文书档案归档范围及保管期限管理规定.docx
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文书档案归档范围及保管期限管理规定
附件4：
文书档案归档范围及保管期限管理规定
（征求意见稿）
1总则
目的
为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。
适用范围
本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。
2术语和符号
文书档案（Archives）
机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。
案卷（File）
由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。
保管期限（retentionperiod）
档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。
归档（filing）
按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。
3基本规定
职责
档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。
各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。
保管期限规划原则
按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。
4技术内容
归档范围
凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。
具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。
归档文件材料的来源
内部形成的文件材料。
执行、办理的外来文件材料。
所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。
引进项目、外购设备等带回的文件材料。
投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。
参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。
归档要求
整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。
归档的文件材料应为原件。
特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料（文件材料归档后不得更改）。
非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。
反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。
对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
归档时间
管理、生产和经营等活动中形成的文件材料，原则上于次年上半年内归档。
归档数量
文书档案：
底稿1份，正本1份。
其他材料：
照片、底片、录音带、录像带等按实际数量归档。
归档移交程序
每年上半年，各部门文件管理人员，按照归档范围收集应归档的文件材料，按规定进行分类、整理和编目。
档案人员对各部门整理的文件材料质量进行检查和验收。
办理归档手续
填写归档清单：
按文件排列顺序填写归档清单一式两份。
向档案部门办理移交手续，档案人员验收后双方签字各执一份。
档案部门同时出具归档证明。
5附录
附录A文书档案归档范围及保管期限表（经营管理类）
附录B文书档案归档范围及保管期限表（生产管理类）
附录C文书档案归档范围及保管期限表（行政管理类）
附录D文书档案归档范围及保管期限表（党群管理类）
6引用标准名录
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）
《国有企业文件材料归档办法》（档发[2004]4号）
《企业档案工作规范》DA/T42-2009
《机关档案工作业务建设规范》（国档发[1987]27号）
《归档文件整理规则》DA/T22-2000
附录A:
文书档案归档范围和保管期限表
（经营管理类）
序号
基本范围
保管期限
1
经营决策
企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件
永久
转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等
永久
董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件
永久
院务公开文件
30年
院长（经理）责任制、任期目标等
30年
股东大会文件
重要的
永久
一般的
10年
董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等
永久
监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等
永久
股票、股市方面的材料
30年
红利分配材料
永久
2
生产经营计划
生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料
10年
计划任务书或作业计划
10年
生产技术、经济指标完成情况分析
30年
3
统计工作
统计工作制度、规定、办法、通知
30年
生产、技术、经济统计报告
永久
企业综合性统计报表及分析材料
30年
4
财务管理
账务管理制度、规定、办法、通知
30年
财务管理计划、总结
10年
固定资产的新增、报废、调拨材料
30年
生产财务和成本核算
永久
税务方面的材料
永久
资金管理、价格管理、会计管理的材料
永久
5.
资产管理
房产、土地方面的文件
房地产的权属证明材料
永久
房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件
30年
职工承租、购置单位住房的合同、协议和有关手续
永久
职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表，职工住房申请
30年
投资项目
投资规划、决策等方面的材料
永久
投资企业的董事会、股东会材料
永久
投资企业的财务报告、红利分配材料
永久
股权证、转让协议等股权管理方面的材料
永久
国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件
永久
企业的产权变动
产权变动的请示、批复方面的材料
永久
清产核资、资产评估工作的文件
永久
产权变动的协议、合同等
永久
资产处置方案、归属方面的材料
永久
因产权变动所至职工身份变化的材料
永久
多种经营管理
经营机构的工作计划、汇报、总结
30年
内部承包章程、合同、协议
30年
经济核算材料
永久
境外项目管理
境外项目的前期设计、规划、协议、合同等文件
永久
项目检查、重要的专项报告、审批意见等
永久
工作总结、计划、业务方面的一般来往函件
10年
6
设备管理
设备分配计划、记录
10年
设备采购、保管
重要设备的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、来往函件、总结
永久
办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招投标、购置，机动车调拨、保险、事故等一般性文件
30年
设备管理规章制度、台账、统计报表
30年
7
合同管理
商务合同正本及其补充件
重要的
永久
一般的
30年
客户资信调查材料
重要的
30年
一般的
10年
8
信用管理
企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等
永久
企业形象宣传、展览会文件
30年
企业获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励
永久
企业客户资信调查材料
30年
附录B:
文书档案归档范围和保管期限表
（生产管理类）
序号
基本范围
保管期限
1
生产管理
生产管理工作计划、总结、报告
30年
生产管理计划的编制、执行及调度工作情况
10年
生产管理会议记录
30年
生产管理的职责、制度、规程
永久
生产活动综合分析
10年
2
质量管理
质量管理计划、措施、总结
10年
质量管理制度、办法、规定、条例
30年
产品质量检测、化验、试验材料
30年
质量异议处理、带有分析及处理材料，质量认证、检查、评比材料
30年
产品创优的获奖证书
永久
质量管理工作形成的文件、质量体系运行及管理文件
30年
3
“三标”管理
三标管理工作形成的文件、三标体系运行及管理文件
30年
三标管理体系认证书等
10年
4
安全生产
安全技术管理规定、通报、总结、会议纪要等
30年
事故报告、调查分析及处理材料
30年
安全教育活动的材料
10年
安全生产、消防方面的材料
10年
统计报表
30年
5
科技管理
科技发展规划、计划、总结，科技工作规定等
30年
技术革新和合理化建议文件
10年
新产品开发、科技成果管理、技术引进
30年
学术论文、考察报告、专题总结
30年
统计报表
30年
企业标识、商标标识方面的材料
永久
专利、商标和其他知识产权方面的申报、证明及管理方面材料
永久
软件着作权方面的材料
6
计量工作
计量工作规划、计划、总结
10年
计量工作管理规定
30年
计量设备、仪器、器具资料及定期检查记录
10年
计量管理工作方面的材料
10年
统计报表
永久
7
标准化工作
标准化管理的规划、制度、办法、规定
30年
标准化管理计划、总结
30年
生产技术规范、企业技术标准、企业工作标准、企业管理标准
永久
8
档案工作
档案工作计划、总结
10年
档案工作统计年报
永久
档案工作的规划、规定等
30年
档案移交清单、销毁清册
永久
档案利用、开发成果材料
30年
9
信息化建设
信息工作计划、总结
10年
信息管理工作的文件、规定等
30年
信息化建设项目的立项申请、商务文件、技术文件、实施方案、验收报告等
永久
网络设备的连接、布线图
30年
软件开发（引进）申请、审批、计划、合同、评审（鉴定）材料
30年
软件有效版本清单
10年
附录C:
文书档案归档范围和保管期限表
（行政管理类）
序号
基本范围
保管期限
1
行政事务
上级机关颁发的本企业应执行的有关文件
30年
上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料
重要的
永久
一般的
10年
行政工作计划、总结等
永久
院长办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等
永久
企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同
永久
工商行政管理方面的材料
30年
企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件
永久
企业文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件
重要的
30年
一般的
10年
企业编史修志方面的文件
大事记、机构沿革等
永久
工作简报、情况反映、工作信息等
30年
收、发文件登记本
永久
2
安全保卫工作
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件
10年
企业安全保卫工作的计划、总结、报告、报表等
30年
对本企业及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表
30年
自然灾害防范、交通管理方面的文件
重要的
30年
一般的
10年
重大事故调查和处理文件
永久
3
法律事务
法律事务管理与协调工作
法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件
永久
一般法律事务工作文件
30年
案件、纠纷及公证事务中结论性材料
永久
案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件
30年
4
审计稽查工作
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件
30年
审计意见、审计报告及批复等
永久
审计工作会议记录、纪要、计划、报告、总结、调查材料、办法、一般的请示与批复等
30年
专项审计通知、报告、批复、评价书（结论）、调查与证明材料
重要的
永久
一般的
30年
下级单位报送的审计工作文件
10年
5
劳动人事与人力资源管理
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件
30年
企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等
永久
内部机构设置、名称更改、组织简则、印信启用和作废、人员编制方面的有关文件
永久
干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面的文件
永久
人事调动介绍信及存根、工资转移证等
30年
老干部、职工离退休、停薪留职、抚恤、剩余人员与复转军人安置等有关材料
永久
职工名册、劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等
永久
劳动保护、职业安全卫生、计划生育、保险的方针、政策、规定、统计报表等
永久
职工奖励、处分工作形成的文件，劳动合同管理，劳动工资和社会保险文件、医疗、工伤保险、住房公积金
永久
劳资纠纷、仲裁方面的文件
永久
6
教育培训工作
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件
10年
企业教育培训工作的计划、总结
10年
企业制定教育培训工作规章制度、请求与批复、决定等
30年
企业教育培训工作统计报表等
30年
企业干部职工进修培训名单、合同等
30年
7
外事工作
发表的公告、签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等
永久
出访考察、参加国际会议、接待来访外事活动、出访审批文件
30年
出口审批手续、执行日程安排，考察报告等一般性文件
30年
附录D:
文书档案归档范围和保管期限表
（党群管理类）
序号
基本范围
保管期限
1
党务工作
党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议
会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等
永久
发言、简报、党委会议记录
10年
党务综合性工作
重要专项活动工作报告，重要的调研材料、党务工作大事记
永久
工作计划、总结
10年
情况反映、工作简报及一般材料
10年
上级机关关于党务工作的文件
针对本企业重大问题的指示、指批示文件
永久
对企业一般性、普发性的文件
10年
对下属单位关于党务工作请示的批复
30年
各项规章制度、管理办法与条例等
30年
2
组织工作
党员干部考察、考核、任免、政审决定等
永久
入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册
永久
党委（总支、支部）组织工作的规章制度
30年
党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知
30年
党费收支与党组织关系介绍信及存根
30年
党员学习教育等活动形成的文件
重要的
永久
一般的
10年
党员统计年报、计划总结、组织发展计划
30年
3
宣传统战工作
企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结材料、各民主党派人员名单登记、活动记录
重要的
30年
一般的
10年
单位编辑的出版物样本与定稿
重要的
永久
一般的
30年
反映本企业活动的报刊、广播稿
30年
企业文化建设方面的文件（包括社会公益事业、慈善事业的参与、投入的记录；赈灾、扶贫、献血、拥军优属、精神文明建设方面的文件）
重要的
30年
一般的
10年
4
纪检与监察工作
纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结、请示报告及上级批复
永久
违纪案件调查处理材料
重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料
永久
一般案件的调查处理材料
30年
纪检与监察工作统计报表
30年
5
工会工作
工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录
30年
职工代表大会及有关会议文件
会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等
永久
发言、简报、小组会议记录等
10年
工会会员名册
30年
民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利、职工维权方面的文件
30年
女工工作方面的文件、计划生育
重要的
30年
一般的
10年
工会会费与财务管理材料
30年
工作统计报表
重要的
30年
一般的
10年
6
共青团工作
共青团工作规划、总结
30年
团代会、团委（常委、扩大）会会议文件
会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等
永久
发言、简报、小组会议记录等
10年
团员及团组织管理方面的决定、通知、批复
30年
团费收据与团组织关系介绍信及存根
30年
共青团工作统计报表
重要的
30年
一般的
10年
7
民间团体工作
专业学会、协会、群众团体活动方面的文件
重要的
30年
一般的
10年
升级会员 