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行政档案管理制度

******有限公司

 

 

第一章总则

1、为加强公司行政档案管理,充分利用行政资源,发挥行政档案为各职能部门工作服务的作用,使公司对行政档案管理更加标准化、规范化、科学化,根据《中华人民共和国档案法》的规定,并结合****公司的实际情况,特制定本行政档案管理制度。

第二章行政档案的范围

2、本制度适用于******有限公司。

3、本制度规定了公司行政档案的保管、借阅、移交、保管年限及销毁等管理要求。

本公司的具体行政档案包括,财务资料、人事行政档案、技术文件、质量体系文件、专利资料、认证资料、供销合同、学习培训资料、标准化文件、基建图纸、公司日常会议、收文发文等行政资料、设备说明书、图书、音像资料、照片、荣誉证书等相关档案资料。

第三章行政档案管理的职责

4、由行政档案管理员负责公司行政档案的保管、定期检查和管理工作,并负责借阅档案的审批,保证公司行政档案的准确、安全、完整。

5、档案管理人员按照公司行政档案的整理要求,负责定期整理各种档案资料,装订成册,统一编号,并移送档案室统一保管。

6、档案管理人员应对一些常用文件进行扫描,做为电子档保存。

7、档案管理人员要严格遵守档案保密制度,对档案的安全、完整负责。

8、综合办负责对公司行政档案的管理进行不定期的检查。

9、总经办负责对本制度的执行监督,并负责到期档案销毁的审查。

10、公司行政档案的存放应做到:

防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光。

不允许随便堆放,保证公司行政档案完整无损。

第四章行政档案的归档

11、归档范围:

凡是本公司在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料,均应依法归档,任何人不得以任何理由扣留需要存档的文件。

12、归档时间:

(1)、文书档案:

本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料,应于完成工作后一周内移交档案室保管。

(2)、会计档案:

由财务部门立卷保管。

(3)、人事档案:

由人事部门立卷保管。

(4)、技术档案:

由技术部门立卷保管。

(5)、设备档案:

按同一设备仪器名称,含设备购置合同、固定资产验收单、说明书、维修保养手册、合格证、安装、调试、验收记录等文字材料,由设备科收集整理。

设备投入使用后及时移交档案室保管。

(6)、声像档案:

在每项工作活动完毕后即时整理移交档案室保管。

(7)、实物档案:

所获荣誉证书、奖品、铜牌等按时间顺序即时交档案室保管。

13、归档要求:

(1)、归档的文件材料应为已结束的工作(或项目)的所有文件材料,并做到打印件与底稿,正件与附件,不同形式和载体的文件材料齐全完整,按照文件材料的形成规律及其内在联系,进行分类、立卷,使案卷能正确反映出工作活动的真实情况,便于保管和利用。

(2)、归档的文件材料一般一式一份。

重要或利用频繁的,可酌情增加归档份数。

(3)、凡归档的文件材料,其制作材料必须利于长期保存,同时要保证图样清晰,字迹工整耐久,签署完备。

禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。

(4)、各部门将文件材料和案卷向档案室移交时,应编制《行政档案移交登记表》(附录1)一式二份,经交接双方核对签字后,各留一份,以备考查。

14、档案管理员应根据本制度,及时对相关文件进行存档,建立立卷号,并保证立卷号的唯一性,填写《行政档案存档登记表》(附录2)。

第五章行政档案的借阅

15、本公司内部人员借阅公司行政档案。

经部门领导批准后,可直接到档案室借阅,档案保管人员应及时提供相关文件资料。

16、外单位人员因公需要查阅本公司行政档案时,应持有查阅人身份证件,经相关部门负责人批准,报综合办批准,方能由档案管理人员接待查阅。

同时,档案管理人员应详细登记查阅人的工作单位、查阅日期、档案名称及查阅理由等。

17、公司行政档案一般不得带出室外。

如有特殊情况,需要带出室外复制或借出本公司的行政档案,必须填写《行政档案借用申请表》(附录3),经相关部门负责人、分管副总批准,同时在《行政档案借阅登记表》(附录4)上进行登记,注明借阅用途、归还时间。

18、需要带出档案室借阅的行政档案文件复印件,由行政档案管理员复印,加盖查询章,并由借阅人填写《行政档案借阅登记表》(附录4)。

19、查阅或借阅公司行政档案的人员不得对档案文件进行涂画、抽换、污染和损坏,如需拆封档案,需要由档案管理员进行拆封。

第六章行政档案的销毁

20、公司行政档案保管期满需要销毁时,由公司行政档案管理人员提出销毁意见,编制《行政档案销毁登记表》(附录5),列明销毁行政档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

21、档案的销毁鉴定工作由综合办组织“档案销毁鉴定小组”负责,鉴定工作结束后,附上需要销毁的档案登记清册,由鉴定小组负责人签字,并报总经理批准后方可销毁。

并及时向主管档案工作的领导写档案鉴定报告和说明。

22、销毁档案时必须注意保密,并指定专人(二人以上)监销。

23、保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,档案管理人员应将《行政档案存档登记表》(附录2)及《行政档案销毁登记表》(附录5)附注在其保留文件上,并注明部分销毁之日期。

第七章处罚方法

24、私自在档案文件上涂画、拆封的罚款100元。

25、污染和损坏档案的,罚款200元。

26、抽换、遗失档案的,报请总经理处理。

第八章附则

27、本制度由综合办起草,并经总经理批准发布。

28、本制度自总经理批准之日起生效。

 

******有限公司

2010年6月7日

 

附录1

行政档案移交登记表

送交部门:

送交日期:

序号

文件名称

文件内容描述

备注

交件人签名:

收件人签名:

 

附录2

行政档案存档登记表

日期

文件名

送存部门

送存人

立卷号

备注

 

附录3

行政档案借用申请表

申请部门:

申请日期:

借用档案名称

借用档案数量

用途

使用时间

原(复印)件

总经理:

部门负责人:

申请人:

 

附录4

行政档案借阅登记表

日期

文件名

档案号

借阅人

归还日期

备注

附录5

行政档案销毁登记表

日期

文件名

档案号

执行人

备注

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