Excel基础操作.docx

1、Excel基础操作Excel 基本操作刘滇康 一、本文术语说明 二、Excel的启动与关闭 三、获取帮助 四、操作方式 五、操作窗口 六、工作簿操作 七、工作表操作 八、单元格操作 九、数据操作 十、图表制作本文术语说明 光标及（）：为光标键； 左/右键：为鼠标左/右键； 拖放：指按住鼠标键（通常为左键）拖动鼠标到指定位置再放开按键 Esc、Ctrl、Atl、Shift：为键盘上的专用控制键 Delete、Insert、Home、End、PgUp、PgDn：分别为键盘上的插入、删除、首、尾和上下翻页键 Enter：回车键 SP：为空格键（SPaceBar） 快捷菜单：当鼠标在操作对象上时，按鼠

2、标右键弹出的操作菜单一、Excel的启动与关闭 启动 通过开始菜单启动 通过桌面启动 通过打开Excel工作簿文件启动 关闭 通过文件菜单关闭 通过窗口控制栏关闭 通过AtlF4键关闭二、获取帮助 通过Office助手(F1)获取帮助 通过帮助菜单获取帮助 通过提问方式（Shift+F1）获取帮助 关闭Office助手：帮助隐藏Office助手三、操作方式 菜单方式（Alt/F10+选择菜单+Enter） 鼠标方式（左/右键+单/双击、拖放、滚轮） 快捷键方式（Fn功能键、组合键） 混合方式（鼠标、菜单、快捷键配合）四、窗口Excel窗口结构 窗口控制栏 标题栏 菜单栏 工具栏 编辑栏 工作簿

3、窗口 状态栏四、窗口工作簿窗口结构 窗口控制及簿名栏 全选按钮 行号(Max:1-65536)与列标(Max:256,A-IV) 单元格名（列标行号） 工作表名栏及切换纽 水平与垂直滚动条 水平与垂直分割条四、窗口操作 窗口的缩放： 最大化、最小化、鼠标拖放、全屏显示、比例缩放、任意缩放（Ctrl+鼠标滚轮） 排列窗口： 窗口重排窗口选择排列方式 设置窗口网格线颜色 拆分与冻结窗口：选择拆分位置窗口拆分冻结窗口 或用鼠标拖动上下、左右拆分按钮拆分冻结窗口 取消拆分：窗口撤销窗口冻结取消拆分/双击拆分线交叉点 切换窗口：下/上一个窗口(F6/Shift+F6)五、工作簿操作 新建工作簿： 文件新

4、建； 图标 打开工作簿： 选择一个或多个工作簿鼠标双击/单击右键+打开 文件 打开选择一/多个工作簿（选择打开方式）打开文件最近打开文件列表中选择 保存工作簿： 文件保存； 文件另存图标 自动定时保存： 工具选项保存保存自动恢复间隔设置自动保存时间与位置 关闭工作簿： 文件关闭（Ctrl+w） ；图标 Shift+文件关闭全部； 删除工作簿：(工作簿名鼠标右键删除) 可恢复删除（从回收站恢复） 不可恢复删除（Shift+删除） 工作簿改名：（工作簿名鼠标右键重命名） 保护工作簿：（工具保护保护工作簿） 切换工作簿： 下一个工作簿/窗口:（Ctrl+F6/Ctrl+Tab） 上一个工作簿/窗口:

5、（Ctrl+Shift+F6/Ctrl+Shift+Tab）六、工作表操作选择与切换 选择已打开的工作表： 单个、相邻多个（Shift）、相隔多个（Ctrl）、全部（鼠标右键选取全部工作表/取消成组工作表） 打开/切换工作表： 鼠标左键、切换键 上一个工作表（Ctrl+PageUp）、 下一个工作表（Ctrl+PageDown）六、工作表操作增加与删除 新建/插入工作表(Max：255)： 增加单个（选择一个工作表） /多个（选择多个相邻表）插入工作表 或： Shift+F11 或： 增加单个（选择一个工作表） /多个（选择多个相邻表）表名栏鼠标右键插入工作表确认 删除工作表(Mix：1)：

6、删除单个、删除多个（选择多个相邻表）、表名栏鼠标右键六、工作表操作移动、复制与隐藏 移动工作表： 簿中/簿间移动：在表名栏选择工作表编辑/鼠标右键移动或复制工作表选择插入位置 鼠标直接拖移：在表名栏选择工作表（一/多个）鼠标拖放到指定的工作表前/簿 复制工作表: 簿中/簿间复制：在表名栏选择工作表编辑/鼠标右键移动或复制工作表建立副本选择复制地 隐藏与取消隐藏工作表： 在表名栏选择工作表格式工作表隐藏/取消隐藏六、工作簿保护 保护工作簿： 打开保护： 文件另存工具常规选项打开权限密码重新输入密码 只读保护： 文件另存工具常规选项建议只读 修改保护： 文件另存工具常规选项输入修改权限密码重新输入

7、密码六、工作表保护 限制操作保护： 工具保护保护工作表输入密码选择允许操作项确认 区域保护： 选取允许编辑区域工具保护允许用户编辑区域新建保护工作表输入撤销保护密码选取锁定单元格及未选取锁定单元格等确定 撤销工作表保护： 工具保护撤销工作表保护六、工作表操作改名与拆分 工作表改名： 选择工作表鼠标右键重命名 选择工作表格式工作表重命名 双击工作表标签名改名 拆分与冻结/解除冻结工作表及取消拆分： 用水平或垂直拆分条拆分工作表窗口冻结窗格窗口撤销窗口冻结鼠标十字双击六、工作表操作设置 设置工作簿缺省工作表数： 工具选项常规设定新工作簿工作表数 设置工作表标签颜色 选择工作表格式工作表工作表标签颜

8、色 选择工作表鼠标右键工作表标签颜色选择颜色六、工作表操作设置单元格格式选择格式化区域-格式/鼠标右键-单元格/设置单元格格式: 设置列宽与行高：单个与批量、精确/任意 设置数据格式 设置数据对齐方式 设置字体与字号 设置表线与边框 设置底纹与颜色 设置自动换行 单元格的合并与分拆 行/列的隐藏与取消隐藏六、工作表操作设置格式 设置条件格式 选择数据格式条件格式设置(修改)/添加/删除 套用格式与自定义格式 设置表格线/边框 格式刷： 选取格式样式单元/区域 单击格式刷格式连续区域 双击格式刷格式非连续区域单击格式刷 用格式刷快速格式连续区域：选取并设置一区域行/列格式Ctrl+Shift+/

9、六、工作表操作打印工作表 打印工作表设置 选择打印工作表/打印区域 文件页面设置： 页面、页边距、页眉与页脚、工作簿 打印预览 选择打印机七、单元格操作单元格定位 单元格定位： 鼠标/滚动条定位； 快捷键定位： 光标移至：上（/Shift+Enter）下（/Enter）左（/Shift+Tab）右（ /Tab）一个单元 ； 移至：表首（Ctrl+Home)、表尾（Ctrl+End)单元； 移至：行首：Home 移至：光标方向最后一个非空单元(Ctrl+/) 移至：上/下屏（PageUp/PageDown）； 移至左(AltPageUp)/右( Alt PageDown)屏； 七、单元格操作选取

10、 选取: 单选：左键选取/光标定位、 单或多行选：(Ctrl+)左键选取行号 单或多列选：(Ctrl+)左键选取列标 连续区选：对端单元+Shift+左键/鼠标拖放/Shift+光标移动 不连续多选：Ctrl+其他选取方式 全选：全选按钮/Ctrl+A/Shift+Ctrl+SP七、单元格操作选取 选取单元周围数据区：Ctrl+Shift+*/A 选取至光标方向最后一个非空单元：Ctrl+Shift+光标 选取至行首：Shift+Home 选取至表首：Ctrl+Shift+Home 选取至表中最后一个非空单元：Ctrl+Shift+End 选取至列首：Shift+PgUp 条件选取（ Ctrl

11、 G）：编辑定位定位条件设定条件 取消选取：在选取外单击鼠标左键或按任一光标键 选取当前工作表所有单元格：工作表全选钮七、单元格操作移动 移动：单元格/区/行/列的移动 表内移动 覆盖式移动：选取对象鼠标拖动选取边框到指定位置 插入（置换）式移动：选取对象Shift+鼠标拖动选取边框到指定位置 工作表间移动：选取对象Alt+鼠标拖动选取边框到选取表名的指定位置 工作簿间移动：选取对象剪切打开指定工作簿定位粘贴(Ctrl+v)七、单元格操作定位 光标定位键盘方式： 向上、下、左或右移动一个单元格：/ 移动到当前数据区域的边缘：Ctrl/ 移到行首尾： HomeEnd，Enter 移动到工作表头尾

12、： CtrlHomeEnd 直接条件定位：F5Crel+G编辑定位 光标定位鼠标方式： 通过滑动上下/左右滚动条、鼠标左键定位七、单元格操作复制与粘贴 复制（Ctrl+C）粘贴（Ctrl+V)：单元格/区/行/列的复制 表内复制 覆盖式复制与粘贴：选取对象Ctrl+鼠标拖动选取边框到指定位置 插入式复制与粘贴：选取对象Shift+Ctrl鼠标拖动选取边框到指定位置 工作表间复制：选取对象Alt+Ctrl鼠标拖动选取边框到表名栏选定的工作表及其表内指定位置 工作簿间复制：选取对象复制打开指定工作簿定位粘贴(Ctrl+V)七、单元格操作粘贴与转置 选择性粘贴 选取单元复制/剪切鼠标右键/编辑选择性

13、粘贴选择选项确定 单元区块的转置 鼠标右键/编辑选择性粘贴转置确定七、单元格操作编辑 插入（Ctrl+shift+）：单元格、行、列、区块 选取位置鼠标右键插入单元/行/列 删除（Ctrl+）：单元格、行、列、区块 选取对象鼠标右键编辑删除 剪切（Ctrl+X）：单元格、行、列、区块 选取对象鼠标右键编辑剪切 粘贴（Ctrl+V）：单元格八、数据操作基本概念 数据的概念 数据规则 数字数据(09 + （ ）. , $ % E e) 注意：最长15位，超出部分无效 分数前加0和空格，以与日期数据区分 日期与时间数据 注意：日期与时间以及时间与AM/PM之间留空格 文字数据：任意字符八、数据操作数

14、据输入 输入数据 直接输入 （直接输入设置：工具选项编辑直接） 鼠标单击输入覆盖（替换）输入 鼠标双击输入编辑（插入）输入 间接输入 编辑栏输入编辑输入 输入当前日期(Ctrl；)和时间(Ctrl+Shift+：)八、数据操作输入数据 输入数据的确认（Enter）与取消（Esc） 设置数字数据类型（Ctrl+1） ： 格式单元数字 鼠标右键设置单元格式数字 输入数据后的光标缺省移动方向: 下移： Enter/； 上移： Shift+Enter/ 右移： Tab/； 左移：Shift+Tab/ 输入数据后的光标移动方向设定： 工具选项编辑按Enter键光标移动方向选择 单元格内人工换行输入：Al

15、t+Enter八、数据操作编辑 清除（Delete）：单元格、行、列、区块、全表的数据 选取清除对象鼠标右键编辑清除 剪切（Ctrl+X）、复制（Ctrl+C）、粘贴（Ctrl+V） 选择性粘贴 选取单元复制/剪切鼠标右键/编辑选择性粘贴选择选项确定 重复操作（CtrlY） 撤销/恢复上次操作（Ctrl+Z）八、数据操作填充数据 填充数据v 直接填充数据 连续区域填充输入： 快捷键方式：选取填充区域Ctrl+Enter输入填充数据复制式填充： 纯数字或文字复制填充 混数字与文字数字增/减量填充数字无增/减量填充（Ctrl）八、数据操作数据填充 鼠标方式填充柄直接填充： 填充柄左键拖放 选择填充

16、：填充柄右键+选择填充方式 等差数据填充：选取两等差数据单元填充柄左键 等比数据填充：选取两等比数据单元填充柄右键等比序列 选择式填充数据： 填充柄右键拖放（选取填充区域）选择填充方式 快速有界（空白单元格）覆盖式填充：选取要填充的区域双击填充柄八、数据操作数据填充 菜单方式： 填充相同数据：编辑填充选择填充方向 填充序列数据：编辑填充序列选择方式 自定义填充序列： 工具选项自定义序列导入添加 不连续单元的填充选择填充数据复制(Ctrl+C)选择各填充区域（Ctrl）粘贴(Ctrl+V) 纯公式复制与填充选择被填充单元/域按住Ctrl选择填充单元光标移至编辑栏 Ctrl+Enter八、数据操作

17、批注 批注 建立批注 插入批注输入批注，批注标记 鼠标右键插入批注 查看批注 视图批注审阅下/上一个批注 鼠标指向有批注单元 删除编辑批注 选择批注单元鼠标右键删除编辑批注 打印批注 文件页面设置选择工作表批注 工作表末尾如同工作表中的显示 设置隐鑶或显示批注 工具选项视图设置批注选项 设置批注格式 打开批注鼠标右键设置批注格式八、数据操作设置 设置选项 记忆式输入设置： 工具选项编辑记忆式输入 下一单元个方向设置： 工具选项编辑选择移动方向 缺省小数点位数设置： 工具选项编辑自动设置小数点位数 不显示零值设置： 工具选项视图取消零值 数据查找（Ctrl+F）与替换（Ctrl+H）： （选择数

18、据）编辑查找/替换/定位/条件定位八、数据操作导入数据 导入外部数据： 数据导入外部数据导入数据选择导入文件类型选择导入文件位置选择导入数据文件名打开选择导入数据分隔方式和导入数据行位置下一步选择数据分隔符和文本标识符下一步预览按选择参数导入数据格式完成 输出数据： 文件另存（保存位置）选择输出数据文件类型设置文件名保存八、数据操作公式运算 数据计算与公式 运算符： 1、算术运算符： ：加、：减、：乘、/：除、 %：百分比、：乘幂 2、比较运算符： ：等于、：大于、=：大于等于、=：小于等于、 ：不等于 3、文本运算符： ：字符串连接符 4、引用运算符：(冒号) 区域引用符 (例：A1：C1)

19、，(逗号) 联合引用符 (例：A1，B3，H2：H8）空格 交集引用符（交集区域引用分隔符) （例：A1：E6 B2：C4） 运算符优先级(运算顺序): （）、：、，、空格、负号、/、八、数据操作数据单元引用 数据单元引用 相对/绝对（$)/混合引用 表间引用（工作表名！） 簿间引用（工作簿名.xls工作表名！） 区域（：）/联合（，）/交集（空格）引用 多表引用(三维引用):(工作表名1:工作表名N！） R1C1（行列号）引用（需设置：工具选项常规R1C1引用样式，此时列标为数字）八、数据操作公式与函数 公式 输入和编辑公式（：输入、/Enter：完成、Esc/X：取消） 移动/复制/删除(

20、Delete)公式 函数 函数的种类： 财务/统计/数学/文本/日期时间/逻辑/数据库/查找与替换/信息等 函数的选取与输入： 插入函数（或点击编辑栏fx)选择类别选择函数输入函数参数确定八、数据操作排序与筛选 数据排序：用于将数据按指定顺序排列 选择要排序的数据数据排序选择排序行/列（可用“选项”选择自定义排序次序）选择升/降序选择又无标题行确定 数据筛选：用于隐藏无关数据 选择要筛选的数据数据筛选自动/高级筛选选择列筛选下拉按钮选择/自定义筛选条件 取消筛选：数据筛选全部显示(鼠标展开隐藏行)八、数据操作分类汇总 分类汇总与分级显示： 用于将已排序的列的数据进行分类统计和分类显示 选择分类

21、汇总数据数据分类汇总选择：分类字段（一个）、汇总方式（一种）、汇总项（一或多个）等确定 设置分级显示符(+、-)： 工具选项视图分级显示符号 左上角三个分级显示按钮分别用于显示： 总计、分类汇总、分级显示 取消分类汇总： 选择分类汇总数据数据分类汇总全部删除八、数据操作数据透视表 数据透视表 用于对有重复项的数据进行排序、筛选、分类、汇总等综合操作。 建立数据透视表：选择数据区中任一单元数据数据透视表（和数据透视图）指定数据源类型（Excel）和创建透视类型（表/图）下一步选取数据区域下一步选择数据显示位置布局（布局表格式：将各个字段拖至相应位置）确定（选项确定）完成隐藏/显示字段选择项菜单：

22、 在数据区外/内点击一单元格、右键隐藏/显示字段列表八、数据操作数据透视表 建立数据透视图 方法一：同建立数据透视表过程，不同处：第4步选“数据透视表和数据透视图” 方法二：在已建立的数据透视表中：按鼠标右键数据透视图、或直接点击图表图标 删除数据透视表 在已建立的数据透视表中：按鼠标右键选取整张表格编辑删除、或全选右键删除、或选择工作表名右键删除 注意：数据透视表/图中的数据不可修改或删除八、数据操作数组 数组 用于产生多个结果的单一公式，或对存放在行或列中的一组参数进行运算 建立数组公式： 选取存放数组公式的单元或区域输入数组公式按组合键：Ctrl+Shift+Enter，出现括入的公式

23、删除数组公式： 选取存放数组公式的单元或区域右键删除/清除九、图表制作图表结构 图表结构： 图表区 图形区 图表标题 数据系列及标记（饼型图只能有一个系列） 数据标示 （系列中各项数据点值图形标示） 坐标轴及轴标题 (X轴:数据项名；Y轴：数值） 刻度线与网格线 图列及标示 背景墙及基底 数据表九、图表制作图表类型与创建 常用图表类型 柱/条型图：多用于对象、时间、空间的对比、比较 饼型图：多用于比例、份额、整体与部分的关系 折线图：多用于趋势、统计分析 面积图：饼型与折线图的结合图 创建图表 选择数据区工具栏图表向导 （或插入图表）选择图表类型选择子图表类型下一步选择数据区域和系列下一步输入

24、：标题、X/Y轴标示、坐标轴、网格线、图例、数据标示、数据表下一步选择图表位置完成九、图表制作编辑 编辑、修改图表 编辑修改方法: 1、双击图表中任何需编辑的对象，弹出相应的编辑菜单进行编辑 2、鼠标指向图表中任何需编辑的对象，自动弹出提示标签，按右键弹出相应的编辑菜单进行编辑 3、单击工具栏图表向导或图表菜单弹出编辑菜单进行编辑 选择、改变图表类型（立体图：改变视角） 改变数据源及图例：在图表中非对象处单击右键源数据改变数据源及图例 更改标题、数据标示（数值说明）九、图表制作编辑 修改图例：在图表中非对象处单击右键图列格式选择设置 改变图形尺寸 （单击图形周边外拖动图形尺寸柄） 改变图表尺寸 （单击图形外空地拖动图表尺寸柄） 改变立体图视角 （单击立体图形墙/底拖动图形旋转柄） 移动图形：在图形边框上按住左键拖到指定位置九、图表制作编辑 清除： 选择清除对象单击右键清除 修改数据系列格式： 在图表中非对象处单击右键数据系列格式 建立/取消数据表： 在图表中非对象处单击右键图表选项数据表显示数据表/或否