订单管理培训.docx
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订单管理培训
订单管理培训
订单管理
6.3.1订单管理的意义
在物流中心整体作业里,订单管理通常都扮演着重要的角色。
从本质上讲,整个物流过程都是为了完成订单而发生的,其作业绩效影响到物流中心的每项作业,不论是间接的还是直接的;而且,处理订单的很多环节都直接与客户打交道。
因此,订单完成的水平高低直接决定了物流中心的服务水平;订单处理作业效率很大程度上体现着物流中心的运作效率。
一、订单是整个物流作业的开端
物流中心通常在接到订单之后,才会采取相应的处理措施,开展一系列的物流活动来完成订单规定的内容。
也就是说,由客户端接受订货资料,将其处理、输出,然后仓库人员根据处理过的订单资料开始拣货、理货、分类、配送等一连串物流作业,最后按照订单进行装车运送。
负责客户订单处理与客户关系的部门称为客户服务部或业务部,负责库存控制并向供应商发出订货的部门称为存货控制部或采购部。
接受客户订单后,经过订单处理,开始拣货、理货、分类、装车、出货等出货物流作业。
而物流中心为继续营运、满足客户商品需求,必须不断补充库存,向供货商采购物品,因此有进货、检验、入库、储存保管等进货物流作业。
所以物流中心的物流作业可分为进货物流及出货物流,但是无论进货物流还是出货物流,物流中心每天的物流作业都可以说是直接或间接由订单处理作业开始的。
订单处理的正确性、效率性,影响到后续的作业绩效。
错误的订单处理会引起错误的拣货、配送作业以及事后的退货、补送作业,这些物品往返的处理成本不是物流中心长期能接受的,而反映在客户服务水平上也是无法接受的。
目前物流服务需求方都提出了无次品、快速配送的要求,而订单管理的效率提升成为一切作业效率提升的前提。
因此如何有效、正确的接单、输入订货资料,及如何将因小批量、多品种、高频率订货所产生的大量、繁杂的订货资料作最有效的分类、汇总,以便后续作业能有效、正确的进行,成为订单管理中的重要课题。
二、订单是整个信息流的开端
信息的产生是伴随着作业活动产生的,信息处理是为整个物流活动服务的。
订单处理既是物流中心的物流作业的开端,也是整个信息流作业的起点。
在物流中心的管理信息系统中,大量原始订单经过订单处理系统处理后,生成出货指示资料,转入派车管理系统进行配送路径安排及车辆指派(若拣货方式是按配送路径进行拣选,则拣货单的资料可依据派车管理系统安排的配送路径生成)。
同时,每天的派车资料也是运费管理及车辆/行车管理系统的资料来源。
另一方面,出货指示资料也要输入出货管理系统,进行出货资料的实际修正(拣货后)及出车时出货信息的确认。
当配送完成后,出货资料经回库处理系统确认实际送货资料后,即可进入客户应收帐款系统进行帐款结算。
由此可见,许多子系统的资料及报表都来源于订单资料,因此订单管理系统的作业绩效关系着整个信息系统的绩效,并影响着作业处理的正确性及效率。
6.3.2订单分类与订单档案管理
一、订单的分类
由于订单的内容往往涉及到企业产品的特性和业务的特色,不同的企业对订单内容的制定都有所不同。
物流中心是为各种各样的企业提供物流服务的,在面对众多的交易对象时,就需要针对客户的不同需求和不同的处理对象,采取不同的处理方法,才能最大程度地利用资源和提高作业效率。
在接受订货业务的过程中,按交易型态的不同有多种订单,而不同的订单有多种的处理方式,即物流中心针对不同种类的订单有不同的处理流程和方法。
(一)订单种类
1、一般订单
正常、一般的订单。
接单后按正常的作业程序拣货、出货、配送、收款结帐的订单。
2、现销式订单
与客户当场直接交易、直接给货的订单。
如业务员到客户处巡货、访销所取得的订单或客户直接到物流中心取货的订单,例如目前城市的卷烟访销方式。
3、间接订单
客户从物流中心订货,但由供货商直接配送给客户时需要的订单。
4、合约式订单
与客户签订配送契约而产生的订单,例如在一定时期内定时配送某种的物品。
5、寄存式订单
客户因促销、降价等市场因素预先订购某种物品,然后视需要再决定出货时所下的订单。
6、兑换券订单
客户用兑换券所兑换商品的配送出货时所产生的订单。
(二)各种订单的处理方式
1、一般订单
接单后,将订单信息输入订单处理系统,按正常的订单处理程序处理,数据处理完后进行拣货、出货、配送、物流中心定期进行收款结账等作业。
2、现销式订单
订单资料输入后,由于物品已经交付给客户,所以订单资料不需再参与拣货、出货、配送等作业,只需记录交易资料,以便收取应收款项。
或现场将货款结清,返回物流中心后进行入帐处理。
此种方式对出入库货品的检查、核对非常重要。
3、间接订单
接单后,将客户的出货资料传给供应商,由供应商负责按订单出货。
其中需要注意的是,客户的送货单是自行制作或委托供应商制作的,物流中心的管理信息系统要记录所有相关单据的信息,以便保证市场预测时所依据的数据的准确性。
4、合约式订单
到约定的送货日时,将该笔业务的资料输入系统处理以便出货配送;或在最初便输入合约内容的订货资料,并设定各批次的送货时间,以便在约定日期系统自动产生需要送货的订单资料。
5、寄存式订单
当客户要求配送寄存物品时,系统应核实客户是否有此项物品寄存,若有,则进行此项物品的出库作业,并且相应的扣除该物品的寄存量。
而物品的交易价格是依据客户当初订购时所定的单价来计算的。
6、兑换券订单
将客户兑换券所兑换的商品配送给客户时,系统应核查客户是否确实有此兑换券回收资料,若有,依据兑换券兑换的商品及兑换条件予以出货,并应扣除客户的兑换券回收资料。
二、订单档案管理
订单档案资料内容设计
订单档案资料内容应视实际需求而定,既要考虑上述各种订单及其处理方式的不同,又要考虑不同作业方式的要求不同,尤其是因为不同的订单可能有不同的数据要求,有时甚至需要设计成不同的档案分别存放。
例如一般订单、现销式订单、间接订单等,可能需要分别设档存放,因为其处理流程相差太多,而且都是应用于一整张的所有出货物品。
至于寄存式订单、兑换券订单或合约式订单通常都是针对一张订单中的某些出货品项而言,因此可以增设交易记录信息,说明此项出货物品的订单种类而不需另外设档。
为方便档案查询、减少资料重复,一般将订单档案分为订单表头文件及订单明细文件,二者间可以由相关字段键值(Keyvalue)来进行链接。
表头文件为记录订单的整体性资料如订单单号、订单日期、客户代号、送货地址等,订单明细文件则记录每笔订货物品的详细资料,如物品代号、物品名称、数量、单价等。
以下是一般物流中心订单档案里一些基本的资料内容,可供参考。
1、订单表头/标题性资料
‧订单单号‧配送梯次
‧订货日期‧付款方式
‧客户代号‧业务员代号
‧客户名称‧配送要求
‧客户采购单号‧订单状态
‧送货日期‧备注
‧送货地址
2、订单明细资料
‧商品代号
‧商品名称
‧商品规格
‧商品单价
‧订购数量
‧订购单位
‧金额
‧折扣
‧交易类别
(二)相关档案内容
处理订单数据时,可能需要用到某些相关资料,即使是使用EOS接单,也需要考虑相关档案资料的配合,才能使整个订单处理作业一体化。
用EOS的方式接单时,所接收到的订货资料若是简单的订货资料,则要转成内部系统的档案格式,这时会需要某些相关档案资料的支持。
下面就针对与订单处理有关的档案资料,说明如何配合订单处理系统而设计字段资料。
1、客户资料(客户主文件)
除一般性的客户资料外,与物流有关或往后订单处理需用到的特殊资料也应该包括在内:
(1)配送区域
基于地理性或相关性,将客户按不同区域分类。
例如:
大分类--市内、郊区、长途
中分类--南城、北城、东城、西城等
小分类--朝阳区、丰台区等
(2)配送路径顺序
按街道路线、客户位置等因素,将客户分配在各自适当的配送路径顺序。
(3)车辆型态
客户所在地点的街道,有车辆大小限制,须将适合该客户的车辆型态放在资料文件中。
(4)卸货环境特性
客户所在地点或客户卸货位置环境,由于建筑物本身或周围环境的特别限制(如地下室有限高或高楼层),可能造成卸货时有不同的要求及难易程度,必须把车辆及工具的调度考虑进去。
(5)配送要求
客户对于送货时间有特定要求,或有协助上架、贴标等要求时,也应在资料文件中注明。
(6)客户等级
(7)客户型态
(8)信用级别
2、物品资料
(1)替代性物品
若某物品有替代性物品(同功能不同供货商或不同等级、不同价钱等)应将其建立在数据文件中。
(2)物品价格结构
同一物品若分现销/赊销等不同的价格,或针对不同客户型态而有不同的售价,则应将其明确标注在资料文件中。
(3)最小订货单位
物品若因包装、储存、存取等因素,而有最小单位订货的要求时,则此订货单位也应该在资料文件中标出。
(4)单位换算
物品不同包装单位间的转换资料。
(5)物品单位体积资料
3、库存资料
(1)已采购未入库的数量
(2)入库量
(c)出库量
4、促销信息
促销活动是常用的营销手段,物流中心在系统的设计上也应该加以考虑。
促销活动可概括为下面三种:
(1)赠品
买什么送什么(买A送B) 买多少A物品送多少B物品。
这种随货附赠或随量赠送的促销方法不仅可提高销售量,也可以将较不畅销的物品搭配销售,因此是使用最广泛的一种促销方式。
对于这些促销信息,如物品促销时间、促销条件、购赠物品等资料,都应输入系统保留。
(2)兑换券
这是将兑换券附于物品包装内的促销方式,也是日常较为常见的促销方式。
关于这些兑换券的资料,如兑换有效时间、兑换条件、兑换物品等,都应该建立档案。
(3)价格/数量折扣
购买数量越多单位价格越低,这是鼓励客户大量采购;或清仓特卖期间,降价出售等非属赠品的折扣促销方式。
若客户订购某金额或某数量物品享受到了价格折扣,就应该在相关资料中有所反映。
5、客户寄存资料
客户因促销期间大量订购但先寄放在仓库中,还未出货的资料。
6、流通加工(分装/重包装/赠品包装)
客户要求重包装(如礼盒),或赠品的包装等资料。
7、客户应收帐款
6.3.3订单输入与拣配
一、输入订单
接到客户的订货订单后,应该紧接着将此资料输入订单管理系统。
订单的输入有二种方法:
(一)人工输入
长久以来,利用人工将业务员带回的订单、客户电话、传真、邮寄等订货资料输入计算机,是多数企业所使用的方法。
但这种方式所需的人工成本较高,而且也不能保证效率和准确性。
随着业务规模的增大和订单的大量增加,以及所定物品的种类越来越繁杂,订货前置时间的缩短,使人工输入方式暴露出越来越多的弊端。
尤其像大型物流中心,平均每天有上百张的订单和上千笔的订货物品,其资料均需一一输入计算机,若碰上尖峰订货时间,面对倍增的订单,现有的人力就显得分身乏术,而作业正确性也会大幅度下降。
订单资料输入的准确性关系着后续的整个物流作业的绩效。
根据错误的订货资料作出的任何后续工作,即使如何有效率、如何正确仍是白忙一场,而且输入速度的快慢,也影响到整个配送的前置时间。
这些都是近来电子订货作业兴起的原因。
虽然通过电子方式订货的联机输入方式,可解决人工输入的准确性、速度等问题,但需要较高的信息化水平,限于实际条件,国内目前多数企业仍使用人工方式输入订单资料。
关于如何提高人工输入作业的准确性和速度,可以从以下几方面着手。
1、加强系统的自动核查或提示功能
对于需要输入的订货资料(如物品代号或名称、客户编号或名称、物品售价、物品库存等),设定自动核查功能,防止由于人员疏忽所引起的错误;或设置自动提示功能,以便员工在线查询,提高输入速度及正确性。
对于数量偏大的订单进行特别提示,避免在重要业务中出现偏差。
2、使用订货簿
可将物流中心销售的物品加以分类(依物品特性或出货频率等),将各类别物品的物品资料(物品代号、名称等)作成订货簿,方便人员输入时查询;或把物品代号作成条形码,就可以直接利用光笔扫描,减少操作人员的输入错误。
当物品代码数字多或过于复杂、不易记忆时,利用条形码也能够加快输入速度。
3、订货作业平均化,减缓订货高峰时段
物流中心的出货资料通常在出货日或出货日的前一天才知道,而且出货量几乎每天都在变化。
这种不确定性使物流中心的作业不能像一般制造业那样,可以将作业安排日程化、平均化,这也就是为什么物流系统常会有高峰订货时段。
或许这种多变的订货特性是物流系统本身的特性,但观察高峰订货时段发生的原因,尽量避免高峰时段的产生,就有可能将物流中心的高峰订货量加以平均化。
由于物流中心的特性不同,可能会有不同的高峰订货时间,但就整体而言我们可以归纳出造成高峰的几个较常见的原因:
(1)截止订货时间
若设定订货截止时间,在这时间的前一小时通常会出现大量订单,为避免这种巨额的订单在某一时刻涌入,可以将客户分类,为每类客户设订不同的订货截止时间,来分散高峰订货量。
(2)帐款结算日
若设定帐款结算日,则结算日的后一天,也常有大量订单出现,可设定多种结算日期,以分散高峰时段的拥挤。
(3)节日或假日
节日或假日的前后时间,通常也是订货量较多的时段,不过这种因季节性或因消费者需求型态引起的高峰订货量较不易控制,只能由人员调用或系统功能加强来加以调控。
(二)联机输入
结合计算机与通讯技术,将客户的电子订货资料通过电信网络直接转入计算机系统,可以省却人工输入这一环节。
电子订货方式即为联机输入,但是如果传送的资料格式不是双方约定的标准,仍然需要经过转换,文件才能进入订单管理系统。
联机输入有供需双方计算机直接联机的拨接式传输方式,称为EDI(ElectronicDataInterchange),这种方式需要双方约定订货资料传送时间。
如果通过互联网的E-mail传输功能,那么物流中心便可以随时接收客户的电子邮件订单,增加接单时间的灵活度。
二、订单拣配
物流中心的服务目标在于能够提供〞适品〞、适量〞、〞适价〞、〞适时〞、〞适所〞(5R)的服务,然而物流中心的资源,不管是人、物品、设备等都是有限的,在面对多变、不定的客户需求时,要能面面俱到,达到百分之百的服务水准,不是件容易的事。
因此如何将有限的资源作进行合理的分配是各企业追求的目标。
这一目标反映到订单处理上,便是如何将现有的库存作最好的分配。
订单资料输入系统,确认无误后,最主要的处理工作就是如何将大量的订货资料进行有效的汇总分类、调拨库存,以便后续的物流作业能顺利、高效的开展。
(一)分配模式
存货的分配调拨,可分为单一订单分配及批次分配。
1、单一订单分配
这种模式一般用于在线的实时分配,即在输入订单资料时,就将存货分配给该订单。
2、批次分配
累积汇总数笔的已输入订单资料后,再一次分配库存。
物流中心因订单数量多、客户类型等级多,多采用一天固定配送次数,因此通常采用批次分配,确保能最佳分配库存。
采用批次分配时,需注意订单的分批原则,即批次的划分方法。
随着作业的不同,各物流中心的分批原则也有可能不同,主要有下面几种方法:
(1)按接单时段划分
将整个接单时段划分成几个区段,若一天有多个配送时段,可配合配送时段,将订单按接单先后分为几个批处理。
(2)按流通加工需求划分
将需加工处理或需相同流通加工处理的订单汇总一起处理。
(3)按配送区域/路径划分
将同一配送区域/路径的订单汇总一起处理。
(二)参与分配订单的范围
如果订单是按正常步骤进行操作的,那么整个处理过程会按照事先设定的流程进行,并准时出货。
但是在现实中常常会发生一些意想不到的情况,导致一些订单处理无法按正常步骤进行,因此在分配订单时,要考虑这些因故未能按时出货的订单是否继续参与分配。
1、延迟交货订单
因缺货而顺延的订单,现在是否已有库存,有的话是否参与分配,完成出货。
2、前次已参与分配的未出货订单
对于已经参与了库存分配,却因故未出货的订单,是否重新分配库存。
3、缺货补送订单
对于客户前张订单上的缺货物品,这次是否已有库存,这些缺货资料是否参与分配,以便补送出货。
4、解除锁定订单
在订单资料输入后进行核查及确认处理的作业环节中,由于某些条件不符被锁定的资料,事后经再次审核通过,解除锁定的订单资料是否参与当次库存分配。
5、远期订单
对于一些还未到交货期限的订单,系统应自动追踪其交货日期,以便在交货日自动将其纳入参与分配范围,做到按时交货。
(三)多仓/多储位/多批号的库存分配选择
若物品存放地点有多个仓库、多个储位或有多个批号时,则在分配库存时应该考虑如何选择适当的出货仓库、出货批号、出货储位,以便达到适时(选择离客户最近的仓库出货)、适品(即批号或储位的选择,作到先进先出)的配送。
(四)分配顺序
选定参与分配的订单后,如果订单中某物品的总出货量大于库存量,那么就要考虑完成订单的先后顺序问题了。
下面的几个排序准则,可以利用其中之一,也可以把几个因素综合起来加以考虑。
1、具有特殊优先权的订单
对于一些例外的订单,如上述的缺货补送订单、延迟交货订单或远期订单,这些在前面就已经允诺交货的订单,或客户提前预约的订单,都应有优先取得存货的权利。
因此当存货已补充或到交货期限时,这些订单比其他订单具有优先分配权。
2、依客户等级
3、依交易量/交易金额
4、依客户信用状况
(五)分配后发生异常情况的处理
库存分配后,如果发生缺货,对这些因缺货而未完成的订单应妥善处理:
1、重新调拨
订单间互相重新调拨,但须告知客户,并征求其同意。
2、补送
客户若允许缺货配送,并且同意缺货的物品可以等待有货时再予以补送、或纳入下一次订单予以补送,就将这些缺货资料记录成文件。
3、延迟交货(顺延)
客户若不允许缺货配送,但同意将整张订单延后配送,则需将这些顺延的订单记录成文件。
4、转至下一次订单
客户若不允许缺货配送,但同意将整张订单延后合并到下一次的订单,这些订单资料也必须记录成文件。
事实上,有多种处理缺货订单的方法,但无论采用何种方法都必须跟客户沟通协调,或之前即与客户有所约定。
这样就可以将这些突发状况的处理纳入订单管理系统,以减少客户的二次损失,尽量挽留客户。
6.3.4订单跟踪管理
订单经由接单作业开始,进入物流中心,经过输入、查核确认、库存分配等处理,最后产生出货指示资料,然后开始拣货、出货配送最后经由客户签收、取款结帐等循环作业,整个订单资料的处理工作在系统里才能结束,相关的业务数据才能成为系统的历史资料。
系统应该保证订单在每个节点上的处理按正常程序进行,以及前后节点间的衔接准确无误。
因此,对于实际作业中无法避免的订单处理的异常情况,系统应随时加以调整、修正,以维持系统的准确性,以及避免因此造成的损失。
由此可见,一张订单在通过订单处理、库存分配、产生出货指示后,并不意味着订单处理作业已经结束。
订单上的物品是否按时出货、按量出货、已付货款、发生意外以及意外情况如何处理,都是提升客户服务水平并掌握营运状况的重要因素。
要掌握订单在整个流程中的完成情况,必须先了解订单从进入系统到结束离开系统(或与系统无直接关系)的过程中,订单状态如何转换,以及系统档案如何设计。
一、订单状态
订单进入物流中心后,其状态随着作业流程的进行,相应地发生变动。
一般可分为下面几种状态:
(一)已输入及已确认订单
订单上的订货资料已经输入系统,而且所有需要确认的条件都已经核查处理完毕,则此订货资料即为物流中心已接受的客户的出货资料,其中要包括物品项目、数量、单价、交易配送条件等,物流中心要以此资料作为出货依据,并尽可能按照约定的条件完成出货。
(二)已分配订单
经过输入确认的订单资料,即可进行库存的分配,以确认订单是否能如数出货,以及发生缺货时应如何处理。
经过库存分配的已输入及已确认订单,即转为已分配订单。
(三)已拣货订单
经过库存分配,生成出货指示资料的订单,即可进行实际的物流拣货作业,而已打印拣货单进行拣货作业的已分配订单,就转为已拣货订单。
(四)已出货订单
已拣货订单,经过分类、装车、出货后,变成已出货订单。
(五)已收款订单
已出货订单,经由客户确认签收后,即为实际的出货资料,该资料为应收帐款的依据。
根据这些资料的记录,制作取款发票向客户收取货款。
取得帐款的出货订单,即转为已收款订单。
(六)已结帐订单
已收款订单经由内部确认结帐后,即转为已结帐订单。
已结帐订单为一历史交易资料,在系统里可用于经营管理分析,但不再涉及到任何实际的事务性操作,因此可以根据实际需要在系统里保留一部分资料,其余的可以存放在磁盘、磁带备用,以免占据硬盘空间。
上述几种订单状态为物流中心一般订单的基本处理状态,物流中心可针对本身作业特性、作业需求加以延伸补充。
二、订单档案
在划分订单进行状态后,系统档案应当如何设计以便准确地反映订单完成情况,以及当不同状态的订单进行转换时如果发生异常情况应该如何处理、并记录在案,也应该纳入考虑范围之内。
(一)订单状态
要掌握订单状态,可以针对每种状态设计相对的档案,但较有效的作法是在订单数据文件(预计销售资料文件)中增设一个状态记录字段,每当订单改变其状态时,同步更改状态区位的状态记录。
(二)相关档案设计
1.预计销售资料及不合格资料
客户的原始订单资料或电子订货接收的电子订货资料进入订单处理系统经过确认核实后,将正确的订单资料记录为预计销售资料文件;而不合格的订单资料记录为不合格资料文件。
2.已分配未出库的销售资料及缺货资料、转录资料、补送资料
预计销售资料经过库存分配后,转为已分配未出库销售资料。
而分配后缺货的物品资料记录为缺货资料文件;缺货的订单若要合并到下一张订单则记录为合并订单文件,若有库存时予以补送则记录为补送订单文件。
3.已拣货未出库销售资料
已分配未出库销售资料经过打印拣货单后转为已拣货未出库销售资料,如果拣货后发现缺货的物品资料记录为缺货资料文件;缺货的订单若要合并到下一张订单则记录为合并订单文件,若有库存时予以补送则记录为补送订单文件。
4.在途销售资料
已拣货未出库资料,出货配送后即转为在途销售资料
5.销售资料
在途销售资料,经过回库确认修改后即转为销售资料,此为实际的销售资料,为应收帐款系统的收款资料来源。
6.历史销售资料
销售资料,经过结帐后即为历史销售资料。
三、订单状态资料的查询打印
当订单的状态及相关档案记录完毕后,就可以随时查询并打印订单的状况资料,如:
订单状态明细表
未出货订单明细表
缺货订单明细表
未取款订单
未结帐订单
四、异常情况下的订单处理
掌握订单状态的变化并详细记录各阶段相关的档案资料后,对于订单处理过程中发生的异常情况便能采取更加及时、合理的措施。
只要了解了订单发生异常时所处的状态,再对相关档案进行修正处理,系统就可以对该订单改变原作业流程,正确处理突发状况。
下面以几种发生异常情况的订单为例,说明应该如何处理。
(一)客户取消订单
客户取消订单,常常会造成许多损失。
因此在业务处理上需要与客户就此问题进行协商。
但就订单系统内部来看,如何处理此笔取消交易的订单?
该订单目前处于何种作业状态?
在系统那个档案里?
只要掌握了这些信息,处理起来相对就轻松多了。
由此也可以看出掌握订单状态的重要性。
若目前订单处于已分配未出库状态,则应从已分配未出库销售资料里找出此订单,将其删除,并恢复相关品项的库存资料(库存量/出库量