福建省中小学校舍安全工程档案管理办法.docx

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福建省中小学校舍安全工程档案管理办法

福建省中小学校舍安全工程档案管理办法

为进一步规范全省中小学校舍安全工程（以下简称“校安工程”）档案资料的收集、整理和管理工作，按照全国校安办《关于印发全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）的通知》（全国校安办函〔2009〕48号，以下简称《管理办法》）要求，结合我省实际，特制定本办法。

第一章总则

第一条校安工程档案的归档和管理由省中小学校舍安全工程领导小组统一组织，各市、县（市、区）负责实施。

各级中小学校舍安全工程领导小组办公室（以下简称“校安办”）负责对本级档案资料进行收集、整理、检查、验收和保存归档工作，并负责对下级校安办档案工作进行指导、监督、检查和验收。

第二条本办法所称项目，是指每个单体建筑物，包括学校的教学及教学辅助用房、生活用房和办公用房等。

第三条本办法所称档案，是指工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。

第四条本办法适用于前条所述档案的收集、整理、保存、管理和利用。

第二章档案资料的归档和管理

第五条各市、县（市、区）教育行政部门要落实专门用房，建设校安工程档案室。

档案室要安装防盗门、防盗网，有专用电脑、打印机、数码相机、摄像机、移动硬盘、扫描仪等，配备档案柜、档案盒和办公桌椅等硬件设施，并制定相应档案管理规章制度。

要安排一名计算机专业人员，加强校舍安全档案资料的电子档案管理；抽调具有从事档案管理工作经验的人员，全面做好档案资料的收集、分类和整理，做好纸质信息档案、图片视频资料的保管工作。

第六条各地要以学校为基本单位，做好学校基本情况简介，学校规划、平面图等资料的采集整理收集；要以校舍单体建筑物为基本采集信息，对当前校舍基本信息、校址校舍排查信息、校舍鉴定信息、校园校舍规划信息、校舍加固改造或重建迁建信息等进行全面信息资料收集填报。

校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录要及时收集；要对每一个校舍单体建筑的电子和纸质档案进行整理归档，做到一栋房子一盒档案，每一盒档案里含有设计图纸、排查资料、整改方案、校舍图片等，建立完整的纸质档案和电子档案系统，确保档案信息的完整性、全面性和及时性，确保档案能长期保存。

各项目校需打印学校基本信息表、校舍详细信息表等材料，可下载校安工程管理软件，安装后导入数据打印。

档案资料整理完成后，按照要求装订成册，各种资料要按时报送各级校安办。

市、县（市、区）直属学校应按属地管理原则进行档案管理。

省属学校档案管理由学校统筹安排。

第七条档案的管理及分类立项。

档案分为纸质档案及电子档案，电子档案应与纸质档案内容相一致。

档案应分为综合卷、规划和经费卷、监督监察卷、学校总卷、项目分卷（附件1）。

其中项目分卷又分为安全工程实施前项目建设和加固改造文件、排查监督文件、工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件，各地可根据实际情况适当增加各卷的内容。

对归档的纸质档案材料进行数字化处理，实现纸质档案和电子档案的对应，按要求纳入《全国中小学校舍信息管理系统》，档案最少保管20年，部分档案应长期或永久保存。

第八条各设区市及县（市、区）教育行政部门都应按要求建立完整的纸质档案和电子档案。

（一）省校安办负责统一组织全省校安工程档案管理工作，保存全省校安工程的所有电子档案。

（二）各设区市教育部门应当设立校安工程档案室，管理所属行政区域内各县（市、区）的档案，要求保存：

1、本级A、B、C卷纸质档案（原件）及电子档案。

2、所属县（市、区）A、B、C、D、E卷的电子档案。

（三）各县（市、区）教育部门应当设立校安工程档案室，管理所属行政区域内学校的档案，要求保存本县（市、区）A、B、C卷及所属项目学校D、E卷的纸质档案（原件）及电子档案。

（四）各项目学校要求保存D、E卷的纸质档案（原件）及电子档案。

校舍情况发生变化时，学校应当及时更新，保证图实相符。

第九条档案的归档立卷

（一）A卷—工程实施方案：

各设区市级工程实施方案指其所属行政区域内各县（市、区）总体工程实施方案；县（市、区）级工程实施方案指所属区域区内各项目学校工程实施方案。

（二）D卷—工程实施前后学校平面图：

如项目学校所有校舍通过排查鉴定后，无选址新建或拆除新建的

（三）可省略工程实施后校园平面图，但需有实施前的校园平面图。

（四）所有项目学校校舍有B、C、D级危房的，加固改造、拆除或新建校舍时，应按有关规定签订《廉政合同》。

B、C级危房校舍《廉政合同》档案放入E-（A）卷，D级危房校舍《廉政合同》放入E-卷（C）。

（五）E卷-（C）、（D）、（E）、（F）、（G）卷参照《建设工程文件归档整理规范》。

（六）其他资料管理遵照全国校安办印发的管理办法及其归档范围要求进行归档整理。

第十条排查鉴定后的校舍资料归档立卷

（一）所有项目学校必须有D卷，其中需拆除新建校舍的选址规划要纳入D卷学校整体规划中。

（二）所有项目单体必须有E卷-（A）的安全工程实施前项目建设文件。

（三）以项目学校为单位，经校舍抗震鉴定、校舍安全鉴定、抗淹没抗洪水冲击鉴定、抗风能力验算、其他鉴定后，排查鉴定为A级的校舍档案必须有E-（A）、（B）卷中所涉及内容；排查鉴定为B、C级的校舍档案必须E-（A）、（B）、（F）、（G）卷中所涉及的内容，其中（F）应包括加固改造内容；排查鉴定为D级需选址新建或拆除重建的校舍档案必须有E卷-（A）、（B）、（C）、（D）、（E）、（F）、（G）卷。

（四）经排查鉴定后确定为拆除的项目单体在文件归档时把E卷-（A）、（B）卷集中归为拆除项目分卷。

拆除项目分卷内除所要求归档的文件外还需加入拆除时所需手续文件（特别是国有资产处置审核报批资料要齐全）及拆除施工文件等所涉及内容。

（五）经排查鉴定后确定为拆除后需新建的项目单体在文件归档时同样把E卷-（A）、（B）卷集中归为拆除项目分卷，（C）（D）（E）（F）（G）卷按要求归档。

第十一条附属工程的档案归档立卷

300平方米以下的食堂、厕所；工程造价在50万以下的校园绿化、篮球场、足球场、围墙、大门等基础建设档案全部归为学校附属工程档案。

学校附属工程档案要在E卷单独立卷，立为E-（H）卷。

所有符合以上条件的附属设施档案都归集在E-（H）卷，命名为学校附属工程卷。

此卷的档案参照E卷所涉及的内容进行归档。

不在此范围类的建筑单体档案要按照《管理办法》进行归档。

没有附属工程的不需立此卷。

第十二条需选址新建的项目单体E卷档案从（C）-（G）归档。

第十三条电子档案

县（市、区）档案室应当及时对归档的纸质档案材料通过归集电子文档、扫描、照相等（图纸：

有条件的地区做扫描，没有的可照相的方式进行数字化处理，形成电子档案，实现所有项目纸质档案和电子档案的一一对应。

电子档案以学校为单位通过网络版逐级审核上报，具体上报方法另行制定和公布。

第十四条档案的装订和保存档案的收集、整理和保存归档工作要与工程项目的实施同步进行，在工程项目推进的过程中逐步收集、整理所需归档的资料。

为便于保存，纸质档案应按分类装订成册，一卷一册（E卷按A至G分别装订），按规定填写卷名。

纸质档案所使用的档案盒请各设区市自行统一规格，做到各设区市及行政区域内的县（市、区）、项目学校统一使用一种档案盒。

第十五条各级教育行政部门应当根据本办法和有关法律法规建立健全中小学校舍档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、移交、查阅、保密、销毁等方面的管理制度，明确管理人员的职责，完善中小学校舍档案管理机制。

对于毁坏、丢失档案，造成损失的单位和个人将依法追究责任。

第三章归档范围和保管期限

第十六条项目档案归档范围包括工程实施前项目建设文件、排查鉴定文件、项目规划文件、加固改造文件，具体为：

（一）能收集到的工程实施前项目在原建设和加固改造过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。

（二）校舍场址安全排查报告、校舍建筑安全排查报告、校舍的各种鉴定报告和检测报告、排查鉴定合同等。

（三）对于需加固改造的校舍，设计、施工、竣工验收等各个阶段直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。

（四）对于需要重建的校舍，选址与立项、勘察设计、施工、竣工验收等各个阶段直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。

加固改造文件分为施工准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件，参见《建设工程文件归档整理规范》。

档案归档范围的具体内容详见附录，各地可根据实际情况适当增加各卷的内容。

第十七条项目竣工验收投入使用后，因故对其进行的改扩建、维修、加固形成的文件资料也应及时归入项目档案。

第十八条校舍安全档案室应当及时对归档的纸质档案材料进行数字化处理，实现纸质档案和电子档案的对应，并按要求纳入《全国中小学校舍信息管理系统》。

第十九条档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

永久是指档案需永久保存，长期是指档案的保存期限等于该项目的使用寿命，短期是指档案的保存期限为20年。

第二十条综合卷、规划和经费卷、监督检查卷以及学校总卷的保管期限为永久。

项目分卷的保管期限为长期，具体按照《建设工程文件归档整理规范》的要求执行。

拆除项目分卷的保管期限为短期。

第四章附则

第二十一条本办法未具体规定的内容应参照《建设工程文件归档整理规范》执行。

第二十二条本办法由福建省中小学校舍安全工程领导小组办公室负责解释。

第二十三条本办法自印发之日起施行。

附录：

福建省中小学校舍安全工程档案归档范围

序号

归档文件

备注

A综合卷

一

工程实施方案

二

工程领导小组和办公室组成人员名单

三

工程路线图和时间表

四

工程年度实施情况总结

五

月报表

六

工程简报、快报

七

上级政府、校安办、各部门印发的各类相关文件

八

本级政府、校安办、各部门印发的各类相关文件

九

下级政府、校安办、各部门的相关请示和批复

十

其它

B规划和经费卷

一

工程总体规划

二

辖区内学校布局调整规划

三

工程年度实施计划

四

工程经费预决算

五

其它

C监督检查卷

一

工程日常监督检查办法

二

监督检查具体实施方案

三

监督检查记录

四

专项监督检查报告

五

其它

D学校总卷（按学校，一校一卷）

一

学校简介

二

学校整体规划

三

学校整体设计方案

四

工程实施前后校园平面图

五

工程实施前后土地校舍情况总表

六

工程实施前后校舍基本情况明细表

七

校舍场址安全排查报告

八

其它

E项目分卷（按项目立卷，一项一卷）

（A）安全工程实施前项目建设和加固改造文件

一

工程准备阶段文件

二

监理文件

三

施工文件

四

竣工图

五

竣工验收文件

六

其它

（B）排查鉴定文件

一

校舍建筑安全排查报告

二

抗震鉴定报告

三

安全鉴定报告

四

抗淹没、抗洪水冲击鉴定报告

五

抗风能力验算报告

六

检测报告

七

其他鉴定报告

八

鉴定委托合同

九

加固改造方案

十

拆除施工的相关文件

十一

其它

（C）工程准备阶段文件（详见《建设工程文件归档整理规范》）

一

立项文件

二

建设用地、征地、规划文件

三

勘察、测绘、设计文件

四

招投标文件

五

开工审批文件

六

财务文件

七

建设、施工、监理机构及负责人

八

其它

（D）监理文件（详见《建设工程文件归档整理规范》）

一

监理规划

二

监理月报中的有关质量问题

三

监理会议纪要中的有关质量问题

四

进度控制文件

五

质量控制文件

六

造价控制文件

七

供货、试验等相关单位资质材料

八

监理通知

九

合同与其他事项管理文件

十

监理日志

十一

监理工作总结

十二

其它

（E）施工文件（详见《建设工程文件归档整理规范》）

一

施工技术准备文件

二

施工现场准备文件

三

地基处理记录

四

工程图纸变更记录

五

施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告

六

施工试验记录

七

隐蔽工程检查记录

八

施工记录

九

工程质量事故处理记录

十

工程质量检验记录

十一

其它

（F）竣工图（详见《建设工程文件归档整理规范》）

一

各类综合图

二

室外专业图

三

建筑竣工图

四

结构竣工图

五

装修工程竣工图

六

电气工程竣工图

七

消防工程给排水工程竣工图

八

采暖通风空调工程竣工图

九

其它专业工程竣工图

十

其它

（G）竣工验收文件（详见《建设工程文件归档整理规范》）

一

工程竣工总结

二

竣工验收记录

三

财务文件

四

声像、缩微、电子档案

五

其它

主题词：

教育校舍档案管理办法通知

抄送：

全国校安办，省政府办公厅，省校安办各成员单位。

福建省校安办2010年4月26日印发