办公室5S管理制度.docx
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办公室5S管理制度
办公室5S管理制度
中粮贸易开鲁粮库
办公室5S管理制度
第一条 总则
为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各种资源，减少浪费，降低办公成本，提升员工工作热情，塑造良好的企业形象，特制定本规定。
第二条 本规定适用于粮库办公室所有人员。
第三条 整理
1、每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不必要（无效过期）的，不要的全部销毁。
必要文件整理归档。
2、对所辖区域的物品、设备、空间清点整理，并区分其“要”和“不要”；分类如下：
1） 设备：
电脑、打印机、文具、书籍等； 2） 空间：
柜架、桌椅、储物箱等； 3）
物品：
个人物品、装饰品等；
3、“不要”物品经各部门负责人判定后，集中报废，集中指定存放。
4、“必要品”的使用频率和常用程度基准表
常用程度
使用频率
处理方法
低
过去半年未曾使用且不能再用的物品
丢弃
中
在过去半年里只使用过一次的物品
集中存放
中
一个月使用一次的物品 集中
存放
高
每周或每天都使用的物品
保存在办公桌或随身携带
第四条 整顿
1、办公室及岗位区整顿
1） 办公桌：
桌面除当前正在使用文件、文件框或文件盘、电脑、口杯、电话、笔筒，不允许放其他与工作无关的物品；（备注：
电脑主机要放置在放主机的位置，键盘放置在键盘架上，下班后即时关闭电源）
2） 一般常用办公用品：
未用的笔、直尺、订书机、涂改液、固体胶、剪刀、即时贴、橡皮、计算器等集中放置在办公桌抽屉的一定区域内；
3） 电脑线、网线、电话线束好有序放置；
4） 人离开一小时以上应将桌面收拾干净，电脑、电话机要保持干净卫生；
5） 文件框内的文件夹明确标识，整齐放置；
6） 办公桌抽屉标准：
第一层，整齐地放置常用的办公用品；第二层，整齐地放置文件、笔记本、书籍、单据等；第三层，整齐放置私人常用物品；办公桌左上角可放置临时性物品（如空白稿纸、即时性的文件等）；
7） 文件柜：
文件按文件夹、档案袋、档案盒归置好并整齐摆放；非文件类物品入柜需放置在非透明层；柜顶不得放置其他物品；
8） 座椅：
靠背座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开10分钟以上，椅子应放回桌洞内；桌洞下不得堆积杂物；
9） 垃圾篓：
内罩塑料袋，置办公桌右下方；
10） 饮水机、桶装水、暖瓶需放置在指定位置，不得随意移动；
2、文件、资料整顿
1） 将日常文件按照待处理、处理中、已处理分类放置，此外还有机密类文件。
根据应用情况分为每日必用、常用、和不常用3种，不常用的文件要尽快处置；
2） 文件标识要与实际相一致；
3） 电脑里的电子文档、资料分类必须条理清晰。
电子文件需要永久长期保存的，应形成纸质和电子等双套介质材料备份保存；
第五条 清扫
1、将现场不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾、无污秽状态。
消除“脏污”保持职场干净、明亮；
2、清扫的主要对象是个人办公区域，如桌面、桌洞、办公设备（电脑、传真机、复印机、打印机、电话机），公用设备或其他清扫对象安排值日或保洁人员清扫；清扫基准如下表：
对象
标准
周期
时间
个人区域
桌面干净整洁，桌洞内无垃圾，无杂物遗落，地面、墙角、柜子、门、窗无垃圾污秽，（电源、线路、插座、开关没有异常）
每天
每天上下班前后
文档
桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件；超过保管年限的文件、表单及时集中销毁；保管年限内的表单装订及时归档；无破旧的卡片、册子、档案、报刊等；无用的手稿与工作无关的文件
每月
月末
第六条 清洁
1、将前“3S”做到制度化、规范化、维持其成果。
2、行政人事人员经常巡视检查。
3、保持5S意识。
第七条 素养
1、培养文明礼貌习惯，自觉遵守粮库规章制度，养成良好的工作习惯。
2、素养巡查：
5S推进组对各部门进行不定期检查，每月底对整个粮库办公室的5S执行情况进行检查。
第八条 5S亮点和暗点奖惩
1、亮点通报表扬，暗点公布批评；
2、每次检查85分以上为合格，85分以下视为不合格；不合格部门根据检查意见整改；每月平均得分低于80分将对被检查部门扣发当月工资30元，部门负责人扣发100元。
3、设置5S评比流动红旗，由每个月检查结果合格并得分最高的部门获得。
4、对连续三个月获得流动红旗的部门，给予部门员工每人奖励50元；对连续三个月不合格的部门给予每人处罚50元。
5、5S检查表见附件1：
第九条 行为规范及奖惩：
1、请勿在办公时间闲谈或从事与工作无关的事20元/次；
2、请勿在上班时间办公区域大声喧哗、聊天；在办公室打电话、讨论工作、传达信息应放低音量，不要隔人呼叫或大声说话，妨碍他人工作；午休时间不得大声嬉笑、打闹20元/次；
3、应按照通知准时参加各类会议，遵守会场纪律，不随便出入会场或接打电话，手机应调至振动状态20元/次；
4、请勿在办公时间阅读与工作无关的报纸、书籍等20元/次；
5、请勿浏览与工作无关的网站、聊天、玩游戏或办其它私事100元/次
6、上班时间打私人电话超过3分钟；用免提拨打、接听电话20元/次；
7、未经允许在办公区域拍照、摄像的100元/次；
8、无故不参加粮库安排的培训和会议20元/次；
9、在外从事与本粮库相同产品的职业或在外兼职者2000元/次；
10、动手打人的500元/次；
11、造谣生事，散播谣言致他人或粮库名誉受500元/次；
12、在工作中酗酒滋事、赌博、有伤风化的2000元/次；
13、偷窃同事或公有财物的2000元以上或移交司法机关；
14、蓄意损坏粮库或他人财物者，故意泄漏秘密，致使粮库蒙受重大损失的2000元以上；
15、不得辱骂同事300元/次；
16、请勿在公共办公区域吸烟100元/次；
17、请勿在办公区域就餐、吃东西（包括牛奶、饮料）20元/次；
18、上班时间不得外出就餐或在班吃早餐及零食20元/次；
19、办公桌面应保持整洁，文件夹、书籍和资料分类摆放整齐10元/次；
20、离开办公座位时，必须随时将椅子归位放好10元/次；
21、请勿在办公场所吐痰、乱扔纸屑、垃圾20元/次；
22、将茶叶等杂物倒入洗手池的100元/次；
23、洗手时将水甩在地面的10元/次；
24、下班后门窗未关闭的10元/次；
25、电话铃声响三次必须接听，接听电话时主动使用“您好”、“请”、“谢谢”、“再见”等礼貌用语，打电话时应尽量降低音量，以免影响他人工作10元/次；
26、请勿在办公区域使用不文明语言10元/次；
27、请勿故意用力甩电话、笔记本等办公用品10元/次；
28、进入办公室请先敲门，得到允许方可进入10元/次；
29、请保持良好的坐立姿态，不坐桌子，坐立时不翘腿、搁腿和抱胸，不倚靠站立，不东倒西歪，行走时不勾肩搭背10元/次；
30、上班期间衣着得体，不得穿戴奇装异服20元/次；由单位通知统一着装时，违者20元/次。
31、请勿在办公时间办公区域穿拖鞋和破损鞋袜20元/次；
32、请勿私拆设备机箱100元/次；
33、请保持电脑外表干净，电脑桌面、屏幕保护程序不得有不雅、不健康的内容（或画面）20元/次；
34、下班后应关电脑显示器及主机20元/次；
35、请勿打印、复印或传真与工作无关的个人资料10元/页；
36、损坏会议室桌椅和办公桌椅等20元/次，并照价赔偿；
37、其它不规范、不礼貌或有碍粮库形象和声誉的行为举止20元/次。
第十条 处罚程序
1、员工违纪后，由所在部门依据具体违纪事项和本规定提出处理意见，经库主任批准后生效。
2、处罚事宜记入员工档案。
第十一条 本制度由粮库5S推进组负责解释，从2016年8月1日起生效实施。
5S办公室规范检查评比表
部门：
总得分：
项目
规范内容
分值
得分
备注
整理 （20分
1、将不再使用的文件资料/工具废弃处理
4
发现其中一项0分
2、将台面与办公无关的物品清理掉
5
发现一项扣2分
3、将长期不使用的文件资料编号归类放置指定文件柜
2
4、将常使用的文件资料放置就近位置
2
5、将正在使用的文件资料分未处理/正处理/处理三类
2
6、将办公室用品摆放整齐
5
发现1项扣2分
整顿 （
25分）
1、办公桌/办公用品/文件柜等放置要有规划和标识
5
无标识扣1分，扣完为止
2、办公用品/文件/坐椅放置要整齐有序
3
3、文件处理完后均要放入文件夹，且要摆放整齐
2
4、文件夹都要有相应的标识，每份文件应有相应的编号
5
发现1件扣1分
5、办公桌及抽屉整齐，不杂乱
3
6、私人物品放置于规定位置
5
摆设凌乱且在显位置0分
7、电线/电脑线用绑带扎起，不零乱
2
清扫 （25分）
1、将地面/墙/天花板/门窗/办公桌椅等打扫干净，无灰尘
15
每发现一项扣2分
2、将办公室用品擦洗干净
2
3、文件记录破损处修补好
2
4、没有噪音和其它污染
1
堆积垃圾0分
5、垃圾桶放在规定位置上，垃圾及时清除
5
清洁 （10分）
1、每天上下班利用10分钟做5S工作
4
2、随时自我检查/互相检查，定期或不定期进行检查
2
3、对不符合情况及时纠正
1
4、清理/清扫/清洁保持得非常好
3
素养 （
20分
1、员工衣服整洁得体，仪表整齐大方
10
拖鞋、背心、扣2分
2、员工言谈举止文明有礼，不大声喧哗，对人热情大方
3
3、员工工作精神饱满
3
4、员工有团队精神，互帮互助/积极参加5S活动
2
5、员工时间观念强
2
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