21CETC16目标业务流程方案总账管理中利腾晖破产清算材料.docx
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21CETC16目标业务流程方案总账管理中利腾晖破产清算材料
中国电子科技集团第16研究所所U9-ERP项目
目标业务流程解决方案
<总账>
创建人:
用友项目顾问组
创建日期:
2014年10月08日
最终确认日期:
2014年10月20日
文档控制号：
CETC_16方案
版本号:
V1.1
批准：
中国中国电科16所：
实实施方：
文档控制
修改记录
日期
作者
版本
修改参考
2014-10-08
杨云飞
V1.0
建立文档
2014-10-20
杨云飞
V1.1
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审批ii
概述1
目标与参考1
参与人1
一、CETC16-GL:
总账管理2
二、总账管理基础定义3
三、CETC16-GL-01:
凭证日记账管理流程7
四、总账结账处理14
概述
目标与参考
具体目标
本目标业务解决方案是根据对中国电子科技集团第16所（以下简称“16所”）现行总账管理的业务调研及需求分析，在项目方案设计阶段为了满足16所总账管理业务的需求，结合U9系统标准功能和部分预定义的客户化解决方法编制设计的。
Ø定义16所<总账管理>业务需求与改善控制
Ø定义16所<总账管理>目标业务流程
Ø定义16所<总账管理>报表需求
Ø定义16所<总账管理>关键业务要点解决方案
Ø根据方案结果指导系统配置、关键用户方案测试与实例演练，定义详细客户化开发需求
参考
本解决方案文档参考如下：
Ø《CETC16_调研问卷_总账模块》等
Ø《CETC16_业务现状报告_总账模块》等
Ø《CETC16_总账管理差异匹配分析》
Ø《CETC16_ERP项目实施主流程清单》总账管理部分
Ø16所财务部门提供的书面或电子材料
Ø用友顾问与相关部门沟通过程内容、会议纪要
参与人
本方案编制组
16所项目组：
李霞、潘群群
用友顾问组：
杨云飞
一、CETC16-GL:
总账管理
总体流程图
管理概要
Ø总帐模块汇集各类财务信息，制造、采购、库存、销售、成本、应收、应付、资产等模块产生的财务信息会传到总账模块中，总账中体现出核算单位整体的财务状况与经营成果。
Ø总账模块是各类财务信息的汇总，总账中的科目上体现的也是业务的汇总信息。
所以如果要查询业务发生的明细数据，需要到业务系统模块中查询，总账中提供通过科目余额或者凭证日记账追溯到各子模块具体业务的功能。
因此，和现在仅仅使用U8总帐模块有不同之处，根据业务记录到财务记账的原则适当简化目前的核算信息归集口径。
二、总账管理基础定义
管理概要
Ø总账的基础定义为账簿、科目的维护，账簿维护需要严格受控，一般而言账簿设置应在上线时一次性设置好，其他总帐数据维护不建议经常变动，否则将会影响系统运行方案。
Ø财务账簿分为模块级账簿与组织级账簿，总帐模块级账簿包括内账、报告账簿、合并账簿，组织级账簿包括法人账簿、多币种账簿，组织级账簿随企业组织架构设置一并设置，账簿的具体设置将在《CETC16_系统配置方案》中说明。
要点与分析项1：
账簿分类与设置
U9账簿是财务系统中重要的设置，在系统中，所有的法人组织必须建立法人账簿，法人账簿属于组织级账簿，法人账簿由会计科目结构、记账本位币和会计期间三部分构成。
根据16所的本次实施管理需求，U9系统中还将建立总帐模块级的账簿即内账：
Ø法人账簿：
用于记录日常企业实际运营业务产生的财务结果并对外报告；
Ø全成本账簿：
全成本账簿
Ø另外，未来16所其他子公司上线后，可以在系统中使用合并账簿处理合并报表业务。
U9的合并报表处理在全球合并模块中，通过并账的方式处理。
要点与分析项2：
账簿的会计期间
账簿的会计期间是每年连续的，不存在当前U8系统年结账套的方式，每年设定13个会计周期。
其中，每年1-12月，每月为一个会计周期，用于记录正常发生的业务；同时增加一个调整期，为每年的12月31日，用于记录年终审计的调整分录，并将其与正常的业务区分。
通过调整期的设置，可将调整与正常的业务区分开，使得各期财务数据更为清晰准确，更具有可比性。
要点与分析项3：
账簿的币别与汇率
Ø法人账簿与内部核算账簿记账币别为本位币CNY；
ØU9总账管理系统会提供三种预定义的汇率类型，买入、卖出、中间价，与市场汇率定义同步；
Ø基于16所外币业务极少，记账汇率采用中间价汇率，每月维护即可。
由财务数据管理员每月初统一对公司记账的汇率进行维护，以保证所有公司记账汇率的一致性。
要点与分析项4：
账簿的命名规则
为更规范的管理与识别16所的财务账簿，账簿将使用如下的命名规则：
待定
账簿编码
账簿名称
会计科目结构
备注
待定
本部_法人账簿
16所标准科目结构
流水号代表该账簿属于的公司
待定
本部_内部核算账簿
16所标准科目结构
要点与分析项5：
会计科目结构
U9ERP系统采用会计科目编码结构作为帐务处理的基础。
编码结构采用多段式结构，实现财务多维度核算和分析，可以根据不同的核算要求，定义不同的弹性域结构。
根据16所的核算口径要求，建议设置的编码结构如下：
结构名称：
16所标准科目结构
段名
值集码
值集名称
段类型
值类型
序
树状
编码
科目
待定
标准科目
科目段
实体
1
Y
4-2-2-2-2
部门
待定
部门
普通段
实体
2
Y
3
人员
待定
人员
普通段
实体
3
N
4
客户
待定
客户
普通段
实体
4
N
依赖客户编码
供应商
待定
供应商
普通段
实体
5
N
依赖厂商编码
银行帐号
待定
银行帐号
普通段
实体
7
N
依赖帐号编码
项目
待定
业务项目
普通段
实体
8
N
依赖项目编码
Ø关于科目分隔符：
建议"|"。
Ø关于项目：
与生产、业务相关的项。
Ø关于值集码：
普通段建议通过“类型码+3位代码或流水”表示，S为实体，Z为自定义，W为无档案，M为枚举。
要点与分析项6：
编码结构的设计原则
Ø重要性原则：
结构中的每一段，均体现了财务核算、分析和控制的重点需求，如关于项目成本控制，部门费用控制等。
对于财务核算需要做明细划分，但不是控制重点的内容，在业务模块进行详细业务交易记录，如供应商，客户档案等。
Ø可操作性原则：
结构越复杂，体现的核算信息越明细，对于财务管理和分析有一定的帮助。
但是结构过于冗长，将给核算增加较大的工作量。
因此，结构设计需要考虑实际操作，把重点内容设计到结构中。
Ø长远性原则：
虽然产品可以支持科目引用后再新增段结构，但是建议年度内不得随意变动，需要建立稳健的财务核算政策，因此在上线时充分考虑完善核算口径。
要点与分析项7：
编码结构段的启用
U9系统中编码结构各段的启用依赖科目的辅助核算维度，有以下应用规则：
应用类型
描述
可用
是否启用该段做辅助核算，不启用，系统缺省值为0
必输
该段是否是必输项目，如不是必输项，系统缺省为0
末级
该段是否核算到段的末级值，如不选择，则可以核算上级值。
核销
往来科目需要启用核销段，16所启用了应收应付系统，一般不需要启用，但其他应收、其他应付科目在总账核算需要启用。
要点与分析项8：
业务系统的科目控制
需要在业务系统管理的部分科目，为了保持总账和业务系统的一致性，该类科目禁止直接在总账输入相关业务。
以下科目将在业务系统中进行管理，并在账簿科目设置规定其只能在特定模块进行处理，控制方向可分为双向/借方/贷方：
科目
授控系统
控制方向
描述
1122应收账款
应收
双向
该科目只能在AR模块进行明细管理
1123预付账款
应付
双向
该科目只能在AP模块进行明细管理
2202应付账款
应付
双向
该科目只能在AP模块进行明细管理
2203预收账款
应收
双向
该科目只能在AR模块进行明细管理
三、CETC16-GL-01:
凭证日记账管理流程
业务适用范围
适用16所所有需记录到账簿中的凭证管理，包括业务系统转总账的凭证及总账中手工录入和模板生成的凭证。
业务主要目的
实现业务系统与总账系统财务信息的一致性、及时性、有效性。
流程边界
发生业务系统交易分录转总账生成凭证时，启用此流程；
发生非往来业务需要在总账中记账时，启用此流程。
流程输入输出
输入：
原始凭证；
输出：
记账凭证DATA-GL-10、凭证日记账DATA-GL-20。
业务流程
活动说明
步骤
部门
岗位
活动说明
输出单据
方式
10
财务部
业务系统会计
业务系统生成的交易分录执行转总账生成开立状态的记账凭证
记账凭证
系统内
20
财务部
总账会计
非往来业务需要在总账中记账的，手工录入凭证
记账凭证
系统内
30
财务部
总账会计
经常性非往来业务需要在总账中记账的，执行常用凭证模板生成经常性凭证
记账凭证
系统内
40
财务部
总账会计
发生间接费用分摊需要在总账中记账的，执行批量分摊模板生成分摊凭证
记账凭证
系统内
50
财务部
总账会计
涉及到现金或银行存款收支的凭证，已配置现金流量分析模板的检查现金流量自动匹配的正确性，未配置的手工指定现金流量
系统内
60
财务部
稽核会计
审核总账会计提交的记账凭证，业务系统传来的凭证返回业务系统修改，总账系统录入的凭证返回总账会计修改，修改完成重新提交
系统内
70
财务部
总账会计
通过审核的凭证执行记账操作，登记凭证日记账
凭证日记账
系统内
80
财务部
总账会计
记账后发现不正确的凭证需要执行更正操作，更正后再次提交审核、记账
系统内
90
财务部
总账会计
对于确认无误的记账凭证打印后归档
系统内
要点分析
Ø总帐会计收到审批后的原始凭证后，在总账系统中录入记账凭证，并在凭证保存后，将系统中该凭证的凭证编号抄在原始单据上以便核对。
Ø对已过账凭证，总账会计需将所有凭证均打印出来，并根据凭证编号将原始单据附在凭证后装订存档。
Ø总帐中的凭证生成方式有多种，不同的凭证生成有不同的来源，16所凭证生成方式详细如下：
手工录入：
由总帐会计在总账中手工录入凭证（包括模板生成的凭证），ERP系统是一个物流、资金流、信息流集成的系统，16所与生产经营、销售、应收、应付等有关的日记账均是在相关模块发生业务时自动生成，传到总账中的。
因此，总账中处理的日记账凭证很少；
凭证模版生成：
由总帐会计通过调用预先定义的凭证模版与转账组合生成凭证；
AAI生成：
业务部门的交易实时生成交易分录，再抛转到总帐中的凭证，由AAI生成的凭证不允许在总帐中修改；
账簿转换：
16所通过主账簿转到到内部核算账簿生成的凭证。
16所凭证生成方式与来源方式的对应关系如下：
凭证生成方式
凭证来源方式
手工录入
一般凭证、前期调整凭证、更正凭证、转回凭证
凭证模版生成
模板凭证
AAI生成
外部凭证（业务系统凭证）
账簿转换
账簿转换凭证
Ø非往来经常性业务凭证：
非往来经常性业务指每月定期发生的业务，如税金计提、无形资产摊销、损益结转等。
对于经常性发生的业务，可以在U9总账模块定义经常性凭证模板，定期运行自动生成经常性凭证，以加快凭证的输入速度。
U9经常性凭证模板分为以下几种类型：
1）常用凭证模板：
框架凭证、公式凭证、标准凭证
Ø框架凭证：
框架凭证在每期均会影响相同科目账户，但可以具有不同的金额。
在生成框架凭证后，还需输入凭证分录行金额。
Ø公式凭证：
使用公式计算随期间变化而变化的凭证金额。
适用于使用公式来计算金额的经常性业务，如税金计提。
Ø标准凭证：
适用于在每个会计期有相同科目账户组合和固定金额的经常性业务，如租金分摊。
2）期末损益结转模板：
预先设置好期末损益结转的分录，16所期末及年末时进行利润结转与分配的相关凭证。
3）汇兑损益凭证模版：
由于汇率波动对其外币科目所产生的汇兑损益业务凭证，16所期末需要执行。
16所的经常性业务分为：
应用模式
应用业务
框架凭证
待补充
公式凭证
待补充
标准凭证
暂无
损益结转
期末外币汇兑损益业务、期末损益类科目结转到本年利润业务
Ø凭证分类与编码：
参照目前16所的凭证分类规则，建议16所U9系统上线后的凭证类别如下：
凭证分类
包含业务
对应账簿
（基）
在建工程类业务凭证
法人账簿、内部核算账簿
（记）
除在建工程与内部核算外的所有凭证
法人账簿、内部核算账簿
（核）
核高基业务凭证
法人账簿
（内）
仅是内部核算凭证
内部核算账簿
为了便于凭证的分类保存，凭证将根据类别按期间+顺序编号。
且为保证凭证编号的唯一性，需要记录空号，用于新增时优先使用空号，凭证的编码结构如下，：
段序号
段值
段长度
分隔符
是否显示
1
账簿编码
4
-
不显示
2
凭证类别
4
-
显示
3
会计年度
4
-
显示
4
期间号
4
-
显示
5
流水号
4
-
显示
如:
2014/10/10第一张记账凭证，编号为：
（记）-2014-10-0001
Ø凭证号整理：
如16所月末凭证存在断号，可以运行系统中的整理凭证编码程序重新对凭证排序编码。
凭证重新编码规则是系统自动编码。
整理类型
说明
凭证编号
断号按照期间整理
凭证序号
按照年度统一排序整理
Ø凭证更正：
业务系统传来的凭证不允许更正，只能在原系统删改；总账中录入的凭证支持两种更正方式，其优缺点如下：
更正方式
优点
缺点
有痕迹更正
保留审计轨迹
原凭证废凭证，产生新凭证，作废凭证占用凭证号，打印归档时会产生断号
无痕迹更正
直接修改原有凭证，还原业务正确内容，不会产生新凭证
没有保留修改痕迹，对于凭证的管理而言出现了断层
沟通后采用反记账、反审核方式
Ø凭证审核控制：
匹配16所现有控制职能，采取设置统一的凭证审核稽核岗的模式，启用在线审批，由稽核会计统一审批。
建议采用定时审批机制，比如每天确定一个时间点统一审批，减少月末一次性审批带来的工作量与效率问题。
Ø凭证归档：
凭证附件在系统外进行维护，凭证打印完成，在凭证归档时，根据粘贴的附件数量，填写在打印出的会计凭证上。
凭证归档应遵循16所企业会计制度与会计档案管理规定。
Ø现金流量应用模式：
结合16所的现金流量生成需求，建议16所现金流量表生成规则方案如下：
优先级
凭证样式
应用模式
1
一借一贷
应用自动规则模板
2
一借多贷或
一贷多借
提交时流量检查不通过，需拆分凭证，拆分方式有：
1、金额拆分：
对方科目金额一一匹配
2、比例分配：
对方科目加权汇总比例分配
3、结转到主科目
3
多借多贷
手工指定
查询及报表需求
序号
类别
名称
描述
方案
1
报表
资产负债表
会计准则报表
OBA报表
2
报表
利润表
会计准则报表
OBA报表
3
报表
现金流量表
会计准则报表
OBA报表
4
报表
军工资产负债表
军工准则报表
OBA报表
5
报表
军工利润表
军工准则报表
OBA报表
6
报表
部门利润表
管理报表
OBA报表
方案反馈
序号
反馈人
反馈说明
问题答复
1
2
四、总账结账处理
管理概要
Ø月结指在U9财务管理系统中通过总账与子系统的集成关系完成财务月末结账，以便出示需要的财务报表。
ØU9系统通过各个业务模块的会计期间管理，明确各个业务部门在月末关帐过程中的职责和时间，在保证财务数据正确性和完整性的前提下，提高月末关帐工作的效率，缩短关帐时间。
Ø根据16所应用的模块设计月结顺序如下：
1）子系统与总帐对账
2）子系统结帐检查与结帐
3）总帐汇兑损益
4）总帐期末损益结转
5）总帐结帐检查与结帐
6）总帐出具财务报表
要点与分析项1：
外币及汇率
ØU9总帐系统支持外币核算，16所目前的外币主要为美元、欧元、英镑、港币、玻利瓦尔。
U9外币汇率支持3大类型的汇率：
Ø用户汇率：
在总帐做凭证时手工输入汇率。
Ø即期汇率：
根据人民币牌价（中间价）维护每日汇率表，在月末最后一天的汇率属于月末汇率。
Ø期间汇率：
可以设定某一时间段的汇率，简化汇率处理。
Ø对于16所而言，暂时没有直接的外币采购、销售业务，财务人员可以根据业务模式决定是否设置即期汇率。
要点与分析项2：
汇兑损益
Ø月末汇率：
月末汇兑损益之前，需要由专人进行月末汇率的维护。
Ø外币科目范围：
需要处理的科目范围可由会计自定义。
一旦定义完成，以后月份的可直接使用已定义的范围，当范围发生变动时，可对已定义的范围进行调整。
Ø期末，根据执行结果，系统将根据期末汇率自动产生汇兑损益调整分录。
币种
外币
本位币
借/贷：
原始账户
0
XXX
贷/借：
汇兑损益账户
0
XXX
将以上分录过账后，被调整的账户的本位币余额得到更新，外币余额保持不变。
外币与本位币的余额换算比率正好为指定的汇率。
要点与分析项3：
结账
Ø16所结账前需要做好月结的检查、月结对账工作。
Ø16所采用账结法实现期末损益结转，需要每月进行损益的结转，通过在总账定义结转损益凭证模板，会计期末核对损益结果后，运行损益结转凭证并记账账。
升级会员 