商务函电写作的7C原则.docx

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商务函电写作的商务函电写作的7C原则原则商务函电写作的7C原则函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。

商务函电的写作应掌握7C原则，即：

完整（complete）正确（correctness）清楚（clearness）简洁（concreteness）具体（concreteness）礼貌（courtesy）体谅（consideration）完整：

商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。

正确：

表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。

清楚：

所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。

用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。

简洁：

在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。

清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。

而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。

具体：

内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。

礼貌：

文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。

最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。

商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。

体谅：

为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：

站在对方立场。

在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。

商务函电的种类包括：

商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。

从商务函电的具体使用功能来讲，又可分为：

来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。

商业英语之商业信函的书写原则

（1）completeness实例解说：

CelluloseTape1/2x3yds,withplasticdispenser700doz./-ditto-but1/2x5yds,1,000doz.这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。

中文意思是：

纤维素带（幅）宽半英寸，长码，带塑料包装容器，打；同上，但（幅）宽宽半英寸，长码，打。

主要问题是后半句不清楚。

ditto在这里表示前面提到的商品名称纤维素带，但不能包括带塑料包装容器，因此，幅宽半英寸长码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚，不完整。

所以最好改成：

CelluloseTape1/2x3yds,withplasticdispenser700doz.CelluloseTape1/2x5yds，withplasticdispenser1000doz.这样即完正，又清楚明确，不会引起误解。

商务英语之商业信函的书写原则

（2）Clearness

（一）避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇例一AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.（从香港到旧金山有直达船，）但是bimonthly究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？

不明确。

因此，最好清楚明白地说明一个月两次还是两个月一次：

（a）WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.（每月两次直达船）（b）WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.（每半月一次直达船）（c）WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFranciscoeverytwomonth.（每两个月一次直达船）

（二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如：

a）Pleaseletusknowwhatyouwishustodoaboutthismatterassoonaspossible;b）Pleaseletusknowassoonaspossiblewhatyouwishustodoaboutthismatter.以上两句中的assoonaspossible修饰的内容不同：

a）你们要求我们尽快做些什么。

b）请尽快告诉我们。

所以a）可译为请告你们要我们为此尽快做些什么；b）可译为请尽快告知，你们要我们为此事做些什么。

（三）注意代名词，关系代词和先行词的关系按照英语习惯，句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意，以免引起误解或不清楚。

例句：

不好：

TheyinformedMessrs.John&Smiththattheywouldreceiveananswerinafewdays.较好：

TheyinformedMessrs.John&Smiththatlatterwouldreceiveananswerinafewdays.（四）注意前后一致和紧凑，连贯不一致：

Beingacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.一致：

Beingacertifiedpublicaccountant,youcansurelyhelpus.Or:

Asyouareacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.（五）仔细和恰当地分段落（Paragraphing）商业书信要写得使人一读就明白，因此必须按照内容仔细和恰当的分段落，一般的分段落原则是一个段落一个意思（Aparagraphforeachpointisagoodgeneralrule.）.现举例说明：

DearSirs,ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayforfinancialreasonofforeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythisemergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimportfromFrance.Yoursfaithfully,以上这封信只有一段，供两句。

第一句39字，第二句66字。

读后虽然能基本了解其内容，但读起来很不舒服。

信的内容大体有三点：

伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证；这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消；希望对方随时告之有关情况。

按照这三点，适当地分分段落，把信重新改写一下，可能读起来比原来的清楚易懂：

DearSirs,ItisreportedinavernacularnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofCreditasfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.Furthermoreitissaidthatthesuspensionseemsatemporaryoneandwillbereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy.Wearemuchconcerned,however,abouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIran.We,therefore,shallbeobligedifyouwillkeepuswellinformedofdevelopmentofthisnewstateofaffairs,especiallyinconnectionwithimportsfromFrance.Yoursfaithfully商务英语之商业信函的书写原则（3）Correctness商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利，义务，厉害关系，是各种商业单据（如合同）的根据。

广义的说，商业书信的正确性表现在：

（一）运用正确的语言水平

（二）叙述得正确（三）数字要正确（四）正确理解和运用商业术语（五）合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个。

一正确的语言水平（）正式的和非正式的语言水平所用词汇比较：

FormalInformalterminate停止，结束，终止domicilen.住所，住宅；v.（使）定居deem认为，相信transpire发生；发散，泄露Conflagrationn.大火，大火灾，突发edifice大厦，大建筑物endeavor尽力，努力obtain;procure获得，取得peruse细读remunerate酬劳utilize利用subsequent后来的，并发的ascertain确定，深知contingentupon视而定anticipate预期；预定，预见，可以预料interrogateend审问，询问Stophome本国，产地think（or:

believe）认为，以为；相信happen发生，碰巧，偶然FireBuildingtry尝试，试图GetReadorstudyPayUseNextorfollowingfindout找出，发现，查明（真相），认识到，想出，揭发Dependingonexpect期待，预期，盼望，指望Ask（）正式的和非正式的语言比较Formal&Informal1）Willattaintheageof18years.Willbe18yearsold2）Renderusmoredetail.Wewillinstituteamailsearch.Sendusmoreinformation.Wewillaskthepostofficetosendoutatracer.3）Wethankyouinantici