采购管理守则1doc.docx

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采购管理制度201２1

采购部管理制度

１、目的

为加强采购计划制度与管理，对本公司的大宗原材料、零星材料的采购过程进行控制，保证采购物资质量符合要求,以确保本公司最终产品质量。

２、范围

适用于本公司产品实现过程所需的大宗原材料、零星材料物资的采购。

3、职责

3．1项目开展前,充分与商务、预算及技术部进行沟通掌握合同内容、熟悉预算单价:

3．2　采购部负责按产品采购计划实施采购并负责得供方的评定；质检部负责原材料及零星材料进行验证；

３.3由总经理审批货款，财务进行支付、采购部经理审核合格供方名单及采购计划。

4、采购管理任务

4.１　根据生产、经营需要做好产品采购计划,保证原材料和各项

产品连续及时供应;

４.2在保证供应的前提下,选择优质产品，确保采购产品的质量

合格;

4.3开拓货源基地，优化供货渠道,降低采购成本。

5、采购文件

5.1本公司的采购文件包括“质量协议”、“定料单”、“技术协议”、“采购合同（框架协议）”等采购文件发放前，由合约部和采购部及技术部负责人对其适用性进行审批；

5.2采购文件包括采购产品的信息；对质量的要求、对产品的验收要求等其它要求，如价格、数量、文件等。

适当时包括:

对供方的产品、程序、设备、人员提出有关批准或资格鉴定要求,质量管理体系要求。

６、采购计划

6．1项目部根据生产任务下达“采购计划单”,由采购经理和采购部分项主管批准后实施,对辅材（零星）材料的采购计划则由申请部门填制“请购单”，经项目经理批准后,采购部复合审批后实施采购。

６.2　采购部根据批准的“采购计划单”、在“合格供方名单”中选择供方并开始采购。

6.３采购部要与供货方在《经济合同法》的框架内签订“采购合同（框架协议）”,明确规定规格、数量、质量要求、技术要求、违约责任及供货期限等。

7、询价及洽谈

7．１　充分了解所需物资的品名、规格、质量要求即其它特别要求；

7.2向供货商详细讲明物资的品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式；

７.3同规格产品的供货商至少对比三家,在价格上必须严格管控；

7．４寻求其它更合适的替代品;

７.５经成本分析后，设定议价目标;

７.6把控价格上涨、下跌因素；

7.7如果是紧急需求临时购买的材料、设备采购人员可以参考以往类似的价格（如公司对材料实行固定价格管控，本条款可适用于新开发的供应商及其他零星采购）。

７．8　询价单填写制度,新产品或大宗材料的采购，需在签订合同之前,在必须不少于三家供货商的前提下进行询比价，填写询价单由采购部经理审核,总经理批准。

方可确定供货商。

8、订购

8.1分批交货的需在合同（订单）中注明；

8.2　订购单（采用联络函或传真）交至供货商,无法按需要日期交货的必须及时通知申购部门和项目部。

9、采购

9.1采购人员及项目相关人员因对供应商所提供的物资进行详细的检验,确认是否与（采购合同）订购单或采购申请单所列内容一致；

9.2采购员应向供货商索要必要的合格证明、使用说明、检测报告等资料。

10、验货证明

10.１原材料采购到原材料库（工地现场）进行外观、数量验收后办理收货，收料员填写报验单，包质检员进行检验。

合格后办理入库手续。

10.2其他零采物资、材料须经申购部门验收后，采购部才可协助办理入库手续。

11、付款结算时采购人员应注意事项

一般供应商、加工厂家直接到财务部根据入库单等凭据结算，有采购人员付款的按以下方法结算：

11.1何种发票。

11.２发票抬头、金额及其他内容是否相符。

11.3有无预付款。

１1．4是否需要扣款。

12、供应商管理规定

１2.1范围:

供应商的选择、评审、控制、更换等工作严格按本规定办理。

１２．２职责：

12.2．１供应商的选择由采购部负责,采购人员填写“供应商审批表”,提交采购和质量部（技术部）经理经调查并审批。

12．2.2采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量，凡与公司建立供货关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”，作为选择供应商的参考。

“供应商调查表”成采购部经理核准后自存。

12．2.3采购部根据本公司对原材料、零星材料的质量需求,深入个供方市场,调查其质量保证能力、产品质量历史状况，已确定几个生产设备精良、生产管理规范、质量稳定可靠、交货及时、价格合理、信誉良好的供货方作为初选对象。

12.2.4采购人员应根据“供应商调查表”每年复查一次，以了解供应商的动态，同时依变动情况,更换原有资料内容。

12.2.５在每批原材料供货结束后,供应商的供货业绩专记与“供应商质量档案”,作为评审供应商业绩的资料;

1２.3.合格供方批准

采购部负责召集公司有关部门,根据调查情况、样品检测报告等资料，以会审的方式初选初选供方评审，合格后填写“合格供方审批表”，经总经理批准后,即可纳入合格供方名单。

１2.4材料样品的检验

１2.4.1　对通过初审的供应商所送检的样品，必须经质检部（技术部）进行各项指标的检验和检测

12．4．2　根据产品需要，供货商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料;

12．４．3　对通过初审和提供样品检验合格的供货商方可供货，如评审结果不合格,要求其限期整改或作出调整，整改后仍不合格者，

采购管理制度598６２１

采购管理制度

1.目的

为进一步加强公司制度管理,健全企业采购制度,提高采购效率，明确岗位职责,降低采购成本,减少不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化,特制定本制度。

。

2.适用范围

凡本公司运营所需之设备、原材料、辅助材料、包装材料、低值易耗品等采购作业及产品委外加工等一切物料采购均适用于本制度。

３.定义

3.1.生产计划的物料需求——指采购员依据派工单上外购件信息和产品物料清单进行采购的

方式;

３.2.外协件采购需求——指完成产品开发、生产过程中成品、半成品的外协加工;

３.３.安全库存物料需求——指公司常备一定库存量以满足生产需要的物料,依据安全库存量

进行采购的方式，适用于经常性,共用性及购买时间较长的低值易耗物料；

３.4.杂项物料需求——指不定时发生的小金额采购，或文具用品等;

3.５.固定资产需求——由于生产量的增加或新产品的开发需要增加设备类（含办公设备）的

采购;

3.6．样品物料需求——新产品开发试样阶段所产生的物料需求;

4.采购计划

４.１.除生产计划的物料需求外，所有采购作业物料需求信息均以【请购单】为依据;

4.2.生产计划物料需求的确定：

计划员在接收订单后，在编制派工单时同时编制外购件和产

品物料清单，并与库管员确认所需物料是否有库存，采购员依据派工单信息进行采购；

4.３．外协件采购需求的确定：

外协件的采购流程参照《工序负责人工作流程规范》的相关规

定执行。

４．４.杂项物料需求的确定：

各需求部门根据需要填写【请购单】经部门主管批准后交采购员

进行采购;

4.5．安全库存物料需求的确定:

库管员根据需求对生产物料自定一小部分安全库存，并每周

进行统计,每周对安全库存物料进行统一填写【请购单】请购一次；

４.6．固定资产需求的确定:

由于生产量的增加需要新增设备的由生产部厂长在建立生产计划

时提出申请，由于新产品的开发需要增加设备的由设计部主管提出申请，办公设备的增加由人事部提出申请。

固定资产的申请，填写【请购单】后需呈总经理批准后方可进行采购。

4．7.样品物料需求的确定:

由设计部提出请购,部门主管审核后由总经理批准方可采购。

4.８.材料增补申请单所需物料的确定:

产品在加工过程中因品质异常报废，由报废人填写【补

料申请单】，经部门主管审核后进行采购。

５.采购流程

５.１．一般采购流程

5.２.请购申请

5.2.1.请购之前,申购人应向仓库询问所需物资是否有库存,以免重复采购;

5.２．２.采购之前,申购人依据所需物资的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写【请

购单】。

５．2．3．紧急采购时，由申购人在【请购单】上注明“紧急”，以便各部门加快流转及时处理。

5.2.4.若填写【请购单】后撤销采购，应立即通知采购员,以免造成浪费。

5.2.5．请购人填写【请购单】，经相关人员批准后,交采购员签字确认,采购员应检查【请

购单】的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查请购单是否经过审批。

5.2.

6.外协件的请购流程参照《工序负责人工作流程规范》的相关规定执行。

５.２．7.各部门应及时检查采购需求,请购单应在每天上午9点前完成审批交采购员,采购员

在收到请购单后统一进行询价下单,9点后的请购单，在次日进行统一询价。

紧急请购项目除外。

5.3.询价

5.3.1.采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理各类请购需求,对于未采购过且未指

定供应商的物资或未指定外协供应商的外协件,应提供三家以上供应商及价格进行比价；

５.３.2.采购员询价时应注意审查供应商的主体资格（经营状态、是否按时年检、有无失信记

录、是否涉及重大诉讼等），要求供应商提供联系方式以便相关负责人核价。

确定供应商后,应要求供应商提供证明主体资格的材料（企业提供营业执照副本复印件、个人提供身份证复印件）。

5．3.3.对于紧急请购项目应优先处理,不必按此条款第一项规定执行，但必须保证供应商资

格符合要求并且相关信息齐全。

5.4.核价

5.4．1.物品若采购过并有固定的合作供应商,价格无调整的情况下,采购员直接下采购订单,

无需核价。

５.4.2．物品若未采购过或价格有调整，采购员将报价单及该物品的历史价格整理好提供给总

经理进行核价。

核价后采购员下采购订单。

5．５.采购实施

5.5.1.采购员必须在承诺的时间里满足请购部门的需求,避免停机停产的浪费。

5.５.2.采购员在不理解耗材的规格或有不能满足现场需求时，可委托需求方自行购置处理。

5．5.3.受委托方的采购行为视为采购员的行为,故采购员应在采购前详细告知受托者有关供

应商、价格、采购规定等讯息，采购员需承担受托者采购过失的责任。

５.5.４．采购员按照核准的【请购单】及报价单向供应商下订单,并以电话、传真等方式确定

交货日期或到供应商处直接采购。

对于需要订立买卖合同进行采购的物资，应同时按公司合同审批程序进行流转并登记合同信息。

5.５.5．在采购过程中，采购员应保持与供应商的有效沟通，确保货物按质按量如期到达,采

购物资到货后，按《工序负责人工作规范》要求进行验收及办理入库手续。

5.5．

6．当供货可能出现不正常状况时（交期延误）,采购员应在第一时间知会需求单位，以

便需求单位作出调整，并与请购部门主管协商修改需求日期，同时由请购部门主管修改【请购单】上的需求日期，修改后在修改的内容旁签名+日期以示负责。

５.5．７．在采购过程中，若因采购数量较少,无法买到对应的规格，采购人员可根据市场现有

规格与设计员申请替代材料规格,并将替代的材料信息在原材料质检员的派工单上进行

变更,由设计员签字+日期，作为进料依据。

５.５.８.采购金额达1000元的，或合作超过三次的供应商，除特殊情况外，采购员应当取得相

应支付凭证后，由财务支付货款，采购员不可直接支付现金。

5．5．９.所有采购物资原则上要求货票同行,采购员应将供应商的送货单及收款收据等单据交

予财务部，并在货到后15天内凭上述单据办理报销手续，超过报销时间或单据不全的财务部门不受理报销，同时不办理结款或开具支票，责任由采购员承担。

5．6.特殊采购流程

５．６.1．零星采购

零星采购是指偶然发生的、所采购物资低于２00元的采购（如因公司接待、聚会需要进行的采购，生产过程中因缺少配件、材料而临时进行的采购等）,具有临时性、偶发性、金额低的特点。

５.6.1.１.零星采购由各部门自行实施采购,各部门人员需要进行零星采购的，应首先以电

话的方式征求本部门负责人，征得负责人同意后,方可采购。

5．6.１.２．采购人应选择可靠的供应商进行采购，采购时应购买注有品名、商标、制造厂商、

保质期等基本信息的合格商品。

所购物资原则上要求供应商开具发票,供应商无法开具发票的,必须要求开具收款收据。

5.6.1.３.零星采购原则上由采购人先行垫资采购。

采购人完成采购后，按《费用报销管理

制度》到财务部进行报销。

５．６.1.４．零星采购采购人应对所采购物资的质量负责,若所采购物资发生质量问题,由采

购人与供应商协商退换货事宜。

5.７.应急采购

应急采购是指公司因应急处置需要,而临时进行的采购。

需求部门发现需要紧急购买材料、设备的,应先向仓库管理人员询问，确定没有所需材料、设备后，向总经理汇报，得到总经理同意后方可进行采购。

5.7.1.应急采购无需进行三方询价,应以最便捷的方式进行采购,兼顾价格和质量。

5.7.２．应急采购结束后,需求部门应补填【请购单】，并注明“已购回”按照一般采购流程

进行流转。

剩余物资要补办入库手续,并录入库存台账。

若应急采购无法开具发票或收款收据的,执行应急采购的人员应作书面说明，列明应急采购物资来源、价格等信息,报总经理审批、签字。

5.7.３.应急采购原则上由应急采购人员垫付。

采购完成后，按《费用报销管理制度》到财务

部进行报销。

6．采购纪律

6.1.采购员职责

6．1．１．建立供应商资料与价格记录档案;

6.1.2.做好市场行情的经常性调查；

6.1.３.询价、比价、议价及订购作业;

６.1.4.所购物资的品质、数量异常的处理及交期进度的控制；

6.1.5.做好平时的采购记录及对账工作。

７.采购员行为规范

7.1.采购员应严格按照本制度进行采购作业，采购完成后及时进行备案并确保备案材料真实、

齐全；

7．２.若因供应商或物流等原因,造成延误采购周期，采购员未提前通知请购部门,导致生产

停机、停产、延误生产周期的,追究采购员责任；

７.3.若采购员违反本制度进行采购作业或没有及时备案导致采购资料丢失或损毁的，第一次

提出警告处分,若再发生类似事件，按严重程度给予采购员考核、降职、降薪、转入试用期或予以辞退的处罚；

7.4．采购员不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂;若因严重失职或违反本制度作出

不适当行为的，给予辞退；给公司造成损失的，应赔偿公司损失,情节严重涉及违法犯罪的，提交司法机关处理。

８.相关文件:

8．1．【请购单】

8.2.【补料申请单】

8.3.《费用报销管理制度》

9.本制度自发布之日起生效，修改亦同。