职场日常使用管理规定.docx

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职场日常使用管理规定

中国平安人寿保险股份有限公司惠州中心支公司工作通知书

寿险惠支工作通知书〔2013〕99号签发人：

欧喜文

关于下发惠州中心支公司《本部管理职场使用管理规定（2013版）》

的通知

各部门：

为规范本部管理职场日常使用管理工作，明确职场内各功能区域日常使用要求，营造洁净、舒适、安全的办公环境，特制定本规定。

请各部门严格遵照执行。

特此通知

附件：

本部管理职场使用管理规定（2013版）

行政部

二○一三年一月一十六日

抄送：

经办：

袁雯联系电话：

（0752）2883507

本部管理职场使用管理规定（2013版）

第一章总则

一、为规范本部管理职场日常使用管理工作，明确职场内各功能区域日常使用要求，营造洁净、舒适、安全的办公环境，特制定本规定。

二、各部门负责人为职场使用管理责任人，主要责任包括对本部门区域卫生情况、职场内物品的摆放与张贴情况、安全防卫情况进行管理和监督，同时确保本部门员工规范使用各公共区域。

三、公司成立职场使用管理小组，成员包括总经理室、各部门负责人。

第二章职场办公区域日常使用管理规定

一、员工桌位摆放标准

1.办公桌整洁有序，只允许摆放公司统一配置的文件栏一个、电话一台、电脑显示器一台、台面植物一盆，屏风上只能挂放PDCA计划板和员工桌位牌。

2.每个文件栏内统一配置六个橙色文件夹，所放文件资料必需保持整齐、有序，不能超出文件夹或文件栏外框。

3.电脑显示器放在桌面中间，文件栏放在靠侧屏风的桌面上，绿色植物放在两张桌面接口的桌面处，电脑显示器与文件栏中间放电话，电脑显示器与绿色植物桌面中间放台历，电脑显示器与文件栏后屏风中间挂PDCA计划表，电脑显示器与绿色植物后屏风中间挂员工桌位牌。

4.不要在个人桌位安装电水壶、取暖器、迷你型电风扇，不要在桌面或屏风放置装饰挂件、玩偶。

5.下班后需清理桌面，桌面除公司规定摆放的物品以外，笔筒等办公用品、文件资料及其他杂物需放入文件柜，临时处理的杂物可使用纸箱装好放置在个人桌台下，保持桌面整洁。

6.下班后，电脑主机及显示器需关闭电源，员工办公侧柜需锁好。

7.员工离开座位或下班后应将坐椅摆正归位。

二、公共区域使用要求

1.公共过道需24小时保持通畅，不得堆放纸箱、宣传展架、礼品等物品。

2.公共过道文件柜面不得堆放物品，文件柜使用完后需及时关闭柜门。

3.公共区域不得随意张贴或布置宣传海报及横幅，如有需求，应向行政部提出申请，经行政部审批后统一进行安排。

4.职场内排烟窗口不得随意启动（现刚入驻期间除外），如因紧急情况需要正确使用。

首先卷起窗帘，然后再拔出窗摇手，逆向缓慢旋转为打开，顺向缓慢旋转为关闭，使用完成后将窗摇手归位放回拴梢处。

注意开窗或关窗时窗摇手同一方向旋转不要超过4圈，旋转时力度要适中，请勿大力摇晃窗摇手，以免窗摇手内弹簧接口折断。

注意开窗后，请勿展开窗帘，以免外部吸力过大，导致窗帘划花。

5.楼道内消防门不能随意打开，如因紧急情况，可打开插梢，开启消防门，使用完后请及时关闭插梢及门。

6.员工的折叠床或电风扇不用时，需统一有序放入公共库房。

7.下班离场时，所在部门办公区域内无人在场，最后离场人员需关闭本部门办公区域照明及空调开关。

（各部门负责管辖的办公区域照明及空调开关将在开关处标识）。

第三章外来人员接待及接待室使用管理规定

一、外部来访人员出入要求

1.平安系统内同仁的来访，由前台电话联系相关部门，再由相关部门人员引领进入职场。

2.对于业务洽谈的供应商，由前台先安排供应商在接待室等待，然后电话通知拜访部门员工到接待室会谈。

3.对于快递物品、订购物品及挂号信，由前台统一签收做好登记，再电话通知收件人到前台认领，如收件人当日公出或休假，需电话提醒收件人安排人员代签收。

4.对于维修供应商或搬运商，由前台电话通知拜访部门员工且为外部商发放临时工牌，由拜访部门员工引领供应商进入职场，在施工期间前台需确认供应商佩戴临时工牌方可进入职场。

二、接待室日常使用管理规定

1.保持室内空气清新，不要在接待室内吸烟。

2.自觉爱护桌椅、绿色植物等物品，不要在桌面、植物、墙壁上乱涂乱画，不要随意变更摆放位置，如使用后发现接待室设备设施出现损坏或遗失，则应由使用人按实际赔偿。

3.工作或休息时，均不要在接待室内闲聊或休息。

4.接待中对设备使用有不明之处或发现设备故障应及时联系前台。

5.接待使用完后，接待人应将桌面收拾干净，把桌椅、报刊归回原位，关闭所有照明设备电源及门，保持室内整洁。

第四章会议室、培训室使用管理规定

为确保会议室、培训室合理、高效地使用，请遵守以下规定：

一、会议室、培训室预定

1.预定会议室须提前一天到前台进行申请，填写好《会议室、培训室申请登记表》，详见附件1。

2.因紧急事项需临时预定当天会议室或培训室，则至少须在召开会议或开展培训前1小时与前台联系确认。

3.预定后取消使用会议室，必须及时通知前台。

二、会议室、培训室使用

1.使用会议室、培训室须与前台进行预定，并得到确认后方可使用，视频会议优先安排，公司各部门会议按申请日期排序使用。

2.预定人应提前20分钟到达会议室、培训室打开设备，以免延误会议召开时间。

3.会议室、培训室开启后30分钟参会人员未到达会场，前台将取消预定或调配给其他需求人员使用。

4.会议或培训结束后，预定人应主动联系前台确认会议室、培训室使用情况，并在《会议室使用情况记录表》上签字确认，详见附件2。

5.正常工作日会议、培训结束时间超出18：

00时，次日早上8：

30前，由前台与预定人确认会议室使用情况，并在《会议室使用情况记录表》上签字确认。

三、参会或参训人员应遵守会议室、培训室管理要求

1.会议室、培训室内不要大声喧哗，不要自带任何饮料、零食、蛋糕等食品进入会场，不要在会议室、培训室内吸烟。

2.会议室内不要堆放非会议室配置的任何物品，不要随意在会议室、培训室张贴任何宣传物品，特殊情况需向行政部提出申请经同意后方可进行，会后或培训完后应及时进行处理，恢复原状。

3.会议室或培训室内设备设施需自觉爱护，不要损坏桌椅、绿色植物等物品，不要在桌面、植物、墙壁上乱涂乱画，不要随意变更摆放位置、搬离会议室或培训室，会议室或培训室设备设施出现损坏或遗失，则应由使用部门相关责任人按实际赔偿。

4.参会或参训人员应保管好自己的财物和会议资料，自行负责保密工作，擦除白板上内容。

5.会议或培训中如对会议设备使用有不明之处、发现设备故障或发生网络掉线等问题应立即联系前台。

6.会议或培训结束后保持室内环境整洁卫生，使用部门需清除桌面物品，将椅子、遥控器等物品归回原位，不要将碎纸、笔屑等细物放入花盆中，关闭所有电源、设备及门窗。

第五章“魅力空间”使用管理规定

“魅力空间”系员工工间休闲、小憩的场所。

请遵守以下规定：

1.在“魅力空间”休息时，请轻声交谈，勿大声喧哗。

2.保持室内空气清新，请勿随地吐痰、吸烟。

3.自觉爱护环境卫生，个人使用后的纸巾、纸杯、果皮等杂物垃圾，请自行收拾干净，保持室内洁净。

4.自觉爱护室内的桌椅、墙画、报刊架等物品设施，不要乱涂乱画。

5.坐椅使用完，请摆放归位。

6.杂志、报纸阅读完后,请自觉归位。

第六章库房使用管理规定

1.各系列库房的物品，货到后应在当日内及时入库。

2.合理使用货架，充分利用库房空间，分类有序摆放，不要随意堆放。

3.库存物品每月需进行一次全面整理，对闲置、过期或报废物品应及时清理。

第七章茶水间使用管理规定

1.茶水间内不要大声喧哗。

2.保持室内空气清新，不要在茶水间内吸烟。

3.不要将使用完的纸巾、纸杯、果皮、包装袋等杂物乱扔乱放,茶叶可倒入过滤筒，禁止将茶叶、湿纸巾等渣滓倒入洗手盆或直饮水机盆。

4.不要在台面摆放物品，请将自备的茶叶、饮品等物品有序的放入冰箱，将溅漏在台面的水汁、茶汁、咖啡等液体擦干净。

5.自觉维护茶水间的各项设备，规范使用饮水机、冰箱，不要将异味重的物品放入冰箱，自行对存放在冰箱内时间超三个月且已变质的物品进行清理，如因使用不当导致设备出现损坏，则应由相关责任人按实际赔偿。

6.对设备使用有不明之处或发现设备故障应及时联系前台。

7.保持良好的行为习惯，节约使用水电。

第八章洗手间使用管理规定

1.保持洗手台面整洁，不得在洗手台面堆放纸巾、茶渣等杂物，禁止将湿纸巾、烟头、茶叶等渣滓倒入洗手盆。

2.禁止向座厕内乱扔纸巾、烟头、茶渣等杂物，将使用完后的纸巾随手放入垃圾筒中，不要随意乱扔。

3.禁止用脚踩踢座厕垫及水箱按键。

4.小便池及座厕使用完后，请随手冲水，同时按坐垫中键钮更新坐垫纸。

第九章职场使用管理检查评比

自2013年1月份起，公司每月将组织职场使用管理小组定期对职场使用情况进行一次全面检查，并进行评比排名。

元月份内仅对检查结果情况进行通报，自2月份开始除进行通报外，还将根据检查排名结果，在当月各职能部门管理干部考核中进行加分及扣分，排名前三名各加一分，后三名各扣一分。

职场评比范围包括办公区域、公共区域、各功能室使用情况。

职场评比表详见附件3。

附件1

惠州中心支公司会议室、培训室申请登记表

申请人

申请时间

使用部门

会议或培训内容

会议室选择

培训室

具体使用日期时段

备注

视频会议室

小会议室1/2/3/4/5

大会议室

陈红

01/01/2010

行政部

月度例会

√

9：

00—12：

00

温馨提示：

预定会议室，须到前台将上述表格填写完整，根据实际情况选择会议室，如需取消会议室或更换会议室，请在备注中说明。

附件2

惠州中心支公司会议室、培训室使用情况记录表

项目

物品

使用状态

数量

存在问题

处理结果

预定人签名

投影仪

信号正常、画面清晰、仪器完好

投影幕

幕布完整、布面清洁

投影仪遥控器

信号正常、按键完好

视频摄影机

信号正常、画面清晰、仪器完好

视频话筒

信号正常、音质清晰、仪器完好

摄影机遥控器

信号正常、按键完好

桌子

桌面干净、无垃圾杂物摆放、物品完好

椅子

椅面清洁、摆设整齐、物品完好

绿色植物

摆设整齐、枝叶完好

地面

地面干净、无垃圾杂物摆放、

使用地点：

使用时间：

年

月

日

温馨提示:

会议结束后,预定人应主动联系前台确认会议室、培训室使用情况,并根据实际所用的会议室填写此表格。

附件3

职场使用管理检查评比表

部门

办公区域（60分）

各功能室（40分）

总分

日常抽查扣分

每月检查扣分

得分

接待室使用情况扣分

会议室使用情况扣分

培训室使用情况扣分

茶水间使用情况扣分

洗手间使用情况扣分

得分

保费部

两核部

客服部

运营部

企划部

人力资源部