14 合同管理办法.docx

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14合同管理办法

合同管理办法

1.范围

为加强公司合同管理工作，规范公司合同签订、履行的各项行为，明确合同管理中相关方的责任，预防和及时解决合同争议，规避合同风险，提高公司合同管理水平，根据《中华人民共和国合同法》（以下简称《合同法》）、局合同管理相关规定，结合公司经营需要，制定本办法。

本办法适用于公司对外签订的一切经济合同的管理。

2.术语和定义

2.1公司对外经济合同：

包括主合同、衍生合同、其它合同。

1）主合同包括：

工程承包施工合同、专业承包施工合同、承揽加工合同；

2）衍生合同包括：

对外分包施工合同、劳务分包合同、材料（设备）采购合同、机具（设备）租赁合同等；

3）其它合同包括：

办公用品采购、计算机软硬件及耗材采购、公司机械设备采购、技术合作开发、技术服务、战略合作、企业宣传等。

2.2索赔：

在合同履行过程中，合同一方当事人因非自身原因，而是属于对方过错或对方的风险责任所造成的实际损失，按照合同程序凭证证据向对方提出经济或时间补偿。

2.3合同风险：

是在合同签订、履行、劳务分包、重大变更、重大索赔、合同争议、解除及合同转让过程中的可能产生的各种不确定性对项目经营目标带来的影响。

3.职责

3.1纪察审计部：

是公司总部合同归口管理部门，负责建立公司总部采购合同台帐，对公司总部合同的订立、履行、变更、解除和争议处理依工作职责进行管理、指导和监督。

3.2公司总部各部门：

负责本部门业务范围内各类采购合同的前期市场调研、签订和履行。

1）经营开发部：

负责施工主合同在招投标、合同签订阶段的管理。

2）施工计划部：

负责施工主合同在履约阶段的管理；负责项目经营承包合同、对外工程分包合同、劳务分包合同的管理；负责技术合同开发、技术服务合同的管理。

3）物资设备部：

负责材料（设备）采购、机具（设备）租赁合同的管理。

4）人力资源部：

负责劳动合同的管理。

5）综合办公室：

负责办公用品采购、计算机软硬件及耗材采购、房屋租赁、管理体系认证等合同的管理。

3.3项目经理部：

是全面履行主合同、衍生合同权利和义务的主体，接受公司职能部门的监控管理。

3.4合同管理员：

公司各职能部门应指定一名专职或兼职人员为本部门合同管理员，其职责为：

1）登记、保管合同文件原件，以及与合同有关的函件、电子邮件、传真、图表等资料；

2）及时向领导和合同管理部门报告合同履行过程中双方出现的重大问题和违约情况；

3）在合同履行完毕后三个月内，将全部合同原件整理立卷，经本部门负责人审阅签字后，移交档案管理部门归档。

3.5合同承办人：

公司各职能部门具体承办有关合同订立和履行的业务人员为合同承办人，其职责为：

1）负责对合同相对方资信状况、履约能力的调查；

2）具体负责所承办合同的谈判和订立；

3）提请合同管理机构审查合同；

4）负责跟踪合同的履行；

5）及时向合同管理部门通报合同在履行中发生的问题，必要时可直接向主管领导汇报；

6）依法参加对承办合同争议的协商、调解、仲裁或诉讼。

4.工作流程

4.1流程名称：

合同管理流程

4.2流程编号：

LC.A-JS.2-12

4.3流程概述：

合同管理流程包括合同拟定与审批、合同签订与交底、合同履行与监督、合同变更与索赔、合同风险管理、合同争议的处理、合同归档与管理改进等七个环节。

5.管理规定和要求

5.1总则

合同管理是企业管理的重要环节之一，必须依法严格管理，防范违约发生，强化索赔意识。

坚持“认真评审、谨慎签约、全面履行、维护权益”的原则。

做到诚实守信、依法经营。

公司合同管理实行统一归口，分类管理模式。

5.2合同的拟定与审批

5.2.1合同的前期调查

合同的前期调查由承办部门负责，但订立重大、复杂的合同，承办部门应成立合同的前期调查小组，进行合同的前期调查工作。

合同前期调查小组由熟悉合同业务的专业人员和法律、财务人员组成，必要时可聘用所需的专业人员。

5.2.2交易形式

公司总部各业务部门可根据前期调查，采取邀请议价形式谈判签订合同，但大宗采购合同必须通过招投标形式订立。

5.2.3合同的起草

承办部门负责起草合同文本，所起草的合同应符合国家行政管理机关制定的格式文件或招标单位规定的格式文本、或局合同范本。

没有上述文本的，由承办部门根据《合同法》规定的合同必要条款和具体项目的商务谈判条件拟定合同文本。

5.2.4合同评审与审核

5.2.4.1主合同的评审

1）主合同的评审工作由公司经营开发部负责牵头，组织施工计划部、安质环保部、物资设备部、财务管理部、人力资源部、纪察审计部、综合办公室等相关部门及相关分管领导参加主合同的评审工作,评审的具体内容及评审表（见表JS-38）。

主合同的评审工作应在工程项目中标后，7个工作日内完成。

2）合同主体资格的评审

a）审查业主的工商注册情况，营业执照及年检情况，经营范围并了解其主体的合法性；

b）审查业主的银行资信情况，注册资金是否到位，是否具有支付工程价款的能力；

c）审查业主发包工程相关文件的审批情况：

项目立项批文、环保审批、施工许可等手续，落实标的的可实施性及有关条件的可行性。

了解工程的真实性以及是否具备开工条件。

3）合同内容合法性的评审

a）审查合同内容有无违反国家法律法规的强制规定，是否存在危害社会公共利益的条款；

b）审查合同内容是否存在重大误解和显失公平的情况；

c）审查合同条款是否完备、明确，具有可执行性。

4）合同风险条款的评审

a）施工范围界定与投标报价或合同价款是否一致及有无动态约定；

b）合同工期是否合理，业主应该提供的设计文件、原始资料等接点规定是否清楚，能否影响工期，针对存在的风险提出对应策略和防范措施；

c）对业主提出的质量技术标准、安全等目标要求，公司能否，满足接受，针对存在的风险提出对应策略和防范措施；

d）合同价款描述是否准确，针对存在的风险提出对应策略和防范措施；

e）双方权利义务的约定是否明确、合理；

f）工程价款的支付条件及方式、结算方式、工程垫资方式公司能否满足接受，针对存在的风险提出对应策略和防范措施；

g）合同索赔程序是否明确可行，针对存在的风险提出对应策略和防范措施；

h）合同是否采用国家建设部和国家工商总局联合制定的《建设工程施工合同》示范文本，专用条款、补充条款表述是否准确，不存在歧义，针对存在的风险提出对应策略和防范措施；

i）解决纠纷方式约定是否合法有效，是否存在风险，针对存在的风险提出对应策略和防范措施；

j）违约责任约定是否对等，违约金的约定是否符合国家规定，针对存在的风险提出对应策略和防范措施。

5.2.4.2衍生合同、其它合同的评审

衍生合同、其它合同的评审工作，由分类管理部门牵头，组织相关部门，参照主合同的评审程序，对合同进行评审。

高风险的合同必须经公司领导班子集体研究确定，须报董事会审批。

5.2.5合同谈判

5.2.5.1主合同的谈判

1）主合同的谈判要遵循真诚合作、抓大放小、积极协商、主动争取、灵活机动、顾全大局的原则；

2）合同的谈判由公司经营开发部负责牵头，公司主管领导带队，工程技术专家、建筑经济专家、法律顾问等人员参加，已确定项目经理的应该让其提前介入合同谈判；

3）根据合同评审发现的不符合国家法律法规和行业规章制度的条款，要据理力争，要求业主进行修改；

4）根据合同评审发现的风险条款、不平等条约，要与业主进行充分的协商，积极争取修改其条款，体现合同的公平、合理、对等性，使合同经营风险降至最低；

5）对于未能和业主达成共识的风险条款、不平等条约，应采用灵活机动、顾全大局的策略，权衡利弊，作出适当的让步，在合同履行中加大风险防范的力度。

5.2.5.2衍生合同、其它合同的谈判

衍生合同和其它合同的谈判由分类管理部门负责，坚持公平、公正、公开的原则。

合同谈判应有书面记录。

对于特别重大、复杂的谈判，或者次数多、时间长的谈判，谈判小组应及时制作谈判纪要，谈判纪要作为合同文件归档。

5.3合同签订与交底

5.3.1合同签订

5.3.1.1主合同的签订

1）主合同一律采用书面形式签订，原则上采用由国家建设部、国家工商总局联合制定的《建设工程施工合同》示范文本，严禁采用口头协议，严禁履约在先，签订合同在后的违法行为；

2）公司法定代表人或法人委托代理人代表公司与业主签订主合同，在合同落款处签署名字或加盖本人名章；

3）法人委托代理人签订主合同时，代理人应在公司纪察审计部办理授权委托书，并向业主提供法人授权委托书，必须在法人授权的范围内签订合同，不得超越代理权限，违反此规定者，按局《员工违规违纪行为处分规定》有关规定处理；

4）主合同一律加盖公司合同专用章，严禁用项目部、科室行政章签订主合同，违反此规定按局《员工违规违纪行为处分规定》有关规定处理。

业主要求加盖公司行政章时，需经公司纪察审计部审核同意后，公司综合办公室方给其使用印鉴。

公司合同专用章由公司纪察审计部进行管理，使用部门应持有经公司法定代表人或授权委托人最终审订签字的合同文本，在纪察审计部印章管理员处填写《合同专用章使用登记表》（见表JS-31）,经纪察审计部负责人签字确认后方可盖章；

5）合同落款处必须填写签订合同的具体时间、合同订立地点、合同生效的约定等内容。

同时审查业主委托代理人是否有代理权，要保存业主授权委托代理人出示的法人授权委托书等有关资料；审查业主使用的印鉴是否合法有效；

6）签订合同时应要求对方先签字盖章、加盖骑缝章并逐页小签，我方签字盖章后要对合同加盖骑缝章并逐页小签，防止合同内容被篡改；

7）在办理完合同签字盖章手续后，业务部门应及时将合同正本交纪察审计部，副本交财务管理部，同时本部门留存副本。

5.3.1.2衍生合同、其它合同的签订

衍生合同、其它合同的签订由分类管理部门负责，严格执行5.3.1.1条款要求。

5.3.2合同交底

5.3.2.1主合同的交底

1）主合同交底工作分为三个层次：

a）公司层面：

―――经营开发部向公司领导、相关部门、项目经理、项目班子成员、项目合同管理员进行合同交底。

全面陈述合同背景、合同工作范围、合同工期、合同造价、合同执行要点、合同违约责任、合同风险的防范及特殊情况处理等内容，解答相关部门、项目经理及项目合同管理员提出的问题，最后形成书面合同交底记录；

―――施工计划部根据合同交底资料分解落实如下内容：

主合同条款、技术规范、图纸、施工组织、施工方案、质量工期要求，分析识别项目的关键工序、能力不足或不稳定工序、危险性较大的分布分项工程等，向项目部进行安全技术交底，确保项目明确该项目可能存在的重大健康风险肯重大安全风险，为规避或防止上述风险项目部应当采取的安全技术控制措施。

b）项目部层面：

项目经理或项目合同管理人员向项目职能部门的负责人、作业队（班组）进行合同交底。

陈述合同基本情况、合同执行计划、各职能部门执行要点、合同风险防范措施等内容，解答项目各职能部门提出的问题，最后形成书面合同交底记录。

c）操作人员层面：

项目部各职能部门负责人向其部门合同执行人员、作业队队长（班组长）进行合同交底。

陈述合同基本情况、本部门的合同责任及执行要点、合同风险防范措施等内容，解答合同执行人员提出的问题，最后形成书面合同交底记录。

2）合同交底一般包括以下主要内容：

a）工程概况及合同工作范围；

b）合同关系及合同涉及各方之间的权利、义务与责任；

c）合同工期控制总目标及阶段控制目标，目标控制的网络表示及关键线路说明；

d）合同质量控制目标及合同规定执行的规范、标准和验收程序；

e）合同对本工程的材料、设备采购、验收的规定；

f）清单单价分析、投资及成本控制目标，特别是合同价款的支付及调整的条件、方式和程序；

g）合同双方争议问题的处理方式、程序和要求；

h）合同双方的违约责任；

i）索赔的机会和处理策略；

j）合同风险的内容及防范措施。

3）衍生合同、其它合同的交底工作，由分类管理部门依据合同内容的多少，参照主合同交底工作程序、内容，做好合同的交底工作。

5.4合同履行与监督

5.4.1主合同的履约管理

1）公司施工计划部是主合同的履约管理部门，负责组织公司各要素部门对公司所属施工项目的履约实施全方位的监控；项目经理是履约主合同的第一责任人，各项目部要认真履行主合同约定的权力和义务，严格执行公司各项管理制度，确保施工项目的全面完成。

2）项目部履约主合同应做好以下工作：

a）合同分析：

项目合同管理部门组织，项目经理部领导及各部门参加，对合同协议书、合同条件、图纸、技术规范等合同文件进行分析：

----通读合同文件，对各个合同文件之间的相互关系、存在矛盾、设计图纸中的错漏、合同双方之间的责、权、利进行综合分析，特别是对保护承包人的合同条款、有利于我方变更、计量支付的合同内容要重点分析，合同分析的结果应形成合同分析报告；

----分析合同风险，制定风险对策；

----分解合同工作并落实合同责任。

b）项目合同执行计划：

项目合同部门做好合同分析记录，汇总编制项目合同执行计划，包括：

----工程总体安排、施工方案、总体计划和施工组织设计；

----图纸会审结果、人工、材料、机械计划需求量、采购计划及风险清单；

----技术会审、技术方案；

----工程成本计划；

----分包实施计划；

----合同职责划分。

c）主合同履约：

----项目合同管理部门应建立合同履约执行情况台帐，在合同履行中如出现问题，项目合同管理员要以最快的方式及时通报公司施工计划部。

施工计划部在接到项目部通报第一时间赶到施工现场，与业主协商解决、妥善处理合同履约中出现的问题；

----有关合同履约中的书面签证、来往信函、文书、特快专递、会议纪要、设计变更等均是合同的组成部分，项目合同管理员要及时整理妥善保管；

----项目工程技术部要认真核对施工现场与招标文件、设计图纸是否一致，凡影响合同正常履行的事项，均要详细记录，与设计变更一并提请工程监理、业主代表签字认可；

----施工期间因气候的异常变化、业主原因引起施工现场的停水、停电要有准确的记录；

----施工任务书、材料计划要具体准确。

施工队伍、机械设备严格按施工计划进场到位；

----要确保合同工期计划的实现，对出现延期要采取赶工措施，非我方原因，要及时与业主办理延期认可手续，以便顺延合同工期；

----材料员要认真核实甲供材料设备到场的实际场地、规格、质量、数量是否与合同规定相符，如不符要与业主及时沟通，办理相关手续；

----对合同以外发生的工、料、机等费用，要不失时机地向业主提出施工索赔。

依据合同文件、相关资料、凭证，提出明确的索赔数额，编制索赔文件，送交业主代表。

如业主提出异议，要做出书面解释，必要提供补充证明资料，直至承认索赔。

如协商不成，可按合同纠纷处理。

d）计量支付：

----计量支付由项目计划合同部牵头，项目各部门积极配合。

合同部门应认真学习合同文件中有关计量支付的条款和计量支付的申报程序，积极协调各部门做好开工预付款的支付、材料设备预付款的支付、中期计量支付、交工及最终结算工作。

项目计划合同部、工程技术部应认真学习《施工技术规范》、业主下发的《计量实施细则》中计量与支付部分内容，弄清楚清单支付细目所包含的工作内容及工程量计算规则；

----项目计划合同部应根据图纸及现场测量数据，依据合同规定的计量规则，建立实际的工程量台帐，作为项目主合同及分包合同计量支付总量控制的依据，并对批复的工程变更及时入账；

----项目工程技术部应及时统计工程进度情况，并定期向合同部门传递工程进度及计划报表。

合同部门根据工程进度及计划于月初做好本月计量申报计划，并传递到各有关部门；

----项目安质环保部根据计量计划及时做好工程质量检验、工序交工及资料的签认，按时送合同部门做为计量资料附件；

----项目计划合同部准备好相关资料，与监理工程师一起对已完工程量进行计量确认，并根据监理工程师确认的工程量按时提交当月计量支付报表，并将其批复情况通知项目财务部门；

----项目财务管理部应主动与业主财务部门沟通，做好支付工作。

并对支付时间、金额与申报时间金额进行核对；

----项目计划合同部应定期做好工程计量台账，台账的内容包括每期的计量工程量和金额，累计计量工程量和金额。

并定期对累计计量工程量、累计分包结算工程量、形象进度工程量进行比较、分析，有无超结算，漏计量现象。

5.4.2衍生合同、其它合同的履约管理

衍生合同、其它合同的履约管理参照主合同的履约规定按照分类管理的原则做好合同履约的监控工作。

5.5合同风险管理

5.5.1总则

公司各部门、各项目部应加强合同风险管理，通过对合同风险系统的识别、评估、制定应对措施和重大风险解决方案，对合同风险进行有效管控，从而保证经营目标的实施。

坚持事前预防、事中控制为主、事后补救为辅的原则和主动、及时、有效、全程控制的原则。

5.5.2主合同风险管理

1）经营开发部在资格预审阶段和投标报价阶段应对重大合同签署前的市场信息跟踪分析、缜密评估投标风险、工期风险、成本风险、工程价款风险、自然环境风险，对项目是否立项、业主资金来源及其到位情况、预期的支付能力、投标保证金、履约担保、材料预付款、合同价款调整、项目是否垫资等风险进行系统分析、评价，应根据评估结果形成项目风险评审纪要，报公司领导决策。

2）项目经理部应成立以项目经理任组长，计划合同部牵头，工程、物资、机械、财务、办公室等部门参加的合同风险管理小组。

3）项目合同风险管理小组应对主合同进行学习、形究、分析和策划，对有可能发生的风险进行辨识、评估，形成《合同风险清单》（见表JS-44），对一般、较大风险制定专项应对措施，对重大风险应制定专项风险解决方案。

5.5.3衍生合同、其它合同风险管理

各部门、各项目应加强合同签约前的风险评估，对合同签订、履约过程中的合同风险进行识别、评估，形成《合同风险清单》，对一般、较大风险制定专项应对措施，对重大风险制定专项风险解决方案。

对后期结算、支付、退场、合同终止等风险进行严格控制，采取签定终期结算协议书、付款承诺书、退场协议书等方式进行控制，降低风险。

5.6合同的变更与索赔

5.6.1主合同变更与索赔

1）工程变更由项目相关部门或人员提出后，提交项目变更评审小组评审，对工程变更引起的技术要求、质量、工程、安全、环保、费用、人力物力资源等需求的变化，进行综合评审，填写《合同变更评审表》（见表JS-39），评审通过方可申报。

2）项目申报的工程变更文件行文及工程变更价格调整由项目计划合同部负责，项目工程技术部编制施工方案，绘制施工图纸，最后由计划合同部汇总，领导审核后上报。

要注意对工程变更合同条款的合同分析，确保工程变更不违背合同，对申报的变更要跟踪并促成监理工程师尽快批复。

3）项目计划合同部对监理工程师发出的工程变更及时登记、识别、分析，并迅速、全面地落实变更指令。

根据变更指令修改相关文件，如图纸、规范、施工计划、采购计划等，并及时做好合同交底，协调好各部门的工作。

4）合同变更经常会引起费用和工期的相应变更补偿机会，项目计划合同部应在规定的有效期内提出补偿申请报告，分析工程变更的影响，记录、收集、整理所涉及的各种文件、指令、照片等，作为工程费用变更或工期补偿证据。

5）在变更实施过程中，项目计划合同部应作好变更文件的编号、登记、保存、更新、签证等工作。

建立《工程变更台账》（见表JS-42）注明申报、批复的状态和结果，并及时更新。

变更台账的内容包括上报文号、数量、金额、日期、监理和业主审批的文号、数量、金额、日期。

6）项目合同索赔由项目计划合同部牵头组织，工程技术部配合实施。

索赔工作需要注意以下几点：

a）必须熟悉合同条款、熟悉工程状况，注意积累原始资料，做到有合同依据，有损害事实，有索赔证据；

b）必须在规定时间内提出索赔，按照合同规定的程序提交正确的索赔文件和证明资料；

c）把握索赔的策略、技巧和艺术。

正确把握索赔时机，注意索赔谈判中的方式方法，根据情况可做出必要让步；

d）建立《索赔台账》（见表JS-43），并及时更新。

5.6.2衍生合同、其它合同变更与解除

5.6.2.1衍生合同、其它合同变更

在履行中经双方协商一致可以变更部分条款。

任何变更均应采取书面形式，需由双方主管人员签字并加盖公章。

1）代理人在法定代表人授权范围内可订立变更或补充协议。

但下列条款的变更应征得纪察审计部、财务管理部的同意并填写《合同变更（转让）审批单》（见表JS-40）：

----保函、付款及其他财务条款；

----合同生效、违约责任及争议处理条款。

2）合同订立后可以全部或部分转让给第三方履行，但有下列情形之一的除外：

----根据合同性质不得转让；

----按照合同约定不得转让；

----依照法律规定不得转让。

合同全部转让的由承办单位填写《合同变更（转让）审批单》，交纪察审计部、财务管理部会审后，报公司领导批准。

5.6.2.2合同的解除

合同履行中发生下列情形之一的可以解除合同，但应采取书面形式，需由双方法定代表或代理人签字并加盖公章。

1）因不可抗力致使合同不能继续履行的；

2）发生合同中约定的解除情形的；

3）对方当事人明确要求解除的，我方同意的；

4）对方当事人严重违约致使合同不能继续履行的；

5）因我方原因不能继续履行，对方同意的；

6）我方行使不安抗辩中止履行后，对方在合理期限内未恢复履行能力且未提供担保的。

因上述情形而解除合同的，由承办单位填写《合同解除审批单》（见表JS-41），交纪察审计部、财务管理部会审后，报公司领导批准。

5.7合同争议的处理

发生合同争议，按下列程序处理：

1）承办部门应在合同约定或法律规定的异议期内向对方提出书面异议；

2）承办部门应及时同对方交涉，协商解决争议的办法；

3）协商不成的，承办部门应在一个月内将全部合同文件提交纪察审计部，由纪察审计部会同有关单位审查是否起诉或申请仲裁；

4）纪察审计部经审查认为有必要起诉或申请仲裁的，承办部门应书面提出申请、纪察审计部会签，报公司领导决定；

5）决定起诉或申请仲裁的，由纪察审计部联系法律顾问或者委托律师事务所代理诉讼或仲裁；

6）公司被起诉或被申请仲裁的决定应诉的，按本条5）款的规定办理；

7）第一审判决、裁定，终审判决、裁定，或者调解书、仲裁书送达后，纪察审计部应立即会同承办部门研究，并提出处理意见，报公司领导决定。

决定上诉、申请再审或申请撤销的，按本条第5）款的规定办理。

5.8合同归档与管理改进

5.8.1合同文件信息化管理

1）合同文本、合同评审记录电子文档在OA办公系统合同管理信息子系统中保存、备案，补充协议、重大合同变更内容电子文档也在合同管理信息系统中保存、备案。

2）合同各类原始数据录入由合同管理人员在数据文件形成后5个工作日内完成，纪察审计部对网上合同管理工作进行检查、监督，及时出具审核意见，对合同网络管理存在的不足提出改进意见。

3）合同网络信息数据必须与原始信息内容一致，并保证准确化、规范化、标准化，根据合同管理信息系统的要求健全各类合同文本、合同台账、合同评审记录、合同变更记录、合同履约记录、合同纠纷记录、合同统计报表等内容。

4）网上合同评审包括对合同文本、合同清单、重要合同附件、补充协议的评审，按照合同管理流程进行，合同网上评审保证在100%，并有记录可查。

5）合同网上结算审批、远程支付控制按照合同管理权限设置，通过流程进行控制，不允许突破流程控制的违规操作。

5.8.2合同档案的管理

合同档