VeryFormal非常正规的，如给政府Respectfullyyours,yoursrespectfully,2.Formal正规的，如给客户之间公司Verytrullyyours,yoursverytrully,yourstrully,3.Lessformal如给客户；Sincerelyyours,yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,4.Informal如给朋友，同事之间；Regards,Warmregard,Withkindestregards,Mybest等Signature-签名邮件的末尾加上签名档，附加必要的个人信息。

如姓名，职务，公司，电话，传真，地址等信息，但一般不超过4行。

LocalOrganizingCommittePhone:

+7-3822-491-776Fax：

+7-3822-492-410E-mail:

.,2写作要求商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则,商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原则。

准确原则由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。

具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。

简洁原则简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。

一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。

在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。

其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。

例1ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.ThisproductmusthavethequalitycertificateissuedinFrance.例2Price：

FOBShanghaiUSD96“PC.例3Hopeyoucanacceptit.例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。

例2中缩略语的使用，例3中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。

完整原则商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。

邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。

清楚原则商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。

具体表现在：

例1Wewilldeliveryourgoodssoon.例2中significant一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。

例2中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。

礼貌原则商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。

鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。

在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。

例1Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.例2Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65，000pieces.例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。

3Sometips-注意事项（文法）,1.切忌主客不分或模糊；2.句子不要零碎；3.结构对称；4.单复数前后一致；5.动词和主语要呼应；6.时态和语态不要转变太多；7.选词要正确；8.标点要正确；9.拼写要正确；10.大小写要注意；11.地址上的数字直接用阿拉伯数字，除了One;,Sometips-注意事项（文体）,1.可读性-多用短句；2.注意段落的开头；一般来说，重要或强调的事情都放在信件或段落的开头。

3.轻重有分；4.转接词要留神；5.修饰词的位置要留心；6.句子开头不要含糊不清的代词；7.用语要肯定准确，切忌含糊不清；8.立场观点一致，少用被动句；,Sometips-注意事项（格调）1.式样和句子长度不要太单调；2.弱软的词可以加强一些；3.口语化比较受欢迎；,4.英语电子邮件常用句式,Greetingmessage1.Hopeyouhaveagoodtripback.2.Howareyou？

3.Howisyouprojectgoingon？

Initiateameeting1.IWanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdeveopmentandthexxxproject.2.IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.3.wedliketohavethemeetingonOct30.sametime.4.LetsmakeameetingnextMondayat5:

30PM.,Sekeingformoreinformation1.Shallwehaveanyproblemaccessingthefolders，pleaseletmeknow.2.Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.3.Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.4.Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?

5.Whatdoyouthinkaboutthis？

6.Anyquestion，pleasedonthesitatetoletmeknow.7.Anyquestion,pleaseletmeknow.8.Plesecontactmeifyouhaveanyquestions.9.Pleaseletmeknow,ifyouhaveanyquestiononthis.10.Pleaseletmeknowwhatyouthink.,11.Yourcommentsandsuggestionsarewelcome.12.Feelfreetogiveyourcomments.13.Doyouhaveanyideaaboutthis?

14.Ifwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheusersbehavior.Givefeedback1.pleaseseecommentsbelow.2.Myanswersareinbluebelow.3.Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.Attachment1.Ienclosetheevaluationreportforyourreference.2.Plesefindenclosedacopyforourpricelist.3.Plesefindtheattachedreportyouwillneedfortomorrowsmeeting.,4.Attachedisthedesigndocument,pleasereviewit.5.Attachedpleasefindtodaysmeetingnotes.6.Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.Pointlisting1.Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday:

1.2.2.Someknownissuesinthisrelease:

1.2.3.OurteamherereviewedthenewestSCMpolicyandhasfollowingconcerns:

1.2.4.Herearesomemorequestions/issuesforyourteam:

1.2.5.Thecurrentstatusisasfollowing:

1.2.6.Someitemsneedyourattention:

1.2.,Raisequestion1.IhavesomequestionsaboutthereportXX-XXX.2.FortheassignmentABC,Ihavethefollowingquestions:

.Proposal1.Forthenextstepofplatformimplementation,Iamproposing.2.Isuggestwecanhaveaweeklyprojectmeetingoverthephonecallinthenearfuture.Thanksnote1.Thankyousomuchforthecooperation.2.Ireallyappreciatetheeffortyouallmadeforthissuddenandtightprojict.3.Thanksforyourattention.4.Yourkindassistanceonthisareverymuchappreciated.5.Reallyappreaciateyourhelp.,Apology1.Isincerelyapologizeforthismisunderstanding.2.IapologizeforthelateaskingbutwewanttomakesurethecorrectnessofourimplementationASAP.,