合同管理办法.docx

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合同管理办法

北京市长城伟业投资开发总公司

合同管理办法

第一章总则

第一条为加强和规范经济合同管理工作，维护公司的合法权益，提高经济效益，防止不必要的经济损失，依据《中华人民共和国合同法》及国家有关法律、法规的规定，结合北京市长城伟业投资开发总公司（以下简称“总公司”）实际情况，制定本办法。

第二条订立合同，必须遵守国家的法律、法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

第三条总公司各部门（以下简称各部门）和下属公司签订合同均应采用书面形式，有关合同签订、执行过程中所产生的文书、图表、传真件等文件均应由合同签订部门存档备查。

第四条各部门和下属公司签订的合同均适用本办法。

第五条国家规定采用标准格式合同的则必须采用标准格式。

第六条合同签订部门是执行合同的责任部门，对合同中涉及其他部门的内容有权利、有责任督促执行。

资产管理部是总公司合同管理部门，全面负责合同管理工作，指导有关部门的合同订立、履行等工作。

办公室是合同执行情况的督查部门，对签订合同的执行情况进行督察。

第七条各部门及下属公司需设立一名兼职合同管理员。

第八条合同的起草、审查、签字盖章以及合同存档应按以下程序进行：

下属公司零工零活且合同总额在5万元以下的合同，无需报送资产管理部审核，但需按照本办法第十七规定存档备查。

备注：

制式合同（不涉及金额）存档资料仅需提交《合同流转单》3份（1份原件、2份复印件）和《正式合同》2份（2份原件）。

第二章合同的订立、审核和存档

第十一条合同订立过程中，合同经手人、合同管理员及合同签订部门相关人员需履行以下职责：

（一）根据业务需要，确定是否需要对外签订合同。

（二）合同经手人必须参与项目的谈判（项目谈判过程中，至少有同一部门两名以上人员共同参加），掌握合同签订整体背景，掌握签约内容，并对合同执行情况负全部责任。

（三）合同经手人必须掌握当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力，当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件，包括：

对方的经营资格、资质、信用等情况，不具备履行能力，经营资格、资质、信用等不符合要求的单位不得与之订立合同。

（四）合同经手人、合同管理员、合同签订部门经理和主管领导须重点审核合同是否具备以下必备条款：

双方权利义务、违约责任、争议解决方式、收（付）款时间是否明确，有无生效条款，合同价款是否合法、合规、合理等。

（五）合同经手人提交《送审合同》时，应当一并提交对方单位加盖公章的营业执照副本复印件、资质证明复印件及其他附件等。

（六）工程施工类和使用财政资金项目的合同，应按以下要求报审：

1、按照相关规定不需履行招投标程序的，应当提交相关部门出具的造价编制文件。

2、按照相关规定履行招投标程序的，在发布招标文件之前，应提供招标文件中合同部分，此部分须由法务主管进行预审；合同报审时，应提供招投标文件。

（七）合同经手人填写《合同审批流转单》（详见附件）并将《合同报审记录表》（详见附件）中“基本信息栏”填写完整，与《送审合同》一并提交给合同管理员。

（八）合同管理员负责本部门《送审合同》的初审、《送审合同》和《正式合同》的报送、合同执行情况的跟踪和督查、合同的存档、合同执行情况年报的报送。

（九）合同经手人、合同管理员及合同签订部门相关人员应对《正式合同》与《送审合同》内容的一致性负责，在报送《正式合同》时应一并提交《正式合同与送审合同内容一致确认表》（详见附件）。

（十）合同经手人在《正式合同》签署3个工作日内（以合同签订日期为准）根据《正式合同》内容填写《合同执行要点分解表》（详见附件）。

（十一）合同管理员在《正式合同》签署5个工作日内（以合同签订日期为准）将《合同执行要点分解表》报送办公室、其他责任部门和法务主管。

（十二）合同管理员《送审合同》时应提交《送审合同》电子版；合同存档时，应提交最终签订合同电子版。

第十条签订合同双方，除法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托书方可签订合同。

授权委托书作为合同附件需加盖单位公章，法人签字（或加盖法人章）。

第十一条法务主管及相关人员审核合同主要包括以下内容：

（一）合同的合法性。

包括：

合同内容是否符合国家法律、法规和本办法的规定；当事人的意思表达是否真实、一致；权利、义务是否平等；订立程序是否符合法律规定等。

（二）合同的严密性。

包括：

合同应具备的条款是否齐全；当事人双方权利、义务是否具体、明确；是否约定了违约责任；有无争议解决方式条款；文字表述是否准确无误等。

第十二条法务主管在合同审核过程中发现问题，定期进行通报。

第十三条流程中各审核意见签署于《合同审批流转单》上，《合同审批流转单》作为合同审核过程中的记录和凭证由法务主管在合同签字盖章后与《正式合同》一并归档提交公司档案室。

《送审合同》经法务主管、资产管理部经理、资产管理部主管领导审核完毕后报总经理审批，经总经理审批后，合同签订部门方可打印《正式合同》报总经理阅签。

第十四条原则上《正式合同》应至少为4份，我方执2份。

《正式合同》报总经理签字前，合同管理员将对方已签字盖章的《正式合同》、加盖“合同审核章”的《送审合同》、《合同审批流转单》、《正式合同与送审合同内容一致确认表》一并提交给法务主管，由法务主管转交办公室报请总经理签字。

第十五条签订合同原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，单份合同达二页以上的须加盖骑缝章。

《正式合同》经法定代表人签字后，法务主管将《正式合同》反馈给合同管理员，由合同经手人落实盖章事宜并按照合同约定的双方所持合同数量的要求提供给对方合同原件。

第十六条合同管理员应于《正式合同》签署后5个工作日内（以合同签订日期为准）将合同存档资料报法务主管，法务主管根据合同报送部门对合同进行编号后向档案室和财务管理中心存档，存档内容包括：

1、档案室存档资料包括：

《正式合同》正本原件1份、《合同审批流转单》原件1份以及合同附件（如对方的营业执照、资质证明等复印件和授权委托书原件）；

2、财务管理中心存档资料包括：

付款类合同，准备《正式合同》2份（复印件/原件均可），《合同审批流转单》复印件2份，《合同执行要点分解表》复印件1份；

收款类合同，准备《正式合同》1份（复印件/原件均可），《合同审批流转单》复印件1份，《合同执行要点分解表》复印件1份。

3、法务主管存档资料包括：

加盖“合同审核章”《送审合同》1份、《合同审批流转单》复印件1份、《合同执行要点分解表》原件1份，《正式合同与送审合同内容一致确认表》原件1份。

第十七条下属公司以总公司名义对外签订合同的，参照本办法第十六条的规定存档；以其自身名义签订合同，需将加盖“合同审核章”《送审合同》1份、《正式合同》原件（或复印件）1份、《合同审批流转单》复印件1份、《正式合同与送审合同内容一致确认表》原件1份，在签订《正式合同》后5个工作日内提交法务主管处，留总公司备查。

第十八条经审核通过的《送审合同》在每年的12月31日前未能签订《正式合同》的，合同管理员须将《送审合同》等全部资料交法务主管处加盖“合同作废章”。

如后续仍需签订，须重新履行报审手续。

第三章合同的执行及督查

第十九条各部门在合同履行中遇履约困难或违约等特殊情况应及时向总经理汇报。

第二十条办公室应定期对合同执行情况进行督查。

第二十一条合同管理员应在每年1月15日前将上一年度《合同执行情况年报表》（详见附件）提交给办公室和法务主管。

第四章合同的变更和解除

第二十二条变更或解除合同必须采用书面形式，并依照本办法第八条的规定流程进行流转，并将变更或解除的原合同复印件作为新合同的附件一并报送法务主管。

第二十三条变更或解除合同的作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。

第二十四条合同变更后，合同编号不予改变。

第五章罚则

第二十五条合同经手人未在合同签署3个工作日内按照本办法相关规定向合同管理员提交材料，合同管理员未在合同签署后5个工作日内进行合同存档，一经发现出现延迟存档、漏存情况，每发现一起，对相关责任人处罚100元。

第二十六条报送的《正式合同》与之前审核过加盖“合同审核章”的合同不一致且未告知法务主管的，对相关责任人处罚500元。

给公司造成较大经济损失或给公司形象造成严重影响的，年底考核不能被评为“称职”，情节严重的，公司有权与其解除劳动关系，触犯法律的，追究其法律责任。

第二十七条因合同价款不合法、不合规、不合理，致使审计未通过的，由合同经手人、合同管理员及合同签订部门相关人员承担相应责任，年底考核不能被评为“称职”；情节严重的，公司有权与其解除劳动关系，直至追究法律责任。

第二十八条在合同签订、执行过程中因谋取个人私利损害公司利益的，由责任人承担赔偿责任，并与年底考核挂钩；给公司造成较大经济损失或给公司形象造成严重影响的，并与年底考核挂钩；给公司造成较大经济损失或给公司形象造成严重影响的，年底考核不能被评为“称职”；情节严重的，公司有权与其解除劳动关系，直至追究法律责任。

第二十九条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，相关人员均应保守合同秘密。

泄露合同秘密给公司造成较大经济损失的，由责任人承担赔偿责任，并与年底考核挂钩；给公司造成较大经济损失或给公司形象造成严重影响的，年底考核不能被评为“称职”；情节严重的，公司有权与其解除劳动关系；触犯法律的，追究其法律责任。

第三十条合同签订过程中，未按照本办法规定的程序和要求进行合同审核和签章，给公司造成了经济或其他损失，公司将依照有关规定追究相关责任人员的经济责任。

第三十一条凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况或遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济责任。

第六章附则

第三十二条下属公司合同管理参照本办法执行。

第三十三条本办法解释权归资产管理部。

第三十四条本办法自2015年8月1日起实施。

第三十五条本办法中所称的“日”均为工作日。

附：

附件一《合同审批流转单》

附件二《合同报审记录表》

附件三《正式合同与送审合同内容一致确认表》

附件四《合同执行要点分解表》

附件五《合同审核存在问题汇总及建议表》

附件六《合同执行情况年报表》

北京市长城伟业投资开发总公司

普通合同审批流转单

报送部门

合同名称

合同名称一定要与后面的合同名称相一致，合同名称中一定有具体项目，例如：

西区南七号、八号、九号厂房续租合同，纳米所地质灾害技术咨询合同

合同主要内容

合同标的、数量、合同金额、付款方式、付款时间

合同双方（或多方）

甲方：

乙方：

合同经手人签字

年月日

合同管理员签字

年月日

合同签订部门

部门经理

审核意见

签字：

年月日

合同签订部门

主管领导

审核意见

签字：

年月日

法务主管

审核意见

签字：

年月日

资产管理部

经理

审核意见

签字：

年月日

资产管理部

主管领导

审核意见

签字：

年月日

总经理

审核意见

签字：

年月日

北京市长城伟业投资开发总公司

制式合同（涉及金额）审批流转单

报送部门

合同名称

合同名称一定要与后面的合同名称相一致，合同名称中一定有具体项目，例如：

西区南七号、八号、九号厂房续租合同，纳米所地质灾害技术咨询合同

合同主要内容

合同标的、数量、合同金额、付款方式、付款时间

合同双方（或多方）

甲方：

乙方：

合同经手人签字

年月日

合同管理员签字

年月日

合同签订部门

部门经理

审核意见

签字：

年月日

合同签订部门

主管领导

审核意见

签字：

年月日

法务主管

审核意见

签字：

年月日

总经理

审核意见

签字：

年月日

北京市长城伟业投资开发总公司

制式合同（不涉及金额）审批流转单

报送部门

合同名称

合同名称一定要与后面的合同名称相一致，合同名称中一定有具体项目，例如：

西区南七号、八号、九号厂房续租合同，纳米所地质灾害技术咨询合同

合同主要内容

合同标的、数量、合同金额、付款方式、付款时间

合同双方（或多方）

甲方：

乙方：

合同经手人签字

年月日

合同管理员签字

年月日

合同签订部门

部门经理

审核意见

签字：

年月日

合同签订部门

主管领导

审核意见

签字：

年月日

总经理

审核意见

签字：

年月日

合同报审记录表

接收时间：

年月日

基本信息：

合同签订部门

合同名称

合同名称一定要与后面的合同名称相一致，合同名称中一定有具体项目，例如：

西区南七号、八号、九号厂房续租合同，纳米所地质灾害技术咨询合同

甲方

乙方

合同

主要

内容

审核阶段

报审时间：

年月日

合同经手人签字：

合同管理员签字：

转交

办公室

时间

年月日

转交

办公室

签字

初审合格，领取签字

签字：

时间：

年月日

备注

报请法定代表人签字阶段

报请法定代表人签字时间：

年月日

送审合同版本与报请签字正式版本严格一致，合同管理员签字：

法定代表人签字后合同管理员领取签字：

签字：

时间：

年月日

备注

合同存档阶段

合同管理员提交合同存档材料时间：

年月日

合同管理员提交合同存档签字：

备注

　本合同签订时间：

年月日

正式合同与送审合同

内容一致确认表

报送部门

合同名称

合同名称一定要与后面的合同名称相一致，合同名称中一定有具体项目，例如：

西区南七号、八号、九号厂房续租合同，纳米所地质灾害技术咨询合同

合同双方（或多方）

甲方：

乙方：

确认内容

正式合同与送审合同内容完全一致。

合同经手人确认签字

签字：

年月日

合同管理员确认签字

签字：

年月日

合同签订部门部门经理

确认签字

签字：

年月日

合同签订部门主管领导

确认签字

签字：

年月日

备注

根据《合同管理办法》的规定，在报送正式合同与之前审核过加盖“合同审核章”的送审合同内容应一致，如果不一致给总公司或下属公司造成损失的，由合同经手人、合同管理员、部门经理、主管领导承担相应责任。

北京市长城伟业投资开发总公司

合同执行要点分解表

填表日期：

填报人：

合同名称：

合同签订日期

对方单位名称：

本公司签署部门

合同摘要：

合同执行要点

合同内容

完成时间

责任部门

责任人

合同经手人：

合同管理员：

部门经理：

主管领导：

说明：

1、本表在正式合同签订后3个工作日内（遇星期天、节假日顺延），由合同经手人填写，由合同管理员在正式合同签订后5个工作日内报送办公室、其他责任部门和法务主管。

2、本表须严格按照合同约定填写，对执行要点进行详细分解。

合同审核存在问题汇总及建议表

（第季度）

序号

合同名称

签订

部门

经手人

合同管理员

部门

经理

主管

领导

存在

问题

建议

备注

XXX部（公司）2015年合同执行情况年报表

填报部门：

部门合同管理员：

张三

主管领导签字：

年月日

序号

合同

名称

甲方

乙方

签订时间

合同总价款（万元）

已支付（万元）

支付

进度（%）

未支付（万元）

未完成的合同内容

合同约定完成时间

未完成

原因

执行情况