《商务英语写作》期末复习直播课讲稿定稿.docx
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《商务英语写作》期末复习直播课讲稿定稿
《商务英语写作》期末复习直播课讲稿（定稿）
中央电大外语部 杨启宁
（2004年12月15日）
浏览人次393
崔松
同学们，老师们，大家好！
这里是中央广播电视大学直播课堂，今天我们要辅导的课程是开放教育专科“商务英语写作”。
我是中央广播电视大学外语部崔松。
今天与我一起来到直播课堂的是对外经济贸易大学裘彤老师。
参与今天直播的还有北京广播电视大学的学生，——欢迎大家。
裘彤
直播课堂还设有两部热线电话，号码是
（010）66490577
（010）66419051
大家如果有什么问题，请打电话提问。
同时，本次直播还通过“电大在线”学习网同步播出，
网址是：
欢迎大家登录收看网上直播，进行在线交流。
崔松
今天的直播课有两项主要内容：
一是对本学期的学习内容和学习方法进行介绍；
一是对考试内容的介绍。
在今天的复习中，我们将把学习内容与复习内容穿插起来讲。
裘老师，现在您给我们总结一下本学期的主要学习内容好吗？
裘彤
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好的。
“商务英语写作”本学期的主要学习内容共有两部分，第一部分有7小节，第二部分共有16章，这也是我们期末考试所涵盖的主要考试内容：
PARTONE:
BACKTOBASICS
Layout
BusinessWritingStyle
ToneinBusinessWriting
LanguageReview
Punctuation
Spelling
Planning&Checking
PartTwo:
Businesswriting
Enquiries
RepliestoEnquiries
SalesCorrespondence
Orders
PaymentDemands
Payment
Complaints
RepliestoComplaints
JobApplications
RequestsForReferences
References
GoodwillCorrespondence
Memorandaande-mail
BusinessReports
Minutes
Notices
崔松
有同学提出在第一部分商业书信写作基础中，有些内容如关于书信格式、书信语气等方面，已经从“商务交际英语”课程中学习了有关内容，那么在学习中同学们该如何处理这部分内容呢？
裘彤
这部分属于商业书信写作的基础知识，对第二部分各类书信的写作都有着总的指导意义。
建议同学们将这部分学习内容作为参考内容，在学习第二部分具体的商务信函写作时参照学习。
崔松
本课程的学习和复习重点是第二部分：
商业书信写作
商业书信的写作是有章可循的。
对于我们专科学生的要求是能独立撰写一般的英语商务函件（包括电子邮件）和简单的业务报告，意思表达清楚，用词比较准确，无重大语法错误。
同学们在学习中要根据本课程的特点，把握“模拟”和“套写”的学习方法，以掌握基础的商务信函写作方法。
下面我们进入教材第二部分的学习。
裘彤
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我们首先来学习第二部分的写作结构，以帮助我们更好地掌握这部分内容。
它的每一章都由以下六部分组成：
１．书信简介
２．个案研究
３．书信范例
４．书信的措辞和结构
５．书信的写作方法与策略
６．练习
下面我们逐章进行复习。
第一章是查询信（Enquiries）。
查询信的特点是开门见山、直截了当、格式简单、易于回复。
本章介绍了四种基本的查询信：
（1）要求提供服务；
（2）要求提供建议；（3）要求报价和（4）要求提供文件。
崔松
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查询信一般包括事由标题、提出问题、说明原因和表示感谢四部分。
查询信的结构简单，正文部分一般由三段组成：
第一段提出你所需要查询的资料是什么。
常用的表达方式有：
Ishouldappreciatefurtherdetailsabout……
Inparticular,Ishouldliketoknowif……
Woulditbepossiblefor……?
Couldyoupleasesendme……?
Wouldyoupleaseletushaveafirmofferof……?
裘彤
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正文的第一段咨询结束后，第二段的主要内容是简单说明写信的原由，如：
Thiscompanyproducesalargerangeof……,andweareinterestedin…….
Mycurrentlightingsystemis……,andIthink…….
Mycompanyisplanningto……,andIwouldliketo…….
崔松
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查询信的第三段是对收信人所能给予的帮助表示感谢。
常用短语为：
Thankyoufor…….
Thankyouverymuchfor…….
Ishouldliketoexpressmyappreciationfor…….
下面我们进入第二章。
第二章是复查询信（RepliestoEnquiries），顾名思义就是回答对方的询问。
要针对不同的查询信提供相应的回答。
与查询信的结构一样，复查询信也有三个段落：
说明来函已经收到、回答具体询问并表达良好祝愿。
对复查询信的总的要求是：
l 体现回信人对双方业务关系的重视
l 及时主动热情处理来函
l 回函信息要清楚明确
裘彤
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第一段要说明来函收悉。
常用短语有：
Thankyouforyourfaxof……enquiringabout…….
Ihavereceivedyourletterof……requestinginformationabout…….
Iwasverypleasedtoreceiveyourfaxof……regarding…….
Itwasapleasuretohearfromyouagain.
崔松
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第二段要回答对方的询问。
如：
Ifitispossible,weshouldliketo…….
Ifyouwish,youcan……（回复要求提供服务）
Itmightbethat…….（回复要求提供建议）
Youcanseeintheenclosedcataloguethat…….（回复要求提供文件）
Theabovepricesinclude…….（回复要求提供报价）
裘彤
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最后一段应表达良好祝愿。
常用表达方式有：
Ihopethattheinformationenclosedwillproveusefultoyou.
Inowlookforwardto…….
Ihopethattheenclosedadvicewillhelpyouto…….
Pleasedonothesitatetocontactmeagainif…….
崔松
下面我们进入第三章。
第三章是推销信（Sales
correspondence）。
推销信分三类：
直销信（邮购）、零售信和促销信。
推销信通常使用“问句－陈述－建议－说明”的模式。
写作推销信时，要注意：
l 仔细推敲安排推销信的格式和内容
l 考虑问题从对方的兴趣出发
l 语气要显得既友好又不能过于亲密
l 要使对方易于做出反应
裘彤
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第一段可以用疑问句开头来引起对方的兴趣。
如：
Haveyoueverthoughtabout……?
Wouldyoubeinterestedin……?
也可以使用陈述的语气。
如：
Livingwithout……couldbeprettydifficultforyou.
Nowthere’sanevenbetterreasontobuy…….
Youmaynotknowthat…….
崔松
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你还可以使用建议的语气。
如：
Considerthebenefitsof…….
Spendafewminutesreadingthebrochure,andyouwillsee…….
此外，还要做一些必要的说明。
如：
Don’tsendanymoneywithyourorder.
Sendofftheenclosed……today.
Fillintheattachedform,andfaxitofftous.
崔松
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下面是第四章订购信（Orders）。
一般规模较小的公司撰写订购信。
标准的订购信包括三小段：
提及此前的联系－列出订购货物的各项细节－注明付款条件及折扣率。
第一段要提及此前的联系。
常用短语有：
Thankyouforyourquotationof…….
Thankyouforshowingme……/
Manythanksforthedemonstrationofyour…….
Thankyouforsendingme…….
FurthertoourtelephoneconversationthismorningIshouldliketo…….
崔松
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第二段要列出订购货物的各项细节。
可以这样开头：
Ihavepleasureinorderingthefollowinggoods:
Ishouldlikeyoutosendmethefollowingitems:
Pleasesendmethefollowing:
Pleasesupplythefollowinggoodsmentionedinyourquotation:
裘彤
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最后应注明付款条件及折扣率。
如：
Weagreetoyourquotedprices,andanticipatereceivingthegoodsonorbefore…….Pleasechargethisordertoourchargeaccount,number…….
Welookforwardtoreceiving……by23August.Asagreed,paymentwillbe…….
同学们写信时要注意结构和策略，这本教材和其他商业书信教材有些不同，它不仅介绍了主要的书信类型，而且更多地讲解了写作的技巧。
崔松
对。
这本教材的特点就是它不只是简单地教我们撰写各类书信，更重要的是告诉我们怎样适当地表达，从而在商业事务中制胜。
好，下面我们接着来看第五章催款信（Paymentdemands）。
催款信的目的是为了追回过期未付的款项。
它包括三个要素：
摆明事实、要求付款和催促付款。
催款信的语气要坚决、有说服力，却又不失礼貌、亲切且公正有理，不能使用粗鲁无理，嘲讽或带侮辱性的语言。
裘彤
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首先要摆明事实。
常用短语有：
Furthertoyourletterof……,…….
Maywedrawyourattentiontothefactthat……?
Wecannotunderstandwhy…….
下一步是要求对方付款。
可以这样写：
Weexpecttoreceivepaymentwithin…….
Weshouldbegratefulifyoucould…….
接着是催促付款。
我们可以通过提出其他付款方法来解决问题。
如：
Inthelightof……,wearepreparedtoacceptanimmediatepaymentof……withthebalancebeingsettledover…….
有时需要提出进一步采取措施的警告。
如：
Ifyouareunableto……,Iamafraidwewillbeforcedto…….
Unfortunately,Ishallbecompelledto…….
IgreatlyregretthatIshallbeobligedto…….
崔松
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接下来是第六章付款信（Payment）。
付款信是有些账款支付时所附的信函。
它通常都很简短，包括两个部分。
先简单提及付款原由。
可以这样写：
Wehavereceivedandcheckedyourstatement.
Thankyouforyourinvoicedated…….
然后说明支付细节。
常用短语有：
Weencloseourchequefor……inpaymentforourorder,no.…….
Enclosedpleasefindourchequeinthesumof……infullsettlementofyourinvoice,no.…….
裘彤
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第7章投诉信（Complaints）。
投诉信包含四个要素：
摆明事实、提起投诉、提出解决办法、表明立场。
首先是摆明事实。
如：
Lastmonth,weordered……fromyou.
Wehavejustreceived…….
Theaboveshipmentof……wasdeliveredtoday,andwascheckedondelivery.
崔松
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第二部分是提起投诉。
常用表达方式有：
Icannotpossiblyuse…….（货物受损）
Wehavestillnotreceivedthegoodswhichweorderedon…….（延误交货）
Thereisamistakeinyourinvoiceof…….（单据有误）
Ireallymustcomplainaboutthequalityof…….（质量未达到要求）
Unfortunately,youhavesentusthewrongitems.（交货有误）
裘彤
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下一部分是提出解决办法。
常用短语有：
Weshouldbeobligedifyouwould…….
Weshouldappreciateyourdoing…….
有时有必要表明立场，提出警告。
如：
Furtherdelaysin……mightresultin…….
Ifyoudonot……,weshallhavenochoicebutto…….
崔松
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第8章是复投诉信（Repliestocomplaints）。
复投诉信一般包括以下四部分内容：
告知投诉信的收悉；已采取的行动；你的决定；给予赔偿或提出折衷方案。
第一段很短，告知投诉信已收悉。
常用短语有：
Thankyouforbringingthismattertoourattention.
Weappreciateyourbringingthismattertoourattention.
接着要说明你已采取了行动。
可以这样表达：
Accordingtoourrecords,…….
Havingcheckedwith……,itisclearthat…….
Thedelaywasdueto…….
裘彤
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接下来要告诉对方你的决定。
如果你决定承担责任，可以这样写：
Ihopeyouhavenotbeentooinconvenienced.
Ireallymustapologizefor…….
Weassureyouthat…….
如果你拒绝承担责任，可以这样写：
Iregrettoinformyouthat…….
UnfortunatelyImustinformyouthatwearenotresponsiblefor…….
Iamafraid……wasdueto…….
崔松
下面我们看第九章求职信（Jobapplications）。
求职信有两种：
自荐求职信和应聘求职信。
由于求职信主要介绍个人的情况，所以内容和形式都相对来说更自由一些。
请同学们参照教材第九章进行复习。
裘彤
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下面我们看第10章查证信（Requestsforreferences）。
查证信是一种查询资料的信函，请求对方对求职者做出评价。
查证信的第一部分应先说明查证的原因。
常用短语有：
Wehavereceivedanapplicationfromtheaboveforapositionatthiscompany.
Theabove-namedhasappliedforapositionas…withthiscompany.
MsChenhasgivenmeyournameasarefereeinherapplicationforthepostas……atthiscompany.
崔松
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第二段通常要向对方正式请求提供资料。
常见短语有：
Iamwritingtoaskifyouwouldbesokindto…….
Ishouldbegratefulforanyinformationyoucanprovideabout…….
裘彤
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最后一段要做出对资料保密的保证。
如：
Icanassureyouthatanyinformationyouprovidewillbetreatedasstrictlyconfidential.
Ishouldliketopointoutthattheinformationyouprovidewillbetreatedinthestrictestconfidence.
崔松
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下一章是证明信（References）。
证明信的结构与复查询信相似，也由三部分组成。
第一段先说明来函收悉。
如：
Ihavereceivedyourletterof……requestingareferencefor…….
Thankyouforyourletterdated……regarding…….
第二段证明求职者符合其应聘职位的要求。
如：
Icanrecommend……withouttheslightesthesitation.
Icanconfidentlyrecommend……toyou.
Icanrecommend……witheveryconfidence.
最后一段对自己的意见作一总结，也可表达一下对被推荐人的不舍之情。
裘彤
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下面我们看第12章社交信（Goodwillcorrespondence）。
社交信包括感谢信、祝贺信、邀请信和慰问信。
社交信对发展良好的业务关系十分重要，有利于人际间交往。
我们首先看感谢信。
感谢信通常可以分三部分。
第一部分为首次致谢。
常用短语为：
Thankyousomuchforyour……
Ienjoyedvisitingyour……lastweek.
第二部分表达一下你的个人感受。
如：
Iwasveryimpressedwith…….
Idoappreciateyourthoughtfulness.
最后在信尾再次道谢。
如：
Onceagainletmeexpressmythankstoyoufor…….
Your……willnotbeforgotten.
崔松
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再来看祝贺信。
祝贺信也可分为三部分。
第一段首先表示祝贺。
如：
Pleaseacceptmycongratulationon…….
Congratulationonyour…….
Iwasreallyhappytohearthat…….
第二段表达一下你的个人感受。
如：
Iamsurethere’snostoppingyounow.
Withalltheharkworkyouhaveputininrecentmonths,thispromotionisallyoudeserve.
最后一段可以展望一下未来。
如：
Iamsurethatthefuturewillholdmuchmoreforyou.
Ifwecanbeofanyhelp,pleaseletusknow.
裘彤
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再来看邀请信。
邀请信一般分为三部分。
第一部分发出邀请。
常用短语有：
Itakegreatpleasureininvitingyouto…….
Ishouldliketoinviteyouto…….
Pleasecometo…….
接下来说明邀请的具体内容，包括时间、地点等等。
最后表明希望对方出席的愿望。
如：
RSVP
Welookforwardtoseeingyouthere.
崔松
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