招投标须知及其安排.docx

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招投标须知及其安排

投标须知事项及其安排

2014/5/20

一、与招标方的前期接触

1.利用关系技巧建立良好的客户关系，更早的知道招标信息

2.了解采购方的真实需求和想法，招标时即可“投其所好”、“命中要害”

3.前期的技术交流，可引导购买方向本公司擅长的技术路线和产品特点

4.抓住对项目有决定权、影响力大的人物的想法，留意未来可能的评委的感兴趣的地方

二、控标技巧

1.招标公告环节

2.资格审查环节

3.商务条款的倾向性

4.技术参数的排他性

5.与评委之间的关系

6.与其他投标人的协调

三、竞标评判规则：

1.能够最大限度的满足招标文件中规定的各项综合评价标准

2.能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低（投标价格低于成本的除外）

四、项目招标总体应对流程

准备阶段→标书编写→形成标书→项目总结

五、详细流程：

六、

标书准备阶段：

1.投标网站公布投标项目，市场部人员（刘阳，张伟明）回馈给顾总或张总进行初步审查，再与相关部门领导确定公司是否具备投标资格。

a）领取标书后，市场部人员与项目对应的技术部门经理初步对项目进行可行性判断：

i.综合技术分析

ii.项目周期分析

iii.公司人员素质分析

iv.承受能力与物资供应分析

v.资金支持分析

vi.利润分析（报价分析）

1.报价水平取决于项目收益最大化

2.项目收益=中标几率×项目利润

vii.竞争力分析（竞争策略）

1.诚信取胜2.以快取胜3.以廉取胜4.创新取胜

viii.风险预测

1.政策风险：

包括国家宏观调控政策，财政货币政策，税收政策，可能对项目今后的运作产生影响。

2.财务风险：

财务风险来源于企业资金利润率和接入资金利息率差额上的不确定因素以及借入资金与自有资金的比例的大小。

借入资金比例越大，风险程度越大；反之则越小。

3.市场风险：

竞争对手实力评估，价格波动等。

4.管理风险：

项目的实施有一定的周期，涉及的环节也较多，在这期间如果出现一些人力不可抗拒的意外事件或某个环节出现问题以及宏观经济形势发生较大的变化，公司组织结构、管理方法可能不适应不断变化的内外环境，将会大大影响项目的进展或收益。

2.标书领取并对该项目初步可行性分析完成后，由项目负责人（顾总或张总）发起成立团队，确定项目负责人和项目参与人员。

a）投标团队的构成：

i.经济管理类人才（市场部）：

报价提议

ii.技术类人才（项目所对应的部门经理）：

提出最为经济与合理的方案

iii.商务金融类人才（市场部）：

提出金融，贷款，保函，保险方案等

iv.合同管理类人才（办公室，市场部）：

准备合同谈判与签署，善于发现与处理索赔。

3.该项目团队负责人召集人员召开讨论会，针对项目招标信息决定是否购买标书。

4.购买标书后，项目负责人（顾总，张总）经开会讨论后拟订投标工作计划责任书。

其主要内容为：

（1）商务人员回顾项目背景和项目过程，同时根据风险评估，判断出可能的竞争对手，阐述自身商务策略、优势及风险。

（2）与团队认真阅读招标书，根据项目需求制定评分标准，明确项目技术特点，应答策略及项目风险

（3）根据招标书要求进行工作人员分工及确定标书清单，明确编写，汇总，审核，校对，打印制作，封装，讲标，商务负责人、沟通等人员及工作内容。

（人员分工见附录表格1）

（4）依据对项目的评估确定技术人员构成及项目进度计划分配。

（5）收集项目相关资料，根据项目类型确定标书模板，并经会议讨论形成方案提纲。

（6）制定投标工作计划书。

5.公司财务人员依招标书规定办理好招标保证金。

七、招标书注意事项以及编写流程

1.拿到招标文件后，首先要考虑的重点问题有：

（1）标书中商务标书、技术标书需要装订的形式、份数，需要封装的要求。

（2）答疑、保证金、开标等涉及招标方的时间点，确保有充裕的时间。

尤其是开标时间，在外地的需要确保在8个小时前到达开标地点5km以内。

2.仔细阅读招标文件，将重要信息标记。

重要信息包括：

（1）项目名称、编号、投标日期、时间、投标地点；

（2）资格要求内容（是否符合要求,如注册资金,所需资质等）；

（3）投标保证金的内容（收款人、地址、账号、金额、递交方式、递交时间的要求）；

（4）投标文件递交的要求要满足（封套要求、标书份数、唱标信封）；

（5）评分标准。

根据评分标准，确定业绩、资质、证明文件、人员、仪器、奖项与资金等应满足的最低标准要求，据此准备材料；

（6）确定本项目的项目负责人，技术负责人及本次投标活动的授权代表。

3.投标函编写流程：

（1）确定关键点

（2）初步定稿

（3）审核标书

（4）标书定稿

（5）项目展示

（6）技术讲演

（7）项目总结

投标文件细节描述：

根据招标文件要求，应在“投标文件的编制”一节中找到投标文件包含的部分，按照要求的顺序和格式做商务、技术标书，同时招标文件中附录中的表格应全部包含在投标文件中，不能有遗漏，保证与招标文件无偏离。

确保以在投标文件的编制过程中，仔细检核相关信息，应保证前后一致，没有矛盾。

1.商务负责人、技术负责人分别根据招标书要求整理出标书关键点，并制定关键点检查表。

（关键点检查表见附表2）

2.关键点检查表经顾总或张总或者部门经理审核通过后下发至各相关人员，作为重点工作。

审核、汇总、装订、装封人员参照关键点检查表检查自己的工作。

3.商务、技术人员分别编写制作标书商务、技术，服务文档初稿。

对于较大项目的标书，技术部门应指派2-3名技术人员分别撰写，在2-3天内提交初稿内容。

（1）商务标

i.投标函/报价函

1.投标函附表，投标商公司资质概况

2.法人代表资格证明

3.授权委托书，被授权人相关证明文件

4.投标保证金（缴纳证明）

5.银行资信证明书

6.项目报价一览表：

各个产品分别报价

7.对照表文件的认可，商务偏差的说明

8.承诺书，优惠条件

9.招标文件的认同程度，意见或者建议说明

10.招标文件中的其他要求

11.投标公司认为适宜的其他说明材料

ii.资质：

1.公司营业执照，税务登记证，市场准入证，质量管理体系认证书，资信证明，法人身份证明

2.厂商产品授权（代理）书

3.近年来项目进度一览表（项目相关人员职务，职称，资质证明，业绩，证书等）

iii.其他说明：

1.财务状况资料（审计报告，资产负债表，利润表，现金流量表等）

2.招标文件中的其他要求

（2）技术标

4.各工作人员完成本职工作后在关键点检查表上打钩（√）确认。

5.依招标书要求制定开标一览表。

6.标书文档审核。

（1）校对人员对所有文档进行校对

（2）项目负责人审核点对点应答文档

（3）项目领导或总经理审核标书整体质量并对此进行模拟评分

（4）团队负责人召开标书审议会议，确定最终的正式标书，对于较大项目应由与会的总经理确认。

7.技术人员制作产品演示。

8.讲标人根据团队意见制作讲标PPT。

9.由事先确定的讲标人根据正式标书进行预讲标评审，并根据相关意见在预讲的基础上进行完善，形成正规讲标规范。

10.标书正本制作：

（1）标书浏览一遍，内容确认完整正确后，生成目录，目录一般要求生成单独的页码或者没有页码，从正文第一页开始编制页码。

（2）正本是整个招标文件的依据，所以要审核再三

（3）被授权人签字与法人签字

（4）在标书中，有需要被授权人签字与法人签字的地方得注意，不能签错，同时确保不是由同一个人签两个地方

（5）小签：

每一页都要求授权人在标书的右下方签字，注意不可太靠边以便于装订。

（6）盖章关键的部分有：

标书封面、投标函、开标一览表、报价总表、分项报价、营业执照、财务报表、所有资质证明文件及标书要求盖章签名处，不可遗漏

11.装订

（1）副本制作：

审查无误后的正本需要复印成两份副本，副本封皮下的第一页也必须印有副本招标文件的首页，同时也应当在副本标书封皮上盖上公司印章

（2）装袋：

正本一份单独封装，副本分装另一袋，然后密封并贴上密封条（密封条时间需要注意，同时在密封出盖章）

注：

标书制作注意事项：

严格执行所有要求与规则

标书应当抓重点，不必要太过于详细，要有针对性介绍，如果可以，提供彩页说明

必须符合招标人规定的格式与内容

按照规定填写完标书后，如若未能够全面展示公司意图与实力，可另附补充说明

如若碰到不明之处，应及时向招标机构咨询，切莫不可在投标书中加入自己设想的条件，提出额外要求。

反复核查，确保零误差。

八、参加投标会议

参与注意事项：

详细记录下竞标过程与结果，适当与竞争对手交流，获取即时信息。

招标开始前离开公司物品准备。

（1）公司公章（印台）；

（2）投标保证金凭证（复印件或原件）具体看标书要求；

（3）投标文件电子版（如有特殊要求，准备光盘）；

（4）经法人签字和盖章的授权委托书；

（5）标书中所列公司证件的原件；

（6）业绩证明材料的原件；

（7）人员职称证原件；

（8）单位及主要负责人荣誉证明材料；

（9）封装的牛皮纸（多带5张）；

（9）招标文件要求提供的文件及特殊要求等。

以上文件经两人检查，确保无误后签字。

定好报价后，填入标书中，然后仔细检查核对一遍标书内容，最后按招标文件要求，包装标书，盖好骑缝章。

开标时间提前半小时进入开标现场，准备开标。

1.竞标注意事项：

（1）开标会议参加人员由经营业务人员根据招标文件要求报请相关领导确定，参加的人员应提前一天通知并告知其应准备的文件资料。

（2）应提前到达开标现场，决不能延误。

（3）经营业务人员应详细记录开标相关信息。

（4）投标活动结束后1日内经营业务人员应将相关资料文件整理移交合同成本部主管人员。

（5）合同成本部应将招标公告、招标文件、开标记录等建立项目档案。

2.开标程序：

（1）主持人在招标文件确定时间停止后不再接受任何投标文件，开始招标

（2）主持人宣布开标人员名单

（3）确认投标人法人或者授权代表是否到场

（4）宣布投标文件开启顺序

（5）依照开标顺序，检查投标文件是否密封完好，再启封投标文件

（6）招标方宣布投标要素，再由投标人代表签字确认

（7）对上述工作应当做好详细记录，存档备案

3.评标程序：

（1）招标人宣布评标委员会成员名单并确定主任委员

（2）招标人宣布有关评标纪律

（3）在主任委员主持下，根据需要，讨论通过成立有关专业组和工作组

（4）听取招标人介绍招标文件

（5）组织评标人员学习评标标准和方法

（6）提出需要澄清的问题

（7）澄清问题

（8）评审、确定中标候选人

（9）提出评标工作报告 

4.评标时投标文件算术错误修正原则

（1）如果用数字表示的数额与用文字表示的数额不一致时，以文字数额为准

（2）投标文件中当出现投标报价、投标工期、工程质量目标（标准）前后不一致时，以投标书填报的为准

（3）投标文件中当出现项目经理名称前后不一致时，以项目管理班子配备表填报的为准

（4）当单价和工程量的乘积与合同价不一致时以标出的单价为准；除非评标委员会认为有明显的小数点错位，此时应以标出的合价为准，并修改单价

（5）不同文字文本投标文件的解释发生异议的，以中文文本为准

5.未作实质性响应的投标文件

（1）没有按照招标文件要求提供投标担保或者所提供的投标担保有瑕疵；

（2）投标文件没有投标人授权代表签字和加盖公章，没有按照招标文件的规定提供授权代理人授权书；

（3）投标文件载明的招标项目完成期限超过招标文件规定的期限；

（4）明显不符合技术规格、技术标准的要求；

（5）投标文件载明的货物包装方式、检验标准和方法等不符合招标文件的要求；

（6）投标文件附有招标人不能接受的条件；

（7）以联合体形式投标时，没有提交联合体协议；

（8）未按招标文件要求编写或字迹模糊导致无法确认关键技术方案、关键工期、关键工程质量保证措施、投标价格；

（9）不符合招标文件规定的其他必须满足的实质性要求。

6.细微偏差：

是指投标文件在实质上响应招标文件要求，但在个别地方存在漏项或者提供了不完整的技术信息和数据等情况，并且补正这些遗漏或者不完整不会对其他投标人造成不公平的结果。

细微偏差不影响投标文件的有效性。

7.对投标文件的澄清与补正

评标过程中，评标委员会可以书面方式要求投标人对投标文件中含义不明确、对同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容作必要的澄清、说明或者补正。

澄清、说明或者补正应以书面方式进行，并不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质内容。

投标方可结合客户关系阶段的调查和招标过程中对招标方的进一步了解，针对招标文件中招标人没有提出的、或者不方便提出的但实际上却很想要的东西，借此机会使用辅助中标手段，向招标方提出愿意给予满足。

这些辅助中标手段，可能包括：

提前竣工或者交货、低息贷款、赠与施工设备、免费转让技术、免费培训等。

8.讲标要点

（1）提前准备好幻灯片；

（2）调试好设备；

（3）分清对象，突出重点；

（4）讲标既要覆盖全面，又要突出公司特点和优势；

（5）呈现技巧：

语言表达；

动作和表情；

视觉辅助材料；

设备和工具控制；

介绍产品与说服评委；

回答提问；

与同事的配合

9.定标

（1）招标人根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人；或者招标人也可授权评标委员会直接确定中标人。

（2）招标人自确定中标人之日起十五天内，向有关行政监督部门提交招标投标情况的书面报告。

10.中标通知

（1）在招标人规定的投标文件有效期满之前，以书面方式通知中标的投标人，说明其投标（包括投标报价）已被接受。

（2）从发出中标通知书之日起，中标通知书对招标人和投标人具有法律效力，承担法律责任。

11.合同的签署

（1）招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。

招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。

签订前交纳履约担保，同时退清所有投标人的投标保证金。

（2）订立合同三要素

当事人

标的

意思表示（要约与承诺）

12.招标合同类型

（1）固定总价合同

（2）调整总价合同

（3）固定单价合同

（4）成本加酬金合同

（5）综合合同

九、投标总结流程

投标团队负责人召集项目人员召开总结会议，对本次投标进行总结分析，找出投标中存在的问题以及亮点。

1.根据总结内容形成公司标书库、经验库、竞争对手库（商务策略、价格策略、竞争优势）。

2.项目所有文档归市场部门存档。

一十、合同谈判

附录：

表格1投标人员项目分配分工表

序号

事项

内容

人员

完成时间

备注

表格2标书关键点检查表

关键内容

责任人

主要事项

信息来源

备注