商务公文写作知识与技巧教材.pptx

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公文写作知识与技巧,陈德生2013.06.09,职场利器，彰显价值,一、公文的概念,公文特点,商务写作与文学写作,4,公文种类,从行文关系上划分有三种。

行文是指一个机关给另一机关的发文。

下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。

如报告、请示。

上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。

如命令、决定、指示、批复等。

同级机关或者互不隶属机关之间的行文。

如函是最典型的平行文。

上行文,下行文,平行文,商务公文写作原则,7,标题显旨,公文主旨的要求,标题要有信息有要点，总结要点，提炼精华,10,标题必须有内容，总结概括要点，提炼思想精华明确简单响亮数字主谓宾正装句陈述句动词短语口号式语言,向读者展示的写作结构应该具有金字塔的四个基本特征,11,二：

以上统下上对下概况，下对上解释支持。

三：

归类分组每组中的思想必须属于同一个范畴。

四：

逻辑递进每组中的思想都必须按照逻辑顺序组织。

一：

结论先行一篇文章的结构只支持一个思想，这个思想将概括所有各级各组的思想。

（演绎）,（归纳）,鸟能飞,我是只鸟,我能飞,Rule,Case,Result,我能飞,张三喜欢她,Case,Case,Case,李四喜欢她,王五也喜欢她,她的人缘好,横向关系只能是演绎推理或者归纳推理,12,认同论据，就只能认可结论,即使认可所有论据，也不一定得出唯一正确的结论,演绎推理的几种形式,13,演绎推理可能很简单,演绎推理辨,14,*,归纳推理摘要主语或谓语有相似之处,15,主语相同，寻找谓语的相同之处,温州商人投资美国房产,温州商人投资欧洲房产,温州商人投资中国房产,归纳推理摘要主语或谓语有相似之处,16,谓语相同，归纳主语的相同之处,日本商人提升对中国市场的兴趣,美国公司开始大量投资中国的产业,德国厂商要在中国北方设立四家工厂,归纳推理摘要隐含结论中的相似之处,17,关键句层次提倡归纳法,18,演绎型论证,归纳型论证,决定购买仓库的3个标准,购买太平洋大街的仓库,该建筑物符合其三个标准,购买,因适合我们的标准，所以购买太平洋大街的仓库,位于一角,5000平米大,每平米价格约$10,即使是论证同一个说法，演绎法比归纳法复杂得多。

所以为了搞清楚要做什么，需要消耗很多时间。

演绎法就像告诉大家希望大家知道我为了得到结论受了很多苦。

但是把同一个说法按归纳法表现时，既简单又易懂。

A,B,C,A,B,C,所有列入同一组的思想都必须具有某种逻辑顺序,大前提、小前提、结论,行动的先后顺序：

因在前，果在后,例：

人、财、物,例：

最重要、次重要等,银行、旅游例,MECE原则,20,相互独立/完全穷尽,MECE,（不重叠）,（不遗漏）,用语简洁明快、干净利落,公文结构用语专业词语和文言词语的广泛运用,工作计划的编写,工作计划的格式一般为：

标题：

xx部门（xxx人员）xxxx年度工作计划计划的具体内容包括：

工作背景分析工作目标、任务和要求工作方法、步骤和措施职责及分工时间安排最后写订立计划的日期,工作计划的要素,制订好工作计划须经过的步骤,工作计划需要注意的问题,-27-,工作总结的编写,工作总结格式题目：

xxxx年度（x季度）xx部门工作总结具体内容：

xx年度（x季度）工作基本情况回顾取得的成绩一年来的经验和教训工作中的不足今后的改进措施下一年度（季度）工作的展望总结的具体日期,总结述职报告,29,写好总结需要注意的问题,总结前要充分占有材料一定要实事求是条理要清楚要剪裁得体，详略适宜总结的具体写作，可先议论，然后写出初稿，再行讨论、修改,职业行文的规范要求（明确学习目标）,31,文章结构层次清楚（通过文档结构图评价）,文稿版式统一规范（通过样式和格式评价）,通过不同的图表表达特定的比较,32,成分,排序,时间序列,频率分布,关联性,饼形图,条形图,柱形图,线形图,散点图,公文种类及格式依据,2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）公文种类主要有（15种）：

决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

中华人民共和国国家标准党政机关公文格式（GB/T9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。

公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分,公文中的要素,天头：

37毫米1毫米,订口：

28毫米1毫米,版心尺寸：

156毫米225毫米（不含页码）,右白边：

26毫米1毫米,下白边：

35毫米1毫米,公文页边与版心尺寸,眉首-头,主体-身,版记-脚,请示的结构、内容和写法,标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：

关于开展上半年产品质量评比工作的请示主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）正文请示缘由+请示事项（一文一事）结语（妥否，请批示；当否，请批准为荷；特此请示，请批复）单位成文时间,撰写请示应注意的问题,要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中；要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；不能越级请示要理由充分，请示事项要明确、具体；要语气平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气只能出现一个动词，不能两个动词,请示的格式,41,（公司）关于（事由）的请示（主送单位）：

为了（目的），根据（依据），我单位拟（意图主旨）。

现将有关情况和我们的意见报告如下：

一、（基本情况）。

二、（请示事项的必要性和可行性及其意义）。

三、（具体方案和请示事项）。

妥否，请示。

（印章）年月日,报告的结构、内容和写法,标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：

公司上半年各类产品质量评比工作的报告主送机关（可以一个，也可多个）正文开头：

（交待缘由、目的、意义、依据）主体：

（陈述说明报告事项）结语（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）单位成文时间,报告格式,43,（单位）关于工作情况的报告（主送单位）：

根据要求（或以来），我们（概述工作背景或基本情况），对工作进行了认真总结。

现将有关情况报告如下：

一、（工作基本情况）。

二、（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等）。

三、（存在的问题，以及拟采取的对策措施）。

四、（下一步工作安排和思路）。

（印章）年月日,通知的结构、内容和写法,标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种如：

通知）过渡语：

现通知如下，现将有关事项通知如下，特作如下紧急通知。

正文（一般写法）通知的缘由、根据通知事项执行要求结语（特此通知）单位成文时间,批转下级机关公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员时使用的公文。

通知的格式,45,通知（主送单位）：

定于月日时，由主持，在（地点）召开会议。

会议主要内容（议题）是请参加。

请于月日前将参会人员名单（车号）报（凭会议通知进大门）。

联系人：

电话：

、（传真）（印章）年月日,函的结构、内容和写法,1、标题：

发函用关于XXXX的函复函用关于XXXX的复函正式公函，应在标题下方标注发文字号。

2、主送单位：

发函可多头，复函主送来函单位。

3、正文：

开头发函说明缘由、目的，商洽工作、情况交代清；复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。

主体-发函写清商洽、询问、请求的事项，明确具体；复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。

结尾-发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达”复函用“特此复函”、“此复”4、发文单位和日期：

同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。

函的范文,47,关于征求意见的函（主送单位）：

为了（目的），根据（依据），我们拟（或我们研究制订了）。

现就有关问题征求你们意见（或现将转去），请研究提出修改意见，于年月日前函告。

联系人：

电话：

（印章）年月日,会议纪要的结构、内容和写法,48,客观性、概括性、指导性,会议纪要范文,49,会议纪要（第期）（制发单位）年月日年月日，同志主持召开会议，、等同志（领导）参加了会议。

同志传达了精神，通报了有关工作情况，并作了重要讲话；会议听取了关于工作情况汇报，讨论了；审议了等项。

会议认为，。

会议强调，。

会议指出，。

会议经过审议，议定以下事项：

（例如：

会议根据，审议并原则通过了、等，并责成根据与会同志提出的修改意见作进一步完善，按程序报批后下发；会议还根据要求，就解决等问题提出了意见）出席：

（单位）（姓名）、（单位）（姓名）、（单位）（姓名）分送：

、。

商务电子邮件结构、内容和写法,电子邮件，又称电子函件或电子信函。

标准的电子邮件由以下几个主要要素组成的：

收件人栏、抄送栏、密件抄送栏、主题栏、正文栏、附件栏,一要引人看。

要有好的介绍方法，要有吸引人的力量。

二要使人看得懂。

人家看不懂或不完全懂，就看不下去，看下去了也难得动员他。

似懂非懂，目的就达不到。

三要能说服人、打动人。

如果看完了、看懂了,说服不了人，还是达不到目的。

胡乔木文集第3卷，人民出版社1994年版,中共中央第一支笔胡乔木,好文章的标准,