32文件控制与维护程序作业指导书.docx
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32文件控制与维护程序作业指导书
四川航路通工程检测咨询有限公司
作业指导书
（QW4）
（QW3.2文件控制与维护）
编制陈挺伟
审核刘宏
批准张国光
二○一○年元月十八日发布二○一○年二月二日实施
文件控制与维护作业指导书
一、目的
通过对文件的接收、编制（含修订）、出版、发放、监督实施和档案管理（存档、借阅、销毁）等环节的全面管理，保证本机构的文件控制与维护处于受控状态。
二、适用范围
适用于本机构所有文件，包括质量管理体系、行政管理类文件（任命书、合同、协议、纪要、通知、规定、函件、倡仪、传真）、外来文件（行政上级、行业上级、建设单位、设计单位、监理单位、施工单位或客户等的来文）、内部管理需要的法律法规类、参考书籍类等，还有公司试验检测档案和财务档案资料。
三、职责
1.办公室负责管理类文件的编制；质量负责人负责质量管理体系文件的编制。
2.办公室负责所有文件档案的日常管理。
资料档案管理员是本机构文件档案的具体管理员。
四、具体要求
1.办公室主任根据领导意见和本机构工作需要按照行政文件格式拟定管理类文件，以文件审批单的形式报总经理审批，审批后以公司红头文件形式发放到各相应机构、部门。
质量负责人负责本机构质量管理类文件的编制（含修订），同样以文件审批单的形式报总工程师和总经理审批，审批同意后交办公室以公司红头文件的形式发放到公司各部门。
2.凡是以红头文件形式发放的公司文件皆应由资料档案管理员连同文件审批单存档。
3.存档文件的存档期限按照以下规定执行：
行政管理类文件属于长期存档文件，在公司存续时间内长期保存；
质量管理体系类文件通常也属于长期存档文件，但是由于可能进行修订或重新出版，原有的文件可以再保存1年；
试验检测的法律法规和规范标准等属于长期保存文件，但是已经废除的不再存档；
试验检测原始记录和试验检测报告一般考虑三年的存档期限，大型工程或工程中的特殊安全分项工程存档时间为六年，超过存档期限的资料，由资料档案管理员填写资料档案报废申请表，报总工程师和总经理批准后废除；
公司规定资产和试验检测仪器设备档案属于长期存档资料；
公司人员档案属于长期存档资料，由办公室保管，但是离职已达三年的档案由办公室填写资料档案报废申请表，报总经理批准后废除。
公司财务管理档案属于长期存档资料，由公司财务室保管。
4.公司档案实行借阅制度，凡借阅必须由资料档案管理员办理借阅手续，借阅手续必须有归还时间，到归还时间时，资料档案管理员有责任催还。
文件丢失要追究相关责任人的责任。
5.档案资料平时保存在公司资料室，资料室要配备防火防盗设施、灭火设施，室内严禁吸烟。
6.各实验室资料和公司档案资料存档执行《文件档案管理规定》，见附件一。
附件一
文件档案管理规定
为加强公司文件的控制管理，确保文件现行有效，保证工作的可追溯性，特制定本规定。
一、文件类别
包括质量管理体系、管理类文件（任命书、合同、协议、纪要、通知、规定、函件、倡仪、传真）、外来文件（行政上级、行业上级、建设单位、设计单位、监理单位、施工单位或客户等的来文）、内部管理需要的法律法规类、参考书籍类等。
二、编制
办公室负责对管理类文件的编制；质量负责人负责对质量管理体系文件的编制，报总工程师和总经理批准后方可实施。
办公室对所有文件皆要登记造册，按照规定标识后方可发放和使用，使用人员要保证文件的完好和完整。
三、档案目录
（一）公司本部档案目录
1.组织
1.1基本要求
1.2组织机构框图
1.3任命书及职责
1.4规章制度
1.5职工守则及须知
2.管理体系
2.1岗位职能分配
2.2管理体系管理
3.文件控制
3.1收文登记
3.2公司本部文件
3.2.1工地试验室文件
3.2.2行政文件
3.2.3工作总结和自查
3.2.4绩效考核
3.2.5车辆管理
3.2.6其它
3.3机场公司文件
3.4省交通厅质监站文件
3.5省质监局文件
4.试验检测分包
5.服务和供应品采购
6.合同评审
7.申诉和投诉
8.预防、改进和纠正
8.1制度计划
8.2整改评价
9.记录
10.内部审核
11.管理评审
12.人员
12.1人力资源
12.2人员档案
12.3培训考核
13.设施和环境
14.检测和校准方法
15.设备和标准物质
16.量值溯源
17.抽样和样品处置
18.结果质量控制
19.结果报告
19.1按各项目编写总目录
19.2按项目试验室档案目录
（二）工地试验室档案目录
1.文件控制档案及其清单；
1.1收文登记表；
1.2文件档案；
1.2.1公司文件；
1.2.2指挥部文件；
1.2.3设计文件；
1.2.4监理文件；
2.人员基本档案及其清单；
2.1人员资质复印件、人员任命文件、人员现场考核；
2.2人员考勤；
3.仪器设备档案及其清单；
每个仪器设备建立一份档案。
档案应包括仪器设备来源（接收）、仪器设备委托管理书、周期检定计划及检定证书和自校记录、维修记录、报废记录。
4.分包档案及其清单；
一份档案袋，应包括分包申请、分包方资质和能力调查、分包协议复印件，分包检测报告及其清单。
5.比对及能力验证档案及其清单；
一份档案袋，应包括比对及能力验证计划，实施过程和评价记录。
6.结果质量控制档案及其清单；
一份档案袋，应包括结果质量评价记录、验证实施计划和结果评价、改进意见。
7.结果报告档案及其清单；
7.1试验检测报告台帐
分单项工程登记。
7.2报告发放登记表
7.3报告档案
7.3.1土石方工程
含土石方填筑标准报告、抽检报告，边坡防护标准报告、抽检报告。
7.3.2跑道盖被工程
分地基、道面或施工标段存档。
7.3.3平行滑行道工程
分地基处理、土石方填筑和道面或施工标段存档。
7.3.4跑道延长段工程
分地基处理、土石方填筑和道面或施工标段存档。
7.3.5排水工程
分施工标段存档。
……
8.申诉和投诉档案及其清单
9.内部审核档案及其清单。
内部审核计划、内部审核结果、整改建议、整改实施情况及其评价。
10.现场管理会议档案及其清单。
四、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
五、档案的借阅与索取：
1.借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；
3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案办公室主任批准方可摘录和复制。
六、档案的销毁：
1.任何组织或个人非经允许无权销毁公司档案材料；
2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。
3.经批准销毁的公司档案。
档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。
文件档案台帐
编号：
年度部门试验室要素表流水号
序号
文件名称
文件存档日期
1
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外来文件接收登记表
编号：
年度-试验室编号-表编号
序号
文件名称
发文单位
发文人
接收人
接收日期
1
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38
文件销毁处理登记表
编号：
年度-试验室编号-表编号
序号
文件名称
资料员
销毁原因
批准
销毁日期
1
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38
文件编制审批单
编号：
年度-表编号
拟稿部门
文件字号
文件标题
拟稿人
拟稿时间
办公室意见
总经理意见
分管领导意见
附文件草稿附件。
来文审批单
编号：
年度-表编号
来文部门
文件字号
文件标题
文件主要内容
办公室意见
总经理意见
分管领导意见
附文件复印件，原件存档。
图书资料一览表
编号：
年度
序号
类别
图书资料名称
数量
登记日期
资料员
1
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