电子档案管理系统建设方案.docx

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电子档案管理系统

建设方案

2021年1月

目录

1. 引言 -1-

1.1. 背景 -1-

1.1.1. 政策背景 -1-

1.1.2. 业务目标 -3-

1.1.3. 项目实施建议 -4-

1.2. 业务术语定义 -5-

1.3. 参考文献 -8-

2. 系统功能性需求 -10-

2.1. 档案门类管理 -12-

2.1.1. 电子档案门类的扩展管理 -12-

2.1.2. 实体档案门类的扩展管理 -12-

2.1.3. 分类方案的扩展管理 -12-

2.1.4. 元数据方案的扩展管理 -13-

2.2. 采集整编 -13-

2.2.1. 数据采集 -13-

2.2.2. 整理编目 -17-

2.3. 档案管理 -19-

2.3.1. 归档移交与接收 -19-

2.3.2. 档案整理 -20-

2.3.3. 档案移交 -20-

2.3.4. 电子档案存储格式转换与信息组织 -21-

2.3.5. 电子档案长期保存 -21-

2.3.6. 备份管理 -22-

2.3.7. 定期鉴定 -23-

2.3.8. 销毁管理 -24-

2.3.9. 档案回收 -25-

2.4. 档案利用 -25-

2.4.1. 档案检索 -25-

2.4.2. 档案浏览 -26-

2.4.3. 档案借阅 -26-

2.4.4. 利用效果反馈 -27-

2.4.5. 档案编研 -27-

2.4.6. 开放利用设置 -29-

2.4.7. 复制管理 -29-

2.4.8. 档案统计 -29-

2.5. 业务管理 -31-

2.5.1. 档案分类管理 -32-

2.5.2. 元数据管理 -33-

2.5.3. 模板管理 -34-

2.5.4. 各类型库管理 -36-

2.5.5. 业务监督管理 -37-

2.5.6. 项目档案进度管理 -38-

2.5.7. 文件存储管理 -39-

2.5.8. 库房管理 -39-

2.6. 系统管理 -40-

2.6.1. 日志管理 -41-

2.6.2. 流程管理 -41-

2.6.3. 基础数据维护 -42-

2.6.4. 用户管理 -42-

2.6.5. 组织机构管理 -43-

2.6.6. 多全宗管理 -44-

2.6.7. 系统接口管理 -45-

2.6.8. 介质管理 -45-

2.6.9. 水印管理 -45-

2.7. 个性化服务 -46-

2.7.1. 访问历史 -46-

2.7.2. 我的收藏 -46-

2.7.3. 我的订阅 -47-

2.7.4. 我的首页 -47-

2.7.5. 暂存架 -47-

2.7.6. 待办提醒 -47-

2.7.7. 已办事宜 -48-

2.7.8. 消息通知 -48-

2.7.9. 风格定制 -48-

2.7.10. 布局设置 -48-

2.7.11. 个人名片 -49-

2.7.12. 推荐看看 -49-

2.7.13. 在线帮助 -49-

2.7.14. 工具下载 -49-

2.8. 数字档案馆应用平台模块 -50-

2.8.1. 共享利用平台 -50-

2.8.2. 专题档案室 -50-

2.8.3. 多媒体档案室 -50-

2.8.4. 档案信息发布平台 -51-

3. 安全保密体系建设 -52-

-2-

1.引言

1.1.背景

1.1.1.政策背景

企业档案工作是企业基础性工作，在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企业历史等方面具有重要地位和作用。

随着信息技术的深入发展和广泛应用，建设数字档案馆已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。

《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号），要求各级党政机关、企事业单位、社会组织要按照“存量数字化，增量电子化”的工作思路，把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，统一部署、同步实施。

《企业数字档案馆（室）建设指南》（档办发〔2017〕2号）要求，建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆，有利于整合企业信息资源，增强档案信息管理与服务能力，提高企业管理水平。

1.1.1.1.存在问题

1.档案资源数字化程度有待提高。

在传统载体档案数字化方面，受档案数字化的经济成本及馆藏实际情况制约，存量档案数字化率低。

在业务系统电子文件归档方面，由于各核心业务信息系统规划设计不同，未将电子文件归档纳入系统设计进行建设，形成的电子文件标准不统一，文件资料分散，信息不能充分共享。

2.档案管理信息化建设有待加强。

现有档案管理主要依托OA系统档案管理子系统实现管理类档案的收、管、存、用，在科技、会计等门类档案的信息化管理投入较少，业务单一。

此外，OA系统档案档案管理子系统尚未开通业务系统对接、全文挂接、全文检索等功能，已无法满足当前国家对档案信息化建设的要求。

3.档案利用服务渠道有待拓展。

企业已有的文档资料绝大多数按地域、部门、种类存储利用，其纸质文档按年度移交到各级档案馆（室），其电子文件按业务系统分别存储。

各种电子文件等信息资源不能统一管理和共享利用，其服务渠道受时间、空间、数量限制，最终影响档案服务的对象、范围和领域发展。

4.档案监督评价工作有待完善。

现有的档案管理业务流程集中于收、管、存、用等环节，尚未建立完整规范的档案统计分析、档案业务评价、档案监督指导以及定量对比评价方法。

集团公司档案部门对各单位、各部门缺乏及时、有效、规范的档案业务监督、指导与评价，在档案配套评价与分析方面缺乏有效数据支撑。

1.1.1.2.可行性分析

1.从内部档案管理需求分析，企业档案工作的规范管理难以落地、业务问题频繁发生，部分原因在于缺乏精细化措施和系统化管理，单凭线下业务指导难以得到根本落实，提高档案工作效率、加强档案规范建设、完善档案监督管理迫在眉睫。

2.从内部档案信息化现状分析，企业依托OA系统建立的档案管理子系统已无法满足档案管理日益增长的信息化需求。

此外，个别省分公司先行建立的档案管理系统，为后期企业档案信息化系统建设带来标准不一致、版本对接、重复建设等问题。

企业急需进行档案信息化的统一规划、设计与建设，以实现档案资源共建共享。

3.从档案标准规范体系发展分析，《企业电子文件归档和电子档案管理指南》、《企业数字档案馆（室）建设指南》等相继出台，档案信息化国家标准规范体系已基本形成。

企业档案信息化建设有了统一的标准和规范，能参照指南进行规划、实施与运行。

4.从对标行业企业档案信息化发展分析，国家电网、中国联通、中国电信等诸多央企在数字档案馆建设方面进行了积极探索与研究，为企业打造功能齐全的数字档案馆系统提供参考与借鉴。

现阶段，企业需聚力档案信息化建设，为提高企业核心竞争力提供助力。

5.从企业现有技术经验分析，OA系统和各类前端业务信息系统的成功搭建，为企业在信息化建设方面积累很多经验。

企业可以通过自主开发或引进成熟系统进行个性化定制，实现数字档案馆的管理系统、资源库等规划与建设。

1.1.2.业务目标

利用云计算、大数据、全文检索等先进技术，在充分保障档案信息安全保密的前提下，构建功能齐全的文件收集、高效管理、安全存储、协同利用的数字档案馆系统平台，逐步实现档案资源数字化、档案管理信息化、档案服务知识化、档案业务规范化，全面推进数字档案资源建设，提升档案业务信息化水平，提高档案信息网络服务能力，实现档案工作集约、高效、可持续发展，进一步降低企业管理成本，提高整体工作效能，保障企业文化的有效传承。

具体业务目标如下：

（1）档案资源数字化

通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。

（2）档案管理信息化

企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。

（3）档案服务知识化

企业数字档案馆（室）利用知识管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，以档案利用需求为导向，有针对性地主动为企业提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务。

（4）档案业务规范化

企业数字档案馆（室）的信息组织必须遵循标准规范，通过档案业务流程、标准规范固化在电子档案管理系统中，以统一的文件格式、统一的著录规范、统一的元数据规范等标准体系实现档案业务的规范化管理，并通过档案业务监督管理组织实施。

1.1.3.项目实施建议

积极推进数字建设，发挥好数据的要素价值、基础资源和创新引擎作用。

就企业当前的档案管理子系统（基于OA系统）而言，短期内还不能实现档案资源数字化、档案服务知识化等目标，与企业数字档案馆建设标准和数字建设需求都存在一定差距，建议新建独立的数字档案馆系统，即电子档案管理系统。

1.核心系统——电子档案管理系统建设

本模块实现档案门类管理、采集整编、档案管理、档案利用、业务管理、系统管理、个性化服务和数字档案馆应用平台建设。

2.数字档案资源建设

本模块实现传统载体档案数字化、电子文件归档及专题数据库建设。

3.制度规范建设

本模块实现各种管理制度建设，以及电子档案收、管、存、用等方面的标准规范建设。

4.安全保密体系建设

本模块实现信息资源利用范围和数据访问权限管控，并制订完善的数据接收、移交、销毁等管理规范。

《企业数字档案馆（室）建设指南》（档办发〔2017〕2号）指出，数字档案馆建设是一项系统工程，应按照“统筹规划、分步实施，需求导向、利用优先，安全保密、合法合规”的原则进行组织建设。

鉴于其内容涵盖档案工作的诸多领域，其资源来自于各档案形成部门，其建设依托各部门共同参与。

建议工程、档案、信息化、业务、保密等部门密切配合，对企业档案信息化现状，特别是各业务系统电子文件归档情况进一步梳理分析。

1.2.业务术语定义

下列术语和定义适用于本需求书。

1.电子文件

指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

电子文件由内容、结构、背景组成。

2.电子文件归档

指将具有保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据、管理权限向档案部门提交的过程。

3.电子档案

指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

4.归档接口

指业务系统与档案管理系统之间传输数据、交换信息的程序以电子文件和应用程序的形式出现。

5.元数据

指描述电子文件和电子档案的内容、结构和背景及其整个管理过程的数据。

（1）内容

以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的电子档案的主题信息。

（2）结构

指电子档案的内容组织和存储方式。

包括逻辑结构和物理结构。

逻辑结构指电子档案内容各信息单元之间关系的描述。

如电子档案的字体字号、文字的排列、章节的构成、各页的先后顺序、插图的标号位置等。

物理结构指电子档案在存储设备或载体中的存储位置和文件格式。

（3）背景

指电子档案形成、传输、使用和维护的框架。

包括行政背景、来源背景、业务流程背景以及技术背景等。

6.企业数字档案馆

指企业运用信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。

7.真实性

电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。

8.可靠性

电子文件、电子档案的内容完全和正确的表述其所反映的事务、活动或者事实的性质。

9.完整性

电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。

10.可用性

电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。

11.数据包

指将电子文件及其元数据按指定结构形成的数据单元。

12.归档鉴定

指对电子文件划定保管期限，并对电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性进行检测，检测合格方可归档。

13.整理

电子文件归档整理包括分类、组成保管单位、保管单位内文件排序、编号等工作。

14.归档移交

实行业务部门整理立卷制的，当电子文件完成整理并组成保管单位后，其管理权应向档案部门或档案人员移交；对于采用档案部门立卷制的，其管理权可在整理立卷权向档案部门或档案人员移交。

移交手续可通过业务系统、电子档案管理系统设定的功能自动记录，也可以手动填写纸质表格形式进行。

但无论何种方式，均需按照GB/T18894有关要求办理移交手续，并保证移交手续不可更改和可查。

采用离线方式的，移交过程应确保电子文件不被非法篡改。

15.归档接收

档案部门或档案人员应对业务部门移交的电子文件或电子档案进行清点，并进行真实性、可靠性、完整性和可用性的检测，检测合格方可接收。

16.CA证书

经过有关部门认可的电子认证服务机构基于PKI技术签发、认证和管理的数字证书。

CA证书具有数据电文交换中身份识别、电子签名、加密解密等功能。

CA证书主要内容包括：

证书服务机构的名称、证书持有人的名称及其签名验证数据、证书序列号、有效期、服务机构签名等。

1.3.参考文献

档办发〔2017〕2号企业数字档案馆（室）建设指南

档办发〔2016〕3号数字档案室建设评价指标

档办发〔2015〕4号企业电子文件归档与电子档案管理指南

档办发〔2014〕6号数字档案馆系统测试办法

档发〔2012〕7号电子档案移交与接收办法

GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T29194-2012电子文件管理系统通用功能要求

GB/T26162.1-2010 信息与文献——文件管理第1部分：

通则

GB/T26163.1-2010 信息与文献——文件管理——文件元数据第1部分：

原则

GB/T9705-2008 文书档案案卷格式

GB/T11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T20163-2006 中国档案机读目录格式

GB/T11821-2002 照片档案管理规范

GB/T17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：

电子文件归档与档案管理

DA/T1-2000 档案工作基本术语

DA/T13-1994档号编制规则

DA/T15-1995 磁性载体档案管理与保护规范

DA/T18-1999 档案著录规则

DA/T22-2015 归档文件整理规则

DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

DA/T31-2017 纸质档案数字化规范

DA/T32-2005 公务电子邮件归档与管理规则

DA/T38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DA/T39-2008 会计档案案卷格式

DA/T42-2009 企业档案工作规范

DA/T46-2009 文书类电子文件元数据方案

DA/T47-2009 版式电子文件长期保存格式需求

DA/T48-2009 基于XML的电子文件封装规范

DA/T50-2014 数码照片归档与管理规范

DA/T54-2014 照片类电子档案元数据方案

DA/T56-2014 档案信息系统运行维护规范

DA/T57-2014 档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范

DA/T58-2014 电子档案管理基本术语

DA/T63-2017 录音录像类电子档案元数据方案

-9-

2.系统功能性需求

结合企业数字档案馆（室）建设指南与企业信息化现状，在统筹利用企业业已运行的基础软件系统的基础上，数字档案馆系统按功能性需求归纳为：

档案门类管理、采集整编、档案管理、档案利用、业务管理、系统管理、个性化服务和数字档案馆应用平台，总体功能模块图如图1。

-52-

图1：

数字档案馆系统总体功能模块图

2.1.档案门类管理

企业数字档案馆（室）系统应以国家档案局制定的标准、规范为基础，具有管理各门类电子档案（包括管理类、产品或业务类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计类、职工类等）和辅助管理实体档案资料的功能，且具备灵活的可扩展功能，包括档案资料门类的扩展管理、分类方案的扩展管理、适当的元数据方案扩展管理、电子档案移交包制作的扩展管理等。

2.1.1.电子档案门类的扩展管理

系统能依据已经实施的元数据方案扩展管理新增电子档案门类，且具备新增门类归档电子文件及其元数据的捕获、登记以及电子档案的分类、编目、著录、存储、检索、利用、鉴定、处置、统计、移交、审计、用户管理等一系列功能。

2.1.2.实体档案门类的扩展管理

系统能扩展管理新增的实体档案门类，且具备新增实体档案门类的分类、编目、著录、检索、利用、鉴定、处置、统计、移交、审计、用户管理等一系列功能。

2.1.3.分类方案的扩展管理

系统能灵活配置各门类档案资料分类方案，支持对档案门类、年度、机构或问题、保管期限等著录项值域的扩展定义，尤其是多级机构或问题分类方案的扩展配置。

2.1.4.元数据方案的扩展管理

系统能适度扩展设置电子档案管理所需的元数据元素；能根据同级国家综合档案馆的要求，配置生成基于可扩展标记语言（XML）格式的电子档案及其元数据移交数据包。

2.2.采集整编

采集整编模块包括数据采集和整理编目两个环节，旨在为数字档案馆系统收集各门类档案信息资源，确保档案信息的有序化、规范化，达到电子档案数据库接收要求。

2.2.1.数据采集

2.2.1.1.电子文件登记

具备电子文件手工登记功能，元数据项在满足国家有关标准要求的前提下，可根据需要增减，具有元数据手工登记校验功能；可对电子文件元数据根据权限进行更改、删除、检索、全文挂接等操作。

2.2.1.2.接口业务系统数据接收

应具有符合《企业电子文件归档和电子档案管理指南》有关要求，从业务系统接收电子文件及其元数据的接口。

通过标准接口服务和元数据规范，将OA系统、ERP系统财务模块、报社电子平台等业务系统待归档的电子数据进行格式封装，生成符合标准的归档数据包，并赋予唯一的ID编号，存储在数字档案馆系统中间库的预归档列表，经数字档案馆接收、检测、解析数据包等一系列操作后，归档到对应类型的数据存储区。

接口业务系统数据接收示意如图2。

图2：

接口业务系统数据接收示意图

2.2.1.3.接口电子档案管理系统数据迁移

系统应具有从其他电子档案管理系统接收电子档案的功能，实现电子档案的数据迁移，功能符合《电子档案移交与接收办法》有关要求。

待迁移的电子文件经过格式封装，接收检测合格后，进行数据迁移。

其中，目录数据和全文数据按照归档标准导入数字档案馆系统，并实现元数据、目录数据与对应电子文件、电子档案的自动关联。

接口电子档案管理系统数据迁移示意如图3。

图3：

接口电子档案管理系统数据迁移示意图

2.2.1.4.传统载体档案信息采集

系统能够实现传统载体档案数字化，具备目录著录和全文挂接功能，目录数据项在满足国家有关标准要求的前提下，可根据需要增减，目录数据采集时应具有校验功能。

对未数字化的载体档案，系统提供专业工具进行数字化处理，形成对应电子档案，其流程符合《DA-T31-2017纸质档案数字化规范》要求。

对于已数字化的电子档案，其目录著录可以通过OCR识别辅助人工著录，提高著录效率；其全文信息上传挂接支持单个、批量文件上传方式，能建立目录与其全文间对应的关联关系，并保持关联关系稳定。

上传挂接成功之后，系统根据其全宗归属、分类、档号等规则提出存放位置建议，存入到对应类型的档案资源库。

传统载体档案信息采集示意如图4。

图4：

传统载体档案信息采集示意图

2.2.1.5.在线著录离线导入

系统具备在线著录离线接收功能，支持单个条目的著录、插录和追加，还支持在线批量著录。

系统具备电子文件、电子档案和其他数字资源离线批量导入功能，支持常见的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文件格式元数据文件及符合长期保存要求的文件格式全文文件的导入接收，并实现元数据、目录数据与对应电子文件、电子档案的自动关联。

数据导入过程中应支持数据的校验，如是否唯一、是否可以为空、日期格式是否正确等。

当出现部分数据导入失败，应提供报告，指明哪些数据导入失败。

如出现中断（如：

断电、断网、死机等），应支持断点续传，再次导入时从中断记录处接续导入。

电子档案的离线接收功能符合《电子档案移交与接收办法》有关要求。

在线著录离线导入示意如图5。

图5：

在线著录离线导入示意图

2.2.1.6.电子文件和电子档案接收检测

应具备电子文件和电子档案接收的检测功能，能根据电子文件归档和电子档案接收的检测要求对接收的电子文件的“四性”（即真实性、完整性、可靠性、可用性）和电子档案的有关属性进行检测，对检测不符合要求的电子文件或电子档案进行标记，合格的则进行整理编目、归档移交等操作。

针对从业务系统接口接收的电子文件或档案会统一保存在待检测模块中，并进行来源跟踪、条目查看、审核等操作。

电子文件和电子档案接收检测示意如图6。

图6：

电子文件和电子档案接收检测示意图

2.2.2.整理编目

针对各门类电子档案，系统提供多种整理模式,包括分散整理和集中整理、自动整理和手动整理；可以建立同一件归档文件不同载体间或是文件间关联关系；能够根据需要编制各种目录；能够提供一级（文件）、二级（文件、案卷或盒号）、三级数据（文件、案卷、项目）显示窗口。

电子文件的整理包括分类、划定保管期限、组件等环节。

2.2.2.1.分类

按照系统预设的分类方案，将归档文件进行分类，给定分类代号，并支持按年度、保管期限、机构（问题）等多种方案分类。

2.2.2.2.划定保管期限

按照档案保管期限表对归档文件划定保管期限。

2.2.2.3.组件

对来自不同系统的归档电子文件按照组件规则组成“件”，并对件内文档按一定的规则进行排序。

2.2.2.4.组成保管单位

能对归档文件按照设定规则自动或在人工干预下组成保管单位，并能按规则将保管单位内文件排序定位。

能在人工干预调整归档文件所属保管单位并重新排序定位。

2.2.2.5.编号

根据预先设定的档号编制规则形成唯一、简明、合理、稳定、可扩充的档号。

系统支持对归档电子公文加盖电子归档章，并与实体章一一对应。

2.2.2.6.编目

根据需要能够编制各种目录。

提供规范的档案目录模板，方便套打出案卷封面、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、全引目录、备考表、卷（盒）封面和脊背等。

应支持进行目录模板制作，用户可以对模板中的字体、打印内容、排序方式等进行调整。

应提供打印预览功能，并支持多模板