竣工资料管理规定讲解.docx
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竣工资料管理规定讲解
竣工资料管理规定
一、适用范围
1.1公司承接的项目管理、项目代建、建设工程监理等工程竣工后形成的书面及电子记录。
二、通用规定
2.1各项目部在竣工后必须及时按本规定第三条款要求整理竣工资料，并上交总工办。
2.2上交竣工资料应及时，要求在项目竣工验收后三个月内，或现场项目部全体撤场前上交所有资料；遇特殊情况不能及时上交所有资料的，必须及时上交已有资料，并在《监理档案移交目录》（参见附录二及公司监理工作标准）上说明未交资料清单及预计上交时间。
2.3竣工资料上交必须符合公司质量管理体系《记录控制程序》的要求。
2.4公司提倡竣工资料电子归档，项目部应在项目实施过程中注意电子文档的保存及备份。
三、上交资料要求
3.1竣工资料整理必须有总目录、卷内目录，资料应放入标准档案盒中。
3.2竣工资料必须上交内容见附录一，内容有修改时，总工办将以文件形式发布，以最新文件要求为准。
3.3竣工资料上交公司总工办时应有《监理档案移交目录》，以此目录作为最终移交凭证。
3.4上交资料的存档形式应符合附录一中规定的要求，要求为“文本（原件）”的必须按要求上交相应原件文本。
3.5总监负责组织项目部按本规定第3.1、3.2、3.4条要求整理归档文件，并将竣工资料及时上交公司保存；区域管理的项目，区域负责人负责督促辖区内项目部上交竣工资料的工作。
3.6分公司管辖项目的竣工资料，由总监负责组织项目部按本规定第3.1、3.2、3.4条要求整理归档文件，并将竣工资料移交分公司保存，分公司负责督促项目部总监按本规定要求整理归档文件；分公司将竣工资料上交公司总工办，移交手续按本规定第3.3条执行，同时应上交竣工资料中所有的电子文档（分公司应留存电子文档作为备份）；分公司应建立《项目档案台帐》（参见附录三）并保存与项目部及公司总工办的移交记录（《监理档案移交目录》），以对分公司竣工资料移交情况进行管理。
3.7上交的竣工资料电子文档，应按附录五中的要求整理归类，分级设立文件夹，将电子文档归类存放，施工单位形成的交监理签字审批的资料，可采用扫描方式留存电子文档（项目部无扫描仪，可在交资料时，由项目部派人到公司扫描整理）。
四、奖罚规定
4.1未按公司要求及时上交竣工资料或上交资料不符合附录一要求的项目，暂时扣发质量奖奖金及特殊奖励奖金，竣工资料按要求上交后，补发奖金。
4.2项目竣工资料未在规定期限内及时按附录一要求上交的，总监暂扣2000元，区域负责人/分公司经理暂扣1000元，竣工资料按要求上交后，补发罚金。
4.3项目竣工资料上交不完整、不符合要求的，扣罚总监1000~2000元（视缺失资料对公司造成的损失评定）。
区域负责人/分公司经理扣罚500元/个项目。
4.4项目部除按附录一要求上交资料外，还根据附录五要求整理电子文档，搜集工程相关资料，针对项目特点整理技术及管理经验，并经整理后及时上交完整的成果资料，可给予500~1000元奖励；奖励半年统计一次，以个人或集体形式申请，在资料上交时向总工办提交书面申请，并写明申请理由。
五、资料外借
5.1竣工资料外借应向资料存放部门或分公司申请并填写《竣工资料申借单》（参见附录四），注明外借理由、归还日期及外借竣工资料清单。
5.2外借竣工资料时，应经保存部门主管领导审批。
5.3外借人应对外借资料负责，不得涂改、污损和遗失外借资料，如发生前述情况，视资料损失情况处以500~1000元罚款。
5.4外借资料应及时归还，不能及时归还的应向资料管理部门说明，无正当理由而拖延资料归还，影响公司正常运作、造成损失的，将视情况处以100~500元罚款。
六、实施
6.1本规定自发布之日起执行，公司之前颁布的相关规定有与本规定不符的，以本规定为准。
6.2本规定由总工办负责解释。
浙江江南工程管理股份有限公司
总工程师办公室
2007年10月29日
附录一：
竣工资料上交清单
序号
入库存档内容
存档形式
备注
一
监理委托合同；施工合同清单
电子文档/文本
二
工程项目监理部及负责人名单
电子文档/文本
三
监理规划
1
监理规划
电子文档/文本
2
监理实施细则
电子文档/文本
四
监理月报
电子文档/文本
五
监理会议纪要、专题会议纪要
电子文档/文本
六
进度控制
1
工程开工/复工审批表
文本
2
工程开工/复工暂停令
文本
七
质量控制
1
不合格项目通知
文本
2
质量事故报告及处理意见
文本
3
★基础、主体工程验收记录
文本（原件）
4
★分部工程质量验收记录
文本（原件）
5
★单位工程竣工验收记录
文本（原件）
八
监理工程师通知单/回复（质量、进度、安全）
文本
九
合同及其他事项管理
1
工程延期报告及审批
文本
2
费用索赔报告及审批
文本
3
合同争议、违约报告及处理意见
文本
4
合同变更材料
文本
十
监理工作总结
1
阶段（小）总结
电子文档/文本
2
监理工作总结
电子文档/文本
3
工程质量监理评估报告
电子文档/文本
十一
★监理业务手册
文本（3份原件）
十二
总监述职报告
电子文档/文本
十三
工程照片
电子文档/文本
十四
★工程竣工验收报告
文本（原件）
十五
★房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表
文本（原件）
房屋建筑工程：
注：
加“★”项为重要竣工资料，必须按存档形式要求上交公司
市政公用工程：
序号
入库存档内容
存档形式
备注
一
监理委托合同；施工合同清单
电子文档/文本
二
工程项目监理部及负责人名单
电子文档/文本
三
监理规划
1
监理规划
电子文档/文本
2
监理实施细则
电子文档/文本
四
监理月报
电子文档/文本
五
监理会议纪要
电子文档/文本
六
进度控制
1
工程开工/复工审批表
文本
2
工程开工/复工暂停令
文本
七
质量控制
1
不合格项目通知
文本
2
质量事故报告及处理意见
文本（原件）
3
★部位、单位工程质量验收记录
文本（原件）
4
★竣工验收证书
文本（原件）
八
监理工程师通知单/回复（质量、进度、安全）
文本
九
合同及其他事项管理
1
工程延期报告及审批
文本
2
费用索赔报告及审批
文本
3
合同争议、违约报告及处理意见
文本
4
合同变更材料
文本
十
监理工作总结
1
阶段（专题）总结
电子文档/文本
2
监理工作总结
电子文档/文本
3
工程质量监理评估报告
电子文档/文本
十一
★监理业务手册
文本（3份原件）
十二
总监述职报告
电子文档/文本
十三
工程照片
电子文档/文本
十四
★工程竣工验收报告
文本（原件）
十五
★房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表
文本（原件）
注：
加“★”项为重要竣工资料，必须在工程施工过程中准备原件，按要求上交公司
机电安装工程：
序号
入库存档内容
存档形式
备注
一
监理委托合同；施工合同清单
电子文档/文本
二
工程项目监理部及负责人名单
电子文档/文本
三
监理规划
1
监理规划
电子文档/文本
2
监理实施细则
电子文档/文本
四
监理月报
电子文档/文本
五
监理会议纪要
电子文档/文本
六
进度控制
1
工程开工/复工审批表
文本
2
工程开工/复工暂停令
文本
七
质量控制
1
质量事故报告及处理意见
文本（原件）
2
机电安装工程分部、分项工程质量验收记录
文本
3
★机电安装工程单位工程质量验收记录
文本（原件）
4
★工程交工验收证书
文本（原件）
八
监理工程师通知单/回复、工程建立报告单
电子文档/文本
九
合同及其他事项管理
1
工程延期报告及审批
文本
2
费用索赔报告及审批
文本
3
合同争议、违约报告及处理意见
文本
4
合同变更材料
文本
十
监理工作总结
2
监理工作总结
电子文档/文本
3
工程质量监理评估报告
电子文档/文本
十一
★监理业务手册
文本（3份原件）
十二
总监述职报告
电子文档/文本
十三
工程照片
电子文档/文本
十四
★工程质量鉴定报告
文本（原件）
十五
★缺陷责任期终止证书（责任期结束后上交）
文本（原件）
注：
加“★”项为重要竣工资料，必须按存档形式要求上交公司
项目管理工程：
序号
入库存档内容
存档形式
备注
一
项目管理委托合同；
电子文档
二
工程项目管理部及负责人名单
电子文档
三
项目管理规划
1
项目管理规划
电子文档
2
项目管理实施细则
电子文档
四
设计管理
1
可行性研究
电子文档/文本
2
设计任务书
电子文档/文本
五
招标采购
1
招标文件、投标文件
电子文档
2
勘察设计合同、施工合同、材料设备采购合同
电子文档
六
项目管理月报
电子文档
七
项目管理会议纪要
电子文档
八
进度控制
1
工程开工/复工审批表（附总进度计划）
文本
2
工程开工/复工暂停令
文本
九
质量控制
1
质量事故报告及处理意见
文本
2
★基础、主体工程验收记录
文本（原件）
3
★分部工程质量验收记录
文本（原件）
4
★单位工程竣工验收记录
文本（原件）
十
项目管理通知
1
项目管理实施建议
电子文档/文本
2
项目管理工作联系单
电子文档/文本
3
项目管理工程师通知
电子文档/文本
十一
合同及其他事项管理
1
工程延期报告及审批
文本
2
费用索赔报告及审批
文本
3
合同争议、违约报告及处理意见
文本
4
合同变更材料
文本
5
工程结算及结算审核意见
文本
十二
项目管理工作总结
1
阶段（小）总结
电子文档
2
项目管理工作总结
电子文档
十三
★项目管理业务手册
文本（3份原件）
十四
项目经理述职报告
电子文档
十五
工程照片
电子文档/文本
十五
★工程竣工验收报告
文本（原件）
十六
★房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表
文本（原件）
注：
加“★”项为重要竣工资料，必须按存档形式要求上交公司
附录二：
JNJL/QR/QB-4.0/D24-1/1.0
No：
D24-1—
监理档案移交目录
工程名称：
序号
案卷题名
文字材料
图纸材料
其他
备注
册
份
册
份
本档案共册，已编号文件共份。
其中：
文字材料份，图纸材料份，照片张。
立卷单位对本档案完整准确情况的审核说明：
移交人：
移交时间：
接受人：
接受时间：
附录三：
JNJL/QR/QP-2.0/12/1.0
No.
项目档案台帐
序号
工程项目名称
归档日期
保存期限
立卷数
（盒）
案卷号
备注
附录四：
竣工资料申借单
编号：
借用人姓名
联系方式
起借日期
归还日期
借用资料名称
编号
借用事由：
审批意见：
签字：
日期：
经办人签字：
日期：
注：
必须附借用资料清单。
附录五：
电子文档归档文件目录（目录结构、文件夹及名称统一按附件六样式建立，本表适合监理工程，项目管理工程可根据实际情况参考本表形式对电子文档进行归档）：
一、合同管理类：
1.合同文件及清单
（1）工程建设委托监理合同；
（2）施工合同清单；
（3）建设工程施工合同文件、分包合同文件、各类定货合同等。
2.合同其他事项管理
（1）工程临时延期申请、工程临时及最终延期审批等资料；
（2）合同争议、违约报告处理资料；
（3）合同变更资料等。
二、监理规划、细则类：
1.工程项目质量策划及监理规划；
2.监理实施细则；
3.项目监理机构编制的总控制计划等其他资料；
4.旁站监理方案；
5.见证取样和送检计划。
三、设计文件类：
1.勘察设计文件；
2.施工图纸；
3.测量基础资料。
四、施工组织设计、方案：
1.施工组织设计；
2.季节及专项施工方案；
3.专家论证方案。
五、招投标采购类文件：
1.前期选择考察资料；
2.各类招投标文件。
六、监理月报。
七、会议纪要。
1.工地会议纪要；
2.专题会议纪要；
3.内部会议纪要。
八、进度控制类：
1.工程开工报审表（含必要的附件）；
2.总、分进度计划报审表；
3.工程开工/复工报审表及工程暂停令等。
九、质量控制类：
1.各类记录台帐
（1）进场原材料/构配件/设备验收记录监理台帐；
（2）隐蔽/检验批/分项（工序）/分部（部位）工程验收记录监理台帐（括号内为市政公用工程采用）；
（3）旁站记录台帐
（4）见证取样送检记录台帐。
2.工程验收记录
（1）主要子分部、分部（部位）工程验收记录（括号内为市政公用工程采用，原件扫描）；
（2）单位工程的验收资料，人防、消防等专项验收资料（原件扫描）。
3.质量事故处理
（1）质量事故报告单、质量事故处理方案报审表等质量缺陷与事故的处理文件等（原件扫描）；
（2）质量监督站有关现场施工质量整改通知和施工单位整改回复记录等。
4.上述内容中未包括的其他与质量控制有关的资料。
十、安全控制：
1.安全检查记录
（1）安全生产、文明施工监督检查记录及整改回复。
2.安全事故处理
（1）安全控制措施及实施过程记录；
（2）安全事故报告单、安全事故处理方案报审表等质量缺陷与事故的处理文件等；
（3）安全监督站有关现场施工质量整改通知和施工单位整改回复记录等。
十一、投资控制类：
1.工程变更资料
（1）图纸会审纪要；
（2）设计变更、洽商文件；
（3）建设单位变更文件；
（4）承包单位变更文件。
2.合同款支付管理
（1）项目监理机构施工合同款支付管理台帐
（2）支付证书；
（3）工程竣工结算审核意见；
（4）上述内容中未包括的其他与造价控制有关的资料。
十二、监理工程师通知单及其回复单，监理工作联系单及监理建议：
1.监理工程师通知单；
2.监理工程师联系单；
3.监理建议或函件。
十三、监理工作总结类：
1.监理工作小结（包括主要子分部、分部工程验收，阶段工作小结等）；
2.监理工作总结；
3.工程质量监理评估报告；
4.总监述职报告；
5.监理业务手册。
十四、监理内部管理文件：
1.内部管理记录
（1）监理机构成立通知；
（2）工程项目监理部及负责人名单（人员调动情况应在名单上体现）；
（3）工程项目监理目标责任书；
（4）人员变更记录；
（5）项目监理机构进场回执单；
（6）监理项目基本情况调查记录表；
（7）项目监理费收取情况记录表；
（8）顾客提供设施登记表；
（9）项目监理机构内部设备（资料）领用登记表；
（10）质量、环境、职业健康安全体系运行记录。
2.考核管理
（1）项目部考核记录；
（2）人员考核记录；
（3）人员考勤记录（项目监理机构监理人员考勤表）。
3.工程图片集（应附文字说明）
（1）项目效果图及竣工图片；
（2）施工过程图片（重要施工过程、阶段照片）；
（3）各类活动及项目部生活记录（所有项目部人员应有一张照片）。
4.工程经验总结
（1）管理经验总结；
（2）技术经验总结（应有相应说明图片）；
（3）合理化建议。
十五、来往函件及其他（包括现场各类行为资料等）。
附件六：
（文件夹名均应加上“XXX工程（或项目）”字样）
各类招投标文件
前期选择考察资料
合同其他事项管理
合理化建议
技术经验
管理经验
工程经验总结
专题会议纪要
工地例会纪要
内部会议纪要
会议纪要
安全事故处理
安全检查记录
安全控制类
质量事故处理
工程验收记录
各类记录台帐
质量控制类
专家论证方案
季节及专项施工方案
施工组织设计
来往函件及其他
图纸会审纪要
隐蔽……监理台帐
旁站监理台帐
材料设备报验台帐
见证取样送检台帐
招投标采购类文件
施工组织设计、方案
设计文件类
监理备忘录
监理工作总结类
项目部考核记录
人员考核记录
人员考勤记录
工程图片集
考核管理
内部管理记录
设计变更、洽商文件
承包单位变更文件
建设单位变更文件
进度控制类
监理月报
监理内部管理文件
XXX工程监理电子文件
合同文件及清单
合同管理类
合同款支付管理
工程变更资料
投资控制类
监理规划、细则类
监理工程师通知单及回复单，监理工作联系单及监理建议
监理建议或函件
监理工作联系单
监理工程师通知单及回复
升级会员 