工人人事档案整理工作讲稿.docx

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工人人事档案整理工作讲稿

工人人事档案整理工作讲稿

职工人事档案的现状：

由于历史上职工身份的划分,职工人事档案也划分为干部人事档案和工人人事档案。

对于干部人事档案，中组部制订有《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》等条例规定，并且从1999年开始实施目标管理，制定了《干部人事档案工作目标管理暂行办法》、《干部人事档案工作目标管理检查验收细则》。

我局的干部人事档案在上世纪八十年代初、九十年代初进行过系统的整理，2000年根据中组部制定的《干部人事档案工作目标管理暂行办法》，省局要求对全局干部人事档案进行一次系统整理，绝大部分单位都按要求做了，2003年进行检查时对整理的比较好的单位进行了通报表扬，但有个别单位没有整理，希望这一次和工人档案一块整理。

对于工人人事档案，相应的要求比较少，近几年有些单位整理了，不少单位没有整理，这对人事档案的利用带来很多不便，一是材料不全，二是材料很乱，看一份材料找半天，也严重影响档案的保管。

再一点是就是加入养老统筹，社会保障部门要检查验收职工档案，工厂、工程局这一点体会比较深。

所以省局这次要求各单位把工人档案全部整理一遍。

第一节工人人事档案整理工作概述

一、工人人事档案整理工作的概念

就是将收集起来还处于零乱状态的工人人事档案材料和不规范的工人人事档案，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，使其条理化、系统化、规范化的过程。

二、工人人事档案整理要达到的目的

即完整、精练、条理、实用。

通过对工人人事档案材料整理前的补充收集，使档案材料齐全完整；通过整理前的认真鉴别和取舍，使档案内容真实、精练；通过准确分类和排序、编目，使档案材料结构条理；结合技术加工与装订，使档案整齐、规范，便于保管和延长档案寿命，根本目的是实用。

三、工人人事档案整理工作的作用

1、方便利用。

收集、保管工人人事档案，目的是为了利用，而整理跟不上，杂乱无章的档案材料，给使用带来了诸多不便。

经过取舍和分类、排序、编目，使档案精练、条理、规范，让人一目了然，方便利用，提高了利用效率。

2、完善内容，提高利用价值。

整理前要对缺少的材料进行收集补充，整理中要对材料进行再次的鉴别取舍，使工人人事档案材料齐全，内容真实精炼，达到完整、真实、条理、精炼、实用的目的，从而大大提高利用效率和价值。

3、便于保管，延长档案寿命。

工人人事档案经过技术加工和装订，使工人人事档案材料减少磨损，防止零散材料被抽取和散落丢失，便于保管和延长档案的寿命。

四、工人人事档案整理工作中应注意的事项

1、在整理档案时，严禁吸烟，确保档案安全。

2、不得私自涂改、抽去或伪造档案材料。

3、不得擅自处理或销毁档案材料。

4、加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料，不得泄露档案内容；认真负责，耐心细致，防止褶皱或毁坏档案材料。

五、工人人事档案整理的方式

现阶段工人人事档案整理方式包括立卷、补充和清理、全面整理三种。

1、立卷是针对一个新工人的档案和未整过的档案而言的。

一个新工人，无论从学校毕业分配、招工或部队退伍，他们原来都有人事档案。

但无论内容的编排，还是外在形式都与工人人事档案不一样。

因此，对一个新工人未整理过处于散乱状态的人事档案，要将其整理成具有工人人事档案特色的专门案卷。

2、补充与清理补充就是将收集到的经过鉴别的工人人事档案材料及时装订到工人人事档案中去。

要保持工人人事档案内容的完整，补充装订材料就成了经常性整理的主要内容。

补充整理往往伴随着对已归而不应归档材料的清理。

清理是指按照有关文件规定，对工人人事档案内容进行认真的复核，将不该存档的材料撤出来。

清理工作政策性强，必须认真、严肃、准确无误。

凡是小规模的补充续订与清理相结合的整理，撤出的材料在目录中该材料登记后面的备注栏内都要注明何时因何原因撤出。

必要时经手人应签字盖章。

这种整理一般不再更换目录，也不要涂改或粘贴目录。

3、全面整理这种整理一般是根据上级的要求统一布置的，对时间和标准都有具体明确要求，而且是大范围的。

要求档案袋、卷皮、目录、隔页纸（或类角）等的格式、标准都统一。

这种整理包括了整理工作的所有程序。

六、工人人事档案整理工作的程序

鉴别→分类→排序→复制与技术加工→编写类别号、页码和目录→裁剪装订→验收入库。

第二节工人人事档案材料的鉴别

工人人事档案材料在收集归档时已经进行过鉴别，但整理过程仍是一个鉴别过程，而且最为关键，我们要严格把好最后一关。

一、工人人事档案材料鉴别工作的原则

1、鉴别工作必须严肃认真地进行。

就是说凡归档的材料，都要符合有关规定的精神和原则，不能随心所欲，任意取舍。

2、鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析。

应根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途，及其保存价值确定材料是否归入档案。

因为工人人事档案材料形成的部门、时间及反映干部的情况不同，也就决定了每份具体材料的取舍不可能都在有关文件规定中找到答案。

文件规定只是原则性的，且工作中还会出现新的材料需要研究认定是否收集归档。

因此，既要对材料的内容及形式进行认真细致的综合分析，又要联系材料形成的历史条件来判断每一份材料的价值，决定材料的取舍。

例如，鉴别工作强调凡归档的材料必须手续完备，但对以前的一些代表组织的材料只有个人的签字，而现在又无法再补办手续，对这些材料就不能强求一致。

再如，“文革”期间形成的审查材料，绝大部分无限上刚、污蔑不实，但也有一些材料能在一定程度上反映个人实际情况，具有一定的保存价值。

特别是一些年代久远的材料，看似没有什么实质内容，但它上面填有一些其它材料没有的重要情况，这就有了保存价值。

对这部分材料就不能一律剔出。

二、工人人事档案材料鉴别的方法

1、鉴别文件材料是否属于工人人事档案材料

一般说来，凡是记述和反映工人经历、思想品德、业务能力、工作表现和实绩的文件材料应归入工人人事档案。

我们在整理中文件一般不归档，对奖励、处分、评定岗位技能等如果没有或确实已找不到审批表则可用文件代替。

2、判定材料是否属于所管工人的档案

这一条主要是针对重名情况，据我所知省局、濮阳局所管档案就有重名的。

3、判定材料是否处理完毕

比如入党志愿转正审批栏空白，就要退回党委。

4、审查材料是否完整、齐全

对近期形成的材料如学历材料、入党材料等一定要齐全，否则要追要。

5、审查材料是否手续完备

要看材料时间、签名、盖章等手续缺不缺。

6、判定材料是否重复

第三节工人人事档案材料的分类

一、分类的方法

分类是整理工作中最为关键的一步。

拿起一份材料，如何判断它归第几类，一般来说有三种方法。

1、按材料的标题分类

在正常情况下，材料的标题是判断其所属类别的标志，这种命题分类法是分类中最常见的一种，它是建立在材料正规，标题和内容相符的基础上的。

不适用于历史上形成的不标准的工人人事档案材料。

2、按材料的内容分类

由于一些客观原因，有些材料标题和内容不一定相符，就根据其内容判断其类别。

3、按照材料的形成与内容的特点分类

工人人事档案材料既有工人个人形成的，也有组织上形成的。

既有表格，也有书面文字材料，它们所反映工人情况的角度也不同。

这些内容上、形成上的特点也可作为分类上的一个线索。

二、现行材料的分类及需注意的问题

现行工人人事档案的内容划分为六个大类。

第一类工人履历表（书）、简历表，招工、录用材料，军人入伍、退伍安置材料，技校招生、分配材料，临时工招选、集体工调转劳动合同制工人材料，再次就业、恢复公职材料，劳动合同、调动转移材料。

说明：

兵役登记材料、报到证（介绍信）也放在第一类。

第二类转正定级、工资调整、保险福利待遇材料。

第三类体检表及工伤证明、职业病病情材料。

第四类学历、学绩、培训材料，革新发明、技术考核、评定岗位技能材料，招聘、聘干、职称评定材料。

第五类参加中国共产党、共青团和工会材料。

中国共产党入党志愿书，入党申请书（1—2份全面系统的）和转正申请书，入党政审材料，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，入团政审材料，团员登记表，退团材料；加人民主党派的有关材料；加入工会的有关材料。

说明：

1、未批准或未转正以及取消预备党员资格的入党志愿书，由工人所在单位党组织保存，不能归工人人事档案，已归档的应取出来。

2、“文革”中恢复党员组织生活的登记表，审批表应撤出销毁。

3、凡被开除出党的，其入党材料仍保留在该类，但必须在志愿书封面上注明，何时由何机关开除出党。

第六类鉴定、考核、考察材料，奖励、处分材料，终止、解除劳动合同或辞退材料，辞职、停薪留职、退休退职材料

其他可供组织参考有保存价值的材料：

荣军登记表、民事纠纷判决书、军人结婚报告、离婚的结论材料、独生子女审批表；有参考价值的思想总结汇报材料；工人逝世后报纸报道的消息或讣告、悼词（生平）；非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。

三、分类的步骤

拿到一份档案，第一步把零散材料分好类，第二步在把原来的拆开进行分类。

第四节工人人事档案材料的排序

分好类以后，对各类材料进行排序。

一、工人人事档案材料排序的基本形式

1、按材料形成时间的先后顺序排列：

第一类、第二类、第三类、第四类、第六类。

2、按材料内容的主次顺序排列：

第五类。

二、复杂排序的方法

第五类党团等材料排序方法

党团材材料可按入团材料、加人民主党派材料、加人中共的材料、中共党员登记表的顺序，并根据各部分材料内容的主次关系进行排列。

入团志愿书排在入团其他材料之前；入党志愿书应排列在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。

证明材料的排序方法：

入党证明材料社会关系方面的，如材料较多，为查阅方便，应安关系远近来排序。

如：

父母、岳父母、兄、弟、姐、妹、伯父、叔父、内兄、内弟等。

如果严格按照时间顺序排列往往把—个人情况的材料分成几部分，就不利查阅。

另外对后续学历材料其报名表与毕业生登记表放在一起。

第五节工人人事档案材料的复制

与技术加工

一、工人人事档案材料的复制

1、复制的范围

鉴于复制耗资费力，故从严控制复制范围。

一般来说，复制的重点应放在2个方面：

（1）材料重要，但因制成年代久远，已出现字迹消褪的材料。

（2）材料重要，但用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔书写或复写的字迹很快会消退的材料。

2、复制的方法

（1）复印只要原件字迹清楚，就可用复印机复印。

（2）打印打印适用于一切文字材料。

（3）抄写条件不具备时可抄写。

（4）手描手描要注意保持档案材的原貌。

（5）还有扫描和摄影等方法，但费用高，不利装订。

二、技术加工

为了便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。

其主要方法有：

1、对超出16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的前提下，可酌情进行剪裁或折叠。

2、对破损、折皱、太薄和小于16开规格的档案材料要进行裱糊。

3、对过窄或未空出装订线的档案材料，要进行加边。

4、拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物品，以防氧化锈毁材料。

第六节工人人事档案材料的登记、

装订与验收入库

一、编写顺序号、页码和填写目录

1．顺序号、页码的编写

顺序号包括类号和份号。

类号是指对归档材料所划分的六个大类号；份号是每类里面各份材料排列号。

顺序号编写用铅笔，标在每份材料右上角。

如：

1—1、l一2……，指第一大类，第一份、第二份…。

在目录表上类号用汉字一、二……十表示，单独占一行；份号用阿拉伯数字依次排列。