门店团购销售管理制度.docx
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门店团购销售管理制度
门店团购销售管理制度
一、目的
为加强公司团购管理，规范门店团购操作流程，提升门店团购管理能力，从而促进公司团购业务发展，特制定门店团购销售管理制度。
二、适用范围
1适用店群范围：
公司所属直营门店;
2适用商品范围：
公司经营的所有商品及公司发行的单用途商业预付卡。
三、团购的定义
团购销售是指单位或个人以批量方式进行购买实物或商业单用途预付卡的销售经营行为。
四、团购管理原则
1团购必须以批量销售行为为原则；
2团购必须坚持盈利的原则；
3团购实行款到发货原则；
4团购赊销账款遵循合同约定和“先赊，先结”的原则。
五、团购客户管理
1团购客户信息管理
1.1团购业务员收集潜在的团购客户信息，填写《客户资料表》交部门主管审核，经审核确认后交予团购内勤人员；
1.2内勤人员在第二日根据各业务员上报的客户资料及《客户拜访表》，对潜在客户进行跟踪回馈，同时将回馈情况上报团购课/处长，对《客户拜访表》拜访表进行存档；
1.3团购内勤人员根据确认后的客户资料填写《客户编码申请表》，向公司团购部申请编码；
1.4团购部根据门店上报的《客户编码申请表》进行系统操作；
1.5对于未来得及进行客户编码的临时性顾客打批发单或卡发售单时，则统一使用“1000007300单位”的统码操作，并且由团购内勤人员每月对此类客户进行统计整理，次月由团购课/处长合理分配给业务人员进行客户开发与维护。
六、团购赊销管理
1团购赊销类型
1.
2.
3.
4.
4.1.
1.1月结协议赊销
门店与客户单位签订赊销协议，双方约定日期结算账款，原则上结算账期不得超过一个自然月。
1.2零星周结赊销
因客户财务或其他可控因素造成无法及时到账，对方提供介绍信或其他相关证明，可以允许客户7个工作日内到账。
1.3支票信用担保赊销
支票信用担保赊销指顾客单位以支票形式支付，支票未到账，要求先提卡或实物，由门店经理对该业务进行信用担保的操作模式。
2信用担保授权与额度的标准
2.1公司授权团购部和门店经理有一定的信用额度管理权限；
2.2信用担保可以用于门店赊销管理和支票延期到账担保；
2.3各级信用担保权限标准
赊销类型
门店经理
团购部经理
分管副总经理
总经理
月结赊销
\
50万（含）以下
50万元以上100万元（含）以下
100万元以上
零星周结赊销
1.购物城业态及年卡销售3亿以上的门店权限为30万元（含）以内；
2.年卡销售3亿以下的大卖场店长权限为20万元（含）内；
3.综超店长、精品超市和标超区域经理（分管各门店的合计金额）权限为10万元（含）内，标超店长权限为5万元内
50万（含）以下
50万元以上100万元（含）以下
100万元以上
支票信用担保赊销
1.购物城业态及年卡销售3亿以上的门店权限为30万元（含）以内；
2.年卡销售3亿以下的大卖场店长权限为20万元（含）内；
3.综超店长、精品超市和标超区域经理（分管各门店的合计金额）权限为10万元（含）内，标超店长权限为5万元内
\
\
\
3团购赊销审批要求
3.1月结赊销审批流程
1.
2.
3.
4.
4.1.
4.2.
4.3.
4.3.1.
流程说明：
3.1.1门店将团购客户的营业执照或法人证书、税务登记证和组织机构代码证等客户资质证明材料提交门店主办会计处进行审核，门店主办会计审核三证有效期、客户资料一致性等信息并出具审核意见；
3.1.2门店店长依据审核意见、业务销售规模、客户单位信用等事项，判定是否与客户单位签订赊销协议，店长同意后向团购部进行申请；
3.1.3门店按要求填写《月结赊销客户申请表》，以邮件形式发送团购部复审。
团购部根据各级信用担保权限标准对门店赊销申请邮件及材料进行复核审批；
3.1.4赊销协议审批后团购部开通客户赊销权限，并将审批意见以邮件形式发送门店邮箱，抄送门店店长、门店主办会计邮箱；
3.1.5门店在三个工作日完成协议的签订并将赊销协议、三证等证明材料复印件邮寄至团购部、财务部备案；
3.1.6门店按照公司团购赊销协议框架与客户签订，门店不得随意对协议文本进行变更，如门店需签订对方单位协议文本，或需对协议文本进行变更，门店需在签署前上报团购部、法务部审批后，才能与客户单位签订赊销协议文本；
3.1.7赊销协议甲乙双方协议单位全称、合同印章、三证材料、邮件申报单位全称需一致。
合同印章必须是合同章或公章。
赊销协议文本中赊销金额、赊销账期、赊销协议有效期、赊销单位全称、客户代表为必填事项。
赊销金额必须为中文大写，字迹清晰，不得涂改。
赊销账期为30天以下，主要为每月何日结算或业务发生后几日结算；
3.1.8招标单位、社会化配销单位需按照公司赊销审批流程操作；
3.1.9加盟店客户系统额度由加盟管理部负责审核确定，团购部开通。
3.2零星周结赊销审批流程
1.
2.
3.
4.
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.4.1.
流程说明：
3.2.1门店团购课/处填写零星周结审批表提交至门店财务人员，零星周结赊销结算时间为7个工作日以内；
3.2.2门店财务人员根据各级信用担保权限标准审核单店零星周结是否超门店经理权限，并出具审核意见，门店店长根据客户资质情况及财务意见进行审批；
3.2.3超各业态店长零星周结赊销权限业务根据各级信用担保权限标准进行审批。
3.3支票信用担保操作流程
流程说明：
3.3.1门店进行支票信用担保业务，必须建立《支票担保台账》；
3.3.2《支票担保台账》由门店团购业务员提交门店店长同意信用担保确认；
3.3.3如发生担保金额超过业态店长权限，原则上要求到账后发货（卡），其他情况按月结赊销审批流程向团购部审批、备案；
3.3.4支票担保审批同意后，由门店营业款出纳A对《支票担保台账》进行登记确认；
3.3.5财务部门销制证会计收到银行退票后，在第一时间反馈至门店店长及团购部，由店长跟踪收回。
4团购应收款管理要求
4.1应收款管理要求
4.1.1门店进行赊销应收账款监控，由营业款出纳B出具《应收账款跟踪报表》，发送至门店团购课/处及门店店长，门店团购课/处及时对赊销未回笼款进行催缴工作，如账款未能按期到账，应向赊销单位进行询证操作；
4.1.2团购部每月根据财务提供应收款报表定期对门店应收账款还款时间及赊销金额进行跟踪，要求门店及时对赊销单位未回笼款进行询证或催缴。
对于多次出现账款结算时间超期的门店进行通报，要求门店加强赊销审批管理。
4.2询证函操作流程
流程说明：
4.2.1门店团购课/处在账款到期向赊销单位进行确认是否能够按时到账，如未能按照到账提前两日发询证函;
4.2.2门店必须对超账期客户进行询证，赊销单位盖章确认并回复；
4.2.3门店团购课/处将赊销单位回复的询证函交于门店主办会计进行备案。
七、团购销售管理
1实物团购管理
1.1实物团购管理要求
1.1.1销售原则上以批发单形式进行操作及结算管理；
1.1.2门店在计算商品毛利时需保证单张批发单平均毛利必须大于等于3%。
低于3%等特殊情况需经采购部门确认是否有毛利补损行为，报团购部审批，营运部备案。
商品正常毛利低于3%等特殊商品除外;
1.1.3团购批发原则上不允许退货，门店以换货为主。
批发退货单付款方式必须与批发单付款方式一致，批发退货单必须当天完成所有退单的结算。
1.2实物团购销售操作流程
流程说明：
1.2.1团购人员在洽谈业务时须和客户做好团购商品码、名称、数量、价格、送货时间及付款方式等信息的确认，并填写好《团购配送清单》。
若团购商品为联营商品，批发价低于联营商品正常售价需与采购部门沟通过确认;
1.2.2经销商品团购出货价格参照库存价格先进先出，原始库存最优先的原则；
1.2.3经销商品团购批发单原则上需保证毛利率大于等于3%；
1.2.4补差后批发单整单毛利率低于3%的经销商品，门店按照低毛利批发审批表填写相关内容并附上采购部门同意补差邮件，向团购部审批，并抄送营运部备案。
若批发单整单毛利补差后大于等于3%，向团购部备案即可;
1.2.5团购商品为联营商品,联营促销员填写好联营专柜小票上商品名称、单价、数量、总价等信息，单证员根据联营小票进行批发录入，此时系统价格依照小票价格，不再进行毛利的附加；
1.2.6款已付货未提操作：
1.2.6.1门店团购人员根据“款已收讫”批发单开具款已付货未提单据（填写客户名称、批发单号、金额等内容），并由团购课业务经办人签名；
1.2.6.2《款已付货未提单据》和《团购批发单》作为顾客提货凭证，顾客提货时，防损根据需核对《款已付货未提单据》与已审核《团购批发单》准确无误后盖“货已发讫”，并留存《款已付货未提单据》。
1.2.7送货上门货款现结操作：
1.2.7.1根据上文1.2实物团购销售流程图完成审批和集货操作后，由单证员打印《团购商品送货清单》（一式三联，该单据仅限送货上门现结使用）；门店团购业务员根据《团购商品送货清单》合计金额填写《款未付货已提单据》，并由门店经理签字确认；
1.2.7.2团购商品出卖场时，团购送货人员须出示门店经理签字的《款未付货已提单据》和《团购商品送货清单》，防损核对单据内容无误后，在两张单据上盖上“货已发讫”章，并留存《团购商品送货清单》第二联和《款未付货已提单》;
1.2.7.3团购送货人员送货上门并收取团购款后，请客户在《团购商品送货清单》上签收，并由顾客留存《团购商品送货清单》第三联；
1.2.7.4送货签收完成后的当天，团购送货人员凭签收的送货清单实收数量至单证课按打印《团购批发单》，并将《团购批发单》及货款交予营业款出纳A，营业款出纳A在批发单上签字盖“款已收讫”章，留存《团购批发单》第二联；
1.2.7.5团购送货人员将盖章后的第一联《团购批发单》和顾客签字《团购商品送货清单》第一联交予防损人员留存，并取回《款未付货已提单据》和《团购商品送货清单》第二联；
1.2.7.6如送货上门团购款无法现结应按照零星周结或者月结赊销流程审批操作。
1.2.8团购送货须凭《团购批发单》（送货上门货款现结操作凭《团购商品送货清单》和《款未付货已提单》）进行双人送货。
团购商品在签收时，客户需在《团购批发单》签字确认，如客户无法做到签字，由门店人员与客户经办人进行电话确认后由收货人签字；
1.2.9《团购批发单》一式四联：
第一联随货同行（送货上门收款除外），待客户签收后最后交予防损课留存，防损员出货确认后在批发单四联上盖“货已发讫”章。
第二联由营业款出纳A留存，营业款出纳A收款后在批发单四联上盖“款已收讫”章。
第三联由团购客户保存，客户收货后须签字确认。
第四联在出货时暂由防损留存，最终由团购课/处保存留底，团购送完货后，团购人员至防损课/处将顾客签字确认的第一联换取第四联，第四联由团购课/处保存留底。
1.3实物团购退换货操作流程
流程说明：
1.3.1团购批发原则上不允许退货，建议门店以换货为主；
1.3.2单证课必须确认原批发单上防损课、业务课、团购客户、门店经理室同意退货签字后，才能进行批发单退单操作；
1.3.3批发退货单必须当月完成所有退单的结算，营业款出纳A做好退单应付账款的调整；
1.3.4批发退货单付款方式必须与批发单付款方式一致。
2卡团购管理
详见杭华商（2013）财务5号《单用途商业预付卡管理制度》。
八、管理职责
1团购部
1.1负责指导门店做好日常团购销售管理工作及各项业务的审批;
1.2负责制定并完善门店团购管理制度及各项操作流程;
1.3负责社会配销客户开拓、配销业务的招投标和日常维护、配货的协调工作;
1.4负责公司级重点客户的开发与关系维系工作，稳定客户群体；
1.5负责公司各类大宗团购业务竞标工作及门店协调工作;
1.6负责新开门店团购工作的协调和指导，并做好新进团购人员的培训安排工作;
1.7负责赊销应收账款监控的管理，对应收账款异常情况进行跟踪；
1.8负责季度定期对门店团购赊销安全管理进行检查。
2财务部
2.1负责对审核税务登记证、营业执照、组织代码机构证等资质证明材料的审核以及赊销协议和赊销申请的备案;
2.2负责定期出具门店团购赊销明细表。
3营运部
3.1负责门店团购资金安全及作业规范岗位不相容等情况的营运检查;
3.2负责定期对团购商品的毛利情况进行监控及异常跟踪反馈。
4信息部
负责团购操作系统及赊销应收账款预警系统开发建设。
5运营稽查部
5.1团购制度建设的组织;
5.2团购制度执行的稽查及团购资金安全及作业规范岗位不相容等情况的稽查。
6审计部
负责对门店团购赊销、毛利等业务风险、效益进行审计、评估，出具审计建议报告。
7采购部门
负责协助商品货源保障、价格谈判、毛利补差、联营合同谈判等商品洽谈工作。
8商品综合管理部
协助联营商品团购销售中涉及商品扣率的调整。
9配送中心（含生配）
协助负责团购相关业务商品配送工作。
10门店团购相关岗位职责
10.1门店经理
10.1.1负责门店团购业务的审批及团购作业的现场管理;
10.1.2负责门店团购资金安全的自查管理；
10.1.3负责门店赊销管理和应收账款的安全管理。
1
2
10.2团购课/处长
1.
2.
2.1.
10.2.1负责对团购销售指标制定团购任务，定期向门店经理室汇报团购工作及计划;
10.2.2负责门店应收账款监控、催缴及账目核对等团购账务工作的处理；
10.2.3负责团购重点客户的维护和新客户的开发计划；
10.2.4负责团购业务的市调及相关营销策略方案的制定并提报门店经理室审批。
10.3团购业务员
10.3.1负责团购业务的开展，建立客户档案，做好客户维护与开发工作；
10.3.2负责每周做好销售业绩报表上交团购主管。
10.4团购内勤
10.4.1负责每月对团购业务人员的客户数、团购业绩及售卡处销售业绩汇总登记工作；
10.4.2负责每月做好门店重点客户卡和实物销售分析工作，并上报相关部门；
10.4.3负责每日对团购销售及应收账款进行跟踪并及时向上级进行汇报。
九、相关附表
1表单
1.1申请类
1.1.1客户编码申请表
客户编码申请表
门店
代码
门店
名称
客户
单位名称
客户单位
经办人
经办人
联系方式
新增客户
或老客户
客户
单位性质
门店团购
业务员
业务员
联系方式
客户编码
1.1.2月结赊销客户申请表
门店
编码
门店
名称
客户名称
企业性质
联系人联系电话
审批资质是否齐全
赊销
类型
合同约定赊销结算金额
赊销结算时间
赊销协议
开始时间
赊销协议
结束时间
经办业务员
财务确认是否通过核算中心
1.2销售类
1.2.1团购集货单
货架
商品代码
集货数量
要货数量
商品名称
规格
计量单位
当前
库存数
第二代码
1.2.2《团购配送清单》物料系统领取（物料码：
020********）
1.2.3《款已付货未提单据》物料系统领取（物料码：
020********）
1.2.4《款未付货已提单据》物料系统领取（物料码：
020********）
1.2.5《团购商品送货清单》限送货上门现结使用
店团购商品送货清单
客户单位：
日期：
付款明细：
□现金
□支票
□其他
填单人：
经办业务员：
收货人签字：
商品代码
品名规格
单位
件数
数量
含税单价
含税金额
实收数量
第二代码
合计
1.3台账
1.3.1零星周结赊销台账
门店名称
客户单位名称
客户代码
客户单位业务员/联系方式
客户单位性质
是否有介绍信或其他证明材料
赊销额度
赊销开始时间
应结时间
团购业务员签字
财务确认签字
门店店长确认签字
前期是否应收账款未结
是否已收回
1.3.2支票担保台账
支票收进时间
客户单位名称
卡或实物
金额
支票单号
客户经办人
客户联系方式
业务员确认
门店店长担保确认
营业款出纳收进确认
财务出纳到账确认
到账时间（财务出纳填写）
1.4报表
1.4.1每周应收账款报表
门店
名称
客户名称
协议规定赊销额度
卡赊销金额
实物赊销金额
赊销时间
赊销金额
赊销
帐期
协议回笼时间
是否签订
赊销协议
是否
询证
是否已收回
如未收回何
时能够收回
2协议
2.1单用途商业预付卡销售协议书
杭州联华华商集团有限公司
单用途商业预付卡销售协议书
供方（甲方）：
需方（乙方）：
甲乙双方本着互惠互利的原则，诚信至上，友好合作，就电子消费卡/会员储值卡/充值卡（以下简称卡）的销售问题经双方友好协商订立本协议。
一、卡购销合作方式
1、甲方根据乙方需求，提供卡。
2、乙方必须在协议上明确和指定赊销业务负责人。
如指定业务负责人发生变更，必须提早一周书面告知甲方，乙方提供负责人变更书面申请时需有单位盖章和签字。
3、乙方安排指定业务负责人对甲方所发售的卡进行清点验收，并由指定业务负责人在甲方送货单上签名确认，送货单一式二份，甲乙双方各持一份，妥善保管。
特殊情况乙方需要到甲方处赊购卡，也只能由指定业务负责人来赊购。
二、内容
付款日期：
□约期□月结□周结□现结□其它
赊销结算方式：
□金额结算□票据结算□现金结算□其它
三、双方的权利和义务
1、甲方对销售给乙方的全部卡保证能正常使用，出现故障给予及时处理。
2、乙方逾期结算付款的，甲方按本月（上月的日至本月的日）卡销售金额，以每逾期一天递增按2‰的比例收取滞纳金。
乙方未按约支付全部应付货款前，甲方提供乙方卡的所有权为甲方所有。
乙方逾期支付应付货款超过10日，甲方有权单方终止本协议，并有权收回提供乙方的卡。
四、协议的解除和终止
1、协议有效期内，供需双方可书面协商解除本合同。
2、协议生效后，除本协议另有约定外，一方要求终止的，应提前一个月书面通知对方，以减少双方的损失。
协议终止后，双方不承担责任。
3、如果任何一方严重违反本合同以致另一方受到重大影响，并且违约方在收到非违约方发出的书面通知后60日内未对违约行为进行纠正，本合同应当终止。
4、协议的解除和到期并不影响上访在协议未解除或到期前的责任和义务。
五、争议解决条款
本合同在履行过程中发生争议，双方应协商解决。
协商不成时，任何一方均可向法院提起诉讼。
六、本协议有效期
本合同自双方签字盖章后即时生效，有效期：
从年月日起到年月日止。
七、本协议一式两份，双方各执一份
甲方：
（盖章）乙方:
（盖章）
代表：
代表：
地址：
地址：
电话：
电话：
传真：
传真：
邮编：
邮编：
日期：
日期：
特别说明：
乙方指定业务负责人姓名：
地址：
联系电话：
2.2商品购销协议书
杭州联华华商集团有限公司
商品购销协议书
供方（甲方）：
需方（乙方）：
本着平等互利的原则，供方成为需方促销品采购的供应商，并就相关事宜签订如下协议：
一、商品购销合作方式
1、甲方供货商品范围：
（需要特殊说明的请门店特别注明）
2、甲方配销给乙方的商品价格为商品含税进价加％。
（特殊情况补充说明）
3、乙方根据自己所需的商品，提前天通知甲方，甲方及时反馈乙方所需商品情况，尽量确保乙方所需商品按时配送。
4、乙方必须在协议上明确和指定赊销业务负责人。
如指定业务负责人发生变更，必须提早一周书面告知甲方，乙方提供负责人变更书面申请时需有单位盖章和签字。
5、乙方安排指定业务负责人对甲方所发售的卡进行清点验收，并由指定业务负责人在甲方送货单上签名确认，送货单一式二份，甲乙双方各持一份，妥善保管。
6、所有商品一经出售并已交付乙方，除在保质期内因商品质量问题外一律不退货,若在保质期内因乙方保管不当引起商品质量问题的不予退货。
二、内容
付款日期：
□约期□月结□周结□现结□其它
赊销结算方式：
□金额结算□票据结算□现金结算□其它
三、双方的权利义务
1、甲方对配销给乙方的全部商品质量负责，严禁配销假冒伪劣商品或“三无”商品。
2、乙方确定要货数量或金额后，不得随意变更，遇特殊情况需变更需求数量或金额请提前7天告知甲方。
如乙方需要，对从甲方配销的商品可向甲方索取有关质量检验凭证。
若采购的商品涉及到售后维修问题的，甲方负责提供售后服务。
3、乙方逾期结算付款的，甲方按本月（上月的日至本月的日）配货金额，以每逾期一天递增2‰的比例收取滞纳金。
乙方未按约支付全部应付货款前，甲方提供乙方商品的所有权为甲方所有。
乙方逾期支付应付货款超过10日，甲方有权单方终止本协议，并有权收回提供乙方的商品。
4、在本协议有效期内，双方仅为配销合作关系，乙方不得以甲方名义或变相以甲方名义进行经销活动，并按约按时支付货款，否则将依法追究责任。
四、不可抗力
1、若任何一方由于不可抗力导致不能履行合同的基本义务，双方均不需要为此负责。
2、受到不可抗力影响的一方应及时通知对方，并采取一切可能的措施最大限度的减少损失。
3、在一方因不可抗力而不能履行义务期间，该方的任何义务和对方的相关义务应暂停履行，但只在该方不能履行责任的限度之内。
五、协议的解除和终止
1、协议有效期内，供需双方可书面协商解除本合同。
2、协议生效后，除本协议另有约定外，一方要求终止的，应提前一个月书面通知对方，协议终止后，双方不承担责任。
3、如果任何一方严重违反本合同以致另一方受到重大影响，并且违约方在收到非违约方发出的书面通知后60日内未对违约行为进行纠正，本合同应当终止。
4、协议的解除和到期并不影响上访在协议未解除或到期前的责任和义务。
六、争议解决条款
本合同在履行过程中发生争议，双方应协商解决。
协商不成时，任何一方均可向法院提起诉讼。
七、本协议未尽事宜，经双方协商可另行订立补充协议
八、本协议有效期
本合同自双方签字盖章后即时生效，有效期：
从年月日起到年月日止。
九、本协议一式两份，双方各执一份
甲方：
（盖章）乙方:
（盖章）
代表：
代表：
地址：
地址：
电话：
电话：
传真：
传真：
邮编：
邮编：
日期：
日期：
特别说明：
乙方指定业务负责人姓名：
地址：
联系电话：
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