如何做PPT讲义.docx

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如何做PPT讲义

PowerPoint和Word、Excel等应用软件一样，都是Microsoft公司推出的Office系列产品之一，主要用于设计制作广告宣传、产品演示论文演示的电子版幻灯片，制作的演示文稿可以通过计算机屏幕或者投影机播放；利用PowerPoint，不但可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开面对面会议、远程会议或在Web上给观众展示演示文稿。

随着办公自动化的普及，PowerPoint的应用越来越广。

在PowerPoint中，演示文稿和幻灯片这两个概念还是有些差别的，利用PowerPoint做出来的东西就叫演示文稿，它是一个文件。

而演示文稿中的每一页就叫幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。

一、演示文稿的建立

进入PowerPoint后，显示出一个对话框，对话框上部是新建演示文稿选项区，提供了五种建立演示文稿的方法：

1.空演示文稿：

完全空白，不带标题及内容框。

需要自行定制的方式，需要有个性特色及特殊要求的演示文稿选择这种方式。

2.设计模板：

是一种以特殊格式保存的演示文稿，一旦我们用了一种模板后，幻灯片的背景图形、配色方案等就都已确定了，所以套用模板是很省时省力的一件事。

（设计模板演示）

3.内容提示向导：

不但设置好了背景和颜色，还能预先填入很多文稿内容。

（内容提示向导演示）

4.根据现有演示文稿：

已做好的演示文稿。

5.相册：

制作相册的工具。

可以选择来自“磁盘文件”或“扫描仪照相机”的文件，可以选择“相册的板式”选中图片以后还可以选择“图片板式”“相框形状”“设计模板”来进一步美化相册。

注意如果要一次制作多个相片，则在进入选择文件对话框时选择多个文件。

幻灯片除了有模式的选择外，还有“幻灯片板式”的选择。

在“幻灯片设计”下拉菜单中。

“幻灯片板式”有多种模式，可以方便的进行图片、图表、表格、组织结构图、剪贴画等各种组合，同时，板式可以与“模板”“相册”结合使用。

（演示）我们注意到板式多是用文本框组成的，它不是不可改变的，我们可以根据自己的需要来调整。

（演示）

二、幻灯片视图

像WORD一样幻灯片也有多种视图方式，PowerPoint中提供了六种不同的视图：

普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图、备注页视图，每种视图各有所长，不同的视图方式适用于不同需要的场合。

最常使用的两种视图是普通视图和幻灯片浏览视图

1.普通视图

在PowerPoint启动后直接就进入普通视图,左边内容像是目录，明了，改起来方便；右边是每一张具体的画面，不光有文本内容，还有幻灯片的背景、文本格式等，是幻灯片的编辑状态的外观和效果。

右下角是给这页幻灯片加说明的。

（演示）

单击左面大纲窗格中的任意一条内容，右窗格中就会显示相应的幻灯片效果，备注当然也随着变。

拖动窗格分界线，可以调整窗格的尺寸。

（演示）

2.大纲视图

单击窗口左下角的第二个按钮

，或在“幻灯片”边上的标签“大纲”就切换到了大纲视图。

大纲视图与普通视图的区别主要就是左面的窗格面积大了，右面两个窗格小了，显示出文字，有的文字编辑就可以直接在左窗口中进行。

（演示）

3.幻灯片浏览视图

我们点一下窗体左下角的第四个按钮

，就看见了幻灯片浏览视图。

在这个视图中，非常方便地将演示文稿中的所有幻灯片以缩小的视图方式排列在屏幕上，我们可以很直观地了解所有幻灯片的情况，还可以用屏幕右方的滚动条浏览排在后面的幻灯片。

通过幻灯片浏览视图，可以很容易看到各幻灯片之间搭配是否协调，可以确认要展出的幻灯片放在一起看上去是否好看，当然，还有一个好处就是可以很容易地复制、删除和移动幻灯片，添加幻灯片放映时间、选择幻灯片切换效果和进行动画预览。

4、幻灯片放映视图：

这个视图是观看放映的结果，在这种状态下是不能进行编辑的。

（演示）

三、幻灯片的编辑

1.幻灯片的删除移动与增加

幻灯片的移动、复制和删除与文本的移动、复制和删除操作很类似，但还是有区别的。

如何删除一个幻灯片呢？

在普通视图下操作方法：

在左面窗格里，选中小幻灯片，按一下DEL键，或启动右键快捷方式就删掉了！

移动。

在幻灯片浏览视图中操作比较好，点中需要移动的幻灯片，把它拖动到移动的位置，释放鼠标，这两张幻灯片位置就换过来了。

在普通视图下基本一样。

选中删除，选中拖动。

增加新幻灯片的三种方式：

⏹在插入工具栏中选“新幻灯片”，

⏹普通视图下把光标放在需要增加的幻灯片标志后面，敲一下回车键

⏹按Ctrl＋M快捷键插入一张新幻灯片。

2.复制

⏹单击工具栏上的“复制”按钮，再把光标定位在想要增添复制页的位置，再单击工具栏上的“粘贴”按钮。

⏹如果连续两页幻灯片的版式和内容差不多，可以在制作完一页幻灯片后，单击“插入”菜单，选择“幻灯片副本”，这张幻灯片就被复制了一页，只要在副本上对文字做修改就可以了。

3.插入图片

幻灯片主要通过插入图片图例等来增加视觉效果，提高观众的注意力。

更重要的是图片能够传达语言难以描述的信息，有时需要长篇大论的问题，也许一幅图片就解决问题了。

插入图片有两个概念：

1、将图插入到文字中。

像WORD中一样从“插入”\图片\剪贴画与文件上的选择图片或者可以选择内容版式中提供的版式通过图标来增加图片。

2、背景方式插入

操作方式是：

从"格式”\背景\填充效果\图片。

在单击“选择图片”选项卡中，在图片对话框中选择好图片，单击“插入”，选择“确定”。

举例：

选择“应用”和“全部应用”有什么不同？

选“应用”，这幅图片只对这一张幻灯片起作用，其它幻灯片的背景并不跟着变；如果选择“全部应用”，那么这个演示文稿中所有的幻灯片全都采用这个背景了。

（演示）

4.插入影片和声音

我们首先要注意到PowerPoint插入的声音格式有那些。

通过“插入”\“影片与声音”\“文件中的声音”\“文件类型”下拉菜单可以发现支持插入的文件类型。

1）插入声音有三种方式：

一种插入一个喇叭，选择”自动播放”或”用户自己单击播放”。

单击“插入”菜单，选取“影片和声音”项，在子菜单中选取“文件中的声音”命令。

打开“插入声音”对话框，在对话框中找到声音文件保存的位置，然后选中它。

单击“确定”按钮。

这时系统提示“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音”，单击“是”按钮确认。

插入的声音在放映幻灯片时会自动播放，并且有一个小喇叭

。

编辑时双击小喇叭可以试听。

第二种方式：

插入一个播放软件。

有的文件格式不支持自动播放（mpg4、real播放器播放的扩展名为ra、rv、rm、rmvb的文件），你可以在“幻灯片放映”\“动作按钮”插入一个播放软件，用户需要打开这个软件，用这个软件来播放音乐，播放结束后返回到幻灯片播放状态。

第三种方式：

可以在“幻灯片播放”\“幻灯片切换”中选择“其他音乐”来插入背景音乐。

2）影片的格式与播放

⏹首先要注意到PowerPoint插入的影片格式有那些。

通过“插入”\“影片与声音”\“文件中的影片”\“文件类型”下拉菜单可以发现支持插入的文件类型。

⏹不能在PowerPoint2003中播放的影片

⏹首先确定影片文件是否与MicrosoftWindowsMediaPlayer兼容：

如果影片文件在WindowsMediaPlayer中顺利播放，则说明您可以将该影片插入到幻灯片中。

⏹

PowerPoint既不能在PowerPoint中播放您的影片文件，也不能在MicrosoftWindowsMediaPlayer中播放，请尝试创建一个链接，指向可以播放该影片文件的程序或者这个文件本身。

3）插入制作好的影片有两种方式：

第一种插入一个画面，与声音一样画面可以自动播放也可以单击播放。

（“插入”\“影片与声音”\“文件中的影片”）当有的格式不能通过直接播放来插入的话，我们就需要通过调用其他播放程序来播放。

第二种插入一个影片播放的程序（“幻灯片放映”\“动作按钮”插入一个影片动作按钮），这种是先调用播放程序，然后用户来控制播放的片断。

5.截取影片片段

我们需要用其他软件来截取影片片段。

用来制作多媒体作品的主要视频文件格式有：

MPG、AVI、FLC等。

（1）可以用WIN自带的一个软件WindowsMovieMaker。

（调用讲稿“WindowsMovieMaker简介”及程序对“导入电影”，“拍照”，“制作片头片尾”等内容讲解）

⏹它可以将导入的电影份成很多片断（在“导入收藏夹”的“导入文件”对话框中选中“为视频文件创建剪辑”导入的文件则会根据原来剪辑的情况分成多个小文件。

⏹导入后的文件在播放时还可以分割。

在预览的窗口下方有按键。

⏹通过制作后的电影片断项目，不能直接插入到PowerPoint中，我们将电影剪辑拉到时间轴上后，就可以用“文件”\“保存电影文件”的方式来保存这个电影剪辑，这个剪辑可以直接插入到PowerPoint中播放。

但文件保存的文件格式是wmv,不能改变。

⏹还可以增加片头与片尾。

（用WindowsMovieMaker演示制作过程）

（2）可以用“超级解霸”工具来截取影片片段。

将AVI格式的影片转换成GIF格式，将AVI格式转换成MBG格式等。

（3）还有一些影片格式转换工具软件，可以帮助我们通过不同格式的转换得到我们想要的片段。

AllokVideotoMP4Converterv2.62简体中文，专门转换MP4。

EasyRMRMVBtoDVDBurnerv1.3.0简体中文，将RM转换为DVD。

ImTOODVDRipperPlatinumv4.0.58.1108简体中文版，将DVD转换为其他格式。

RMtoAVIMPEGWMVVCDSVCDDVDConverterv4.1简体中文版，将RM转换为AVIMPEGWMVVCDSVCDDVD格式。

以上软件工具有兴趣的学生，可通过文件名到网上搜索下载。

6.创建图表

接下来我们学习插入图表，这也是制作幻灯片时经常要使用的。

利用图形表示数值直观明了，并且可以美化数据，增加观众的兴趣。

使用条形图、饼图、面积图等类型表示数据，原来比较枯燥的数据变得一目了然，大大增加了演示文稿的感染力。

（图一）

插入图表。

单击“常用”工具栏上的“插入图表”按钮

，弹出“数据表”窗口，默认的数据已出现在表格中了。

这时就进入了图表编辑环境，Graph的菜单和工具栏取代了PowerPoint的菜单和工具栏，只有上面的标题栏没有变。

数据表中的内容我们都可以改动。

数据改变后图也随着变化。

如果想添加列或行删除列或行，都与在Excel中的操作一样。

为图表添加标题。

关闭数据表，右鍵后选择快捷菜单下的“图表选项”，在对话框中选择“标题”选项卡，在“图表标题”文本框中输入标题（图六），单击“确定”。

（图六）

修改图表类型。

柱形图是默认的图表类型，我们可以根据需要修改图表的类型。

单击工具栏中的“其他按钮”

，在弹出的菜单中单击“图表类型”下拉列表框

，从列表中选择“折线图”

。

当前图表就变为折线图了（图七）。

我们还可以详细地改变图表类型，选择菜单“图表”中的“图表类型”命令，在打开的“图表类型”对话框中选取图表类型，这时右面还会列出子图表类型。

我们选择“三维簇状柱形图”（图八）。

看，每个单位每个季度的销量就很清楚了！

（图七）　　　　　　　　（图八）

编辑图表中的各个对像。

单击工具栏中的“图表对象”列表钮，在打开的选项中选择需要编辑的对象就可以了。

我们选择“背景墙”，这时图表中所选对象四周就会出现控制点，然后单击“设置格式”按钮，就会打开所选对象的格式设置对话框（图九），就可以进行设置了。

（图九）

更简单的方法是将鼠标直接移动到图表中想要编辑的地方，双击，就可以打开关于该