串号管理操作指南 步步高业务审核促销员短信操作指南.docx
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串号管理操作指南步步高业务审核促销员短信操作指南
串号管理操作指南
1.概述
对于手机、电脑、数码相机等行业来说,由于单品价值高、使用周期长等特点,必须满足国家3C标准,厂家在生产每个独立的产品时就给产品标识一个身份证—“串号”,也叫序列号。
从渠道流通的角度来看,产品串号的管理流程主要包括:
采购入库、返厂维修、销售出库、销售退货、零售核销、零售退货、换货、调价、返利。
流程是一环紧扣一环的,比如说,一个串号要销售出库,之前就必须经过采购入库这个环节。
下面简要介绍每个业务流程:
(P1)采购入库:
串号的管理流程从采购入库开始,通常是从厂家采购一批货物,每个单品有一个全局唯一的串号。
(P2)返厂维修:
从经销商或零售商销售退货的、顾客换货的产品串号由于质量原因,需要退回厂家进行返厂维修。
(P3)销售出库:
货物采购入库后,必须经过销售出库给经销商和零售商产生利润,实现企业经营的本质。
(P4)销售退货:
由于重大产品质量问题,产品从经销商或零售商销售退货回来。
(P5)零售核销:
产品从零售商场销售给最终顾客。
(P6)零售退货:
在可以退货的条件下,产品因质量问题,比如说7天之内,顾客在商场零售退货。
(P7)换货:
顾客使用产品一段时间后,产品有质量问题到经销商换货;也可以是经销商或零售商到省代理换货。
(P8)调价:
当产品调价时,需要返给流通渠道的差价金额,就是由相对应的、合法的、未零售核销的产品串号数量来决定,并随时用于抽检,预防渠道在调价上报时造假。
(P9)返利:
做为奖励,上游渠道会给那些零售到最终顾客手上的产品串号,根据收集回来的保卡数量,验证串号的合法性、有效性后,给予下游渠道或导购员一定的提成返利金额。
串号做为单个产品的身份证,所以通常给定一个串号,需要知道这个产品当前的去向、全程跟踪到这个串号经过了哪些流程,从而辨别该产品是否合法或者窜货。
串号管理的好处非常多,但是流程也比较复杂,一环紧扣一环,工作量非常大,所以在实施串号管理时,要循序渐进,长期坚持;只要掌握了流程和方法,实施起来就水到渠成。
2.
串号管理流程图
3.串号采购入库
公司串号入库单是指从厂家采购入库。
有两种方法录入公司串号入库单:
一种是盘点机Excel大批量导入方法录入到系统;另一种方法是小批量的、手工录入公司串号入库单。
盘点机Excel大批量导入方法是:
采用盘点机先把要入库的产品串号全部扫描,然后导入到Excel文件,再从Excel文件大批量、快速录入到系统。
⑴Excel文件格式如下:
⑵在公司串号入库单界面,单击
按钮,如下图所示:
⑶选择要导入的串号采购入库文件,单击
按钮,如下图所示:
⑷单击
按钮,如下图所示:
⑸单击
按钮,保存到数据库,完成串号采购入库单大批量导入到系统。
小批量的、手工录入公司串号入库单是:
在手工录入公司串号入库中,入库的数量是系统根据实际录入的串号的数量自动计算的。
下面介绍手工录入公司入库单的步骤。
⑴选择菜单
,如下图所示:
⑵单击
按钮,先录入入库单表头内容,其中
为选择按钮,然后单击
按钮,保存表头生成入库单号。
如下图所示:
⑶然后在入库单明细表格里,把光标定位在
这个单元格,直接输入产品编码,同时按Alt-Z键盘,从后台取出产品信息如下图所示,
⑷或者把光标定位在
这个单元格,单击鼠标右键,如下图所示:
⑸单击弹出式菜单
,弹出产品筛选窗口,如下图所示:
⑹可以在产品编码里输入要查找的产品编码、产品名称或产品类别,单击
按钮,查询要选择的产品结果列表,然后选择要入库的产品(可以按Shift连续选择或Ctrl间隔选择,选中的行边蓝色),选中产品后,单击
按钮,如下图所示:
⑺在对应的型号下面录入对应的串号,入库时默认“是否入库”打钩。
然后单击
按钮即可
4.串号返厂维修
串号返厂维修也是在公司串号入库单录入。
与采购入库唯一不同的是在入库单明细串号表里,“是否入库”不打勾。
同样提供两种方法录入:
一种是盘点机Excel大批量导入方法录入到系统;另一种方法是小批量的、手工录入公司串号入库单。
手工录入方法请参阅“串号采购入库”章节中的小批量的、手工录入公司串号入库单。
下面主要介绍串号返厂维修要导入的Excel文件格式:
如上图所示,串号返厂维修要导入的Excel文件格式中“是否入库”列为“否”。
下图是最终录入到单据里的样式:
5.串号销售出库
产品串号销售发货到经销商、零售商、零售店铺,在客户店铺串号送货单录入。
有两种方法录入客户店铺串号送货单:
一种是盘点机Excel大批量导入方法录入到系统;另一种方法是小批量的、手工录入客户店铺串号送货单。
在销售出库时,盘点机支持选择客户编码,然后大批量扫描。
手工录入方法请参阅“串号采购入库”章节中的小批量的、手工录入公司串号入库单。
下面主要介绍串号销售出库要导入的Excel文件格式,有两种Excel格式:
一种是简易导入,另一种是复杂导入。
根据您的需要选择对应的格式:
⑴简易导入销售出库Excel文件格式如下:
⑵复杂导入销售出库Excel文件格式如下:
如上图所示,串号销售出库要导入的Excel文件格式中“是否送货”列为“是”。
下图是最终录入到单据里的样式:
6.串号销售退货
串号销售退货也是在客户店铺串号送货单录入。
与销售出库唯一不同的是在送货单明细产品串号表里,“是否送货”不打勾。
同样提供两种方法录入:
一种是盘点机Excel大批量导入方法录入到系统;另一种方法是小批量的、手工录入客户店铺串号送货单。
手工录入方法请参阅“串号采购入库”章节中的小批量的、手工录入公司串号入库单。
下面主要介绍串号销售退货要导入的Excel文件格式:
如上图所示,串号销售退货要导入的Excel文件格式中“是否送货”列为“否”。
下图是最终录入到单据里的样式:
7.串号零售核销
零售终端促销员(也叫导购员)销售产品给顾客时,要保留保修卡给公司做零售核销。
串号零售核销在促销员串号销售日记帐录入。
系统提供三种录入方式:
促销员发短信完成串号核销;一种是扫描枪扫保修卡到Excel大批量导入方法录入到系统;另一种方法是小批量的、手工录入促销员串号销售日记帐。
手工录入促销员串号销售日记帐请参阅“串号采购入库”章节中的小批量的、手工录入公司串号入库单。
促销员发短信完成串号核销格式如下:
报表格式名称
短信格式
短信示范内容
串号核销
#串号:
金额#
#357358012367752:
799#
下面主要介绍串号零售核销要导入的Excel文件格式,有两种Excel格式:
一种是简易导入,另一种是复杂导入。
根据您的需要选择对应的格式:
⑴简易导入零售核销Excel文件格式如下:
⑵复杂导入零售核销Excel文件格式如下:
如上图所示,串号零售核销要导入的Excel文件格式中“是否销售出库”列为“是”。
下图是最终录入到单据里的样式:
8.串号零售退货
串号零售退货也是在促销员串号销售日记帐录入。
与零售核销唯一不同的是在促销员销售日记明细产品串号表里,“是否销售出库”不打勾。
同样提供三种录入方式:
促销员发短信完成串号零售退货;一种是扫描枪扫保修卡到Excel大批量导入方法录入到系统;另一种方法是小批量的、手工录入促销员串号销售日记帐。
手工录入促销员串号销售日记帐请参阅“串号采购入库”章节中的小批量的、手工录入公司串号入库单。
促销员发短信完成串号零售退货格式如下:
报表格式名称
短信格式
短信示范内容
串号零售退货
#串号:
-金额#
#357358012367752:
-799#
下面主要介绍串号零售退货要导入的Excel文件格式:
下图是最终录入到单据里的样式:
9.串号换货
串号换货是串号管理流程中最复杂的流程,有多种情况需要考虑。
换货的几种处理方法:
代理拿串号A回来换B(串号B必须在公司仓库)
1)如果A的去向是产品串号不符,建议做法如下:
把A串号做公司串号入库单和客户店铺送货单,日期都为当天;再做串号换货单(单据里的客户店铺为代理名称);以后代理可以拿B回来核销.
2)如果A的去向是在代理那里,建议做法如下:
直接做串号换货单(单据里的客户店铺为代理名称);以后代理可以拿B回来核销.
3)如果A的去向是代理已核销,并且代理当时用串号C换给顾客,建议做法如下:
先在促销员串号销售日记帐做A退货,C核销;再做串号换货单(单据里的客户店铺为代理名称);以后代理可以拿B回来核销.
4)如果A的去向是代理已核销,并且代理没有说明用哪个串号换给顾客,建议做法如下:
直接做串号换货单(单据里的客户店铺为空),以后代理不可以拿B回来核销.
5)如果A的去向显示在公司仓库,建议做法如下:
把串号B做公司串号调整单(是否入库不打勾);再把串号B做客户店铺串号调整单(是否入库打勾),以后代理可以拿B回来核销.
注意:
如果串号B在公司维修库,要先把串号B在公司串号调拨单从公司维修库调拨到串号A送货到门店去的时候的出库仓库(如公司仓库);然后再做串号换货单,从隶属公司选择公司仓库;最后做公司串号调拨单(从公司仓库调拨到公司维修库)把串号A调进公司维修库。
最终确保串号A从公司维修库换出,换进串号B到公司维修库
串号换货目前只提供手工录入方法,在“串号换货单”录入。
录入的界面如下图:
10.串号调价
串号调价在客户店铺串号调价单录入。
系统提供两种录入方式:
一种是Excel大批量导入方法录入到系统;另一种方法是小批量的、手工录入客户店铺串号返利单。
手工录入客户店铺串号调价单请参阅“串号采购入库”章节中的小批量的、手工录入公司串号入库单。
下面主要介绍Excel文件导入格式:
下图是最终录入到单据里的样式:
11.串号返利
串号返利在客户店铺串号返利单录入。
系统提供两种录入方式:
一种是Excel大批量导入方法录入到系统;另一种方法是小批量的、手工录入客户店铺串号返利单。
手工录入客户店铺串号返利单请参阅“串号采购入库”章节中的小批量的、手工录入公司串号入库单。
下面主要介绍Excel文件导入格式:
下图是最终录入到单据里的样式:
12.公司串号调拨
对于有分支机构的公司来说,产品串号先采购入库到总公司仓库,然后发到分公司仓库,在公司串号调拨单录入。
公司串号调拨在公司串号调拨单录入。
系统提供两种录入方式:
一种是Excel大批量导入方法录入到系统;另一种方法是小批量的、手工录入公司串号调拨单。
手工录入公司串号调拨单请参阅“串号采购入库”章节中的小批量的、手工录入公司串号入库单。
下面主要介绍Excel文件导入格式:
下图是最终录入到单据里的样式:
13.公司串号调整
由于公司仓库的某个产品串号遗失了,可以做公司串号调整单,减少库存,核销该串号,“是否入库”不打勾;当然由于盘赢某个串号,可以做公司串号调整单,增加库存,“是否入库”打勾。
系统提供两种录入方式:
一种是Excel大批量导入方法录入到系统;另一种方法是小批量的、手工录入公司串号调整单。
手工录入公司串号调整单请参阅“串号采购入库”章节中的小批量的、手工录入公司串号入库单。
下面主要介绍Excel文件导入格式:
下图是最终录入到单据里的样式:
14.客户店铺串号调拨
有时侯,需要在终端之间互相调货,在客户店铺串号调拨单录入。
客户店铺串号调拨在客户店铺串号调拨单录入。
系统提供两种录入方式:
一种是Excel大批量导入方法录入到系统;另一种方法是小批量的、手工录入客户店铺串号调拨单。
手工录入客户店铺串号调拨单请参阅“串号采购入库”章节中的小批量的、手工录入公司串号入库单。
下面主要介绍Excel文件导入格式:
下图是最终录入到单据里的样式:
15.客户店铺串号调整
由于客户店铺的某个产品串号遗失了,可以做客户店铺串号调整单,减少库存,核销该串号,“是否入库”不打勾;当然由于盘赢某个串号,可以做客户店铺串号调整单,增加库存,“是否入库”打勾。
系统提供两种录入方式:
一种是Excel大批量导入方法录入到系统;另一种方法是小批量的、手工录入客户店铺串号调整单。
手工录入客户店铺串号调整单请参阅“串号采购入库”章节中的小批量的、手工录入公司串号入库单。
下面主要介绍Excel文件导入格式:
下图是最终录入到单据里的样式:
16.串号全程跟踪
串号全程跟踪就是:
通常给定一个串号,全程跟踪到这个串号经过了哪些流程。
17.串号去向追踪
系统提供大批量串号跟踪方法,以了解这批串号当前的去向。
18.促销员提成核算
通常使用串号来管理进销存的企业,终端促销员每月的销售提成是根据收回的保修卡上的产品串号、结合产品型号的提成单价来计算提成的。
保修卡的核销体现在本系统里的促销员串号销售日记帐。
对于客户买断的机型,系统不给终端促销员计算提成。
首先在产品信息表里定义每个产品机型的提成单价,如下图所示:
系统提供两个提成统计表:
1)产品串号提成数据统计汇总表,如下图所示:
2)产品串号提成数据明细表,如下图所示:
19.其他串号管理报表
系统还提供了各种串号管理报表,包括:
⑴产品串号销售明细时段报表
⑵产品串号进货明细时段报表
⑶未售产品串号统计表
⑷产品串号对帐表
⑸串号送货/销售/调价/返利/结款关联明细时段报表
⑹客户店铺串号进销存收款汇总时段报表
⑺产品串号退货明细时段报表
⑻产品串号换货明细时段报表
⑼产品串号调拨明细时段报表