餐厅财务管理手册.docx
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餐厅财务管理手册
肯德基闽潮市场
餐厅财务管理手册
目录
第一部:
安全政策
大门安全程序----------------p4-6
夜间货物验收流程----------------p7-10
夜间维修流程（厂商进店流程）------p11
餐厅安全--------------------p11
保险箱管理制度-----------------p12-16
第二部:
现金及有价证券管理
开店时现金管理----------------p17-18
值班时现金管理----------------p18
接班时现金管理----------------p18
问题处理----------------------p18
关于现金损失的纪律政策与程序--p18
出纳工作管理------------------p18-27
收银机管理------------------p27-33
餐厅零找金、零用金管理--------p33-43
餐劵管理制度------------------p43-52
餐厅发票管理规范--------------p52-55
遗失发票及发票类型审核政策----p55-60
餐厅财务报表------------------p61-64
第三部:
存货
促销品管理流程---------------p65
存货管理流程---------------p65–71
企划品管理--------------p71-74
报表保存期限--------------p74-75
第一部分：
安全政策
一、大门安全程序：
前门:
●
管理组和员工集合
至少2人
开店（使用安防系统的餐厅）：
早班经理开锁.解除
安防系统设定
之后大家共同进入餐厅（两人以上）
大门钥匙由值班经理保管,值班经理锁上大门,巡视餐厅
到达营业时间
值班经理开餐厅大门,大门钥匙由值班经理保管.
正常营业
●打烊:
确定招牌、门窗已关上：
（使用安防系统的餐厅）
晚班管理组
打烊时间
值班经理在大厅,将未离开的顾客在30分钟内送离,餐厅上锁
打烊结束
值班经理巡视餐厅无异常后,设定安防系统
锁门离开餐厅（至少2人）
打烊注意事宜：
*结束营业后（所有收银机已完成清机）,不可再进行顾客交易
*餐厅打烊后不允许任何人在餐厅留宿。
*如餐厅有特殊情况需整夜留人（守夜人除外）,应经区经理及区域经理批准后方可留人,且随时保持两位管理组（含）以上或一名管理组及一名资深员工留守于餐厅;
*如遇节假日等特殊情况,经区经理和营运经理批准,可将营业时间提前或推迟
*出入餐厅人员一律从前门;
后门:
*未经值班经理允许任何人不可开后门,如需开门,值班经理应在场,打烊后不得打开后门;
*后门随时保持关闭上锁.（如果当地政府部门有消防方面的要求,可以在后门上栓的前提下,不要锁死,以确保一旦发生意外事件可以随时打开）
二、货物验收程序:
1.
在送货规定时间到达
非夜间配送：
送货司机拿单从前门进入餐厅
管理组或保安
在后门监督
值班经理组织人员打开后门准备收货
值班经理接单后核对收货数量及保质期
收货完毕,锁上后门
2、使用安防系统等安保系统的餐厅:
餐厅打烊开始,电话通知安保公司员工离店时间
值班经理检查餐厅卫生及安全
值班经理锁门,设置安保系统
值班经理离店
配销中心司机到店送货
按照闽潮市场
<<夜间配送流程>>
插入钥匙解除安保系统设置
卸货
司机锁门,设置安保系统,离店
3）闽潮市场<<夜间配送流程>>:
A．抵达餐厅
a.对于安装电子防盗系统的餐厅，司机到达后按操作要求进行撤防，并将餐厅库房门锁打开。
b.对于餐厅有值夜人员的餐厅，司机到达后通知值夜人员，由值夜人员确认司机身份（胸卡），打开餐厅大门。
c.关闭车辆制冷机，打开车厢门锁，准备卸货。
B.卸货
a.打开车厢门，司机在车厢内按销货单品项、内容指挥装卸员工下货。
b.按配送要求将冻货、冷藏货入库码放，干货应按要求码放在餐厅指定区域。
c.负责监督冻货、冷藏货入库时，按要求将货物分品项码放整齐；干货码放要重物在下，轻物在上，清洁用品与食品分开放置。
d.司机在下货时对货物数量进行清点。
如货品数量有差异，在销货单差异一览中标注差异数量。
e.按要求填写销货单的相关内容（到店时间、离店时间等），将销货单第2联放在餐厅指定的位置，第1联带回配销中心。
f.司机检查货物码放符合要求，将库房门关、锁好设定好温度,离店前按操作流程进行设防，并锁好餐厅大门。
C.作业要求
a.驾驶员要统一着装，服装保持清洁整齐，精神面貌良好。
b.装卸货物时，要轻拿轻放，不能野蛮装卸，薯条、甜筒等易碎物
品，卸货速度要适中。
c.卸货时要按货物的品项整齐码放。
d.卸货完成后要求卸货人员将作业区域清理干净。
D.温度控制
a.车辆在预冷时放置标准的智能温度记录仪，以记录货物从装货开始至卸货完成整个过程的温度控制。
b.车辆到达餐厅后，应先将对温度要求较高的货品直接快速入库，对于入库时间较长的餐厅要关上车门保持温度，以保证货物的品质要求。
c.收车后，将温度智能记录仪交车队管理组进行电脑分析，找出机会点加以改进，并制单留存。
E.差异反馈:
餐厅在第二天早上清点货物时如有差异在10：
00前通知配销中心，配销中心作相应处理，
并记录夜间配送差异。
如果没有回馈,配销中心视为进货正确。
三、夜间维修或厂商进店流程：
餐厅发展部通知区经理
维修项目，维修时间
区经理批准，通知
餐厅经理
厂商、维修人员在打烊前到达餐厅，向值班经理报到
有守夜人员的餐厅，值班经理将厂商交守夜人员并在交接本上签字
无守夜人员的餐厅，由两名管理组留守（或一名管理组及一名资深员工）
餐厅发展部通知区经理维修项目，时间
维修完毕，管理组与维修人员共同离开餐厅
一名守夜人员监督，维修完毕后，管理组与维修人员共同离开餐厅
组织人员打开后门准备收货（尽量减少后门使用时间）
四、餐厅安全：
1．配电室、空调室不可存放任何物品；
2．餐厅经理室必须张贴有火警电话或紧急事件处理程序；
3．餐厅经理应定期检查灭火器失效日期，并记录；
4．新员工在进入餐厅工作6个月内必须接受安全知识培训;
5．以上需记录的要记录存档。
五、保险箱管理制度
1．保险柜清单：
1）零用金（现金+发票或支付证明=2000,部分餐厅经批准可以为3000）；
有关兑奖发票:
可从零用金垫支,待从税务局得到兑换后再补充零用金;如果兑奖发票过多,零用金额度不够,可由餐厅经理提出申请,报DM、FM、RSC财务部批准后可以增加额度
2）零找金（现金+收银员现金交接表=零找金定额）；
3）营业款、银行解款单；
4）其他收入现金（废品收入、捡拾金**等）；
5）可供销售及公关使用的套餐券、有价餐券**；
6）发票**；
7）支票夹,用于保管临时支票;（外埠餐厅）
8）餐厅发票专用章（餐厅公章由公司财务部保管）；（指外埠城市）
9）公关劵发放记录；
10）相机；
11）重要单据（合同，各类执照，卫生许可证等）；
12）餐厅获得激励奖金及员工活动等经批准的费用（餐厅的激励费用当年内用完）
13）外埠餐厅有DM私章
14）订金
15）上柜锁匙
**以上保险柜清单可据实际情况有所删减,建议张贴于保险柜门内侧,起到提示、方便日常管理的作用；
**对于DM券或者同类型的营运促销券,及一次购买量较大的发票,如餐厅存放数量较大,保险柜无法容纳,可由餐厅经理指定安全、可独立上锁的抽屉或其他房间存放；并做到专人管理;
**有关捡拾金处理:
如果顾客没有回头拿取，以营业外收入的方式填写解款单存入银行。
保险柜放置:
以下清单仅为参考清单,具体放置可据保险柜略作调整,但零找金/零用金/及营业款应尽可能分隔存放;
两层保险柜：
上层放营业款，零找金，下层放零用金及其他收入现金（废品收入），餐券、重要单据、支票夹、餐厅印鉴、相机，上柜锁匙。
单层保险柜：
左边放营业款及其他收入现金（废品收入），右边放零用金、
备找金、餐券、重要单据、支票夹、餐厅印鉴、相机。
2.闽潮市场保险柜钥匙的管理制度：
1）餐厅保险箱必须由两人管理，保险箱钥匙由餐厅出纳保管，密码由独立当班餐厅管理组保管；
2）餐厅2把保险柜钥匙:
由出纳交接保管，若保险柜钥匙损坏,可由RGM负责配置,但需要做书面报告给区经理;
3）保险柜钥匙交接:
由于出纳与管理组分别持有钥匙及密码,故出纳可以将保险柜钥匙随身携带,以确认保险柜钥匙被完整地保管并使用.在出纳离职或者调动时需要缴回保险柜钥匙。
4）保险柜密码应每隔3个月更换一次,并有记录.如有管理组调动，离职也必须更换密码。
<密码变更记录>可张贴于保险柜门内侧;此表填满之后，应保留至少一年；
注意事项：
**如果钥匙有遗失应立即填写意外事故报告单且更换保险柜钥匙/锁
**当班出纳因事离开,如没有值班经理批准并进行保险柜清点交接,钥匙不可交他人;
3.保险柜的管理与控制：
1）出纳负责对保险柜管理；
2）保险柜只允许放置保险柜清单中的物品并减少无必要的开启；
3）任何时间保险柜应上琐、乱码；
4）非管理人员或非工作需要不可进入出纳室;
5）人员变动后应通知区经理,RGM立即更改保险柜密码并记录变更日期，更改后的出纳人员姓名;
6）出纳交接班及开店、打烊时均应两人同时清点保险柜内所有现金及优惠券、餐券、并记录在每日收银机现金资料管理袋上且签名。
7）保险柜内不得存放私人现金。
8）餐厅出纳人员离职后员工资料应在餐厅保存一年以上；
4.保险柜的申请与购置
1）新餐厅开业前15天内，由餐厅发展部按照设备订单购买；
2）保险柜应从当地信誉较好的商场、百货大楼、购物中心购买，禁止从私人处购买；
3）保险柜购置前不可从公司申请餐劵、零用金及零找金；
第二部：
现金管理
值班经理的主要职责是管理公司的重要财产――现金。
由于餐厅中大多数都是现金交易，因此也产生了偷窃的诱因。
如果员工
发现餐厅内部的现金管理存在许多漏洞，餐厅发生内盗的可能性会大大增加。
现金管理是成功餐厅管理的必备因素之一。
*正确的现金处理可以防止发生错误,避免引起顾客不满;
*收银的正确可使员工减轻压力,工作更有效率;
*正确的现金处理和银行存款流程可使员工工作更安心,更自信;
*正确的现金处理可防止现金丢失或者利润减少;
*严密的现金管理可确保员工的诚信;
管理组在现金管理中所起的作用对于一家成功且利润丰厚的餐厅极为关键.
现金管理的职责包括:
*对执行现金处理或者银行存款的员工进行观察记提供其工作表现的回溃;
*担负当班经理的现金管理职责和银行存款任务;
*执行餐厅的纪律制度;
有效的现金管理要求管理组在值班期间能正确进行和监督3个关键的现金
管理程序:
*保险箱的管理;
*收银机/现金抽屉的管理;
*银行存款业务的管理;
顾客的付款是公司的财产,必须妥善存放于银行。
员工在任何条件下不得私
自买卖或者兑换货币。
管理人员包含管理组和执行值班管理的组长。
公司应确保正确的公司财产管理，严禁挪用公司现金和货物。
挪用公司现金和货物的行为包括：
*将私人借据存放于收银机/零找金;
*收到支票时未立即呈交;
*从收银机或者零找金里“借钱”;
*以任何形式改动“现金收据或者零找金”;
*故意将收银机的营业额少记或者不记;
*故意涂改餐厅报告和文件上的金额,企图掩盖现金短缺;
*为了私人利益,“借用”或者出售任何产品和设备;
*故意涂改餐厅报告和文件上的数目,企图掩盖存货短缺;
*少找顾客零钱;
*现金支付未能在当日及时完成;
*多收员工或者顾客的帐款;
*员工工资单（或工资单支票）尚未开出即付款。
一、开店时现金管理：
二、值班时现金管理;
三、接班时现金管理;
四、问题处理;
五、关于现金损失的纪律政策与程序
以上详细内容请参见<<营运标准手册（管理篇二）>>之<<现金管理>>第9页至第35页，在此不作详述。
六、出纳工作管理：
1．出纳工作流程：
*依实际状况进行调整
1）早班出纳与值班经理清点保险柜（零找金，零用金，餐券）等；
2）准备底钱，零钱及现金盘点表；
3）检查前日出纳作业；
4）协助营运：
补货、准备交接；
5）抽大钞、清机
6）早晚班出纳交接
7）准备底钱
8）协助营运
9）抽大钞、清机
10）整理保险柜
11）整理当日营业收入、清点保险柜、填写交接记录；
12）定期（传真）并上交现金解款单、定期及时申请餐劵、购买发票及上交现金管理袋；
13）与晚班经理共同清点保险柜并上锁乱码；
14）月底填写《现金、餐劵盘点表》交财务
15）营业外现金收入于收到当日报餐厅经理并存入银行.
2．出纳交接制度：
*早班出纳开业管理程序：
1）出纳开启保险柜前必须确认所有的门窗都已锁好;
2）出纳与早班经理共同开启并清点保险柜:
清点内容:
A.营业款:
确认前日晚班所准备的营业款封包是否完整无任何破损迹象,如有破损应立即报告通知餐厅经理,经确认后需要填写意外事故报告;（附：
封包方式：
在信封袋口和骑缝处在管理组及出纳签名后用封口胶将信封口封住）；
B. 零用金:
零用金数目与发票合计是否与零用金总数相符,及每笔支出是否有完整记录;
C.零找金:
零找金数目是否有差异;
D.检查餐劵数量是否与昨晚库存记录一致，如有差异检查原因;
E.其他业务收入:
废品等其他收入是否正确且在交接记录中登记;
3）检查发票是否按照序号正确使用;
4）检查支票夹内是否有支票存在及与支票登记签收本记录一致;
5）依保险柜清单盘点其他物品库存记录一致;无多余物品存在。
6）决定当日需换零钱数,如果可能将换钱大钞准备好;
7）备齐当日班次所需底金;
注意事项:
（1）餐劵被视同现金,故应将其锁在保险柜内,而且必须每日
盘点交接;
（2）回收的各类赠券清点撕右上角并盖上作废章，DM回收盖作废章且分类粘贴后放入每日收银机资料管理袋并交回公司财务；
（3）零用金需每日交接及盘点且每笔支出均有发票，借支单（借支单应
在当天内结清）并作出支出汇总登记于备用金管理表；
*早晚班出纳交接管理程序
（1）值班经理由BOH系统中打印出开店到交接时的现金操作盘点表，值班经理当班早晚班出纳共同清点保险柜且全过程在场;
（2）在开启保险箱前，必须确认经理室门锁好
（3）早班出纳整理后交晚班出纳进行清点;
（4）值班经理与早班出纳清点保险柜内所有现金零用金，零找金，检查早班结清应存入银行的营业额及餐劵，并需要填写《餐厅现金盘点表》;如有差异请检查记录是否正确
（5）营业收入是否与BOH中的现金操作管理表上总额相符及收银机条合计相符；
（6）保险柜内发票是否被正确使用;
（7）检查支票是否与支票登记签收本记录一致;
（8）检查现金资料管理袋内各清机条是否与BOH现金操作管理表上的现金一致，及检查各清机条粘附之Overring单、Refund、promo单、说明单、现金盘点表回收之赠券是否与收银机记录一致，并确定与BOH中打印出来的现管理表各记录填写正确、完整
（9）清点保险柜，其他物品及餐券库存正确及无多余物品存在（如有差异,是否在使用记录本上记录原因及有管理人员签字）
（10）最后，依照保险柜物品移交清单所列各项清单查点正确后签核，
填写《出纳交接记录表》
注意事项:
（1）任何现金盘点交接均需使用《餐厅现金盘点表》；
（2）保险柜交接后，早班出纳禁止在无监督下进入出纳室取任何物品；
*出纳打烊管理程序：
（1）确定所有门窗都已经锁好；
（2）确认营业收入与BOH系统中《现金操作管理表》及收银机条合计相符；
（3）清点营业款、备用金、零找金金额及所有餐劵数量是否正确；
（4）请值班经理复核所有现金及优惠券、餐劵，PROMO单据并在现金袋上签字确认；
（5）复核当日营业款，经过确认无误后，填写解款单将营业款及银行解款单一并封包由值班经理与出纳在骑缝处签字确认；
（6）管理组与出纳锁上保险柜，将保险柜乱码
3．银行存款流程：
（1）晚班出纳与值班经理共同清点当天营业收入，与收银机日清条核对无误后，由出纳填写现金解款单，将当日营业款与现金解款单封包存放,并在外层及日期，两人签字；
（2）晚班出纳填写《餐厅现金盘点表》,由值班经理与晚班出纳签字；
（3）营业收入单独存放
（4）早班出纳与值班经理清点保险柜时请确认前日营业款封包是否完整无损，并在《餐厅现金盘点表》上签字；
（5）按照前日报银行的兑换零币数目从零找金内准备大钞，零币兑换应当面点清无误，并放回保险柜规定位置；
（6）餐厅办公室贴有银行收款员的证件、及照片样本；
（7）银行人员上门收款，必须核对银行收款员的名牌及照片，如与银行提供的资料不符，绝对不能将款项交与来人，并电话通知RGM、区经理及相关部门人员；
（8）银行上门收款须在当日完成；
（9）存款方式（当面点清方式）：
A银行上门收款，在经理室内与值班经理及出纳共同清点前日营业额；
B银行收款后在交接单上盖章签字，现金缴款单上加盖公章，餐厅保留第一联其余由银行人员拿走；
C餐厅每天将银行盖章退回的现金解款单第一联传真给公司财务部（外埠餐厅），正本应在本周内送交财务部（外埠城市每周定期邮寄回财务复核）；
D个别餐厅经批准，周六，周日先将加盖银行印鉴的《现金交款单》或者《进帐单》第二联暂存餐厅，下周一，银行收款时将第一联与第二联交换；
（10）餐厅的营业外收入、其他业务收入如售卖废品、员工赔偿、顾客遗失等应在收到款项单独填写解款单并一起存入开户银行；
（11）餐厅收到支票后应由值班经理负责以下审核：
Ø支票必须使用墨汁或碳素墨水书写（只能是黑色），不可涂改、污损；Ø支票是否正确填齐签发人（顾客）的：
帐号、开户行、户名、签发日期等内容；
Ø支票金额大小写一致，大写金额有恰当零分隔；
Ø支票日期只能大写，有效期十天，否则无效；
Ø支票上必须有两个或两个以上的印鉴：
单位财务章（或公章）、私章；
Ø印鉴清晰，不应交叉重叠；支票背面不得盖章；
Ø如顾客提供的支票符合以上基本条件，则可收下，完成下列事项：
▪记下顾客的姓名、电话、身份证号码并查验身份证及开具支票公司的具体地址及联系电话（注意：
不要在支票上书写）；
▪向顾客确认支票是否为密码支票。
如收取的是密码支票，应同时要求顾客在支票上填写密码；
▪收到支票后，应在当日营业报表（Cash-sheet）中注明支票金额；并电话通知财务部;
▪餐厅于收到支票的次日即把支票送交（或者EMS邮寄）公司财务部，由财务背书存行；
▪支票存行后，应及时追踪支票是否到帐，如发生不能到帐问题，应及时与顾客联系，要求对方重新开具有效支票。
▪在收取支票过程中如有疑问，请即时联系财务部相关人员。
附件是一张正确支票的格式,请大家参考!
5.无收款银行的餐厅送款流程：
（1）当天的营业款必须在次日下午17点前由一名管理组和出纳一同去银行解缴。
每天的解款路程和时间尽可能不与前一天重复；
（2）营业款送至银行，必须让银行在摄像探头下当场清点；
同时将银行确认单（盖有现金收讫章的现金缴款单）带回；
（2）换零钞时必须有一名管理组和出纳一同前往银行兑换回程时可坐计程车；
（3）去银行缴款时请着便装，不许穿有公司标志的衣服，例如 Tricon/KFC/PizzaHut/Yum；
七、收银机管理：
1．收银机操作流程：
*开机流程:
（1）出纳从保险柜中取出一份已核对过的底钱（附已签名的现金盘点表，后交与收银员一起核对（依现金盘点表）
（2）收银员确认底钱无误后，收银员需在现金盘点表签名以示确认并退回出纳，由出纳存放于保险柜内，以留查验清机后作废。
（3）现金出现误差,应马上与出纳确认;
（4）若底钱正确,可开机操作;
（5）底钱种类（零找金）:
依餐厅实际状况进行
（6）注意事项:
A.每个收银员上收银机时需要重新更换一个收银机抽屉;
B.一台收银机在同一时间内只允许一个人使用,当指定收银员休息时,经理应将收银机置于LOCK状态;
D.如遇节假日,经财务经理及营运经理批准,底金可以增加,增加数目以财务部发文为准;
请出纳提前准备足够的零找金,以供营运所需;
*清机流程
A确保出纳在场，并做好准备，维持出纳室安全，门窗关上；
B值班经理或前台IC在前台通知收银员清机;并在收银机上操作清机流程,打印清机条在值班经理或IC监督下，由收银员收齐金额、单据、餐劵、促销品、收银机条，并在值班经理陪同下到清机区域（一般为出纳室）；
C收银员进行清点后，出纳使用现金盘点表核对现金并清点其他物品；
D清点优惠券及餐劵数量,PROMO单据与金额是否与清机条上的数字相符；
E检查DELETIONBEFORE是否超过2.5%和DELETIONAFTER是否超过2.0%,如有请解释原因并由值班经理签说明单,由收银员、出纳、值班经理三方确认；（DELETIONBEFORE超过2.5%和DELETIONAFTER是否超过2.0%系统自动提示）
F检查OVERRING时，确认OVERRING单，及连号收银机收据，并
有值班经理注明原因，收银员签名；如无连号收银机收据，则要写说
明单。
总计超过2.5％，则要写说明单；（超2.5％系统自动提示）
G检查抽大钞,如有则检查抽大钞单据,每单必须有值班经理、收银员、出纳三方签名；
H清点促销品数量是否与记录相符，并计算千次；
I将现金短溢、超标deletionbefore、deletionafter、overring、促销品的差异及优惠券回收差异上报值班经理，并及时登记到违规记录本。
J值班经理或IC将实际金额填写收银机条上并签名，收银员确认后签名出纳确认之后签名。
K出纳与管理组确认完成”结束收银员”的操作后,进如BOH系统现金资料袋拉取收银员的数据,手工输入实有现金,OVERRING/REFUND,DELETIONBEFORE,DELETIONAFTER及收银员姓名后，三方签字。
L出纳与管理组确认是否完成‘结束收银员’后，录入BOH现金资料袋并输入出纳姓名。
M注意事项：
a.清机条应由值班经理保管，直至出纳与收银员双方清点完毕后，方可与出
纳核对，并归档
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