高等学校英语应用能力考试B级应用文写作解析.docx

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高等学校英语应用能力考试B级应用文写作解析

高等学校英语应用能力考试 （B级）

PRACTICAL ENGLISH TEST FOR COLLEGES

【应用文写作（PracticalWriting）

1.Personal/Businessletters（私人/商务书信）

1.私人信函通常包括一下5个部分：

a.日期（Date）：

通常出现在信页的右上方。

b.称呼语（Opening）：

称呼收信者，通常是“Dear”后跟收信者姓名，再加上逗号或者冒号。

c.正文（Body）：

写信者要传达的信息，一个或者多个段落。

d.结尾（Closing）：

表示礼貌，谦恭，祝愿等的短语（如Allthebest，Bestwishes，或者YoursTruly，YoursSincerely，YoursFaithfully），后跟都逗号。

e.签名（Signature）：

如收信者是熟人，签上写信者的名即可，否则，签上全名（名+姓）。

注：

如是商务书信，须在日期前面加上信内地址（Insideaddress）

2.书信格式：

英文书信基本上可以分为三种：

板块式，半板块式和缩进式。

a.板块式又成为齐头式（Blockstyle），其特点是所有部分都从左边开。

每行左边上下对齐，成一直线。

b.半板块式（ModifiedBlockStyle）与板块式基本相同，只是日期，结尾，签名均从信纸中央偏右起写，其余部分从左边起写，左对齐。

c.缩进式（IndentedStyle）与半板块式基本相同，其不同之处在：

正文中的每一段第一行需要缩进4到5个字母。

3.地址的写法；

信封上收信人地址宝库奥收信人的姓名，地址（按照次序为门牌号，街道名，城市名，国家名）和邮政编码。

应该注意的是:

收信人的姓名，街道，地址的首字母都要答谢。

称呼“Mr”或“Mrs”可写可不写。

头衔或者职称写在人名之后。

当信函需要第三者转收时，则需要收信人名字下方协商转收人的姓名，并在其姓名前面写上C/o（careof的缩写，相当于“请收转”）。

如：

Mr.MattthewFox

C/oMrs.OlganE.Cintron

82FifthStreet

NewYork,NY10012

America

4.Samples：

Sample1（板块式）：

April30,1996

DearMs.Connolly:

ThanksforyourrecentlettertoMr.JackSmith,ourmanager,

regardingthereturnofthecomputer.

Mr.SmithisabsentfromourcompanyuntilMay12,1996.Uponhisreturn,Iwilladvisehimofyourinquiry.Iamsurethathewillbeintouchwithyouatthattime.

Sincerelyyours,

LarryJackson

AssistantManager

Sample2（半板块式）：

April30,1996

DearMs.Connolly:

ThanksforyourrecentlettertoMr.JackSmith,ourmanager,

regardingthereturnofthecomputer.

Mr.SmithisabsentfromourcompanyuntilMay12,1996.Uponhisreturn,Iwilladvisehimofyourinquiry.Iamsurethathewillbeintouchwithyouatthattime.

Sincerelyyours,

LarryJackson

AssistantManager

Sample3（缩进式）：

：

April30,1996

DearMs.Connolly:

ThanksforyourrecentlettertoMr.JackSmith,ourmanager,

regardingthereturnofthecomputer.

Mr.SmithisabsentfromourcompanyuntilMay12,1996.Uponhisreturn,Iwilladvisehimofyourinquiry.Iamsurethathewillbeintouchwithyouatthattime.

Sincerelyyours,

LarryJackson

AssistantManager

Sample4：

（含信内地址）

12PeterStreet

Toronto,ON

M6C3B4

April30,1996

Ms.ConcettaConnolly

SecretarialServicesCo-ordinator

1750FinchAvenue,East

NorthYork,ON

CanadaM1t2E5

DearMs.Connolly:

ThanksforyourrecentlettertoMr.JackSmith,ourmanager,regardingthereturnofthecomputer.

Mr.SmithisabsentfromourcompanyuntilMay12,1996.Uponhisreturn,Iwilladvisehimofyourinquiry.Iamsurethathewillbeintouchwithyouatthattime.

Sincerelyyours,

LarryJackson

AssistantManager

2.Notes（便条）

1.说明：

便条是书信的一种形式。

特点在于其内容比一般的书信更简短，用于询问，李扬，通知，要求等，便条分为两种形式：

一种是请假条（病假，事假，续假）；一种是留言，通知。

便条的基本组成部分是：

日期，称呼，正文和署名。

日期：

便条日期通常是在右上角。

一般只要写上星期几或者上下午的具体时刻。

写上几月几号也很普遍，但无需年份：

称呼：

给熟人，朋友留言可直呼其名，不用任何头衔。

但请假条或下级给上级的留言称呼仍应保留头衔，抬头的“Dear”可用可不用。

署名：

常可身躯书信中的结束敬语，署上写便条者姓名或姓或名即可。

2.Samples：

Sample1（假条）

Jan.10th

DearMs.Jiang,

IamterriblysorrythatIshallbeunabletoattendthismorningstwoperiodsofEnglishClassduetoabadcoldandhighfever.EnclosedisacertificatefromthedoctorwhosaidImuststayinbedforafewdays.IwillgobacktoschoolassoonasIrecover.

　　Yoursrespectfully,

TianYe

3.TelephoneMessage（电话留言）

1.说明：

电话留言应包括：

来电日期，时间，来电者的姓名，来电内容，来电者的电话号码，电话留言记录者的名字等。

电话留言可以用公司或机构专用的电话留言，或者采用便条的形式。

电话留言的语言应简练，常用简略结构，如省略主语，冠词及使用缩略语等。

2.Samples：

To:

Mr.White

From:

Mr.JohnsonofHoneywellCo

TelNo:

0799267968

Time:

10a.m.,June25th,2001

Message:

Mr.JohnsonofHoneywellCo.isgoingtoBeijingonbusinesstomorrow.Hisappointmentwithyouonthemorningofthe27thhastobecancelled.Mr.Johnsonwillcontactyoufroanotherappointmentwhenheisback.

Signed:

Helen（secretary）

Date:

Monday,June25th

Time:

10a.m.

4.Memos（备忘录）

1.说明：

备忘录是公司内部最基本，最常用的一种信息传递方式，如会议安排，情况报告，责任确认，问题处理等等，备忘录一般由公司同意印制成标准的表格

备忘录中To一栏中收笺人和From一栏中发笺人可以四姓名后加上其职位和部门，也可只写职位。

收笺人的姓名前可写上Mr.，Mrs.，Ms.，Dr.等，而发笺人的姓名前则不写。

Subject即内容标题，一般用名词或动名词词组等少数几个字做简略叙述。

内容部分是备忘录的主要部分，应力求简明，确切。

最后，结束时不同签名。

如果备忘录同时还发给出收笺人以外的其他人，在末端cc：

（或c：

）之后写上其姓名即可。

2.Samples：

Sample1：

TO:

AllSupportStaffSupervisors

FROM:

JackBirt,GeneralManager

DATE:

May12,1996

SUBJECT:

Year-endBonusforSupportStaff

Iampleasedtoannouncethatwewillbedistributingayear-endbonustoallsupportstaffandmiddlemanagementthisyear.Wehaveincreasedsalesby25percentinthepasteightmonthsandareup40percentfromthesameperiodlastyear.

Youhavecontributedtotheriseinsalesrevenuethisyear.Thebonusisonewayofexpressingourappreciationforyouroutstandingeffort.WewillissueyourbonuschecksonMay18,1996alongwithyourregularpay

checks.

Sample2：

DATE：

June16th，2006

TO：

Managersofallthedepartments

FROM:

JohnGreen（TheSalesManager）

SUBJECT：

Discussiononthesalesplanof3rdquarterin2006

Ourdepartmenthasmadethesalesplanofthe3rdquarterin2006.Todiscusstheplan,ameetingwillbeheldintheConferenceRoomofourcorporationat1:

00onJune19th,2006.Itishopedthatmanagersofallthedepartmentswillcometothemeeting.Ifanyonecannotattendit,pleasenotifythesecretaryoftheSalesDepartmentinadvance.

5.Notices（通知）

英语中的Notices包括告示，启事，通知等，目的是告诉公众某件事情或某项互动，在商业应用上尤其广泛。

从使用范围来分类，可分为内部通知（面向本单位或公司职员）和外部通知（面向大众）。

1.内部通知：

内部通知主要是关于会议，讲座或某项活动的简单通知及关于公司的一些政策，措施和安排等，应至少包括三项内容：

1.时间：

星期，日，月，时刻

2.地点

3.互动内容

有些通知还包括一些细节，有的介绍演讲者，有的详述活动内容或背景知识

2.外部通知：

面向大众的通知主要指有关商场或公司开业，搬迁，寻人，征稿等启事。

启事的语言要求朴实，简洁。

文字篇幅不宜过长。

启事的格式，与内部通知一样，除了需要有标题，正文（活动内容）和时间以外，通常还需加上联系地址或联系人及电话号码。

启事的标题要求醒目，能够吸引读者的注意力。

3.Samples：

Sample1：

Notice

ReadersarerequestedtonotethatfromMay2,1996,thelibrarywillbeopenduringthefollowinghours:

8.00a.m.----------12.00a.m.

1.30p.m.----------5.00p.m

LibraryOffice

Sample2：

NoticeofMeeting

Subject:

Financialprogramofthecompany

Participants:

Headsofallsections

Time:

2p.m.,July7th,Friday

Place:

MeetingHallofOfficeBuilding

Notes:

EachparticipantisrequiredtohandinawrittenProposal.

TheAdministrativeOffice

Samples3:

Notice

Awell-knownprofessornamedMr.JohnSmithwillgiveusatalkin

thelecturehallat7p.m.nextFriday.Hewilltalkabouttheeconomic

developmentintheworldandthefutureofthelightindustryinChinaafter

China’senteringWTO.Ifyouareinterestedinit,pleaseaskLiMingfor

Tickets.HewillbeavailableinRoom601Building5,from7to9every

Evening

6.Faxes（传真）

1.说明：

传真通常由三部分组成：

第一部分：

发，收传真双方的姓名，职位，地址，传真号，日期，称呼和主题。

第一部分的格式为：

第一行从左到右先写收传真人的姓名（职位）和地址，然后是收件人的传真号。

第二行为发传真人的姓名（职位），地址和传真号。

第三行写发传真的日期和传真页数。

第二部分：

正文（含主题）。

主题是传真内容的简单概括。

目的是让对方在看正文之前对内容有个大概的了解，主题往往不是完整的句子而是由短语组成，放在称呼后的第一行。

第三部分：

结束语及签名。

与书信格式一样

2.Samples：

To:

CustomerEnquiriesSectionFax:

26759122

ElectromarkLtd.

From:

MariaKing,GeneralManager,Fax:

25251427

Office-Equip

Date:

March12th,2003Page（s）:

1

DearSir:

Re：

Woodendomesticproducts

Wewouldlieyoutosendusacatalogueandapricelistregardingyourwoodendomesticproducts.

Weareinterestedindiscussingtermswithyouandwanttoknowthediscountsyouofferonlargeorders.

Ilookforwardtogearingfromyousoon.

YoursFaithfully

MariaKing

GeneralManager

7.Schedules/Timetables（活动日程表/时刻表）

活动日程表的目的是让有关人员清楚了解某一项活动具体安排的时间，地点以及主管人员等。

在日程表的开头要用醒目的字体写明是什么活动的安排计划，然后每项中先写明具体时间，再写互动内容，地点，或负责人等。

安排按照时间顺序依次书写即可

语言特点：

不使用完整的句子而是用名词短语或分词替代以求简练。

附录1：

几种常见书信范文：

1、邀请信

DearMr./Ms,

WeshouldliketoinviteyourCorporationtoattendthe1997InternationalFairwhichwillbeheldfromApril29toMay4attheaboveaddress.FulldetailsontheFairwillbesentinaweek.Welookforwardtohearingfromyousoon,andhopethatyouwillbeabletoattend.

Yoursfaithfully

2、肯定答复

DearMr./Ms,

   ThankyouforyourletterofMarch20invitingourcorporationtoparticipateinthe1997InternationalFair.Weareverypleasedtoacceptandwillplantodisplayourelectricalappliancesaswedidinpreviousyears.Mr.LiwillbeinyourcityfromApril2to7tomakespecificarrangementsandwouldverymuchappreciateyourassistance.

Yoursfaithfully

3、否定的答复

DearMr./Ms,

Thankyouverymuchforyourinvitationtoattendthe1997InternationalFair.Aswearegoingtoopenarepairshopinyourcityatthattime,wearesorrythatweshallnotbeabletocome.Wehopetoseeyouonsomefutureoccasion.

Yoursfaithfully

4.投诉：

April10,2004

DearSir:

I’mwritingaboutawashingmachinewhichIboughtfromyourstoreonMarch20.Unfortunately,afteronlyoneweek,Ifindsomethingwrongwiththewashingmachinethatitleakswhenworking.Ihavetelephonedtotheservicecenterofyourstore.ThereplyIgotwasthattheassistantwouldcontactwiththemanufacturerandtheywouldofferanon-siterepairservice.

Whatreallymakesmeextremelyannoyedisthefactthatnoonehasevercometorepairitduringtheweek.

Inviewoftheinconveniencetheithascaused,andthedisappointment,IfeelIshouldreturnthiswashingmachineandlookforwardtoreceivingafullrefund（退款）。

YoursFaithfully

ShenJun

5.求职

DearSirorMadam:

IwouldliketoapplyforthepositionofatranslatorinyourcompanywhichwasadvertisedinChinaDailyonMay10,2000.

IgraduatedfromShanghaiInternationalStudiesUniversityin1997.Ihavebeenteachingsincethen.Ihaveworkedasatranslatorinmysparetime.IwasquitesurethatIamcapableofdoingthework.Ienclosedabriefresumeasyourequired.Justletmeknowifyoucouldgivemeaninterview.

Iwillbelookingforwardtohearingfromyouandappreciateyourconsiderationofmyapplication.

YoursFaithfully

ZhangLi

5.祝贺：

20Nov.2003

DearProf.Cai,

Wehavejustbeeninformedthatyourlifework