44员工外出费用管理规定.docx
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44员工外出费用管理规定
44-员工外出费用管理规定
员工外出费用管理规定
管理文件
编号
YD-MR-44-2016
实施日期
2016年08月17日
版次
A/0
页数
7
编写
审核
批准
1目的
为保证员工外出（包括因公出差、外出施工、驻外工作）工作和生活的需要，规范员工外出费用管理，根据大连市有关规定，结合我公司实际情况，特制订本管理规定。
2范围
适用于公司所有员工（含试用期员工）。
3职责
3.1财务部负责外出借款、费用报销的审核。
3.2外出人员负责借款、报销手续的办理。
4定义
4.1一类地区：
直辖市、省会城市、经济特区（深圳、珠海、汕头、厦门、海南省）。
4.2二类地区：
除一类地区外的地级市城区。
4.3三类地区：
县及县级市辖区。
5工作程序
5.1外出申请
5.1.1员工外出当日往返的由部长批准，员工外出二日及以上，外出时间不超过15天，借款、报销金额不超过3,000元且在规定标准范围内的，由部长审核，主管副总经理（以下含总工程师）批准。
外出时间超过15天、借款报销金额超过3,000元或部长（以下含副部长）副总等干部外出，须报总经理批准。
5.1.2外出到一、二类地区和三类地区二日以上（含二日），外出前必须办理出差审批手续，按要求详细填写《出差申请单》，按批准的申请出差。
出差申请单附表交部门考勤员，月底连同考勤报表交行政人力资源部。
5.1.3外出费用报销以《出差申请单》批准内容为准，外出途中发生变更的，回来后补办审批手续，否则不符项目不予报销。
5.1.4自带车辆外出，必须在《出差申请单》附表中将自带车型、同行人员等信息填写完整。
5.1.5除施工或简单唯一任务的外出，必需填写具体、明确、详细的《员工外出计划书》一式二份，一份本部门存档，一份财务部借款审核备案。
《员工外出计划书》格式详见附件。
5.2外出借款
5.2.1员工外出可以预借外出预算额度120%的差旅费。
出差期间需要招待，应在《员工外出计划书》上列明招待计划，招待费借款须填写《招待费申请单》。
5.2.2《出差申请单》代借款单使用，员工外出借款均应由本人填写《出差申请单》，本人无法亲自办理借款手续，可以委托其他人员代为办理，批准后，到财务部领取款项。
5.2.3预借现金超过3,000元，需提前半日通知出纳员。
预借现金超过5万元需提前两天申请。
5.2.4外出借款实行前款不清，后款不借的原则。
再次出差必须将之前所借款项报销或偿还后，方可再借款。
5.3外出费用报销
5.3.1外出费用报销须在返回公司7日内办理完毕，逾期不报，按《财务管理规定》处理。
5.3.2员工外出须按规定粘贴全部有效票据,并在每张票据上签署本人姓名。
费用票据须按每次发生的时间顺序粘贴，不得将多次外出费用交混粘贴报销。
5.3.3除包干使用、不凭据报销的项目以外，其它报销项目均要求据实提供有效发票报销。
5.3.4超出规定标准的费用，必须在报销前经总经理在票据上签字或单独批准，否则超出的费用不予报销，由个人承担。
5.3.5火车票或飞机票丢失，能够提供购买证明的，按证明金额的80%予以报销，不能提供证明的，按火车硬席票价报销。
特殊情况不能提供票据，须书面说明原因，报总经理批准方可另行报销。
5.3.6技术服务、调研等外出报销时，同时须按要求提供服务或调研等报告，详细报告出差任务的完成情况。
5.4交通工具
5.4.1员工外出应本着安全、经济的原则，按规定选择适宜的交通工具，具体如下：
能乘坐公共交通，不自带汽车；乘汽车，能乘大车不乘小车；能乘火车，不乘汽车；能乘普通列车，不乘高铁；能乘高铁，不乘飞机。
5.4.2乘坐交通工具，总经理据实报销，其他员工在标准限额内据实报销。
标准如下：
火车（不含高铁）：
全体员工均可乘坐火车硬座（晚八时至次日晨七时之间在车上过夜四小时以上，或连续乘车超过八小时的，可乘坐硬卧（软席），不乘坐硬卧（软席），按硬座票价的50%发给夜行车补助费）。
高铁：
全体员工均可乘坐二等坐席。
轮船：
全体员工均可乘坐轮船三等及以下舱位。
飞机：
副总出差距离500公里以上，部长出差距离700公里以上，可乘坐飞机经济舱。
长途汽车：
在火车无法满足的情况下，方可选择长途汽车。
乘坐出租车等其他交通工具或超过上述标准乘坐交通工具，须经总经理批准，未经批准费用不予报销，由个人承担。
5.4.3其他员工因公务紧急，需乘坐飞机、高铁，须在《出差申请单》写明，并报总经理批准，标准按7.2执行。
5.4.4部长级以上领导外出，可自驾车辆。
出差地范围之内发生的燃油费、过路费、停车费，经审核后据实报销，其他费用不予报销，不享受市内交通费补助。
5.4.5为方便开展业务，高级区域经理可将自驾车辆停放于主要业务地，并在业务区域内自驾车辆办理业务，使用公共交通工具往返于车辆停放地与大连之间。
5.4.6其他员工自驾（带）车辆外出，须报总经理批准。
费用报销方式与9.2相同，费用标准按9.1执行。
5.5住宿费
5.5.1员工外出的住宿费标准，总经理据实报销，副总经理、部长（含副部长）按标准间计算，在下表规定限额内据实报销。
其他员工外出发生的住宿费实行定额补助，包干使用，不凭据报销。
单
位
出差地区
外出施工
一类
二类
三类
非工地
工地
副总经理
房间/天
280
240
160
70
30
部长
人/天
260
220
140
60
30
普通员工
人/天
100
80
60
50
30
5.5.2凡本公司在外出地有住宿场所或由接待单位接待的，住宿费不予报销（不含工地住宿）。
如有特殊情况，须报总经理批准。
5.5.3两人以上一起外出,同性别的两人住同一房间，按高职位人员标准报销。
5.5.4住宿费补助按实际住宿天数核定。
5.5.5在同一地区停留七天以上（不含外出施工）,超过七天的住宿费按8.1标准下调10%。
5.6自驾车费用
5.6.1燃油费标准及限额
项目
百公里油耗（升）
燃油费限额（元/天）
部长及以上
10
200
高级区域经理
8
120
其他
7
80
5.6.2部长及以上自驾车外出，出发地与目的地之间，根据交通图册，确定公里数，按油耗标准核定燃油费报销限额。
在出差地办事期间的燃油费在每天限额内据实报销。
5.6.3高级区域经理自驾车辆燃油费在限额内据实报销，过路费据实报销，其他费用不予报销。
5.6.4燃油费需开具增值税专用发票。
5.7伙食费、市内交通费
5.7.1员工外出当日不能往返，外出期间伙食费、市内交通费实行定额补助，包干使用，不凭据报销。
标准如下：
单
位
出差地区
外出施工
一类
二类
三类
当日不能往返
当日
往返
一类
二类
三类
伙食费
人/天
50元
40元
30元
40元
35元
30元
15元
市内交通费
人/天
30元
25元
15元
0
说明：
1、外出施工，公司不能提供车辆的，根据现场实际情况，经批准后凭据报销。
2、外出施工及驻外员工，由公司提供就餐条件的，伙食费补助按15元/人▪天包干使用。
5.7.2员工外出当日往返，午餐补助15元/人，超过19时可享受晚餐补助10元/人（晚餐在公司食堂就餐的，不再报销晚餐补助），市内交通费据实报销。
餐费补助需于外出次日由各部长核实确认，以部门为单位，于下月初三个工作日内报行政人力资源部，统一报销。
过期不予受理。
5.7.3乘坐公司车辆、自驾车辆外出或由接待单位负责市内交通安排，不发给市内交通费补助。
出租车费不予报销。
5.7.4员工外出参加会议、培训班、学习班等，食宿费由主办单位统一收取的，不发给伙食费及住宿费补助。
食宿自行安排的，按前述相应条款执行。
5.8外出施工、驻外工作津贴及通信补助
员工外出施工、驻外工作（公司在外地设置的工作场所工作）期间，给予津贴及通信补助，按实际工作天数包干使用，不凭据报销，具体标准如下：
项目
人员分类
津贴
通信补助
当日不能往返
当日往返
外地施工
本地施工
部长及以上驻外员工
40
无
按通讯费管理规定执行
项目负责人
40
20
8
2.5
其他施工人员
30
20
无
其他驻外人员
30
20
无
说明：
驾车同时承担施工任务的员工，另外给予20元/天津贴，时间由施工负责人确定。
5.9外出期间占用公休（节假）日的规定
5.9.1销售人员外出公务期间占用公休（节假）日，在不影响工作的前提下，由个人申请，经批准可以串休。
休假5天以内，由主管部长审批。
5天以上，15天以内，需报主管副总审批。
超过15天的休假，需报总经理审批。
5.9.2除销售人员以外的其他人员外出公务期间占用公休（节假）日，可以在任务完成后，在不影响工作的前提下串休。
出差15天以内的，经批准可串休一天。
出差超过15天的，经批准可串休2天。
5.9.3以上休假按出差假填报，出差假工资正常发放。
休假期间不能正常办理业务，影响工作，按事假处理。
5.10其它规定
5.10.1外出期间各包干使用的费用均按外出实际天数核定，超过八小时（不含八小时）不足一天的按一天计，不足八小时不计。
5.10.2外出期间因公发生的邮寄费、含在车船票价内的保险费、因公携带重物寄存费及托运费、机场建设费据实报销，单独购买的商业保险不予报销。
5.10.3司机驾车发运货物当日不能往返，如确因工作需要不能住宿，在交通工具上过夜的，发放夜行车住宿补助50元/天/人。
5.10.4因公务、疾病或意外灾害延误行程，须立即报部长以上主管领导批准，否则，不得借故延误行程。
非正当原因延误行程发生的费用不予报销。
5.10.5因公外出，不允许借故私人旅行，如需私人旅行，外出前须在《出差申请单》上申请，并报总经理批准。
私人旅行期间不享受各种补助，费用自理。
5.10.6报销程序按《借款报销管理规定》执行。
6形成的文件和记录
6.1员工外出计划书YD-GL-CWB-44-01
7附则
7.1本文件由财务部负责贯彻实施。
7.2本文件执行情况由财务部负责监督、考核。
大连益多管道有限公司
员工外出计划书
编号：
YD-GL-CWB-44-01
编制时间：
年月日
姓名
部门
职务
随同人员
外出期间
年月日至年月日
出差事由及具体行程安排
出差计划
费用
预计
需要办理的具体事项
月
日
目的地
填写《出差申请单》请款
预计差旅费
小计：
元
（此项费用包含预计自驾车相关费用）
预计住宿费（补助）
住宿费（补助）天X元/房间/天（元/人/天）
X人次=元（类地区）
住宿费（补助）天X元/房间/天（元/人/天）
X人次=元（类地区）
小计：
元
预计伙食费补助
伙食补助天X元/人/天X人次=元（类地区）
伙食补助天X元/人/天X人次=元（类地区）
小计：
元
预计市内交通费补助
交通费补助天X元/人/天X人次=元（类地区）
交通费补助天X元/人/天X人次=元（类地区）
小计：
元
填写《招待费申请单》请款
预计招待费用
1．
2.
3．
4．
小计：
元
部长
主管副总经理
总经理
备注：
以上表格可根据实际情形增减项目明细栏次，也可另附纸详细说明。
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