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办公自动化系统的技术研究与实现
分类号TP311密级
UDC编号10486
工程硕士专业学位论文
办公自动化系统的技术研究与实现
：
指导教师姓名、职称：
：
计算机技术
：
电子政务
二○○七年三月十日
TechnologyResearchandRealizationofOfficeAutomationSystem
By
WangXingjun
March10,2007
郑重声明
本人的学位论文是在导师指导下独立撰写并完成的，学位论文没有剽窃，抄袭，造假等违反学术道德，学术规范和侵权行为，否则，本人愿意承担由此而产生的法律责任和法律后果，特此郑重声明。
学位论文作者签名:
年月日
摘要
随着知识经济的到来，企业为了增强自身的竞争力，提高它的创新、反应能力、生产率以及员工的技能素质，因此必须提高企业的知识管理系统，而企业内部的协调能力是作为知识管理系统核心。
办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）作为知识管理体系的基础支撑软件，成为企业信息化建设的关键。
本文在对目前办公自动化技术发展背景的描述基础上，结合对企业办公的需求分析，从功能角度上设计出了一个适合企业的办公自动化系统方案，重点研究了工作流相关技术和在LotusDomino/Notes平台上实现Web访问方式的技术特点。
接着在基于工作流的OA系统模型的基础上，提出了基于角色控制的安全工作流模型，使文档在工作流引擎的驱动下，在网络环境中流向正确用户。
另外，论文从OA系统结构和性能入手，提出系统构建方式，提出“有用、实用、管用、好用”的系统原则，从而实现了符合企业办公特点的网络自动化办公系统。
在实际办公过程中，一份文档的正式形成，它所涉及的部门多，经办的不同职位的人员多，业务流程复杂，因此对协同办公的能力要求强。
在结合我国的办公特点和在以东风裕隆汽车销售有限责任公司办公自动化建设为背景，提出了一套基于工作流的通过web访问的OA系统的开发方法。
关键词:
办公自动化；OA系统模型；安全工作流模型；工作流
Abstract
Withtheknowledgeeconomybooming，manyenterprisesmustdeveloptheirinnovation,responsiveness,productivityandcompetencyfortheircompetitioninsociety.Sotheymustdeveloptheircooperation.OfficeAutomation（OA）asabasicsoftwareforknowledgemanagementsystemisakeyofinformationbuildingforenterprises.
ThisthesisdescribestheprojectofanOAsystemadaptingtoenterprisesfromthefunctionofpointviewbasedontheOAsystemdevelopmentandouranalysis.ItfocusesonthetechnologyofB/SmodedevelopedonLotusDomino/Notesplatform.AnditpresentsasecureofficeworkflowbasedonOAsystemmodeltomakethedocumentflowtotherightfigureuserinnetworkbyworkflowengine.Anotheritpresentsamethodofconformationandsystemprincipleof‘usefulness,practicality,helpfulness,convenience’whenitconsidersthesystemstructureandcapability.SoitrealizestheOAsystemadaptingtoenterprises.
Inrealofficeworkprocess，anormaldocumentdealswithmanydepartmentsandmanyfigures.Itsflowprocessiscomplex.Soitrequiresperfectharmony.ConsideringthecharacterofofficeworkofourcountryandthepersonalityofDongFengYuLonMotorSalesCO.,LTD，anOAsystemonworkflowvisitedbywebmodeisdesigned.
Keywords:
OfficeAutomation;OfficeAutomationModel;SecureOfficeWorkflowmodel;Workflow
目录
摘要I
AbstractII
第一章绪论1
1.1办公自动化系统1
1.1.1办公自动化概念及定义1
1.1.2办公自动化特点2
1.2办公自动化的概况及发展趋势3
1.2.1办公自动化系统国内外状况3
1.2.2办公自动化系统的发展趋势3
1.3课题研究的意义及内容4
1.4论文的结构5
第二章OA关键技术分析与开发平台选择6
2.1工作流技术6
2.1.1工作流的概念6
2.1.2工作流发展历程和研究内容7
2.1.3工作流技术的应用领域8
2.1.4工作流管理系统9
2.2LotusDomino/notes技术分析10
2.2.1LotusDomino/Notes数据库的构成10
2.2.2LotusDomino/Notes特点11
2.3开发平台选择12
第三章基于工作流的OA系统研究与设计14
3.1基于工作流的OA系统模型14
3.2基于工作流的ＯＡ开发方法16
3.2.1方法的分析16
3.2.2基于工作流开发方法步骤17
3.2.3归纳小结20
3.3基于工作流的OA系统的设计21
3.3.1动态工作流的设计思想21
3.3.2工作流的设计21
3.4系统功能设计25
3.4.1功能模块规划26
3.4.2工作流应用的实现27
3.4.3安全权限控制27
3.5系统开发设计原则27
第四章OA系统关键技术实现29
4.1公文流转子系统实现29
4.1.1工作流定义部分实现29
4.1.2流程监控部分31
4.1.3公文中痕迹保留实现35
4.2Notes数据库中数据一致性的实现37
4.3基于用户权限和网络安全设计与实现39
第五章总结41
参考文献42
致谢45
第1章绪论
知识已成为经济发展的主要动力，二十一世纪将是知识经济占国际经济主导地位的世纪，世界经济合作与发展组织[1]（OrganizationforEconomicCooperationandDevelopment:
OECD）在96年度“科学技术和产业展望”的报告中首先提出了“以知识为基础的经济”的概念，人们把它归纳为知识经济（knowledgeeconomic），从而，知识经济[2,3]在发展生产力的主导作用中将逐步取代传统的经济形态。
现在人们越来越认识到知识资本是一种资产，是一种需要管理的资产，因此从这个角度来讲，知识管理就是企业首先要考虑的一个重要方面。
在Lotus.IBM于1998年1月发表的“LotusIBM和知识管理”战略白皮书中[4,5,6]把创新、反应能力、生产率和技能素质作为它的特定商业目标和知识管理的基本内涵，以帮助公司自身适应知识管理的活动要求。
在实行知识管理时要用到的一些基本“工具”是组织能动性、过程工程、以及技术[7]。
这些方面的工作结合在一起就能加强一个组织对数据、信息、以及知识的获取和流通，并把它们发送出去的过程也会变得更加合理和有效，那些从事具体任务的个人和小组就能更快更好地得到它们。
这些个人，或者叫做知识工作者，毫无疑问将是21世纪企业中最重要的资源。
知识管理的主要目的是把企业的知识资本送交给那些知识工作者用于每天的各种决定，而这些决定集合起来就决定了一个企业的成功或失败。
综上，企业需要知识管理体系的基础支撑软件，需要为企业以后的知识库的建立和专家方案的提取等提供了信息来源，办公自动化就成为当今IT（InformationTechnology）业热门话题，办公自动化的含义也随着经济时代的变化而逐渐深化和提高。
1.1办公自动化系统
1.1.1办公自动化概念及定义
办公自动化（OfficeAutomation简称OA）从上世纪50年代提出[8]，随着IT技术的发展而快速发展，目前还没有统一、严格的定义。
办公自动化并不等同于计算机技术，它是以先进的科学技术，主要包括了管理科学、系统科学和行为科学的一门综合性技术。
它以系统科学为理论基础，行为科学为主导，管理科学为前提，把科学社会学、人机工程学、系统工程学、决策学等多门社会科学与技术科学结合的交叉性科学[9]。
办公自动化综合运用了信息技术（包括了计算机技术和通信技术等）、自动化技术完成了各种办公业务，充分有效地利用信息资源，以提高生产效率、工作效率和工作质量，辅助决策，促进办公活动规范化和制度化，以达到即定的目标，获得更好的效果。
1.1.2办公自动化特点
办公自动化是适应社会信息化、管理现代化和决策科学化需求的历史必然，因此具备如下特点[10,11,12]：
第一，快速、即时和高效
当今时代是信息爆炸式增长时代，从信息量的多，广，杂等多种属性，可以了解，原有的办公模式己经越来越不适宜当今的节奏了，企业竞争致胜的关键变成信息争夺、信息的运用，办公自动化以办公自动化系统为主体，并建立在覆盖全公司的广域网安全平台上，实现及下属的相关各部门之间的办公现代化、资源信息化、传输网络化和管理科学化，建立各种横向和纵向之间信息采集、信息共享、电子邮件、无纸办公和实时多媒体信息交流等。
所以办公自动化体现了快速、即时、高效特性。
第二，规范化、标准化
办公自动化是一种管理科学，把以前企业管理规范，行为标准电子化，从工作流的研发、设置都本着透明、可视为前提，让企业员工的行为操作都有详尽、切实的记录，从而对个人可以有“前车之鉴”，企业也可以“扬善避短”，办公自动化必须符合国家制定的各项标准和规范，遵循一些国际标准，从而实现办公方式转化易于进行，不会产生太大障碍。
第三，安全、合理
办公自动化是解决了企业办公，政府办公由传统的“纸文”办公向“无纸化”办公的转化，也就是办公现代化、资源信息化，企业内部有许多敏感的数据、资料、文件都放在网络之上。
要保护这些数据防止非法访问和篡改，信息安全性是必成为办公自动化与生俱来的特点，时代背景，现实社会的法律法规等多种历史局限要求办公自动化要合理，切实满足现实需求。
第四，符合人们日常生活习惯
办公自动化是知识管理必要手段，业务工作流处理方式必须符合人们日常生活习惯，使办公模式转变不会让人无所适从，从而达到提高工作效率。
1.2办公自动化的概况及发展趋势
1.2.1办公自动化系统国内外状况
纵观国内、外协同办公自动化系统（OAS）软件，我们不难发现，目前市场上出现的产品大致可分为两大类。
一类是在以IBMLotusNotes/Domino和MicrosoftExchangeServer的平台上所开发的应用软件；另一类则是国内软件企业自主研发的具有自主知识产权的软件。
然而，在技术的先进性上，具有10多年经验的IBMLotus平台仍然领跑于协同OA市场。
企业中的信息化系统，一般可分为业务系统）如销售管理系统、财务系统、ERP等）与办公自动化系统（如邮件，协作，项目管理，知识管理等），业务系统直接进行企业前台的运营活动，而办公自动化（OA）系统则在后台组织起企业员工，作为一个整体去有效操控业务系统。
可以看到，好的OA系统可以大幅提高企业内信息共享、人员协作与业务监控的效率，是企业信息化建设的核心部分，目前实现单项技术应该都是比较成熟的。
业务按照一定的业务规程运行就形成了业务流程，这就是通常所说的工作流（WorkFlow）。
在实际业务环境中，不同的企业对业务有不同的规则定义，即使是同一个企业在不同条件下业务规则也可能会发生变化。
业务规则的多样性和多变性决定了企业工作流的多样性与多变性。
工作流技术研究也就成为信息化建设关键技术之一。
1.2.2办公自动化系统的发展趋势
2003年11月，IBMLotusNotes/Domino6出炉[13]。
它将协作应用作为组件，可嵌入到任何基于Java的应用体系架构中，让“应用到哪里，协作（即：
协同）到哪里”，使得IBM再一次带动协作技术史上的又一次革命——情景协作（ContextualCollaboration）。
情景协作提供了模块化的协作组件，可将电子化协作功能嵌入到涉及人的商业应用的各个领域。
可以说，在电子商务整个流程中，凡是需要有人参与到其中的应用，就有情景协作。
办公自动化的关键体现在“协同”，传统OA，因为过分依赖网络和服务器，使成本居高不下；各种信息互不关联，形成信息孤岛；依赖第三方平台带来隐性成本；安全性存在漏洞；兼容性和扩展性不够等等。
因而从信息产品线的发展变化来分析，可以看到信息系统（OA与业务系统、网站等）的全面整合是一种大趋势[14]。
1.3课题研究的意义及内容
随着Internet技术的发展与广泛应用，人类社会已从工业经济时代进入到“电子商务”时代，大规模生产模式将被迫向大规模定制模式转变；除了“电子商务”之外，“电子政务”建设也依势而上，企业原有的产品将难以产生新的吸引力，经营效益的持续增长将愈发困难。
所以企业要想在激烈的竞争中立于不败，就必须降低传统的各种成本，而企业的采购、库存、生产配比、产品质量等环节是企业成本的重中之重，依靠传统的手段对这些环节进行管理，无法使企业的采购、库存、生产配比、产品质量等环节的信息数据及时沟通、适时共享，造成企业生产失衡等现象，不仅降低了效率，更重要的是为企业大大增加了不必要的成本；而政府办公信息化也要跟上潮流，避免信息孤岛出现。
而OA系统利用信息整合技术将不同的应用集成到一起，形成有机的整体，为在网络环境下实现企事业各主要业务系统的互联交换和资源共享，以及规范政府管理与服务的电子政务网络平台。
实现了相关各部门之间的办公现代化、资源信息化、传输网络化和管理科学化，建立各种横向和纵向之间信息采集、信息共享、电子邮件、无纸办公和电子视屏会议等功能系统。
本课题以东风裕隆信息化建设为背景，以实现其“无纸化”办公为目标，主要研究IBMLotusDomino/NotesB/S开发OA技术，提出OA“多围度”解决信息化系统的前沿解决方案。
论文的主要工作如下：
（1）对办公自动化系统的建设进行了充分的调研，研究其可行性和必要性；
（2）提出了办公自动化建设应以“有用、实用、管用、好用”为目标方针，避免盲目偏向“功能全面”；
（3）对工作流技术理论进行了研究，对工作流业务处理中并行修改、痕迹保留等进行了研究与开发；
（4）基于工作流的办公自动化系统的开发，对办公自动化系统的需求、设计、及实现过程做了深入的研究，并提出了切实可行的解决方案。
联系具体实践，提出了“活页夹”开发OA系统的理念，体现了“分则独秀、合则大成”的建设原则。
1.4论文的结构
第一章主要论述了办公自动化的产生的意义，概念和特点，分析了办公自动化国内外目前的状况和未来发展趋势，指出工作流技术是关键技术。
第二章从工作流系统的概念、工作流系统组成、工作流基本框架、工作流技术分析、工作流技术的发展和现状等多方面介绍工作流技术，对选择的开发平台进行可行性分析。
第三章重点介绍通过LotusDomino/notes设计基于工作流的OA系统，运用面向对象技术分析、设计各子系统。
第四章重点介绍通过LotusDomino/notes实现基于工作流的OA系统。
第五章对全文进行了总结。
第2章
OA关键技术分析与开发平台选择
2.1工作流技术
2.1.1工作流的概念
工作流产生已二十余年[15]，许多研究工作组者提出过工作流定义，但目前尚无完全统一的定义，都分别从不同的角度对工作流进行描述。
如下：
·工作流管理联盟的定义[16]
工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程,根据一系列过程规则,文档、信息或任务能够在不同的执行者之间传递、执行。
·GigaGroup的定义[17]
工作流是经营过程中可运转的部分,包括任务的顺序以及由谁来执行、支持任务的信息流、评价与控制任务的跟踪、报告机制。
·IBMAlmadenResearchCenter的定义[18]工作流是经营过程中的一种计算机化的表示模型,定义了完成整个过程所需用的各种参数.这些参数包括对过程中每一个单独步骤的定义、步骤间的执行顺序、条件以及数据流的建立、每一步骤由谁负责以及每个活动所需要的应用程序。
·AmitSheth的定义[19]
工作流是涉及到多任务协调执行的活动,这些任务分别由不同的处理实体来完成.一项任务定义了需要做的某些工作,它可用各种形式来进行定义,包括在文件或电子邮件中的文本描述、一张表格、一条消息以及一个计算机程序.用来执行任务的处理实体可以是人,也可以是计算机系统（比如一个应用程序、一个数据库管理系统）。
·W.M.P.VanderAalst的定义[20]
工作流是一系列工作的偏序集.工作的序列可以有多种方式,比如工作X与Y满足X;Y当且仅当X在Y开始之前就已经就绪.
目前较为流行的一种定义是:
工作流是自动识别面向工作组的业务处理。
这些对工作流的定义是用非形式化语言对工作流所进行的描述,虽然各有不同,但基本上都达成了这样的一个共识:
工作流是经营过程的一个计算机实现,而工作流管理系统则是这一实现的软件环境。
这些工作流的定义分别反映了经营过程如下几个方面的问题,即经营过程是什么（由哪些活动、任务组成,也就是结构上的定义）、怎么做（活动间的执行条件、规则以及所交互的信息,也就是控制流与信息流的定义）、由谁来做（人或者计算机应用程序,也就是组织角色的定义）、做得怎样（通过工作流管理系统进行监控）。
为了更好的理解工作流（workflow），我们从字面上进行拆分，进行讲述，Workflow是由单词work和flow组合得到的词。
单词work即表示工作或者任务，而flow的含义是流动、流程或者流量等，两者组合起来形成工作流这个名词。
从字面上理解，工作流应该是指一个业务流动的过程，是业务员借助先进的计算机环境使被处理的对象按照一定的路经完全或部分自动地流转执行的过程。
2.1.2工作流发展历程和研究内容
工作流大致经历了下面几个阶段：
第1阶段,主要为应用于某些特定领域的、相对独立的应用系统,比如图像、文档管理系统;
第2阶段,主要表现为具有底层的通信基础结构、能够实现任务协作的应用系统,比如具有消息传递功能的工作流系统;
第3阶段,具有图形用户界面的过程定义工具、用户定义与任务执行完全分离的工作流系统,其体系结构基本上符合工作流管理联盟所提出的标准结构。
经历了几个阶段的发展,工作流产品基本上确定了它在计算机应用软件市场上的独立位置,在工作流这一框架下,比较基本的、主要的研究内容包括以下几个方面:
（1）工作流管理系统体系结构的研究;
（2）工作流模型与工作流定义语言;
（3）工作流的事务特性:
研究目的在于将高级事务处理技术与工作流管理技术相结合,用良好定义的模型语义与恢复机制来更好地支持企业的经营过程,提高工作流系统的可靠性与实用性;
（4）工作流的实现技术:
包括面向对象技术、异构分布式计算、图形用户界面、消息通信、数据库、WWW等在内的与工作流系统的设计实现有关的各项技术、方法;
（5）工作流的仿真与分析方法;
（6）工作流的集成与互操作技术:
研究异构应用系统的集成以及不同工作流系统之间的互操作问题;
（7）工作流与经营过程重组:
研究如何通过工作流系统的实施来有效地实现企业的经营过程重组.
2.1.3工作流技术的应用领域
业界通常把计算机技术在工作流程管理中的应用称为工作流技术。
目前典型的应用包括：
产品数据管理（PDM：
ProductDataManagement）、办公自动化（OA）、企业资源计划（ERP：
EnterpriseResourcePlanning）、业务流程建模与分析等领域。
具体细化如下:
（1）电子邮件
电子邮件为同一个组织内或者不同组织间的个人提供强大的传递和发布信息的功能。
通过在电子邮件系统中根据不同的电子邮件内容增加不同的路由命令，这些路山命令定义了该邮件的接收者的顺序，使电子邮件系统具有强大的工作流功能特性。
LotusNotes中的工作流管理功能就是基于电子邮件机制来实现的。
（2）群件（groupware）
群件中已经有许多应用程序来支持和提高群组内的成员间的交互。
这类应用程序是通过存取公告牌、日志或计划等方法来提高群组的工作效率。
LotusNotes就是功能较为完善的和使用范围广泛的群件系统之一。
（3）文档管理
文档管理技术主要是管理电子文档的整个生命周期，包括建立、修改、传递、存档、检索、查询、销毁、催办等活动。
LotusNotes就具有这种文档管理技术。
（4）BPR（BusinessProcessReengineering）以及结构化系统设计工具
BPR工具主要用来对一个企业的核心业务进行分析、建模和重定义（Re-define）.在BPR过程中必然要涉及一个业务的结构以及支持该业务的信息流。
所以一般的BPR工具都带有支持结构化系统开发工具的扩展功能。
（5）基于事务的应用（Transaction-basedApplications）
可以利用工作流来控制业务流程，即在恰当的时候激活基于事务的传统的应用程序来完成某一特定业务流程的相应部分。
（6）项目计划支撑软件（ProjectSupportSoftware）
处理复杂的IT应用项目开发的软件通常在一个项目环境内提供某种形式的工作流功能，这种工作流功能主要是指开发任务和基于这些任务相关的其他信息在不同的参与者之间传送。
2.1.4工作流管理系统
工作流管理系统（WorkflowManagementSystems,WfMS）是一种在工作流逻辑形式化表示的驱动下,通过软件的执行从而实现完全地定义、管理和执行工作流的系统[21]。
一般认为,它主要由两个功能组件所组成:
工作流建模组件和工作流执行组件。
工作流建模组件主要为工作流建模人员提供一个建立（build-time）环境,使得他们可以定义、分析和管
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