会议筹备方案.docx
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会议筹备方案
广东省文秘专业工作报告会方案
回顾文秘专业的各项工作，探讨文秘专业发展的前景，号召全体与会人员团结奋进，为推动文秘工作再上新台阶而努力奋斗专业的各项工作
一、会议主题
汇报文秘工作探讨文秘前景
二、主办单位：
河源职业技术学院人文学院
三、会议时间和地点：
拟定于十二月十八日（星期六）上午九点三十分在河源职业技术学院学术报告厅召开。
四、与会人员
广东省文秘专业有关专家
文秘专业有关教授及老师
文秘专业全体成员
部分企事业单位代表
五、会议主持
建议会议由xx主持
六、会议议程
1.主持人宣布议程
2.说明有关人员缺席情况
3.广东省xx教授回顾文秘专业的各项工作
4.罗春娜书记代表讲话
5.嘉宾共同探讨文秘专业发展的前景
6.观看历届文秘专业优秀成绩的视频
7.相关领导及专家留影合念
附件：
会议日程安排表
时间
内容
地点
参加人员
负责人
9:
00
报到
河源职业技术学院学术报告厅
全体与会人员
秘书小组成员
9:
30
主持人做介绍
主持人
主持人
9:
50
说明有关人员缺席情况
主持人
10:
00
回顾文秘专业的各项工作
xx教授
秘书小组成员
10：
30
代表讲话
罗春娜书记
秘书小组成员
11：
00
共同探讨文秘专业发展的前景
邀请嘉宾
秘书小组成员
12：
00
观看历届文秘专业优秀成绩的视频相关领导及专家留影合念
全体与会人员
总务组成员
七、会务分工
建立会务秘书组、总务组、宣传组、保卫组
1.秘书组。
秘书组负责拟定会议日程，协助人员安排调度，做好会议记录，印发会议文件、简报，管理会议文件（《文秘专业的各项工作的回顾》、《文秘专业发展的前景》）及文秘专业优秀成绩的视频文件、档案工作和通知工作等、向有关部门借席卡、文件夹等物品
2.总务组。
总务组负责会场布置、会议接待、会议值班、交通工具、卫生保健等，同时还要担负起设备保障、用品发放与管理、经费预算及筹备等工作。
3.宣传组。
宣传组组织落实会议宣传工作，提供会议新闻稿，承办记者招待会，录制会议音像资料。
4.保卫组。
保卫组负责维护会场秩序，保障与会者人身和财物的安全，负责大会的秩序和安全保卫工作。
八、会议预算
1.文件资料费：
包括文件资料、文件袋、报价（稿）印制等开支。
2.通信费用：
打电话等进行会议联络所需的经费。
3.会谈用品费：
如横幅、茶水、席卡、文件夹等。
4.会议其他开支：
会议经常会有一些不可预见的开支出现，作预算时要留有余地，以免造成费用不够的情况。
九、会议座次安排（图片附件）
十、注意事项
1.会议信息收集力求全面、真实、及时、适用、重点突出。
2.与领导要以礼相待，以诚相待。
会中服务方案
一、会前检查：
（附会议场地布置图片）
1.宣传组成员检查会议室欢迎条幅、欢迎牌、通知牌、方向标志、展板、投影仪等。
2．秘书组成员对签到台、指示牌等的摆放，并提供茶饮及水果等用品。
3．总务组成员对灯光、音响、光线与灯光的调适、会议声像设备及录像工作的检查、室内温度的调适。
二、会前预备
秘书组准备好会议所需要的会议资料，会议用品、制定开幕式主席台。
三、会议接待：
1.礼仪队迎宾入场、与会人员签到。
（附会议报到登记簿）
2.礼仪小姐引导入座、工作人员会分发议材料等。
广东省文秘专业工作报告会会议签到表
序号
姓名
性别
年龄
单位及地址
职务
联系地址
电话
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
四、会中服务：
1.会谈时茶水服务。
2.会议保卫工作。
五、会议记录
秘书组在会议过程中务必准确、完整地记录会议内容
以下付会议记录表格
时间
年月日午时分至日中午时分
地点
主持人
出席人
列席人
缺席人
审核
记录
共页
（发言人姓名）
（会议内容）
记录人：
审核人：
审核日期：
六、简报工作
秘书组应该真实准确的做好会议简报工作，使简报更好地对会议起到指导和沟通作用
七、会议留影：
相关领导及专家合影留念及摄像、照片冲扩服务。
会场善后工作
一、安排与会人员离场
安排秘书小组成员或者服务人员为与会人员做好向导。
二、清理会场
1、总务组安排人员拿走通知牌和方向标志。
在会议结束后，通知牌和方向标志失去了其必要性，应及时拿走，恢复场地的原有模样，以便归还租借的场地。
2、清理会场内其他物品，随后要清理会场，要撤去会场布置的会标等宣传品，要把会议使用的幻灯片、影幕、手提电脑、席卡等东西收拾好。
要认真打扫收拾，使会场恢复原状。
3、会议结束后秘书人员首先要收回所有应该收回的会议资料、要将所有纸张进行整理，清点、归类，找出有用的资料，不能再利用的纸张要销毁。
4、通知配电人员和服务人员。
会场清理完毕后要通知配电人员和服务人员切断会场使用的电源，关闭会场。
三、归还所借物品
通知牌、欢迎牌、席卡，文件夹、录音笔、录像机方向、手提电脑指标等物品
四、会议经费结算工作
会议需要支付一些必要的费用,这需要会务工作人员做好会议经费结算工作,以下是会议经费付款的方法和时间表。
设施和服务
付款的方法和时间
食品饮料
事先确定费用
会前按确定的费用给现金
通信费用
事后确定费用
会后按确定的费用给现金
文具和打印
事先确定费用
会前按确定的费用给现金
欢迎条幅
事先确定费用
会前按确定的费用给现金
其他费用偿付
事先确定的费用，会议后开具账单
收到账单批准后支付现金
五、会议文件的收集工作
（1）会前准备并分发的文件。
包括《文秘专业的各项工作的回顾》、文秘专业优秀成绩的视频文件、《广东省文秘专业工作报告会筹备方案》、广东省文秘专业工作报告会提纲、会议通知书、参加会议人员名单等。
（2）会议期间产生的文件。
包括《文秘专业发展的前景的决定方案》、广东省文秘专业工作报告会会议记录表格、广东省文秘专业工作报告会会议简报表格、留念照片等
（3）会后产生的文件。
（附会议简报）
包括《文秘专业发展的前景》、广东省文秘专业工作报告会会议记录、广东省文秘专业工作报告会会议纪要文件、、会议文件的立卷归档工作。
（4）会议文件资料收集整理的工作程序
将收集的文件资料进行登记—甄别整理、分类归卷——卷内文件的排列——卷内文件的编号、编目——填写卷内文件的备考表—案卷标题的拟制——填案卷封面——移交给学校档案室
六、会议总结（附会议总结）
广东省文秘专业工作报告会总结
广东省河源职业技术学院承办的文秘专业工作报告会即将落幕。
在会议接近尾声的时侯，负责这次工作的相关人员早已拟定《文秘专业发展的前景》发给了与会人员，请他们做一次重要的工作报告，并研究及探讨文秘专业的发展前景。
经过这次会议的开展，使大家对文秘专业有了更深刻的认识，及对专业工作再上新台阶更努力奋斗，为文秘工作创下更多佳绩，对三个小时的会议工作进行了回顾及总结：
一、广东省xx教授回顾文秘专业的各项工作
xx教授在会上发表讲话，回顾了历届文秘专业开办以来所创下的佳绩，及分析了有关企事业单位对文秘专业工作要求的问题。
二、罗春娜书记代表讲话
罗春娜书记号召有关专业学生们密切团体联系，谋求共同发展；按照总会要求，做好信息上报工作；维护“文秘网站”，增加交流平台
三、嘉宾共同探讨文秘专业发展的前景
嘉宾代表提出文秘专业发展前景的建议，希望加强组织管理，增强秘书团体的凝聚力。
会议圆满结束后，罗春娜书记趁大家还印象深刻的时候进行总结，并要求所有文秘专业老师及学生进行一下自我总结，写出一份书面总结交给辅导员，两天后召开一个座谈会。
总之，进过全体与会人员的共同努力，会议取得了一定的研究、探讨及号召的效果。
我们的秘书工作将面临许多新问题及挑战。
在以后的工作中，我们将努力工作、抓住机遇，联系有关企事业单位的实际情况，努力使工作再上新台阶
河源职业技术学院
二〇一〇年九月十三日
1．李苗2.游小梅3.余立静
林佩珊邓丽君陈楚楚
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