现代企业行政.docx

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现代企业行政

记住一句行政工作很受用的话：

眼到之处皆是事！

！

行政工作最能直接反映企业的人性化管理程度，做好细节，树立良好的服务意识，持续改善，一定能够获得好评！

企业要发展，要做大，必须有一个英明的决策层，制定高远的企业发展方向和计划；必须有一个坚实能干的团队，坚决贯彻执行决策层领导制定的各项企业发展计划。

企业在运作过程中如同一个转动的车轮，所有零部件必须严密结合，充分发挥本身的作用，才能跑的快，跑的稳；才不会在跑动的过程中散架。

而行政管理工作就好比润滑油，适量的润滑可以使车轮跑的更轻、更稳、更快。

现代企业的行政部门主要负责行政事务和办公事务，一般不涉及公司其他部门的具体事项。

行政事务一般指：

相关制度的制定、执行和推动、收发文的处理、文件的打印、复印，文书资料的管理、会议的管理、涉外事务的管理等，当然这没有具体的划分，各公司之间管理的范围也有不同，仔细观察就会发现，这些工作其实都是服务性、协调性的工作。

随着公司的发展，人员的增加，这些内容也在变化，这些都是为公司的整体利益或者说是全体员工服务的。

但很少涉及到外部事物，基本上是不出办公室就能完成的工作，所有有些人就这样说：

你是坐办公室的，其实，企业的行政和国家机关和事业单位不一样，后者才是真正的坐办公室的。

而办公事务主要包括：

日常事务管理、办公用品管理、车辆管理、安全卫生管理等，这主要是生活类的事务，是为了保障其他部门正常有序的工作而提供的平台，这是正常工作的基础，就如生活中要有吃、有穿的一样，其实这包含了很多事情，工作中水、电、后勤、外来人接待等等。

有人说，做行政工作，就是什么小事都干，什么大事都不管，其实不是这样，企业是一个不可分割的统一体，缺少那一个都不能良性的运转。

每个部门都有自己的工作内容，这就是现代企业的分工。

二、行政管理者的素质

做一个行政人员应该具备哪些素质？

那些必须具备的？

以我为例，我是办公室文员，笔者认为应该具备：

1、业务素质

基本的办公室常识，比如说企业常用的公文有那几种？

14种，有条例、决议、决定等等，文书档案怎样制作并归档？

说先用电脑排版，然后再怎么样等等，这些就是我吃饭的筷子，没有筷子，看见了也吃不到，就是这么简单，但却非常重要。

2、责任感

工作人员一定要有责任感，把工作当作自己的任务，把公司当成自己的家，只有这样才能做好工作，准确地说才能出色的完成工作。

管理者应该有这样一种意识：

只要我在这里工作一天，属于我的工作就必须完成，而且要漂亮的完成。

3、有正确的价值观

这不仅对于工作，对于整个人生都很重要，在公司要严格遵守公司的规章制度，不要以为所有的工作都做完就已经没事了，其实还有很多事情要做，只是还没有发现，生活就是缺少发现。

这只是一个方面，其实，价值观是一个人的总体表现，不能一概而论，每个人都有优点和缺点，只要工作者能扬长避短，他就是一个成功的人，至少是一名合格的职员。

4、勤奋

少说话多做事。

年轻人就应该由年轻人的朝气和活力，不要一天什么都不愿做，或者等到分到自己头上时才做，那样是很被动的。

不论做什么，都是学习，不论做的好与坏，都是一种锻炼，因为，管理者就是一张白纸，可以画最好的图画，也可以变成一张废纸，一切都在于自身的努力。

5、学会情绪管理

做行政的，就是为公司服务的，就是协调公司事务的，不要怕烦。

其实每个人都有烦心或者不顺心的时候，但千万不要把这种情绪带到工作当中，因为，情绪是个人的事情，工作是员工的义务，两者不能混为一谈。

要适当的放松自己的情绪，形成融洽的气氛。

每个员工都应该是一个情绪管理者，生活中没有解不开的难题，只有不愿解开的想法，工作中没有解不开的难题，就在于如何行动。

当然，每个员工都想解决难题，但应该以怎样的心态来面对呢？

要保持一颗平常的心，坦然的面对困难。

因此说，每个员工还应该是一个心理学家，要善于调节自己的心理环境和精神状态，保持充沛的体力和饱满的人情，以最好的状态投入到工作中。

只有这样才能提高工作效率，才能更好地实现公司的利益和个人的价值。

当前来看，在中国内地的企业总体状况是：

国有企业行政人员素质较高，但工作效率较低，私营企业次之，但工作效率比较好，外资企业员工素质最高，行政效率也最好。

究其根本就是企业的管理模式的问题。

现在许多企业都提倡人本管理模式，加强对员工的积极性的培养。

但企业是以赢利为目的的，一切的投入和产出都是为利润服务的，也只有创造较好的公司效益，员工的利益才有保障，因此，不是所有的管理都适合每个企业，要根据自身的发展水平而异。

行政管理者也不能绷着那老一套方式不变，要灵活运用，只要有利于企业发展的方法，都可以尝试

如何做好企业行政管理

企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。

具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理，生活福利、车辆、安全卫生等。

1、明确岗位职责。

日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管、采购以及相应制度的制定；文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；其他事务视具体情况而定。

作为行政部门就要按岗位职责明确分工，保证每项工作有人抓。

2、加强沟通。

沟通包括纵向沟通和横向沟通。

纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。

与上级沟通主要是充分领悟上级领导的意图，把握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级，这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。

与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息，这需要较强的应变能力和组织能力。

横向沟通包括公司内部相关部门和外界媒体政府机关等等。

在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚。

与外界沟通需要较强的适应能力和自我控制能力。

3、注重信息的收集和整理，并及时提供给管理者。

信息包括企业外部信息和内部信息。

外部信息具体包括：

国家相关政策法规；社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业信息；科学技术发展信息；突发事件等。

内部信息具体包括财务状况；生产状况；产销状况；采购、库存信息；设备的使用和管理；人才资源等。

作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化。

4、培育传播企业文化。

在企业中，仅仅用薪金留人是不够的，还要用企业文化去吸引、感化人。

也就是我们通常所说的人文管理。

公司“诚信、友善、宽容”的企业文化很具特色，很有代表性，非常符合企业的特点。

通过企业文化的建设不断促进企业的快速发展。

企业文体的建设包括：

（1）组织结构清晰，战略导向明确。

分工明确，这是企业发展的基础。

企业不仅应该有近期目标，更要有远期规划。

行政管理人员应该协助企业管理者制定一个好的组织结构，并制定近、远期战略目标，从而形成一个完善的团结的团队。

（2）建立完善的绩效评价标准，形成公平、竞争的平台。

管理者不完全控制员工做事情的方式，而去衡量做事情的结果，使任何人员能上能下。

（3）注重企业形象建设。

包括物质形象和精神形象。

物质形象包括司容、司貌、技术装备、产品、服务设施等。

精神形象包括员工精神面貌、企业风格、人文环境等。

让工作“生活化”。

（4）重视人才，用企业的发展凝聚人，用榜样激励人，用员工成才教育人。

企业在给员工发展空间的同时，注重提供给员工再学习机会。

可以开展相应的活动让员工进行职业生涯设计，让每个员工都能对未来都充满信心，对公司有认同感和归属感。

5、踏踏实实地去执行。

完善成熟的制度有了，即定目标有了，关键就是要做好。

要做好执行需要注意：

（1）什么事情该做，该怎么做。

（2）如何更好更快完成该做的事情。

（3）清除所有障碍。

（4）形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工。

只要我们把行政管理工作做到位、做深入、做细致，每个人都来参与管理，那么，人民制药会发展得更快，走得更远。

什么是企业行政管理

　　企业行政管理是企业管理与行政管理相结合而产生的一个概念。

企业行政管理既非一般的政府行政管理，也非企业管理，其涵义是指：

企业行政系统为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。

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企业行政管理的地位[1]

　　企业行政管理体系推动和保证着企业的生产、资金、经营等业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。

行政管理工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业其他方面，也不同于政府机关的行政管理，具有相当的特殊性。

因此，在现代企业中，行政部门是企业重要的管理部门。

做好行政管理工作是企业有效运转的重要前提，也是经营者提高企业管理水平的一个切入点。

　1、能够使企业更好地适应形势发展的需要

　　改革开放以来，中国得到迅速发展，综合国力和竞争实力大大加强。

为促进中国更快更好地发展，科学发展观、建设创新型国家、构建社会主义和谐社会、建设社会主义新农村等重大战略思想和战略任务被提出，这不但是当前形势发展的需要，而且对于企业的发展同样具有十分重要的指导作用。

而企业要想更好地贯彻落实这些战略思想和战略任务，并以此为指导来促进企业取得更好的发展，就必须通过企业行政管理来实现，也只有这样，企业才能更好地适应形势发展的需要。

　　2、能够增强企业的核心竞争力

　　除了经济实力以外，企业的核心竞争力在一定程度上体现为企业的科技竞争力和可持续发展能力。

而在一定意义上来说，企业的科技竞争力体现为能否紧密结合时代要求进行学习。

企业行政管理在企业发展中发挥着服务和保障的作用，企业在发展过程中可以通过企业行政管理，努力打造学习型企业，强化企业成员的学习，使企业积极学习先进的管理理念、经营理念和科学技术，并且将其转化到企业的生产和发展中去。

这样，就能提高企业的科技竞争力和可持续发展能力，增强企业的核心竞争力。

　　3、能够保证企业平稳、有序地健康发展

　　在企业发展的过程之中，企业在发展中会碰到一些困难，企业的职工也会存在思想和实际上的一些问题，这些因素，都是不利于企业稳定、健康发展的因素。

同时，企业也需要同一些政府管理部门打交道，以争取项目和资金。

而企业行政管理的任务，就是要努力同政府部们打交道以为企业争取良好的外部环境，并且通过各种途径解决企业职工面临的思想和实际困难以及企业的困境，为企业发展取得良好的内部环境。

这样，就可以保证企业平稳、有序地健康发展。

企业行政管理的主要特点

　　1、权威性。

　　企业行政管理的有效形式建立在企业内部组织结构的上级权利与权威基础上的，上级行政机构没有相应的权利和权威就不能下达命令、指示或规定等。

但是，还要指出的事，现代企业行政管理的有效性还要取决于上级权力是否运用得当和下级的是否服从等诸因素。

　　2、及时性。

　　由于企业行政管理使用命令、指示等来调整人、财、物、产、供、销等生产经营活动，鼓起手段和方式直接具体，而且具有较强的针对性，同时又配以对违抗管理的惩罚措施，因而能迅速发挥作用；而通过经济手段进行管理或通过思想政治工作达到管理目的时，则必须由执行——回馈——调整——执行的操作过程，因而常发生滞后。

因此，在企业大量性日常性经营活动处理及人事处理中，或企业遇到突发事件及企业环境不稳定时，行政管理就能发挥重大作用。

　　3、纵向性。

　　因为企业行政管理主要是通过企业行政组织内部的行政关系进行自上而下的指挥和协调，往往是企业上级行政机构对下级的指令性要求，因此主要是纵向性的。

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企业行政管理的内容和作用

　　企业行政管理使企业参与社会化大生产及市场的客观要求。

在现代经济生活中，随着社会生产力的发展，生产分工日趋专业化，这就要求一个生产流程中各个环节最大可能协调一致。

因此要有效的组织企业生产经营，就必须有一定强制力的权威与服从机制——即行政管理，否则，企业的各项生产经营目标就可能因缺乏组织性而不能实现