VTGCWI项目施工过程管理操作指导书.docx

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VTGCWI项目施工过程管理操作指导书

施工过程文档管理操作指导书

编辑马洪波日期2007-11-28

审核于琛、杨毅清日期2007-11-28

批准许立日期2007-11-28

修订记录

日期

修订状态

修改内容

修改人

审核人

批准人

为保证项目的各项信息的传递的准确性、及时性，为保证项目管理的可追溯性，为减少和避免因人员流动而造成的重要项目信息的流失，特制订本施工过程文档管理操作指导书。

1.职责

1.项目公司

1.1.负责项目文档管理程序的运行。

1.2.负责项目文档的收集、整理、归类。

1.3.项目公司收到的所有书面文件都必须登记、存档。

2.项目工程副总

2.1.项目工程副总统一协调施工过程文档管理。

2.2.项目工程副总和文档管理员一起制订标准发文模板，并由文档管理员管理。

2.3.项目工程副总和文档管理员一起制订文档的编号。

2.4.项目工程副总指导文档管理员建立项目电子文档的文件夹系统。

3.项目公司员工

3.1.项目公司员工所发出的与工程有关的函件应使用标准发文模板。

3.2.项目公司员工收到文件应及时交给文档管理员。

3.3.定期将由其控制的电子文档拷贝给文档管理员

4.文档管理员

4.1.所有施工过程收发文由文档管理员统一管理。

4.2.项目公司的所有图纸由文档管理员统一管理。

4.3.与项目有关的电子文档由文档管理员统一管理。

4.4.文档管理员对所发函件的格式及编码等进行审核。

5.承包商

5.1.承包商按照规定的程序和格式提交文件。

5.2.总承包商无权将文件直接发给设计单位或其他独立承包商。

总承包商可直接向分包商（包括专业分包商）发文。

2.工作程序

2.1书面文件的发文程序

2.1.1发文的几种形式

项目公司的对外发文可分为以下几种类型：

●普通函件：

其内容无固定格式、而需自行编写的文件，如发给施工单位的要求其遵守施工安全规定的函等。

此种函件自身通常都写有明确的收文单位。

●文件传递单：

用于转递、传递本身未特别注明收文单位的文件，如图纸、施工方案等。

●收文转发。

此为项目公司从外单位收到文件后，需要转发给与项目有关的其他单位时采取的一种简单的转发方式。

即项目工程副总在收文章的转发栏内填写转发对象单位的名称简写后，由文档管理员将文件传真或邮寄给转发对象单位。

●外部单位提供的标准表格。

外部单位有时会提供标准的表格，如供电报装表格等，给项目公司填写。

在此情况下，项目公司员工按表格的填写要求填写即可。

●其他大量使用的标准化文件，如变更、洽商单等。

此类文件应根据需要制订标准格式并使用。

2.1.2对普通函件的一般要求

所有由项目公司员工对外发出的普通函件，都应满足下列要求：

●写明收文单位名称。

●如果文件以邮寄或手递方式发出，写明收文单位地址；如果文件以传真形式发出，写明收文单位传真号码。

●写明收文人员的姓名、职位。

●要有发文的编码（文号）。

●写明事由（即文件的标题）。

文件的标题应能概括文件提及的事项，使准备阅读文件的人一看标题就能知道文件是准备讲什么的。

●写明发文的日期。

●所有的文件都要有签名或者盖章。

一般文件要由文件签发人的亲笔签名。

文件的起草人也要小签。

重要的文件要有签名并加盖公司章。

需要签名的文件，签字人的姓名应在文件上单独列出，并清晰可辨。

●写明签字人的职务名称。

●写明文件的页数。

●写明附件的名称。

●写明抄送对象的姓名或单位。

如果附件不发给抄送对象，应相应注明。

●除有特殊要求外，首页应使用项目公司的信头纸。

●对外发出的文件一律采用新的纸张，不得使用背面已经使用过的纸张。

●所有打印的中文文件需用宋体字体，大小一般为小四号。

特别文字和标题等可采用其他字体和大小。

●要坚持一事一文。

除会议纪要外，对需要提及的每件事，都要单独发文。

不应该在同一文件中，讲述若干不同的事项。

2.1.3普通函件的编码

对外发出的所有普通函件，都应有编号。

发文编码格式：

发文编码以英文字母和阿拉伯数字组成，并表明下列内容

收文单位名称－年份－序号－签发人－起草人

例：

ABC-05-001-MHB-GDP

ABC:

收文单位名称之英文简写。

05：

发文年份，05表示时间为2005年。

001：

表明此文件为发给该收文单位的第几份文件，001表示此文是发给发达公司的第一个函文.依此类推为002，003……。

MHB：

文件签发人姓名之英文简写。

此处，MHB代表MaHongBo。

GDM：

文件起草人姓名之英文简写。

此处，GDM代表郭大明（GuoDaMing）。

普通函件的格式请见示范文本《普通函件》

2.1.4文件传递单

使用范围

项目的某些文件（如技术规范等），可能并未注明收文方，在发出或转发这类文件时，可使用通用的文件传递单作为封面发出。

已注明收文方的文件，像普通函件、变更令等，因其文件案头中已包含传递途径信息，可不再使用文件传递单作为封面。

文件传递单中应列出所发文件的清单，或将详细的文件清单作为文件传递单的附件单独列出。

如果文件传递单中的某些格式不能满足发文的需要，可对格式、内容作相应的补充和修改，以确保文件能够全面、准确、清晰的发出。

任何发出的文件传递单都应复制一份由文档管理员归入发文档案中。

文件传递单格式请见示范文本《文件传递单》

2.1.5发函过程

项目公司员工所发出的与工程有关的函件应使用标准发文模板。

员工在认为其起草的函件可以发出时，应将函件草稿交给文档管理员审阅。

文档管理员要对函件草稿的格式及编码等进行审核。

在其确认正确无误后，函件进入签字程序。

首先是函件起草人小签，然后是函件的最后签发人正式签署。

函件的最后签发人在审查文件内容、重要性及是否需要会签后，签发函件或要求对函件进行修改。

对于不合乎规定的文件，文档管理员有权要求函件起草人重新提交。

在函件签署后，应将函件原件及电子版交与文档管理员，由其发出及存档处理。

标准发文模板由项目工程副总和文档管理员一起制订，由文档管理员管理。

项目公司员工有需要时应向文档管理员索要标准发文模板。

发给对方的文件（传真除外），要坚持让对方签收。

重要的传真，也应坚持对方书面确认收到。

详见附录1文件发放流程图

2.2收文程序

2.2.1项目公司可接受的文件格式和发文程序

一个良好的普通函件应满足下列要求：

●写明收文单位名称。

●如果文件以邮寄或手递方式发出，写明收文单位地址；如果文件以传真形式发出，写明收文单位传真号码。

●写明收文人员的姓名、职位。

●要有发文的编码（文号）。

●写明事由（即文件的标题）。

文件的标题应能概括文件提及的事项，使准备阅读文件的人一看标题，就能知道文件是准备讲什么的。

●写明发文的日期。

●所有的文件都要有签名或者盖章。

一般文件要由文件签发人的亲笔签名。

重要的文件要有签名及公司章。

需要签名的文件，签字人的姓名应在文件上单独列出，并清晰可辨。

●写明签字人的职务名称。

●写明文件的页数。

●写明附件的名称。

●写明抄送对象的姓名或单位。

如果附件不发给抄送对象，应相应注明。

●写明发文单位的名称。

除有特殊要求外，首页应使用发文单位的信头纸。

●通常，在合同文件中会说明发文单位哪些人可以签发文件给对方。

如果发文单位希望对方接受除前述人员之外的其他人签发的文件，则发文单位应事先取得对方的同意，并以书面授权书的形式对此加以确认，否则，对方可认为发文单位的发文无效。

书面授权书应写明被授权人的姓名、职务、可签署文件的类别、授权的有效期限等。

授权书应有授权人的亲笔签名，并应注明“在授权的范围内，被授权人的签字等同于授权人的签字。

”等字样。

●要坚持一事一文。

除会议纪要外，对需要提及的每件事，都要单独发文。

不应该在同一文件中，讲述若干不同的事项。

项目公司应鼓励或要求顾问方、承包商、供应商等按照上述程序、格式来提交文件。

对于某些严重不符合要求的文件（如无合法签名的文件、该盖章未盖章的文件、未标注日期的文件等），项目公司应要求其重新提交。

如果项目公司是主收文方，并且文件是以邮寄、速递、面交方式传递的，项目公司应坚持要求对方发给项目公司的文件是原件而非复印件。

项目公司应与有关各方协商，以确定某些标准化的文件（特别是表格）的格式。

2.2.2地址和邮件程序

项目公司要将项目公司的邮寄地址、传真号码、项目收文专用邮箱（如果有的话）等明确告知与项目有关的各方。

如：

XXXXXX项目办公室

地址：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

邮编：

XXXXXXX

传真号码：

XXXXXXXX

邮件上需明确注明相关收件人（如项目工程副总、工程部经理、文档管理员等）。

2.2.3收文处理程序

所有工程收文都由文档管理员收取。

文档管理员在收到文件后，盖上公司专用收文传阅印章并填写收文日期，在收发文登录表（EXCEL格式）上对收文进行登记，然后放入项目工程副总收发文架之“收入”格供其批阅。

项目工程副总阅读收文并在收文印戳处进行批注后将收文返还给文档管理员。

由文档管理员按批注进行如下操作：

1.执行：

将该文件复印并立即发给“执行”人。

2.传阅：

如果文件不超过20页，可将文件复印一份供有关人员传阅；如果文件超过20页，则可将原件进行传阅。

文档管理员在原件前附上传阅表格。

传阅人员应尽快阅读传阅的文件，有需要的话可自行复印，然后将传阅文件传给下一个传阅人。

最后一个传阅文件的人应在阅完文件后，将原件交还给文档管理员。

文档管理员应记录有那些文件在传阅过程中，并定期检查归回的情况，以防止有些文件在某个传阅人手中长期存留。

3.抄送：

将该文件复印后，发给“抄送”人。

4.转发：

将该文件传真或以信函的方式“转发”给与工程有关的外部单位。

上述流程结束后，将原文件按照统一的归档编码系统编号后归档。

注意：

有时，与项目有关的各方会将文件直接交给项目公司的员工，而不经过文档管理员。

在此情况下，收到文件的员工应将收到的文件交给文档管理员，如该员工急需使用该文件，则可复印该文件，自己存留复印件，而将原件交给文档管理员。

除紧急情况外，发文方应按照正常的发文程序，将文件直接发给文档管理员。

项目公司员工应了解我方的收文要求，并将其及时告知对方。

详见附录2文件收进流程图

2.2.4承包商文件提交程序

承包商应按照规定的程序和格式提交文件。

●承包商应将需要审批的文件、方案、图纸和样本主送工程监理，同时，抄送给项目公司工程部。

●向项目公司的提交数量必须不少于一式两份。

●对监理的提交数量可与监理商定。

●承包商应同时将所发文件的电子版本（如果有的话）提交给项目公司。

除合同中明确规定某些文件必须直接发给项目公司外，总承包方应将文件主送工程监理，并在其认为必要时或项目公司有要求时，抄送给项目公司。

总承包商无权将文件直接发给设计单位或其他独立承包商。

总承包商可直接向分包商（包括专业分包商）发文。

专业分包商的发文程序是：

专业分包商―――总承包商―――工程监理―――项目公司工程部。

在其认为必要或有关方面有要求时，专业分包商的发文应抄送给工程监理和项目公司工程部。

2.3书面文件存档

项目公司收到的所有书面文件都必须登记、存档。

根据需要、文件可分为各种类型。

对应于每一种类型，都应有一个编号。

文档的编号由项目工程副总和文档管理员一起制订。

文档管理员要将制订的文档编号打印出，并放置在存档文件柜（架）附近，以供有需要的人员查阅。

项目公司员工在查阅文件时，如需要，可要求文档管理员帮助。

文档编号可参见附录3

公司对收文和发文都要在收发文登记表（EXCEL格式）进行登记。

文档管理员应当每周一次将该登记发给公司的有关员工，以便于其检索文件。

招标文件、合同文件等的登记和存档由成本部来进行。

2.4图纸管理

项目公司的所有图纸由文档管理员统一管理。

设计方、承包商或其他单位发图给项目公司时，应将所发图纸的清单以EXCEL或项目公司接收的其他电子格式发给项目公司，以便于项目公司登记图纸。

文档管理员收到图纸后首先应核对图纸目录，确认所收图纸是否与目录一致。

如不一致，应及时向发图单位提出。

确认一致后，在每张图纸上加盖收图章，填写收图日期。

文档管理员将收到的图纸登入图纸目录（EXCEL格式），打印出与图纸放在一起，并将图纸放在规定的位置（如挂图架）上，以方便项目公司人员能及时查阅。

一旦有新图纸发行，文档管理员应及时用收到的新图纸替换旧的图纸。

文档管理员需负责将旧图纸存档。

通常情况下，应在旧图上加盖“已过期”印章。

有时，旧图也可能有其他用途，在此情况下，文档管理员可按项目工程副总的要求，暂时不盖“已过期”印章。

无论是否盖“已过期”印章，旧图都应与新图分开存放。

旧图应由文档管理员集中存放，不应销毁或丢弃，以备将来查阅整个项目过程中的设计变更情况。

项目公司宜设置专门的阅图室。

文档管理员应当在阅图室保存一套最新的图纸，以便项目公司员工查阅。

原则上，阅图只能在阅图室进行。

如果需要将图纸带出阅图室，要取得文档管理员的同意。

2.5电子文件格式及存档

2.5.1文件的一般格式

项目有关各方用于本项目管理的计算机软件需符合以下标准（或类似的其他审核通过的软件）：

文本文件MicrosoftWord

财务文件MicrosoftExcel

CAD图纸AutoCad2004版或更新的

进度计划MicrosoftProject

以磁盘（或光盘）递交的文件需在标签上注明项目名称、日期和磁盘中包含的文件名。

如果包含文件太多而无法填写于一张标签上，则可附上文件传递单。

如果用文件传递单代替标签，则需在磁盘的标签上标明文件传递单的编号。

磁盘必须按以下格式标明日期：

YYYY-MM-DD

YYYY-年，以四位阿拉伯数字表述

MM-月，以两位阿拉伯数字表述

DD-日，以两位阿拉伯数字表述

如：

2005-08-12即表示2005年8月12日。

2.5.2对外发文的电子文档

如果项目公司员工的发文是用电脑进行文字处理的，则在储存发文的电子文档时，文件名应满足下述要求：

文件名应显示发文编号、文件标题等信息，以方便查阅。

如标题过长可简写。

如下所示：

ABC-05-001-MHB-GDP＋发文的标题

ABC-05-001-MHB-GDP的含义见“2.1.3普通函件的编码”

显示文件标题或简要标题的目的是：

方便电子文件的阅读者迅速从标题中判断出该文件是关于什么的。

在完成发文后，有关员工应将所发文件的电子文档立即发给文档管理员，由其统一对发文的电子文档进行保存。

2.5.3电子文档的统一管理及文件夹系统

与项目有关的电子文档要由文档管理员统一管理。

下列电子文件要集中在文档管理员处管理：

●图纸

●发出的电子邮件

●收到的电子邮件

●项目公司员工对外发文的电子文档

●与项目有关的单位发文的电子文档

上面列出的文件必须由文档管理员集中控制并定期进行备份。

有些文档是由文档管理员集中控制的，如对外发文的电子文档。

有些文档，如各个员工收到的电子邮件等，是由各个员工分别控制的。

各个员工应定期（至少每周一次）将由其控制的电子文档拷贝给文档管理员，文档管理员将此类文档考入自己的电脑中。

文档管理员应在项目工程副总的帮助下，建立项目电子文档的文件夹系统。

各个员工应根据文档管理员建立的文件夹系统来进行应交给文档管理员管理的电子文件的存档。

文档管理员应帮助各个员工建立其各自电脑中的文件夹系统。

为方便自己的工作，各个员工可自行设立方便自己使用的文件夹系统。

但是，凡需交由文档管理员管理、备份的文件，都必须按由文档管理员建立的文件夹系统进行存档。

由文档管理员管理的电子文档必须至少在两部电脑中有储存。

2.5.4电子邮件

电子邮件在项目的信息传递中使用的越来越多。

项目公司员工在使用电子邮件时应注意以下事项：

在有公司电子邮箱的情况下，必须首先使用公司的电子邮箱进行电子邮件的收发。

如，北京万通地产股份有限公司的员工都有以@结尾的电子邮箱，大家应当使用这一邮箱。

如果对方有公司的电子邮箱，应当要求对方使用其公司的电子邮箱收发邮件。

如果对方无公司的电子邮箱，应请对方书面确认其提供的电子邮箱是有效的、并可用于本项目的联络的邮箱。

重要的文件，应当使用书面函件的形式，而不能仅仅以电子邮件的方式进行收发。

项目公司员工应对其所发出的及收到的电子邮件定期整理，并进行电子文件存档，然后交给文档管理员备份、编码、登记、并打印出书面文件存档。

项目公司员工可要求文档管理员帮助其进行电子邮件的整理、存档。

项目公司员工在向外发出电子邮件时，应抄送给文档管理员。

公司也应要求与项目有关的各方在发电子邮件给项目公司员工时，将邮件抄送给项目公司的文档管理员。

2.6文档的归集

项目公司文档管理员负责日常文档的收集、整理和归集，并在项目竣工备案后30日内将文档及电子版本文件按照公司的档案管理规定转交给公司有关部门。

3.支持文件

3.1.《项目施工过程管理规程》

4.相关记录

4.1.《普通函件》

4.2.《文件传递单》

4.3.《文件传阅表》

文件发放流程图说明

过程A

本项目公司的成员如对外发放正式文件,须先草拟文稿,然后使用合适的标准文件格式,填妥文件编号,始可提交给文档管理员。

过程B

所有本项目往外发放的正式书信文件，在提交给文件签发人签发之前，应全部送交予文档管理员进行形式审核。

过程C

文档管理员审核发文草稿格式、编码等是否正确。

审查内容是否按规定格式提交及是否齐全。

所有项目公司成员须按本项目规定的程序、格式和编码来提交文件。

如未合乎，文档管理员有权要求其重新提交。

过程D

发文草稿格式、编码等不正确，文件草拟人需修改并重新提交。

过程E

文件签发人将审查文件内容并确定是否可以签发。

过程F

文件签发人按文件内容及重要性或其权限利判断是否需要会签。

过程G

不需会签的文件，文件签发人不同意签发，要求文件起草人修改。

需要会签的文件，有关各方不同意签发，要求文件起草人修改。

文件起草人按要求修改并重新提交文件。

过程H

有关各方审阅需会签的文件，并确认是否同意会签。

过程J

文件签发人签发文件。

文档管理员分发原件及复印件,对所发文件进行登记，并按统一的归档编码系统将原件或复印件归档。

文件收进流程图说明

过程A

所有送交本项目的书信文件，包括邮递、手送、传真等，将全部统一由文档管理员收取。

业主方所有人员，无论人任何渠道收到提交给业主的文件都必须先交予文档管理员。

需自行紧急处理的文件，可自己立即复印，而原件必须在复印后立即交给文档管理员。

过程B

如文件外包装或封面未注明为“私人”、“密件”或“标书”，则进入程序D。

过程C

如文件外包装或封面注明“私人”、“密件”，文件直接送交予收件人。

如文件外注明为“标书”，文件将直接送交予本项目招标负责人。

文档管理员将不拆封及不登记该类文件。

过程D

文档管理员审核来件内容是否按规定格式提交及是否齐全。

所有设计及顾问单位、监理单位和承包商单位须按本项目规定的程序、格式和编码来提交文件。

如来件严重违反规定，文档管理员可要求对方重新提交。

过程E

该有关单位将按规定修正文件并重新提交文件给文档管理员。

过程F

文档管理员按规定格式登记该来件，在首页盖上收文传阅章并填写收文日期，如何将来件交给项目工程副总。

过程G

项目工程副总将在收文传阅章上注明执行人员、传阅人员、抄送人员、转发单位的名字。

过程H

文档管理员按项目工程副总的批示为“执行”、“抄送”人员，每人复印一份文件。

“转发”是指将该文件转发给与工程有关的外部单位（如设计单位、监理单位、施工单位等）。

“转发”应根据需要以传真或信函的方式进行。

“传阅”时如果文件不超过20页，亦应将该文件复印一份供有关人员传阅。

如果文件超过20页，可将该文件原件传阅。

上述流程结束后，将来件原件按统一的归档编码系统归档。

附录3文档编号（参考）

编号以“1”字开头的是由项目公司发出的文件

编号

发文单位

收文单位

1001

项目公司

所有从项目公司发给收文单位的的文件（包括信函、传真、传送单等）

发达环球建筑设计咨询有限公司

1011

前进工程设计咨询有限公司

1021

精细建筑工料测量师有限公司

1031

网景市建筑设计研究院

1041

北京方正林国际工程咨询有限公司

1201

其他顾问公司

1301

网景市第六建筑公司

1601

其他机构或部门

公司内部文件

编号以“2”字开头的是由与项目相关的单位发出的文件

编号

公司名称

备注

2001

发达环球建筑设计咨询有限公司

该公司发出的与项目相关的所有工程文件

2011

前进工程设计咨询有限公司

2021

精细建筑工料测量师有限公司

2031

网景市建筑设计研究院

2041

北京方正林国际工程咨询有限公司

2091

其他顾问公司

2101

网景市第六建筑公司

编号以“3”字开头的是政府部门发出的文件

编号以“4”字开头的文件是关于该项目的报告及会议纪要

编号

公司名称

备注

3001

政府审批公共设施

政府部门文件

4001

报告、会议纪要

以上是已制订的文件编号目录，可根据工作需要，由项目工程副总和文档管理员随与项目有关的单位的增加而添加新的编号。