Excel基础操作.docx

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Excel基础操作

Excel基本操作

刘滇康

⏹一、本文术语说明

⏹二、Excel的启动与关闭

⏹三、获取帮助

⏹四、操作方式

⏹五、操作窗口

⏹六、工作簿操作

⏹七、工作表操作

⏹八、单元格操作

⏹九、数据操作

⏹十、图表制作

本文术语说明

⏹光标及（←↑→↓）：

为光标键；

⏹左/右键：

为鼠标左/右键；

⏹拖放：

指按住鼠标键（通常为左键）拖动鼠标到指定位置再放开按键

⏹Esc、Ctrl、Atl、Shift：

为键盘上的专用控制键

⏹Delete、Insert、Home、End、PgUp、PgDn：

分别为键盘上的插入、删除、首、尾和上下翻页键

⏹Enter：

回车键

⏹SP：

为空格键（SPaceBar）

⏹快捷菜单：

当鼠标在操作对象上时，按鼠标右键弹出的操作菜单

一、Excel的启动与关闭

⏹启动

⏹通过开始菜单启动

⏹通过桌面启动

⏹通过打开Excel工作簿文件启动

⏹关闭

⏹通过文件菜单关闭

⏹通过窗口控制栏关闭

⏹通过Atl＋F4键关闭

二、获取帮助

⏹通过Office助手（F1）获取帮助

⏹通过帮助菜单获取帮助

⏹通过提问方式（Shift+F1）获取帮助

⏹关闭Office助手：

帮助－隐藏Office助手

三、操作方式

⏹菜单方式（Alt/F10+选择菜单+Enter）

⏹鼠标方式（左/右键+单/双击、拖放、滚轮）

⏹快捷键方式（Fn功能键、组合键）

⏹混合方式（鼠标、菜单、快捷键配合）

四、窗口－Excel窗口结构

⏹窗口控制栏

⏹标题栏

⏹菜单栏

⏹工具栏

⏹编辑栏

⏹工作簿窗口

⏹状态栏

四、窗口－工作簿窗口结构

⏹窗口控制及簿名栏

⏹全选按钮

⏹行号（Max:

1-65536）与列标（Max:

256,A-IV）

⏹单元格名（列标＋行号）

⏹工作表名栏及切换纽

⏹水平与垂直滚动条

⏹水平与垂直分割条

四、窗口－操作

⏹窗口的缩放：

最大化、最小化、鼠标拖放、全屏显示、比例缩放、任意缩放（Ctrl+鼠标滚轮）

⏹排列窗口：

窗口－重排窗口－选择排列方式

⏹设置窗口网格线颜色

⏹拆分与冻结窗口：

选择拆分位置－窗口－拆分－冻结窗口

或用鼠标拖动上下、左右拆分按钮拆分－冻结窗口

取消拆分：

窗口－撤销窗口冻结－取消拆分/双击拆分线交叉点

⏹切换窗口：

下/上一个窗口（F6/Shift+F6）

五、工作簿操作

●新建工作簿：

文件－新建；图标

●打开工作簿：

选择一个或多个工作簿－鼠标双击/单击右键+打开

文件－打开－选择一/多个工作簿－（选择打开方式）－打开文件－最近打开文件列表中选择

●保存工作簿：

文件－保存；文件－另存图标

⏹自动定时保存：

工具－选项－保存－保存自动恢复－间隔－设置自动保存时间与位置

⏹关闭工作簿：

文件－关闭（Ctrl+w）；图标

Shift+文件－关闭全部；

⏹删除工作簿：

（工作簿名－鼠标右键－删除）

可恢复删除（从回收站恢复）

不可恢复删除（Shift+删除）

⏹工作簿改名：

（工作簿名－鼠标右键－重命名）

⏹保护工作簿：

（工具－保护－保护工作簿）

⏹切换工作簿：

下一个工作簿/窗口:

（Ctrl+F6/Ctrl+Tab）

上一个工作簿/窗口:

（Ctrl+Shift+F6/Ctrl+Shift+Tab）

六、工作表操作－选择与切换

⏹选择已打开的工作表：

单个、相邻多个（Shift）、相隔多个（Ctrl）、全部（鼠标右键－选取全部工作表/取消成组工作表）

⏹打开/切换工作表：

鼠标左键、切换键

上一个工作表（Ctrl+PageUp）、

下一个工作表（Ctrl+PageDown）

六、工作表操作－增加与删除

⏹新建/插入工作表（Max：

255）：

增加单个（选择一个工作表）/多个（选择多个相邻表）－插入－工作表

或：

Shift+F11

或：

增加单个（选择一个工作表）/多个（选择多个相邻表）－表名栏＋鼠标右键－插入－工作表－确认

⏹删除工作表（Mix：

1）：

删除单个、删除多个（选择多个相邻表）、表名栏＋鼠标右键

六、工作表操作－移动、复制与隐藏

⏹移动工作表：

簿中/簿间移动：

在表名栏选择工作表－编辑/鼠标右键－移动或复制工作表－选择插入位置

鼠标直接拖移：

在表名栏选择工作表（一/多个）－鼠标拖放到指定的工作表前/簿

⏹复制工作表:

簿中/簿间复制：

在表名栏选择工作表－编辑/鼠标右键－移动或复制工作表－建立副本－选择复制地

⏹隐藏与取消隐藏工作表：

在表名栏选择工作表－格式－工作表－隐藏/取消隐藏

六、工作簿保护

●保护工作簿：

Ø打开保护：

文件－另存－工具－常规选项－打开权限密码－重新输入密码

Ø只读保护：

文件－另存－工具－常规选项－建议只读

Ø修改保护：

文件－另存－工具－常规选项－输入修改权限密码－重新输入密码

六、工作表保护

Ø限制操作保护：

工具－保护－保护工作表－输入密码－选择允许操作项－确认

Ø区域保护：

选取允许编辑区域－工具－保护－允许用户编辑区域－新建－保护工作表－输入撤销保护密码－选取锁定单元格及未选取锁定单元格等－确定

Ø撤销工作表保护：

工具－保护－撤销工作表保护

六、工作表操作－改名与拆分

⏹工作表改名：

选择工作表－鼠标右键－重命名

选择工作表－格式－工作表－重命名

双击工作表标签名－改名

⏹拆分与冻结/解除冻结工作表及取消拆分：

用水平或垂直拆分条拆分工作表－窗口－冻结窗格窗口－撤销窗口冻结－鼠标十字双击

六、工作表操作－设置

⏹设置工作簿缺省工作表数：

工具－选项－常规－设定新工作簿工作表数

⏹设置工作表标签颜色

选择工作表－格式－工作表－工作表标签颜色

选择工作表－鼠标右键－工作表标签颜色－选择颜色

六、工作表操作－设置单元格格式

选择格式化区域-格式/鼠标右键-单元格/设置单元格格式:

Ø设置列宽与行高：

单个与批量、精确/任意

Ø设置数据格式

Ø设置数据对齐方式

Ø设置字体与字号

Ø设置表线与边框

Ø设置底纹与颜色

Ø设置自动换行

Ø单元格的合并与分拆

Ø行/列的隐藏与取消隐藏

六、工作表操作－设置格式

⏹设置条件格式

选择数据－格式－条件格式－设置（修改）/添加/删除

⏹套用格式与自定义格式

⏹设置表格线/边框

⏹格式刷：

选取格式样式单元/区域－

单击格式刷－格式连续区域

双击格式刷－格式非连续区域－单击格式刷

用格式刷快速格式连续区域：

选取并设置一区域行/列格式－Ctrl+Shift+←/→/↑/↓

六、工作表操作－打印工作表

⏹打印工作表设置

Ø选择打印工作表/打印区域

Ø文件－页面设置：

页面、页边距、页眉与页脚、工作簿

Ø打印预览

Ø选择打印机

七、单元格操作－单元格定位

⏹单元格定位：

Ø鼠标/滚动条定位；

Ø快捷键定位：

●光标移至：

上（↑/Shift+Enter）

下（↓/Enter）

左（←/Shift+Tab）

右（→/Tab）

一个单元；

●移至：

表首（Ctrl+Home）、表尾（Ctrl+End）单元；

●移至：

行首：

Home

●移至：

光标方向最后一个非空单元（Ctrl+←/↑/→/↓）

●移至：

上/下屏（PageUp/PageDown）；

●移至左（Alt＋PageUp）/右（Alt＋PageDown）屏；

七、单元格操作－选取

⏹选取:

Ø单选：

左键选取/光标定位、

Ø单或多行选：

（Ctrl+）左键选取行号

Ø单或多列选：

（Ctrl+）左键选取列标

Ø连续区选：

对端单元+Shift+左键/鼠标拖放/Shift+光标移动

Ø不连续多选：

Ctrl+其他选取方式

Ø全选：

全选按钮/Ctrl+A/Shift+Ctrl+SP

七、单元格操作－选取

⏹选取单元周围数据区：

Ctrl+Shift+*/A

⏹选取至光标方向最后一个非空单元：

Ctrl+Shift+光标

⏹选取至行首：

Shift+Home

⏹选取至表首：

Ctrl+Shift+Home

⏹选取至表中最后一个非空单元：

Ctrl+Shift+End

⏹选取至列首：

Shift+PgUp

⏹条件选取（Ctrl＋G）：

编辑－定位－定位条件－设定条件

⏹取消选取：

在选取外单击鼠标左键或按任一光标键

⏹选取当前工作表所有单元格：

工作表全选钮

七、单元格操作－移动

⏹移动：

单元格/区/行/列的移动

●表内移动

Ø覆盖式移动：

选取对象－鼠标拖动选取边框到指定位置

Ø插入（置换）式移动：

选取对象－Shift+鼠标拖动选取边框到指定位置

●工作表间移动：

选取对象－Alt+鼠标拖动选取边框到选取表名的指定位置

●工作簿间移动：

选取对象－剪切－打开指定工作簿－定位－粘贴（Ctrl+v）

七、单元格操作－定位

⏹光标定位－键盘方式：

●向上、下、左或右移动一个单元格：

←/→/↑/↓

●移动到当前数据区域的边缘：

Ctrl＋←/→/↑/↓

●移到行首／尾：

Home／End，Enter

●移动到工作表头／尾：

Ctrl＋Home／End

●直接／条件定位：

F5／Crel+G／编辑－定位

⏹光标定位－鼠标方式：

●通过滑动上下/左右滚动条、鼠标左键定位

七、单元格操作－复制与粘贴

⏹复制（Ctrl+C）／粘贴（Ctrl+V）：

单元格/区/行/列的复制

●表内复制

Ø覆盖式复制与粘贴：

选取对象－Ctrl+鼠标拖动选取边框到指定位置

Ø插入式复制与粘贴：

选取对象－Shift+Ctrl＋鼠标拖动选取边框到指定位置

●工作表间复制：

选取对象－Alt+Ctrl鼠标拖动选取边框到表名栏选定的工作表及其表内指定位置

●工作簿间复制：

选取对象－复制－打开指定工作簿－定位－粘贴（Ctrl+V）

七、单元格操作－粘贴与转置

⏹选择性粘贴

选取单元－复制/剪切－鼠标右键/编辑－选择性粘贴－选择选项－确定

Ø单元区块的转置

鼠标右键/编辑－选择性粘贴－转置－确定

七、单元格操作－编辑

⏹插入（Ctrl+shift++）：

单元格、行、列、区块

选取位置－鼠标右键／插入－单元/行/列

⏹删除（Ctrl+－）：

单元格、行、列、区块

选取对象－鼠标右键／编辑－删除

⏹剪切（Ctrl+X）：

单元格、行、列、区块

选取对象－鼠标右键／编辑－剪切

⏹粘贴（Ctrl+V）：

单元格

八、数据操作－基本概念

⏹数据的概念

⏹数据规则

Ø数字数据（0~9+－（）.,$%Ee）

注意：

最长15位，超出部分无效

分数前加0和空格，以与日期数据区分

Ø日期与时间数据

注意：

日期与时间以及时间与AM/PM之间留空格

Ø文字数据：

任意字符

八、数据操作－数据输入

⏹输入数据

Ø直接输入

（直接输入设置：

工具－选项－编辑－直接）

鼠标单击输入－覆盖（替换）输入

鼠标双击输入－编辑（插入）输入

Ø间接输入

编辑栏输入－编辑输入

Ø输入当前日期（Ctrl＋；）和时间（Ctrl+Shift+：

）

八、数据操作－输入数据

⏹输入数据的确认（Enter）与取消（Esc）

⏹设置数字数据类型（Ctrl+1）：

格式－单元－数字

鼠标右键－设置单元格式－数字

⏹输入数据后的光标缺省移动方向:

下移：

Enter/↓；上移：

Shift+Enter/↑

右移：

Tab/→；左移：

Shift+Tab/←

⏹输入数据后的光标移动方向设定：

工具－选项－编辑－按Enter键光标移动方向－选择

⏹单元格内人工换行输入：

Alt+Enter

八、数据操作－编辑

⏹清除（Delete）：

单元格、行、列、区块、全表的数据

选取清除对象－鼠标右键／编辑－清除

⏹剪切（Ctrl+X）、复制（Ctrl+C）、粘贴（Ctrl+V）

⏹选择性粘贴

选取单元－复制/剪切－鼠标右键/编辑－选择性粘贴－选择选项－确定

⏹重复操作（Ctrl＋Y）

⏹撤销/恢复上次操作（Ctrl+Z）

八、数据操作－填充数据

⏹填充数据

v直接填充数据

Ø连续区域填充输入：

Ø快捷键方式：

选取填充区域－Ctrl+Enter－输入填充数据

复制式填充：

Ø纯数字或文字－复制填充

Ø混数字与文字－数字增/减量填充－数字无增/减量填充（Ctrl）

八、数据操作－数据填充

Ø鼠标方式－填充柄直接填充：

●填充柄＋左键拖放

●选择填充：

填充柄＋右键+选择填充方式

●等差数据填充：

选取两等差数据单元－填充柄＋左键

●等比数据填充：

选取两等比数据单元－填充柄＋右键－等比序列

●选择式填充数据：

填充柄＋右键拖放（选取填充区域）－选择填充方式

●快速有界（空白单元格）覆盖式填充：

选取要填充的区域－双击填充柄

八、数据操作－数据填充

Ø菜单方式：

填充相同数据：

编辑－填充－选择填充方向

填充序列数据：

编辑－填充－序列－选择方式

Ø自定义填充序列：

工具－选项－自定义序列－导入／添加

⏹不连续单元的填充

选择填充数据－复制（Ctrl+C）－选择各填充区域（Ctrl）－粘贴（Ctrl+V）

⏹纯公式复制与填充

选择被填充单元/域－按住Ctrl选择填充单元－光标移至编辑栏－Ctrl+Enter

八、数据操作－批注

⏹批注

Ø建立批注

插入－批注－输入批注，批注标记

鼠标右键－插入批注

Ø查看批注

视图－批注－审阅－下/上一个批注

鼠标指向有批注单元

Ø删除／编辑批注

选择批注单元－鼠标右键－删除／编辑批注

Ø打印批注

文件－页面设置－选择工作表－批注－

工作表末尾／如同工作表中的显示

Ø设置隐鑶或显示批注

工具－选项－视图－设置批注选项

Ø设置批注格式

打开批注－鼠标右键－设置批注格式

八、数据操作－设置

⏹设置选项

Ø记忆式输入设置：

工具－选项－编辑－记忆式输入

Ø下一单元个方向设置：

工具－选项－编辑－选择移动方向

Ø缺省小数点位数设置：

工具－选项－编辑－自动设置小数点位数

Ø不显示零值设置：

工具－选项－视图－取消零值

⏹数据查找（Ctrl+F）与替换（Ctrl+H）：

（选择数据－）编辑－查找/替换/定位/条件定位

八、数据操作－导入数据

⏹导入外部数据：

数据－导入外部数据－导入数据－选择导入文件类型－选择导入文件位置－选择导入数据文件名－打开－选择导入数据分隔方式和导入数据行位置－下一步－选择数据分隔符和文本标识符－下一步－预览按选择参数导入数据格式－完成

⏹输出数据：

文件－另存－（保存位置）－选择输出数据文件类型－设置文件名－保存

八、数据操作－公式运算

⏹数据计算与公式

运算符：

1、算术运算符：

＋：

加、－：

减、＊：

乘、/：

除、

%：

百分比、^：

乘幂

2、比较运算符：

＝：

等于、>：

大于、<：

小于、

>=：

大于等于、<=：

小于等于、

<>：

不等于

3、文本运算符：

＆：

字符串连接符

4、引用运算符：

：

（冒号）区域引用符（例：

A1：

C1）

，（逗号）联合引用符（例：

A1，B3，H2：

H8）

空格交集引用符（交集区域引用分隔符）（例：

A1：

E6B2：

C4）

⏹运算符优先级（运算顺序）:

（）、：

、，、空格、负号、％、^、＊/、＋－

八、数据操作－数据单元引用

⏹数据单元引用

Ø相对/绝对（$）/混合引用

Ø表间引用（工作表名！

）

Ø簿间引用（［工作簿名.xls］工作表名！

）

Ø区域（：

）/联合（，）/交集（空格）引用

Ø多表引用（三维引用）:

（’工作表名1:

工作表名N‘！

）

ØR1C1（行列号）引用（需设置：

工具－选项－常规－R1C1引用样式，此时列标为数字）

八、数据操作－公式与函数

⏹公式

输入和编辑公式（＝：

输入、√/Enter：

完成、Esc/X：

取消）

移动/复制/删除（Delete）公式

⏹函数

函数的种类：

财务/统计/数学/文本/日期时间/逻辑/数据库/查找与替换/信息等

函数的选取与输入：

插入－函数（或点击编辑栏fx）－选择类别－选择函数－输入函数参数－确定

八、数据操作－排序与筛选

⏹数据排序：

用于将数据按指定顺序排列

选择要排序的数据－数据－排序－选择排序行/列（可用“选项”选择自定义排序次序）－选择升/降序－选择又无标题行－确定

⏹数据筛选：

用于隐藏无关数据

选择要筛选的数据－数据－筛选－自动/高级筛选－选择列筛选下拉按钮－选择/自定义筛选条件

取消筛选：

数据－筛选－全部显示（鼠标展开隐藏行）

八、数据操作－分类汇总

⏹分类汇总与分级显示：

用于将已排序的列的数据进行分类统计和分类显示

Ø选择分类汇总数据－数据－分类汇总－选择：

分类字段（一个）、汇总方式（一种）、汇总项（一或多个）等－确定

Ø设置分级显示符（+、-）：

工具－选项－视图－分级显示符号

Ø左上角三个分级显示按钮分别用于显示：

总计、分类汇总、分级显示

Ø取消分类汇总：

选择分类汇总数据－数据－分类汇总－全部删除

八、数据操作－数据透视表

Ø数据透视表

用于对有重复项的数据进行排序、筛选、分类、汇总等综合操作。

Ø建立数据透视表：

选择数据区中任一单元－数据－数据透视表（和数据透视图）－指定数据源类型（Excel）和创建透视类型（表/图）－下一步－选取数据区域－下一步－选择数据显示位置－布局（布局表格式：

将各个字段拖至相应位置）－确定－（选项－确定）－完成

隐藏/显示字段选择项菜单：

在数据区外/内点击一单元格、右键－隐藏/显示字段列表

八、数据操作－数据透视表

Ø建立数据透视图

方法一：

同建立数据透视表过程，不同处：

第4步选“数据透视表和数据透视图”

方法二：

在已建立的数据透视表中：

按鼠标右键－数据透视图、或直接点击图表图标

Ø删除数据透视表

在已建立的数据透视表中：

按鼠标右键－选取－整张表格－编辑－删除、或全选－右键－删除、或选择工作表名－右键－删除

⏹注意：

数据透视表/图中的数据不可修改或删除

八、数据操作－数组

⏹数组

用于产生多个结果的单一公式，或对存放在行或列中的一组参数进行运算

Ø建立数组公式：

选取存放数组公式的单元或区域－输入数组公式－按组合键：

Ctrl+Shift+Enter，出现｛｝括入的公式

Ø删除数组公式：

选取存放数组公式的单元或区域－右键－删除/清除

九、图表制作－图表结构

⏹图表结构：

Ø图表区

Ø图形区

Ø图表标题

Ø数据系列及标记（饼型图只能有一个系列）

Ø数据标示（系列中各项数据点值图形标示）

Ø坐标轴及轴标题（X轴:

数据项名；Y轴：

数值）

Ø刻度线与网格线

Ø图列及标示

Ø背景墙及基底

Ø数据表

九、图表制作－图表类型与创建

⏹常用图表类型

柱/条型图：

多用于对象、时间、空间的对比、比较

饼型图：

多用于比例、份额、整体与部分的关系

折线图：

多用于趋势、统计分析

面积图：

饼型与折线图的结合图

⏹创建图表

选择数据区－工具栏图表向导（或插入－图表）－选择图表类型－选择子图表类型－下一步－选择数据区域和系列－下一步－输入：

标题、X/Y轴标示、坐标轴、网格线、图例、数据标示、数据表－下一步－选择图表位置－完成

九、图表制作－编辑

⏹编辑、修改图表

Ø编辑修改方法:

1、双击图表中任何需编辑的对象，弹出相应的编辑菜单进行编辑

2、鼠标指向图表中任何需编辑的对象，自动弹出提示标签，按右键弹出相应的编辑菜单进行编辑

3、单击工具栏图表向导或图表菜单－弹出编辑菜单进行编辑

Ø选择、改变图表类型（立体图：

改变视角）

Ø改变数据源及图例：

在图表中非对象处单击右键－源数据－改变数据源及图例

Ø更改标题、数据标示（数值说明）

九、图表制作－编辑

⏹修改图例：

在图表中非对象处单击右键－图列格式－选择设置

⏹改变图形尺寸（单击图形周边外－拖动图形尺寸柄）

⏹改变图表尺寸（单击图形外空地－拖动图表尺寸柄）

⏹改变立体图视角（单击立体图形墙/底－拖动图形旋转柄）

⏹移动图形：

在图形边框上按住左键拖到指定位置

九、图表制作－编辑

⏹清除：

选择清除对象－单击右键－清除

⏹修改数据系列格式：

在图表中非对象处单击右键－数据系列格式

⏹建立/取消数据表：

在图表中非对象处单击右键－图表选项－数据表－显示数据表/或否