标书制作经验.docx
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标书制作经验
标书制作
标书制作过程、考前须知、相关容
标书制作经历
根据这几天标书制作中表露出来的问题,所犯的错误细节所在之处,大致总结如下:
1、在做投标文件时一定要仔细阅读招标文件中的每一个条款,找出其中几个关键点信息,最好把这几个点单独摘出来放在一个文本里面,在做投标文件时肯定会用到,大致如下;
(1)工程名称:
一定要看清楚工程名称,即便有错别字也要跟招标的一致
(2)招标编号:
一定要看清楚招标编号,不能错一个字母
(3)招标机构:
看清楚是招标单位还是用户自己招标、或者是代理机构
〔4〕投标截止日期:
找到投标截止日期信息
〔5〕有效期:
有效期一般都是90天,但也有个别不同
〔6〕份数:
正本、副本份数,以及是否需要电子文件
〔7〕字体:
字体、字号是否有要求
〔8〕交货地点:
交货地点是否已制定或写着用户指定
〔9〕效劳期限:
客户要求的售后效劳期限
〔10〕资质信息:
把每一个资质都列出来制成清单
〔11〕其他认为有必要的信息
2、阅读完招标文件后就要开场做投标文件了,首先了解一下投标书的根本组成,不同公司要求可能不一样,名字也会有不同,一般的投标文件根本都包含以下容;
〔1〕投标书〔格式根本都是一样的〕
〔2〕投标一览表〔不同公司要求格式不同〕
〔3〕投标分项报价表/分项报价表〔格式根本一致〕
〔4〕货物说明一览表〔有的可能没有〕
〔5〕技术规格偏离表〔必须有,格式根本一致〕
〔6〕商务条款偏离表〔必须有,格式根本一致〕
〔7〕资质证明文件〔有的需要单独装订,不在这里表达〕
〔8〕技术方案〔技术方案容自定,一般要求与技术响应参数一致〕
〔9〕工程实施方案〔一般都有,格式自定〕
〔10〕工程培训方案〔一般都有,格式自定〕
〔11〕售后效劳方案〔有的与培训合在一起写〕
〔12〕公司介绍〔非必须〕
3、在编制标书中每一个环节都有很多需要注意的地方,在标书的编制过程中,大致可以分为以下几个步骤;
〔1〕搭建框架:
根据招标文件中的投标标书要求,先搭建一个整体的框架,说白一点就是先把一级标题搭建起来;
〔2〕逐一填充容:
按照招标要求一步一步的去填充容,完善各个模块;
〔3〕标书合稿:
因为标书一般都不会是一个人来完成,会涉及到商务、技术、测试、培训等各局部容,需要各个岗位的人员都参与进来共同完成,这个过程可以采取传递式方式完成,可以防止重复工作;如果标书是一个人完成的先将各局部容分别制作,或直接优先制作对应模版,进展最后填充。
〔3〕检查核对:
这个过程是最重要的过程,检查核对一定不能只靠自己来核查,最好是找一个专门的人员来辅助完成这个工作。
这个过程需要反复的进展,自己的检查是第一步,团队之间的检查是第二步,相关责任领导最后的复查时第三步,按照步骤逐一完成。
因为很多标书都是根据其他同类标书修改的,所以一定要核查清楚是否有某些地方忘了修改。
〔4〕纠错完善:
核对的同时最主要的工作就是纠正错误,及时改正,这里的纠错不仅仅是容,还有格式上的纠正。
如果多人参与的话,某一个人修改了某局部容一定要告知其他人,这样不仅是为了防止俩人同时改了同一个地方造成工作冲突,也是为了提高工作的效率;所有的对应改动需进展批注最后汇总。
〔5〕核实定稿:
此时到了电子文件制作的最后一个环节了,责任领导核实确认无误后就可以定稿了,定稿之后就不要在动了,可以由相关人员进展打印了;
〔6〕打印核查:
打印的时候切记不要一次性全部打印出来,先打印一份出来,打印完成后再对打印出来的纸质文件进展排查错误,主要是页码、目录、有没有错位等格式上的错误,以及比拟明显的错误,在返回去对照电子文本纠正,如果一次打了很多份万一出现问题就会造成浪费;
〔7〕装订标书:
核查无误,打印完成后,按照招标要求进展装订封存就可以了,致此标书制作完成。
4、相关经历说明
〔一〕总体细节
在总体上要注意以下几个方面:
(1)风格:
整体风格是否一致,字体、字号要否跟招标文件要求一致;
〔2〕框架:
整体框架组成是否跟招标文件中要求一致,原那么上只能多不能少
〔3〕页眉:
一定要看清楚页眉是否全文都是一致的,是否正确
〔4〕页脚:
看清楚页脚的页码是否正确,页脚页码位置是否适宜
〔5〕替换:
因为大局部标书都是用以前类似的标书为模板修改的,此时一定要排查去除旧标书中的相关容,特别是前面提到的几个关键点一定要看清楚是否全部修改
〔6〕打印:
需要注意在招标文件中是否有要求要将投标一览表、分项报价表、货物说明一览表、技术规格偏离表、资质证明文件等信息单独打印,如果有当做好对应章节时,即刻将该章节另存一份,以免忘记。
〔二〕投标书
“投标书〞一般作为一个投标文件的第一章,是对招标的一个响应,一般在招标文件中会给出格式,此时必须按照招标文件中的格式来做〔一般来说根本都是一样的,也有个别的会稍有差异〕,在投标书局部要注意以下几局部容:
(1)招标机构:
要在招标文件中核对招标机构是客户、还是招标公司、还是代理机构,要确认不能弄错;
(2)工程名称:
最好从招标中复制粘贴,以免写错字或掉字,特别是当招标文件中出现错误时,最好按照招标一致,不要擅自修改;
(3)工程编号:
有的需要填工程编号,此时最好从招标中复制粘贴,但需要注意字体,因为在文档中字母一般默认的式timenewroma字体,如果招标中有要求,那么最好改成对应的字体;
(4)工程包号:
很多工程在招标时并不是全部的容,而是只选择其中一包或几包,在这里会要求写上包号,如果包号有具体的名字,最好写全,如果没有那么写清楚第几包即可;
(5)销售和地址:
填写本次负责的销售及其职位,还有公司的地址,这个一般不会错,没什么好说的;
(6)份数要求:
一般来说都是正本1份,副本4份,但并不全是这样,不同的招标机构会要求不一样,份数也不尽一样,有的还需要电子文件,这个一定要在招标中核对清楚;
(7)投标价格:
这里一般是小写的,但有的也会要求大写、小写并存,要注意看清楚,如果可以最好都写上;
(8)投标人参数:
不要大意把自己公司的信息都写错,特别是银行账号要看清楚。
〔三〕投标一览表
“投标一览表〞〔也有的叫‘开标一览表’〕作为投标书的第二章,是用来说明投标容信息的一个概括,格式各个公司都不尽一样,在编写时注意按照招标要求去做就可以了,在这里需要注意下面几个方面:
(1)表头前的信息:
这个地方一般来说是工程名称、工程编号、分包名称三项,但有的公司是投标人名称、工程名称、分包名称三项,所以在这里要看清楚,不要弄错了〔后面的分项报价表、货物一览表、技术偏离表和商务偏离表也是一样〕。
工程名称〔或投标人名称〕、工程编号就不说了了,分包名称有的话就填,没有的时候千万不要空着,要填上“/〞;
(2)表后面的信息:
表后面都是投标人签字盖章的地方,这个地方根本都是一致的,可能的区别就是叫法不一样,比方:
有的叫投标人,而有的叫投标人名称,性质是一样的,错了虽然没啥影响,但为保险起见,最好还是核对清楚;
(3)表里面的容:
根据招标文件中的信息去完善就可以了,区别就在于有的只需要填一个钱数就行,而有的需要把投标参数逐一填上。
〔四〕分项报价表
“分项报价表〞〔有的叫‘投标分项报价表’〕是用来说明投标货物分项报价明细信息的,表格信息与招标参数一一对应就好,需要注意下面几个方面:
(1)表头前信息:
与“投标一览表〞第〔1〕条一致;
(2)表后面的信息:
与“投标一览表〞第〔3〕条一致;
(3)表格的数量:
有的在招标参数中分成了多个表格,比方:
软件参数、硬件参数等,此时也需要与招标一致,分成对应的多个表格去响应;
(4)表里面的容:
在这一局部是需要特别注意的,一般包括序号、名称、规格型号、数量、原产地和制造商名称、单价、总价、备注几个局部,对于这里面的每一个局部都需要注意,具体入下:
1〕序号:
序号可以是手写,可以是自动生成,但无论是哪种,一定要与第二项“名称〞一致,受其控制,随着名称项多少的变化而变化;
2〕名称:
名称是必须要和招标文件术参数中的名称一致的,如果是一个项中又包含了几个小项,此时一定不能只写大项或只写小项,正确的做法是将这一列进展拆分为2列,把大项和小项都写进去,而对应的第一列的编号那么要以大项为主;而后面的几列参数那么以小项为基准;
3〕规格型号:
按照第二列小项的参数逐一填写对应的规格型号信息,如果有型号的话一定要写上,如果没有可以不写,原那么上这里的参数信息应当与后面的货物说明一览表参数、技术规格偏离表中的投标响应参数一致;
4〕数量:
跟招标参数中的数量一致,注意是单位不能落下,也要一致;
5〕原产地和制造商名称:
一般来说就是投标公司注册地址和名称,构造一般都是“中国+投标人名称〞;
6〕单价:
该小项系统单价信息,这里需要注意的是货币单位是否已经给出,如果没有一般为人民币/元,也可以自行注明;
7〕总价:
与单价一致;
8〕备注:
说明性文字,一般是不会填写的,但不要空着,一般都是写一个“无〞字。
〔五〕货物说明一览表
“货物说明一览表〞是用来列举出投标货物说明信息,表格参数与招标参数一一对应就好〔有的没有这一章节〕,需要注意下面几个方面:
(1)表头前信息:
与“投标一览表〞第〔1〕条一致;
(2)表后面的信息:
与“投标一览表〞第〔3〕条一致;
(3)表格的数量:
有的在招标参数中分成了多个表格,比方:
软件参数、硬件参数等,此时也需要与招标一致,分成对应的多个表格去响应;
(4)表里面的容:
这一局部是需要特别注意的地方,一般包括序号、货物名称、主要规格、数量、交货期、交货地点、其他几项容,对于这里每一个局部都需要注意,具体如下:
1〕序号:
序号可以是手写,可以是自动生成,但无论是哪种,一定要与第二项“名称〞一致,受其控制,随着名称项多少的变化而变化;
2〕货物名称:
名称是必须要和招标文件术参数中的名称一致的,如果是一个项中又包含了几个小项,此时一定不能只写大项或只写小项,正确的做法是将这一列进展拆分为2列,把大项和小项都写进去,而对应的第一列的编号那么要以大项为主;而后面的几列参数那么以小项为基准;
3〕主要规格:
按照第二列小项的参数逐一填写对应的规格型号信息,原那么上这里的参数信息应当与后面的分项报价表参数、技术规格偏离表中的投标响应参数一致;
4〕数量:
跟招标参数中的数量一致,注意是单位不能落下,也要一致;
5〕交货期:
这是一个需要注意的地方,一定要与招标中参数一致,如果招标文件中没有说明,最好写上“xxx指定地点〞〔xxx代表客户〕;
6〕交货时间:
这是一个需要注意的地方,一定要与招标中参数一致,如果招标文件中没有说明,最好写上“xxx指定时间〞〔xxx代表客户〕;
7〕其他:
说明性文字,一般是不会填写的,但不要空着,一般都是写一个“无〞字。
〔六〕技术规格偏离表
“技术规格偏离表〞应该算是投标文件中商务响应局部最重要的一个章节了,很多信息都是以这里的参数为基准的,在技术规格偏离表中需要注意以下几个方面:
(1)表头前信息:
与“投标一览表〞第〔1〕条一致;
(2)表后面的信息:
与“投标一览表〞第〔3〕条一致;
(3)表格的数量:
有的在招标参数中分成了多个表格,比方:
软件参数、硬件参数等,此时也需要与招标一致,分成对应的多个表格去响应;
(4)表里面的容:
这一局部是需要特别注意的地方,一般包括序号、效劳容、招标文件条款号、招标需求、投标响应、偏离、说明几项容,对于这里每一个局部都需要注意,具体如下:
1〕序号:
序号可以是手写,可以是自动生成,但无论是哪种,一定要与第二项“名称〞一致,受其控制,随着名称项多少的变化而变化;
2〕效劳容:
名称是必须要和招标文件术参数中的名称一致的,如果是一个项中又包含了几个小项,此时一定不能只写大项或只写小项,正确的做法是将这一列进展拆分为2列,把大项和小项都写进去,而对应的第一列的编号那么要以大项为主;