酒店管理系统需求分析.docx

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酒店管理系统需求分析

酒店管理系统需求分析说明书

一、客房管理

第一节 强大的预定管理功能

1、根据客人的基本资料做预订：

系统界面会自动显示各种房类的订房情况！

以方便前台接待控制房态。

2、可同时做多间房的预订——全部订房均处于联房关系。

3、该系统提供客史资料：

输入客人姓名回车，系统会自动提示其以前消费的所有记录和客人的详细资料。

方便做快速预订。

4、客人姓名系统可自动查出是否是黑名单客人。

5、支持团队预订并可批量进行分房，大大减少工作量。

6、支持一次性预定多间客房

7、支持客人预定多间客房同时入住

8、支持散客/团队预定换房

9、支持已预定客人加预定房

10、系统自动产生相应的未来30天房态预定图功能报表。

11、支持网上预订

第二节 快捷的接待管理功能

一、客人接待：

实时房态图

1、根据各酒店的实际情况按顺序房号列出客房，很直观地显示客房所属的房间类型及用图形及颜色表示不同的房态

2、可直接按楼层和房态类型和过滤，选择显示各楼层和各种房类的房间列表

3、可直接在房态图上选择房间进行散客/团队预定、散客/团队入住、散客/团队结帐等操作

4、可直接在房态图上给客人进行换房操作，续住操作

5、可直接在房态图上进行房态修改，方便客房中心人员

6、用鼠标指定任一房间，如是在住房，系统界面（房态图）会自动显示住该间房的客人的部份资料：

（姓名、抵/离店日期、支付/消费/的金额及所剩余额等等）；如是空净房则会显示该房间的属性；

7、既可以分工操作，也可以单人操作

8、客人留言功能

9、客人入住时，可以分辨老客人，并有原住房资料及价格显示，提高酒店的服务水平

二、入住管理

方便的入住登记：

直接双击便可进入：

1、选择所需的房间直接双击便可进入

2、可从电脑房态图菜单栏（预定接待）选择客人登记直接做客人登录（多间房的预定可同时登记入住）

3、根据已订房客人资料进行快速登记

4、按客人姓名系统可自动调出回头客信息及历次住店统计信息以确定房价优惠和客人具体的消费记录

5、按客人姓名系统可自动查出是否是黑名单客人

6、更改住客资料和房价

7、对于电脑入单以后因其它原因没有入住的客人可提供删除客单的功能

三、会议及团队管理

1、支持会议工作，包括开立会议工作单， 会议单核查，会议单查询等。

2、团队资料管理及维护。

3、团队入住登记，操作便捷，团员房可分开结帐或统一结帐，支持多种结帐方式。

4、可散客转团队结帐，或团队转散客结帐。

四、数据流图设计及分析

1.系统各模块分析、DFD图和数据字典

总流程图

2、第2层数据流程图

3、前台子系统

4.客人接待图

（1）接待个人DFD图（已预定）

（2）离店

离店数据字典

5.后台子系统

后台不与客人发生直接的接触，主要支持经理查询，库房管理，数据的备份以及财务上的管理。

6.数据备份

第三节 完善的前台收银处理

一、完备的帐目操作

1、消费记帐

2、消费转单

3、消费退单

4、可分类输入客人消费

5、可按不同的录入方式对客人消费进行快速录入

6、自动提示是否加收半日租

7、已结帐单重开（需有权限）

二、功能强大的客人离店结帐 

1、支持按多间房一起结帐

2、支持团队团员分开结帐

4、支持多种方式结帐：

现付、支票、一卡通、招待、信用卡及签单挂帐等。

用户可自行定义

5、完备的帐单编辑能力，可处理客人的特殊要求

6、支持多客人分开结帐。

7、自动加收房费提醒：

可根据客人的结帐时间自动提醒加收半天房费及一天房费并根据实际情况进行加收。

8、提供不结帐退房：

主要针对客人电话退房或不方便马上结帐的客人退房

9、提供给不结帐退房的客人恢复入住：

此功能针对的是在本班内退房的客人

10、完善的交班管理：

此功能主要对收银在交接班时的帐务做的汇总，包括各种方式的结帐金额，可记录当班未完成需留给下班人员跟进的事宜，实现无纸交班。

11、支持客人帐务补救功能。

12、支持客人未住店消费但在总台购物消费的处理。

13、支持帐单打印，可随时打印历史客人和在住客人的帐单

14、支持挂帐单位消费后再次跟酒店结月帐或一段时间的帐务

15、支持转其它房间退房

三、支持多种客户关系（签单单位、挂帐单位、协议单位）关系

1、签单挂帐：

支持将客人挂帐客人帐务一次结算可分多次结算。

2、协议单位：

支持用协议价为客人结算帐务，系统可自动识别协议价

3、房价自动关联。

第四节客房中心

一、日常房务管理

1、清洁状态管理…脏、清洁，清脏房转换可对其进行修改

2、维修状态管理…正常、维修

3、增加/修改/删除房管信息

4、对房态进行批量修改

5、对各类维护修进行维修原因定义。

6、产生各类房务报表和房态报表，方便房务人员对客房进行打扫处理。

二、其它房务管理

1、维修房检修记录管理：

记录客房的维修情况。

2、房态导航器：

此功能在客房中心一般用来配合清理房间，以便更有效合理地控制好房间状态。

3、未来房态：

可直观地显示未来30天房间的酒店客房预定情况

4、房务报表：

很明细地反应当日所有房间的实际情况

第五节销售中心

1、销售员管理可对酒店销售人员进行统一管理

2、支持协议类别管理：

方便用户进行统计

3、支持协议单位管理

4、支持房价协议管理

5、支持贵宾卡管理

6、支持一卡通管理

7、支持自定义客人协议单位

8、支持挂帐单位签名字样管理，以方便用户为客人结帐时核对挂帐客人笔记

9、支持会员卡查询、增加、删除、修改、充值等功能操作

第六节信息查询

本模块可以为管理者提供查询过去时间内酒店运行情况，方便操作者、客人等查询客人的入住信息或消费信息。

在操作中可实现多条件查询和模糊查询。

一、房态图上查询

在房态图上查询：

系统在实时房态图上可对客人进行查询操作，此是系统一大特色之一，如有客人来到服务台询问有没有叫李鹏的客人在酒店居住，系统就会自动弹出所有客人中包含李字的客人资料。

二、信息列表查询

信息查询列表：

用户可看到酒店各种类型客人的各样式列表，如：

预定客人列表、在住客人列表、结帐客人列表等等。

并可以单击列表右边菜单中的查找功能进行查询操作，查找内容只需输入一个关键字，系统便可自动找出与此关键字相关的所有内容。

功能强大的客人信息查询：

可按帐号、姓名、到店离店日期、房号、团队帐号和国籍模糊查询

功能强大的团信息查询：

可按帐号、名称、团号、到店离店日期等模糊查询

其它查询：

房间电话查询、公共信息查询、万年历、世界时钟等等

三、导航器查询

导航器查询：

房态导航器可对酒店各类型房间各种状况的出租情况和各种状态及其它信息的总体统计表，以方便接待人员和房务中心人员随时掌握酒店客房的情况。

酒店各类型房间各种状况的出租情况和各种状态及其它信息的总体统计表。

第七节夜审

一、夜审流程

主要功能是对一天内各种营业单据和报表进行深入细致地查对，以纠正错帐或追查责任，并对在店旅客进行过帐，加收房费。

保证酒店收益的正确、合法、真实。

另外，如果酒店设有夜间审计人员还要接管并处理总台服务接待工作，负责夜间旅客的入住或离店等操作。

本系统具有自动审计功能，如果酒店没有专门的夜间审计人员，用户可选用系统自动审计功能。

（此功能一般由前台收银人员来做）

夜间审计是酒店运转中的一个重要环节，如果酒店因某天未做夜间审计，可能造成房费计算错误，而给酒店带来损失。

所以用户在每天使用本系统时，就需注意系统界面底部的状态中的系统工作日期是否与当前日期相同，因为系统工作日期是以夜审为界限改变的。

如果你的系统工作日期与当前日期不符，请检查旅客的房费是否正确，如果差半天或一天的房费，请补做夜间审计，以保证数据的正确性。

夜间审计的基本步骤：

开始---->单据检查---->房租过帐---->收益试算---->收益终结---->结束审计。

开始：

数据备份用于向前台审计人员说明，在使用系统的夜间审计功能时，需要做的准备工作。

单据检查：

主要对所有输入电脑的的收银报告或各种单据进行核对检查，防止金额差错。

增补修改帐单：

主要是对用户漏输的帐单进行重新输入，如果存在错帐也可进行补救纠正。

（其操作过程与客人消费入单相同。

）

打印房租预审表：

用于打印本日的客房租住明细表。

房间过费：

将本日房费自动记入各房间住客的帐户中，进行房租过帐操作。

收益试算：

为避免在输入过程中发生诸如输错金额、错输项目、重复输入或漏输入帐项等错误。

确保系统中的数据准确

无误，在本日收益全部输入系统之后和当天收益结帐以前，对系统的数据进行一次全面的查验。

收益终结：

编制收益终结表。

即结束本日所有的帐务收益活动，生成收益终结表。

将余额转至下一个营业日。

查阅客房营业报告：

浏览本营业日的客房营业日报。

内部控制原则：

在进行夜间审计时应做到深入细致，以保证酒店收益的真实、合法，以防止不进行认真地核对工作，就让电脑过入房租，造成数据的错漏，给以后的工作带来麻烦。

）

第八节客史档案

1、可针对酒店协议单位进行类别管理：

主要对每种类型的客人设立一个代码，方便拟定协议房价

2、协议单位管理，红色标志代表不可挂帐消费，绿色标志代表可挂帐消费。

3、应收单位帐务管理。

4、已住店客人档案管理。

第九节应收帐管理

一、应收业务处理

支持应收帐务结帐

独立的应收帐管理

二、应收报表

：

是指各挂帐单位在酒店所挂帐消费的明细表。

：

是指各挂帐单位一段时间内在酒店消费的金额、结算的金额、所剩余额的

第十节系统操作（维护）

一、系统设置

1、客房设置：

房类设置、房间设置

楼层代码的设置

房类代码的设置

客房详细特征客房类型、房价等

酒店房类设置

房间特征信息设置

消费项目类别设置

消费项目明细设置

2、房价的设置：

3、支付方式维护；

4、消费分类维护

类型项目维护

商品代码维护

5、系统参数设置：

夜审设置

系统初始化设置

房租规则设置

酒店地址设置

是否打印押金条设置

6、电话设置：

同时管理客房电话及内部电话,可根据酒店星级自行定义电话费价格

7、服务员设置

8、酒店楼层设置

二、人员权限设置

菜单权限

可对各部门各员工的对系统菜单权限进行设置，此功能可细分到每一个操作。

三、操作日志

此功能对所有系统的操作均有详细的记录，方便所有的查询，可用EXCEL导出做为文件备份