计算机基础第四章.docx
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计算机基础第四章
第四章电子表格软件Excel
Excel是微软公司Office办公软件包中的一个组件——电子表格处理软件。
它是一个数据管理与统计分析的流行工具。
Excel能完成对表格中的数据的输入、编辑、统计、检索、生成图表和格式化打印等多种功能，利用所提供的函数编辑公式，能完成多种复杂的计算和各种复杂的数据统计，能进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能；用起来方便而灵活，是办公的得力助手。
下面以Excel2000为例讲解其基本应用及部分的高级应用。
4.1Excel2000概述
4.1.1Excel2000窗口的组成
Excel2000窗口如图4-1所示，可以分为标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作表工作区、状态栏等部分。
图4-1Excel2000窗口
1、标题栏
位于窗口的顶部，显示了Excel2000打开的当前工作簿的名称，即文件名，启动Excel2000时默认的文件名为Book1，用户可以在保存文件时修改文件名。
2、菜单栏
菜单栏共有9个菜单项，它们分别是文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口、帮助。
单击某个菜单项可以弹出相应的菜单，然后从中选择需要的命令。
3、工具栏
工具栏以图标按钮的形式代替常用的命令，单击图标按钮可以执行相应的命令。
（1）常用工具栏。
各按钮的功能说明如图4-2所示。
通过“视图”菜单中的“工具栏”子菜单的选择，常用工具栏在屏幕上既可以显示也可以隐藏。
图4-2常用工具栏各按钮的功能说明
（2）格式工具栏。
格式工具栏各按钮功能如图4-3所示。
在使用工具栏上众多的按钮时，如果忘记了其名称，只要将鼠标停留在相应的图标处，片刻后即可自动显示其功能名称。
图4-3格式工具栏各按钮的功能说明
4、编辑栏
编辑栏的左部为名称框，该名称框显示活动单元格的地址，可以用此框在编辑大型表格时定位活动单元格，然后在右部编辑区编辑活动单元格内容。
编辑活动单元格时，编辑区中会出现三个按钮，如图4-4所示。
图4-4编辑区按钮
取消：
放弃对单元格的编辑操作。
输入：
输入完毕后确认输入。
编辑公式：
在编辑中需要输入公式，先单击此按钮，单击此按钮后，左部的名称框变为选择函数的下拉列表，在此可以方便地选择常用的函数。
5、滚动条
滚动条分为水平滚动条和垂直滚动条两种，每个滚动条又分为滚动箭头和滚动框，用来移动工作表的位置，以显示所需的内容。
4.1.2鼠标的形状及其功能
在Excel2000中，了解鼠标在不同形状时的不同功能极其重要。
①在工作区内鼠标形状是空心十字形，此时可以用于选定单元格。
②移动鼠标到选定区域的边缘时，鼠标形状会变成指针形，此时拖动鼠标可以移动选定的数据，按住Ctrl键拖动可以复制选定区域的数据。
③在选定区域的右下角有一个小黑块（如图4-5）称为填充柄，将鼠标指向填充柄时，鼠标的形状变为实心十字形。
拖动填充柄可以将内容复制或填充日期、数值等信息到相邻单元格中。
④当鼠标移动到行号的上下和列标的左右边沿时鼠标会变成带方向箭头的十字形状，此时拖动鼠标可以改变行高或列宽，双击可以使单元格中的内容紧凑显示。
图4-5填充柄的位置
4.1.3单元格的选定
单元格的选定包括选定文本、单元格、区域、行和列，选定的方法如表4-1所示。
表4-1单元格的选定方法
选择内容
具体操作
单元格中的文本
如果允许对单元格进行编辑，那么选定并双击该单元格，然后选择其中的文本。
如果不允许对单元格进行编辑，那么选定单元格，然后选择编辑栏中的文本。
单个单元格
单击相应的单元格
连续的矩形单元格区域
单击选定该区域的第一个单元格，然后拖动鼠标直至最后一个单元格。
超出屏幕显示范围的矩形单元格区域
单击选定该区域的第一个单元格，然后按住Shift键再通过滚动可以使该单元格可见，单击区域中最后一个单元格。
或者先单击第一个单元格，按F8键，滚动工作表单击右下角的单元格，再按F8键。
不相邻的单元格或单元格区域
先选定第一个单元格或单元格区域，然后按住Ctrl键再依次选定其他的单元格或单元格区域。
整行
单击行号。
整列
单击列标。
工作表中所有单元格
单击工作表左上角的“全选”按钮。
相邻的行或列
沿行号或列标拖动鼠标。
或者先选定第一行或第一列，然后按住Shift键再选定其他的行或列。
不相邻的行或列
先选定第一行或第一列，然后按住Ctrl键再选定其他的行或列。
增加或减少活动区域中的单元格
按住Shift键并单击新选定区域中最后一个单元格，在活动单元格和所单击的单元格之间的矩形区域将成为新的选定区域。
4.1.4工作簿、工作表和单元格
1、工作簿
Excel的每一个文件（扩展名为.xls）称为一个工作簿，一个工作簿默认打开三个工作表，默认名分别为“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”，可以在工作簿中添加新工作表。
工作簿是工作表的集合，一个工作簿可打开的工作表具体数量受计算机存储空间的限制。
根据需要，可以增加或删除某些工作表，也可以对工作表进行移动、复制或重命名等操作。
图4-6Excel2000工作表的最右下角
2、工作表
Excel总是以表的形式打开的，我们把这样由网格构成的一张一张的表称为工作表，每一张工作表都有其名称；每张工作表由256列65536行构成，列标以A~Z、AA~AZ、BA~BZ、…、IA~IV依次标号，行号以十进制数值1~65536依次编号。
一张工作表最右下角的单元格如图4-6所示。
3、单元格
工作表中每个行和列相交处的小格称为单元格，每个单元格均有一个列标和行号作为标识，称为单元格的地址，如“B7”单元格是指第B列第7行所在的单元格。
当前被选取的单元格称为活动单元格，用粗线框表示，在Excel中进行的操作都是针对具体的单元格进行的。
4.2工作表
Excel2000在启动后就打开了一个默认模板的工作簿，用户可以在工作簿的工作表中输入数据并进行处理，我们所进行的任何操作都是在内存中进行的，内存中的信息在掉电或计算机死机等情况下将会丢失，所以在计算机中输入的所有数据都要及时存盘。
4.2.1工作表的创建、打开和保存
图4-7新建对话框
1、工作簿的创建
启动Excel2000后，系统会自动生成一个新的工作簿文件，名为Book1，该工作簿的第一张工作表Sheet1是当前工作表。
就可以对其进行输入数据等操作。
若要在编辑文件的同时新建另一个工作簿文件，可以点击常用工具栏中的“新建”按钮，如图4-7所示；或者使用“文件”菜单中的“新建”命令。
如果需要创建基于模板的工作表，可在如图4-7所示的对话框中单击“电子方案表格”选项卡，然后在该选项卡中选择需要的模板。
2、打开工作簿
每个工作簿作为一个文件保存在磁盘中，其扩展名为.xls，要将其打开可以先启动Excel，然后选择“文件”菜单中的“打开”命令或者单击常用工具栏中的“打开”命令，弹出如图4-8所示的“打开”对话框，在“查找范围”栏中选择相应的目录，单击选择要打开的工作簿文件名，然后单击“打开”按钮，或者直接双击要打开的文件名，该文件就被打开了。
图4-8打开对话框
3、保存工作簿文件
图4-9另存为对话框
正在编辑的某个工作簿文件是在内存中进行的，要将操作的结果保存下来必须进行保存操作，将内存中的信息保存到硬盘或其它磁盘中。
可以单击常用工具栏中的“保存”按钮或者选择“文件”菜单中的“保存”命令。
当一个文件在第一次保存时打开的是“另存为”对话框。
“文件”菜单中的“另存为”命令的功能是用来将当前文件保存到另外的磁盘或文件夹中。
另存为对话框如图4-9所示，在保存文件时要清楚究竟要将文件保存到什么磁盘的什么文件夹中。
“MyDocuments”（“我的文档”）文件夹是每个Office2000程序默认的工作文件夹。
如果在“另存为”对话框中单击右上角的“工具”按钮，会弹出“工具”下拉菜单，如图4-10所示，再选择“常规选项”命令，弹出“保存选项”对话框，在“保存选项”对话框中用户可以为保存的工作簿设置密码、打开方式等等，如图4-11所示。
Excel2000中规定，工作簿文件的默认扩展名为.xls。
图4-10“工具”下拉菜单图4-11“保存选项”对话框
4.2.2工作表中的数据
工作表中可以输入两种类型的数据：
常量和公式。
常量可以是日期、时间、货币、百分比、普通数值等数值型常量，也可以是“Davy”、“作者”等字符型常量；公式是以等号开头的一串由数值、单元格地址、函数及运算符等组成的字符串。
1、输入数字
在Excel中，数字只可以为下列字符：
0123456789+-（）,/$%.Ee
Excel将忽略数字前面的正号（+），并将单个句点视作小数点。
所有其他数字与非数字的组合均作文本处理。
输入分数：
为避免将输入的分数视作日期，应该在分数前键入0（零），如键入01/2。
输入负数：
请在负数前键入减号“–”，或将其置于括号（）中。
对齐数字：
在默认状态下，所有数字在单元格中均右对齐。
如果要改变其对齐方式，可以单击“格式”菜单“单元格”命令，再单击“对齐”选项卡，并从中选择所需的选项。
数字的显示方式：
单元格中的数字格式决定Excel在工作表中显示数字的方式。
如果在“常规”格式的单元格中键入数字，Excel将根据具体情况套用不同的数字格式。
例如，如果键入$14.73，Excel将套用货币格式。
如果要改变数字格式，先选定包含数字的单元格，再单击“格式”菜单上的“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡，再根据需要选定相应的分类和格式。
“常规”数字格式：
如果单元格使用默认的“常规”数字格式，Excel会将数字显示为整数（789）、小数（7.89），或者当数字长度超出单元格宽度时以科学记数法（7.89E+08）表示。
采用“常规”格式的数字长度为11位，其中包括小数点和类似“E”和“+”这样的字符。
如果要输入并显示多于11位的数字，可以使用内置的科学记数格式（指数格式）或自定义的数字格式。
15位限制：
无论显示的数字的位数如何，Excel都只保留15位的数字精度。
如果数字长度超出了15位，Excel则会将多余的数字位转换为0（零）。
将数字作为文本输入：
即使用“单元格”命令将包含数字的单元格设置为“文本”格式，Excel仍将其保存为数字型数据。
如果要使MicrosoftExcel将类似于学号之类的数字解释为文本，需要先将空单元格设置为“文本”格式，再输入数字。
如果单元格中已经输入了数字，需要对其应用“文本”格式，然后单击每一个单元格并按F2键，再按ENTER键重新确认数据。
2、输入日期和时间
用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分：
例如，可以键入“2002/9/5”或“5-Sep-2002”。
如果按12小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母a（上午）或p（下午），例如，9:
00p（字母和数字间要有一个空格）。
否则，如果只输入时间数字，MicrosoftExcel将按AM（上午）处理。
如果在同一单元格中同时输入日期和时间，它们之间必须留一空格，如：
2002-7-1907:
52:
44。
3、输入字符
字符型数据的默认对齐方式是左对齐。
当一个单元格内输入字符型常量，系统自动将该单元格属性转换成字符型，一个单元格内最多可输入32000个字符。
如要把一个数字当字符处理，可以在数值前加一单引号（’）。
例如：
直接输入“012244”确认后结果为“12244”，因为Excel把012244作为一个数值型常量，而数值型常量前面的0是无效的，所以自动舍去了，但有时还必须保留这个0，如学生的学号往往是0开头的，这时就可以使用“’”开头，将其强制转换成字符型常量来保留之，但在单元格中并不显示“’”。
输入数据后确认的方法有以下几种：
◆按回车键。
◆单击编辑栏中的“输入”按钮。
◆按上下左右光标键。
◆单击别的任意单元格。
◆按Tab键。
4、输入公式
详细内容将在4.3节“公式和函数”部分介绍。
4.2.3工作表的操作
工作表在建立后，经常需要对单元格中的数据进行修改、插入、删除、复制等操作。
同时，对工作表经常需要进行更名、移动、复制、插入、删除等操作。
1、数据的修改
修改工作表中的数据很方便，一般采用的方法是直接双击要修改的单元格，在单元格中就会出现插入点光标，直接修改数据即可；也可以单击要修改的单元格，使其成为活动单元格，然后在编辑区中修改数据。
如果完全不要单元格原有内容，可以在单击该单元格后直接将正确的内容输入其中即可。
2、数据的插入
（1）插入一行或一列
以如图4-12为例，如果要在“B5”所在行之前添加一行，可以这么做：
选定“B5”所在的行，单击右键在快捷菜单中选择“插入”命令或者选择“插入”菜单中的“行”命令就可以在第5行前增加一行。
用同样的方法可以插入一列。
我们可以看到，使用“插入”命令是在行或者列前面插入空行或者空列的，而其它行或者列自动往后移动。
图4-12在快捷菜单中选择“插入”命令
（2）插入一个单元格
比如要在“B4”处插入一个空的单元格，先定位B4单元格为活动单元格，单击右键选择“插入”命令或者选择“插入”菜单中的“单元格”命令后会弹出如图4-13对话框，可以根据需要选择合适的选项，再单击“确定”按钮，会产生如图4-14所示的效果。
图4-13单元格插入对话框
图4-14单元格插入后的结果
由此同样可以看出，“插入”命令所插入的内容均在活动单元格之前。
3、数据的删除
（1）删除一行或一列
先选择要删除的行或列，单击右键，选择“删除”命令或者选择“编辑”菜单中的“删除”命令，即可将相应的行或列删除。
注意：
不能删除同时有行和列一起选中的选择区域。
（2）删除单元格
选定要删除的单元格，使其成为活动单元格，点击右键选择“删除”命令或者选择“编辑”菜单中的“删除”命令，会弹出如图4-15所示的对话框，根据需要选择适当选项，单击“确定”按钮即可。
图4-15单元格删除对话框图4-16“清除”选项
3、清除单元格
清除与删除是不同的，清除只是删除单元格里的内容、格式、批注或全部三项，而单元格本身仍然保存在工作表中。
如果删除了不再需要的单元格，Excel将从工作表中移去这些单元格，并调整周围的单元格填充删除后的空缺。
选定要清除的数据范围，单击右键选择“清除内容”命令或直接按Del键可清除单元格中的内容；在“编辑”菜单选择“清除”命令，会弹出下级子菜单（如图4-16所示），从中可以选择要清除的具体对象：
全部：
清除单元格中的所有信息，包括数据的格式、单元格边框、内容等。
格式：
清除单元格内数据的格式，如边框、颜色等。
内容：
清除单元格内的常量或公式。
批注：
只清除单元格的批注信息。
选择合适的选项，可以完成相应的操作。
4、数据的移动
选定要移动的数据范围，将鼠标移到选定区域的黑色边框上，鼠标变成指针箭头后拖动鼠标会出现一个虚线边框，虚线边框移动到合适的位置释放鼠标，数据就移动到了新的地方。
5、数据的复制
方法一：
选定要复制的数据范围，移动鼠标到选定区域的黑色边框，使之变成空心指针箭头，按住Ctrl键，拖动鼠标会产生一个虚线框，拖动虚框到合适的地方，再释放鼠标，新的一份内容就复制出来了。
方法二：
选定要复制的数据范围，移动鼠标到选定区域的黑色边框，使之变成空心箭头，拖动鼠标会产生一个虚线框，拖动虚框到合适的地方，按住Ctrl键，释放鼠标，一份新的数据也能复制成功。
6、数据的填充
填充是指将数据复制到相邻的单元格中。
例1：
如图4-17，在A2单元格中输入“计算机工程系”，确认后单击A1对话框，移动鼠标到填充柄处，鼠标变成实心十字形时，拖动鼠标到A8单元格，“计算机工程系”就填满了所有拖动到的单元格了。
图4-17文字的填充
例2：
如图4-18，在A1单元格中输入“二○○二年七月三十日”，在B1单元格中输入“星期二”。
图4-18数据的填充
用鼠标拖动选定A1、B1单元格，在填充柄处拖动鼠标到B8，释放鼠标，我们可以看到日期随着填充的进行在改变，星期也在改变。
此功能在Excel2000中用得很多，也很方便，可以节约很多的输入工作。
例3：
如图4-19（a），在A2、A3单元格中分别输入1、2；在B2、B3单元格中分别输入1、3；在C2、C3单元格中输入1、2，先用鼠标拖动选定A1、B1单元格，用鼠标拖动填充柄到B8处，释放鼠标。
结果如图4-19（b）所示。
再用鼠标拖动选定C2、C3单元格，用鼠标右键拖动填充柄到C8处，释放鼠标，会弹出一个快捷菜单，如图4-19（b）所示。
选择“等比序列”，结果如图4-19（c）所示。
快捷菜单中各项功能如下：
◆复制单元格：
与原数据相同的填充。
◆以序列的方式填充：
以间距值为一个单位填充序列。
◆以格式填充：
仅以单元格格式填充选定的区域，单元格中的数值不被复制。
◆以值填充：
仅将数值填充到全部区域，不改变单元格格式。
◆以工作日填充：
使用5天工作日填充序列。
◆以天数填充：
针对日期系列，以一日为间距填充序列。
◆以月填充：
以月为单位填充序列。
◆以年填充：
以年为单位填充序列。
◆等差序列：
以起始值按等差级数方式填充，见例3。
◆等比序列：
以起始值按等比级数方式填充，见例3。
◆序列：
根据需要单击不同的选择项，以产生数据序列。
（a）（b）（c）
图4-19自动输入数据系列菜单及窗口
表4-2填充功能的扩展数据
初始值
扩展序列
1,2,3
4,5,6
9:
00
10:
00,11:
00,12:
00
Mon
Tue,Wed,Thu
星期一
星期二、星期三、星期四
Jan
Feb,Mar,Apr
一月、四月
七月、十月、一月
Jan-99,Apr-99
Jul-99,Oct-99,Jan-00
1月15日、4月15日
7月15日、10月15日
1999,2000
2001,2002,2003
1月1日、3月1日
5月1日、7月1日1、9月1日…
产品1、延期交货
产品2、延期交货、产品3、延期交货…
text1,textA
text2,textA,text3,textA,...
1stPeriod
2ndPeriod,3rdPeriod,...
产品1
产品2,产品3,...
7、数据的查找与替换
查找是根据某条件，在整个工作表或某个区域内寻找符合条件的内容。
查找往往是从活动单元格开始的，所以一般应该在查找之前将活动单元格定位于A1单元格。
选择“编辑”菜单中的“查找”命令，屏幕上就会出现如图4-20所示的“查找”对话框。
图4-20查找对话框
在此对话框中我们可以设定其查找的方式、搜索范围、匹配、区分大小写等查找条件，在查找内容文本框中输入查找内容，单击“查找下一个”按钮即将活动单元格定位于找到的第一个符合条件的单元格上。
再单击“查找下一个”按钮可以定位在下一个符合条件的单元格上，直到找不到为止。
替换是将查找到的内容修改成新的内容。
选择“编辑”菜单中的“替换”命令，屏幕上就会出现如图4-21所示的“替换”对话框。
图4-21替换对话框
替换的操作与查找相似。
替换中有一个活用：
当替换值为空值时，其功能是删除查找的内容。
8、工作表的操作
在Excel2000中，一个工作簿默认打开3个工作表（Sheet1~Sheet3）。
在Excel2000窗口中，可以对选定的工作表进行更名、复制、移动、删除、添加等操作。
（1）工作表的选定
在对工作表操作之前，必须先选定工作表，根据需要选定一个或多个工作表。
选定一个工作表，只需单击该工作表标签；要选定多个连续的工作表，先单击第一个工作表标签，然后按住Shift键再单击最后一个工作表的标签；选择多个不连续的工作表，先单击第一个工作表标签，按住Ctrl键，再依次单击其它要选定的工作表标签。
如果要选定全部工作表，先将鼠标移到某个工作表标签上，单击右键，在快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。
如图4-22所示。
（2）工作表的更名
Excel2000中的任意一张工作表都能改名，工作表名字的长度最多可以是31个字符。
更改工作表名字的方法是双击要改名的工作表标签后，直接输入新的表名即可。
或者在相应的工作表标签上单击右键，在快捷菜单中选择“重命名”命令也可对工作表表名进行编辑。
图4-22选定全部工作表图4-23移动或复制工作表对话框
（3）工作表的移动和复制
工作表的移动和复制的方法有两种：
①鼠标拖动法
用鼠标拖动要移动的工作表标签，移到合适的位置释放鼠标即可；
复制工作表只要按住Ctrl键然后拖动鼠标，即可以完成工作表的复制。
②菜单法
选定要移动或要复制的工作表，在选定的工作表标签上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令，弹出“移动或复制工作表”对话框，如图4-23所示。
在此对话框中先选择移动或复制出来的工作表要放的位置，再单击“确定”按钮。
如果选定对话框下边的“建立副本”复选框则是复制操作，否则是移动操作。
以上的操作是在同一个工作簿中进行的，若要移动或复制工作表到另一个工作簿，则在选定要移动或复制的工作表后接着打开目标工作簿，然后在“移动或复制工作表”对话框中选择目标工作簿。
（4）工作表的添加
在要添加工作表位置的工作表标签按钮处单击右键，在快捷菜单中选择“插入”命令，在对话框中选择“工作表”，再单击“确定”按钮即可。
也可使用“插入”菜单中的“工作表”命令来完成。
（5）工作表的删除
可以直接右键单击要删除的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令即可，也可以使用“编辑”菜单中的“删除工作表”命令。
4.3公式和函数
电子表格的一大特性就是能够利用公式自动进行数据处理。
Excel2000提供了丰富的功能创建复杂的公式，并提供了大量的函数帮助编辑公式。
4.3.1公式
公式是由数值、运算符、单元格引用和函数构成的。
在单元格中输入公式以“=”开头，输入完毕后在单元格处显示计算结果，但在编辑栏仍显示公式内容（如图4-24所示）。
图4-24单元格中输入公式
在B2单元格输入“=614-2*15”后确认，在B2单元格中显示了计算结果，在编辑栏仍然显示了其具体公式。
注意，虽然在单元格中都显示了计算结果，但Excel在保存时只保存公式，不保存计算结果。
开头的等号告诉Excel这是个公式。
当公式以正号或负号开头时，不必键入等号，Excel会自动加上。
4.3.2公式中的运算符
运算符对公式中的元素进行特定类型的运算。
MicrosoftExcel包含四种类型的运算符：
算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。
1、算术运算符
算术运算符用于算术运算，包括：
加（+）、减（-）、乘（*）、除（/）、百分比（%）、乘方（^）等，如公式“=4^4”，结果为256。
运算优先顺序同数学运算。
2、文本运算符
使用“&”符号加入或连接一个或更多的字符串以产生一个长文本。
如图4-25所示：
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