精选Excel建立数据库技巧.docx
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精选Excel建立数据库技巧
精选Excel建立数据库技巧
Excel建立数据库技巧
日常工作中,我们常常需要建立一些有规律的数据库。
例如我为了管理全乡的农业税,需建立一数据库,该数据库第一个字段名为村名,第二个字段名为组别。
我乡共19个村,每个村7~17个组不等,共计258个组。
这个数据库用数据库软件(哪怕是VisualFoxPro6.0或是Access97等高档次的)很不好建立——逐个儿输入吗,只有傻瓜才有这种想法。
用Access宏或FoxPro编程来输入吧,这些数据似乎还嫌不够规则(每个村对应的组数不一定相同),这个程序编写可就不那么简单了,除非你是编程高手兼编程迷,否则可有小题大作之嫌了。
其实Excel提供了一些很有用的功能,可让我们任何一个人都可轻松搞定这些数据库:
第一步:
打开Excel97(Excel2000当然也行),在A列单元格第1行填上“村名”,第2行填上“东山村”,第19行填上“年背岭村”(注:
东山17个组,2+17=19据此推算),第28行填上“横坡村”(算法同前,牛背岭村9个组:
19+9=28),如此类推把19个村名填好。
第二步:
在第B列第1行填上“组别”,第2行填上“第1组”并在此按鼠标右键选择“复制”把这三个字复制剪贴板,然后在每一个填有村名的那一行的B列点一下鼠标右键选择“粘贴”在那里填上一个“第1组”。
第三步;用鼠标点击选中A2“东山村”单元格,然后把鼠标单元格右下角(此时鼠标变为单“十”字形),按住鼠标往下拖动,拖过的地方会被自动填上“东山村”字样。
用同样的方法可以把其它村名和组别用鼠标“一拖了之”。
填组别时你别担心Excel会把组别全部填为“第1组”,只要你别把“第1组”写成“第一组”,Excel会自动把它识别为序列进行处理。
所以拖动“第1组”时,填写的结果为“第2组”“第3组”……填完这两个字段后,其它的数据可以继续在Excel中填写,也可等以后在数据库软件中填写,反正劳动强度差不多。
第四步:
保存文件。
如果你需要建立的是Access数据库,那么别管它,就用Excel默认的“.xls”格式保存下来。
如果你需要建立的是FoxPro数据库,那么请以Dbase4(.dbf)格式保存文件。
第五步:
如果需要的是Access数据库,那么你还必需新建一个Access数据库,在“新建表”的对话框里,你选择“导入表”然后在导入对话框中选择你刚刚存盘的“.xls”文件。
(什么?
你找不到?
!
这个对话框默认的文件类型是MicrosoftAccess,只要你改为MicrosoftExcel就能找到了),选择好导入文件后,你只要注意把一个“第一行包含列标题”的复选框芯托辛耍ㄈ绻你不需要ID字段,你可以在Access向你推荐主关键字时拒绝——选择“不要主关键字”),其余的你都可视而不见,只管按“下一步”直至完成。
导入完成后你可以打数据库进行使用或修改。
如果你需要的是FoxPro数据库,那么更简单,可以直接用FoxPro打开上一步你存盘的“.dbf”文件,根据需要进行一些诸如字段宽度、字段数据类型设置就可以使用了。
说到这里,你可能会说“呀,太简单了,我也会”,那么好了,我写这篇文章的目的就是要大家尽可能不再做那些很麻烦的事,“该偷懒时就偷懒”嘛。
excel怎么合并单元格的方法
今天有网友在QQ上问了笔者一个excel合并单元格的问题,找不到怎么合并了。
下面针对这个问题,笔者今天就把“excel怎么合并单元格”的方法和步骤详细的说下,希望对那些刚用excel软件还不太熟悉的朋友有所帮助。
excel中关于如何合并单元格
excel合并单元格有两种方法:
1、使用“格式”工具栏中的“合并及居中”;
想使用格式工具栏中的合并单元格快捷按钮,需要确认格式工具栏处于显示状态,具体的方法是选择“视图”—“工具栏”—“格式”,详细看下图中“格式”处于勾选状态(点击一下是选择,再点击一下是取消,如此反复)
确认了“格式”工具栏处于显示状态后,我们可以在格式工具栏中查看是否显示了“合并居中”按钮,如果没有显示,我们在添加删除按钮的子菜单里勾选“合并居中”。
当确认了你的格式工具栏中有了“合并居中”按钮之后,就方便多了,把需要合并的一起选择,点一下这个按钮就可以合并了。
2、使用右键菜单中的“单元格格式化”中的“文本控制”
选择你需要合并的几个单元格,右键选择“设置单元格格式”,在弹出的窗口中,点击“对齐”标签,这里的选项都非常有用。
“水平对齐”、“垂直对齐”“自动换行”“合并单元格”“文字方向”都非常有用,自己试试吧。
excel合并单元格关于如何取消合并
如果你对上面的合并方法非常熟悉,就很好办了。
1、在合并单元格的第一种方法中,点击已经合并的单元格,会拆分单元格;
2、在合并单元格的第二种方法中,点击右键已经合并的单元格,选择“设置单元格格式”菜单,当出现上面第二幅图的时候,去掉“合并单元格”前面的对勾即可。
电脑菜鸟级晋级excel表格的工具
我们可以打开带有wps的excel表格,会发现其中有一些工具,这里面我讲一下这里面的工具,其中看一下,这里面我们可以输入文字记录自己想记录的事情,后面可以备注数量。
其中字体的话,不用多说了,很多人也都会,这里面也用不到那么多字体的事情。
说几个经常用的几个快捷键。
输入文字以后ctrl+c,是复制,ctrl+V黏贴,当然也可以点击右键删除。
拖住单元格,鼠标移到右下角有一个十字的加号往下拖拽会发现数字增加。
如下图,很多做财务的人都会需要,省得我们一个一个复制了。
在表格中,有很多数字,比如我们要求和这可怎么办,这难道了很多刚接触电脑的朋友,当然也找不到到底在哪里有没有发现页端的左上角有一个图标,底下写着自动求和,这就是我们要找的求和,可以自动帮我们快速求和。
excel中vlookup函数的使用方法
在前几天笔者看到同事在整理资料时,用到VLOOKUP函数,感觉非常好!
下面把这个方法分享给大家!
功用:
适合对已有的各种基本数据加以整合,避免重复输入数据,整合的数据具有连结性,修改原始基本数据,整合表即会自动更新数据,非常有用。
函数说明:
=VLOOKUP(欲搜寻的值,搜寻的参照数组范围,传回数组表的欲对照的栏,搜寻结果方式)
*搜寻的参照数组范围:
必须先用递增排序整理过,通常使用绝对参照,以利复制函数。
*搜寻结果方式:
TRUE或省略不填,只会找到最接近的数据;FALSE则会找完全符合的才可以。
左边A2:
B5为参照数组范围,E2为欲搜寻的值,传回数组表的欲对照的栏为第2栏(姓名)
在F2输入=VLOOKUP(E2,A2:
B5,2,FALSE)将会找到155003是王小华,然后显示出来。
绝对参照=VLOOKUP(E2,A2:
B5,2,FALSE)
讲解范例:
1)先完成基本数据、俸点
等工作表
2)基本数据
3)俸点
4)薪资表空白
5)在薪资表工作表中
储存格B2中输入=VLOOKUP(A2,基本数据!
$A$2:
$D$16,4,FALSE)
储存格C2中输入=VLOOKUP(B2,俸点!
$A$2:
$B$13,2,FALSE)
储存格D2中输入=VLOOKUP(A2,基本数据!
$A$2:
$D$16,3,FALSE)
6)用VLOOKUP函数完成薪资表
相关知识点讲解:
VLOOKUP函数的用法
“Lookup”的汉语意思是“查找”,在Excel中与“Lookup”相关的函数有三个:
VLOOKUP、HLOOKUO和LOOKUP。
下面介绍VLOOKUP函数的用法。
一、功能
在表格的首列查找指定的数据,并返回指定的数据所在行中的指定列处的数据。
二、语法
标准格式:
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
三、语法解释
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)可以写为:
VLOOKUP(需在第一列中查找的数据,需要在其中查找数据的数据表,需返回某列值的列号,逻辑值True或False)
1.Lookup_value为“需在数据表第一列中查找的数据”,可以是数值、文本字符串或引用。
2.Table_array为“需要在其中查找数据的数据表”,可以使用单元格区域或区域名称等。
⑴如果range_lookup为TRUE或省略,则table_array的第一列中的数值必须按升序排列,否则,函数VLOOKUP不能返回正确的数值。
如果range_lookup为FALSE,table_array不必进行排序。
⑵Table_array的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。
若为文本时,不区分文本的大小写。
3.Col_index_num为table_array中待返回的匹配值的列序号。
Col_index_num为1时,返回table_array第一列中的数值;
Col_index_num为2时,返回table_array第二列中的数值,以此类推。
如果Col_index_num小于1,函数VLOOKUP返回错误值#VALUE!
;
如果Col_index_num大于table_array的列数,函数VLOOKUP返回错误值#REF!
。
4.Range_lookup为一逻辑值,指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。
如果为TRUE或省略,则返回近似匹配值,也就是说,如果找不到精确匹配值,则返回小于lookup_value的最大数值;如果range_value为FALSE,函数VLOOKUP将返回精确匹配值。
如果找不到,则返回错误值#N/A。
VLOOKUP函数
在表格或数值数组的首列查找指定的数值,并由此返回表格或数组中该数值所在行中指定列处的数值。
这里所说的“数组”,可以理解为表格中的一个区域。
数组的列序号:
数组的“首列”,就是这个区域的第一纵列,此列右边依次为第2列、3列……。
假定某数组区域为B2:
E10,那么,B2:
B10为第1列、C2:
C10为第2列……。
语法:
VLOOKUP(查找值,区域,列序号,逻辑值)
“查找值”:
为需要在数组第一列中查找的数值,它可以是数值、引用或文字串。
“区域”:
数组所在的区域,如“B2:
E10”,也可以使用对区域或区域名称的引用,例如数据库或数据清单。
“列序号”:
即希望区域(数组)中待返回的匹配值的列序号,为1时,返回第一列中的数值,为2时,返回第二列中的数值,以此类推;若列序号小于1,函数VLOOKUP返回错误值#VALUE!
;如果大于区域的列数,函数VLOOKUP返回错误值#REF!
。
“逻辑值”:
为TRUE或FALSE。
它指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。
如果为TRUE或省略,则返回近似匹配值,也就是说,如果找不到精确匹配值,则返回小于“查找值”的最大数值;如果“逻辑值”为FALSE,函数VLOOKUP将返回精确匹配值。
如果找不到,则返回错误值#N/A。
如果“查找值”为文本时,“逻辑值”一般应为FALSE。
另外:
·如果“查找值”小于“区域”第一列中的最小数值,函数VLOOKUP返回错误值#N/A。
·如果函数VLOOKUP找不到“查找值”且“逻辑值”为FALSE,函数VLOOKUP返回错误值#N/A。
Excel中RANK函数怎么使用?
Excel中RANK函数怎么使用?
下面将以实例图文详解方式,为你讲解Excel中RANK函数的应用。
rank函数是排名函数。
rank函数最常用的是求某一个数值在某一区域内的排名。
rank函数语法形式:
rank(number,ref,[order])
函数名后面的参数中number为需要求排名的那个数值或者单元格名称(单元格内必须为数字),ref为排名的参照数值区域,order的为0和1,默认不用输入,得到的就是从大到小的排名,若是想求倒数第几,order的值请使用1。
下面给出几个rank函数的范例:
示例1:
正排名
此例中,我们在B2单元格求20这个数值在A1:
A5区域内的排名情况,我们并没有输入order参数,不输入order参数的情况下,默认order值为0,也就是从高到低排序。
此例中20在A1:
A5区域内的正排序是1,所以显示的结果是1。
示例2:
倒排名
此例中,我们在上面示例的情况下,将order值输入为1,发现结果大变,因为order值为1,意思是求倒数的排名,20在A1:
A5区域内的倒数排名就是4。
示例3:
求一列数的排名
在实际应用中,我们往往需要求某一列的数值的排名情况,例如,我们求A1到A5单元格内的数据的各自排名情况。
我们可以使用单元格引用的方法来排名:
=rank(a1,a1:
a5),此公式就是求a1单元格在a1:
a5单元格的排名情况,当我们使用自动填充工具拖拽数据时,发现结果是不对的,仔细研究一下,发现a2单元格的公式居然变成了=rank(a2,a2:
a6)这超出了我们的预期,我们比较的数据的区域是a1:
a5,不能变化,所以,我们需要使用$符号锁定公式中a1:
a2这段公式,所以,a1单元格的公式就变成了=rank(a1,a$1:
a$5)。
如果你想求A列数据的倒数排名你会吗?
请参考例3和例2,很容易。