商务函电写作的7C原则.docx

1、 商务函电写作的商务函电写作的 7C 原则原则 商务函电写作的 7C原则 函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。商务函电的写作应掌握 7C原则，即：完整（complete）正确（correctness）清楚（clearness）简洁（concreteness）具体（concreteness）礼貌（courtesy）体谅（consideration）完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出

2、错势必会造成不必要的麻烦。清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化

3、解分歧而不影响双方的良好关系。体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函 电的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。商业英语之商业信函的书写原则（1）completeness 实例解说：Cellulose Tape 1/2x 3yds,with plastic dispenser 700

4、 doz./-ditto-but 1/2 x 5 yds,1,000doz.这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。中文意思是：纤维素带（幅）宽半英寸，长码，带塑料包装容器，打；同上，但（幅）宽宽半英寸，长码，打。主要问题是后半句不清楚。ditto在这里表示前面提到的商品名称纤维素带，但不能包括带塑料包装容器，因此，幅宽半英寸长码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚，不完整。所以最好改成：Cellulose Tape 1/2x 3yds,with plastic dispenser 700 doz.Cellulose Tape 1/2 x 5yds，with plastic

5、 dispenser 1000 doz.这样即完正，又清楚明确，不会引起误解。商务英语之商业信函的书写原则（2）Clearness（一）避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇 例一 As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco,we have bimonthly direct services.(从香港到旧金山有直达船，)但是 bimonthly 究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？不明确。因此，最好清楚明白地说明一个月两次还是两个月一次：（a）We have two direct sailings ever

6、y month from Hong Kong to San Francisco.（每月两次直达船）（b）We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.（每半月一次直达船）（c）We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco every two month.（每两个月一次直达船）（二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如：a)Please let us know what you wish us to do about t

7、his matter as soon as possible;b)Please let us know as soon as possible what you wish us to do about this matter.以上两句中的 as soon as possible 修饰的内容不同：a)你们要求我们尽快做些什么。b)请尽快告诉我们。所以 a)可译为请告你们要我们为此尽快做些什么；b)可译为请尽快告知，你们要我们为此事做些什么。（三）注意代名词，关系代词和先行词的关系 按照英语习惯，句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意，以免引起误解或不清楚。例句：不好：Th

8、ey informed Messrs.John&Smith that they would receive an answer in a few days.较好：They informed Messrs.John&Smith that latter would receive an answer in a few days.(四)注意前后一致和紧凑，连贯 不一致：Being a certified public accountant,I am sure you can help us.一致：Being a certified public accountant,you can surely h

9、elp us.Or:As you are a certified public accountant,I am sure you can help us.（五）仔细和恰当地分段落（Paragraphing）商业书信要写得使人一读就明白，因此必须按照内容仔细和恰当的分段落，一般的分段落原则是一个段落一个意思（A paragraph for each point is a good general rule.）.现举例说明：Dear Sirs,It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instr

10、ucted the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency.Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifte

11、d,we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from France.Yours faithfully,以上这封信只有一段，供两句。第一句 39字，第二句 66 字。读后虽然能基本

12、了解其内容，但读起来很不舒服。信的内容大体有三点：伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证；这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消；希望对方随时告之有关情况。按照这三点，适当地分分段落，把信重新改写一下，可能读起来比原来的清楚易懂：Dear Sirs,It is reported in a vernacular newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as f

13、rom the 3rd May because of its decreasing foreign currency funds.Furthermore it is said that the suspension seems a temporary one and will be released with establishment if a new import policy.We are much concerned,however,about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran.We,th

14、erefore,shall be obliged if you will keep us well informed of development of this new state of affairs,especially in connection with imports from France.Yours faithfully 商务英语之商业信函的书写原则（3）Correctness 商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利，义务，厉害关系，是各种商业单据（如合同）的根据。广义的说，商业书信的正确性表现在：（一）运用正确的语言水平（二）叙述得正确（三）数字要正确（四）正确理解

15、和运用商业术语（五）合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个。一正确的语言水平（）正式的和非正式的语言水平所用词汇比较：Formal Informal terminate 停止，结束，终止 domicile n.住所，住宅；v.（使）定居 deem 认为，相信 transpire 发生；发散，泄露 Conflagration n.大火，大火灾，突发 edifice 大厦，大建筑物 endeavor 尽力，努力 obtain;procure 获得，取得 peruse 细读 remunerate 酬劳 utilize 利用 subsequent 后来的，并发的 ascertain 确定，深知

16、contingent upon 视而定 anticipate 预期；预定，预见，可以预料 interrogate end 审问，询问 Stop home 本国，产地 think(or:believe)认为，以为；相信 happen 发生，碰巧，偶然 Fire Building try 尝试，试图 Get Read or study Pay Use Next or following find out 找出，发现，查明（真相），认识到，想出，揭发 Depending on expect 期待，预期，盼望，指望 Ask（）正式的和非正式的语言比较 Formal&Informal 1)Will attain the age of 18 years.Will be 18 years old 2)Render us more detail.We will institute a mail search.Send us more information.We will ask the post office to send out a tracer.3)We thank you in antici