企业 常用公文写作 格式最新.docx
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企业常用公文写作格式最新
企业常用写作格式
常用公文写作格式与技巧
（一）上行文种的写法
1、请示
请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。
请示要坚持一文一事。
即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理；请示的主送机关也只能是一个，不能多头请示。
请示的内容由三部分构成：
（1）开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明；
（2）主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要；
（3）结尾部分写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：
“妥否，请批示”或“当否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。
2、报告
报告是向上级机关工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。
报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：
（1）对上级要求不同。
“报告”不要求上级批复；“请示”则要求上级批复。
（2）行文时间不同。
“报告”是事中或事后行文；“请示”是事前行文。
（3）文种性质不同。
“报告”是陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上行公文。
（4）结尾用语不同。
“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完了，全文就结束；“请示”则一般用“可否（或妥否），请批示”，对上级要求十分肯定。
报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的“三段式”。
“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：
（1）情况——做法——问题（意见）；
（2）情况（做法）——问题——今后意见；
（3）情况——原因（责任）——下步做法；
（4）情况——原因——责任及处理意见；
（5）情况——问题——建议等。
（二）下行文种的写法
１、通知
通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。
通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通知的结构由标题、正文、落款和附件四部分构成。
通知的标题有三种形式：
（1）发文机关名称+事由+文种，如苏州大学关于召开XXX会议的通知。
（2）事由+文种，如，关于放暑假的通知。
（3）特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批转”、“印发”等字样。
通知的正文由开头、主体和结尾三部分构成：
（1）开头用一自然段简明交待通
知形成的缘由和根据。
（2）主体简要叙述通知的事项。
（3）结尾另起段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”、“特此通知。
”“本通知自发布之日起实行”等习惯用语表示。
制发各类通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上要主题明白显露、文字简明扼要、结构先总后分，使人一目了然。
2、通报
通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。
通报的类型有四种：
（1）用于表扬好人好事的，称“表彰性通报”；
（2）用于批评错误的，称“批评性通报”；
（3）用于传达情况的，称“情况性通报”；
（4）用于传达上级指示精神的，称“指导性通报”。
通报是用典型事实干部群众的，因此通报的事情应当是具有先进的代表性或具有反面代表性的人和事以及能给人以启迪和警省作用的典型事件。
只有选这样的材料进行通报，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。
通报中的议说，必须是通报中典型事实的延伸，褒贬的尺度、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发，不能牵强附会。
3、会议纪要
会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项。
会议纪要按内容可分为三类：
第一类是日常办公会议纪要；第二类是指示性会议纪要，即对某一重要方面的工作综合整理的会议纪要；第三类是讨论型会议纪要，主要是对某一重大理论、实践课题进行研讨的会议所使用的一种纪要，它具有参考性，不具有指挥性。
一次工作会议，涉及问题很多，在写会议纪要时，必须抓住会议所集中讨论的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。
一次工作会议在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应该根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见，同时，也要注意吸收少数人正确的意见。
对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括，简明扼要地反映出来。
（三）公布性文种的写法
1、公告和通告
公告是党和国家机关向国内外先部重要事项或者法定事项时使用的文种。
通告是在一定范围内、公布应当遵守或周知事项时使用的文种。
两者的不同点主要有三条：
一是从所宣布告知的事项看，公告重于通告；
二是从宣布告知事项的范围看，公告大于通告。
公告是面向国内外的，通告是面向国内或国内局部范围的；
三是从发布两告的机关看，公告发布的机关级别高，是党和国家的高级机关；通告，上至中央，下至基层机关及国有企事业单位均可使用；
四是从所发布的方式看，公告是采用新闻手段，通过电台、电视台以及报纸等形式予以发布；通告既可采用公告的手段公开发布，也可在内部行文。
两告都是短篇公文，撰写时必须文字简要、层次清晰。
一是要直陈其事，不绕弯、
不兜圈；二是可说可不说的不说，可少说的不多说。
文字简要，才便于人们牢记、遵守。
（四）信函性文种的写法
1、函
函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。
函的结构由标题、受文机关、正文和落款四部分构成：
（1）标题
函的标题有两种形式：
发文机关名称＋事由＋文种，如，苏州大学关于ＸＸＸ的复函；事由＋文种，如“关于恳求ＸＸＸ的函”或“关于申请ＸＸＸ的函”；“关于请求批准ＸＸＸ的函”。
（2）受文机关：
顶格加冒号写受文机关全称或规范性简称。
（3）正文：
开头概括交代发函的原因和目的，常用“现将有关问题说明如下：
”、“现将有关问题复函如下：
”等习惯用语过渡转入主体。
主体部分要简洁得体，问题、意见要写得明确。
结语。
根据不同类型的函件事项，选择“特此函告”、“特此复函”等习惯用语结束正文。
便函也可使用“此致．敬礼”等敬语。
落款。
在右下方署明发文单位名称，加盖公章并在下面写明年、月、日期。
（五）其他常用应用文的写法
1、介绍信
介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。
介绍信具有介绍和证明的作用。
介绍信通常有两种形式：
普通介绍信。
用公文纸书写：
（1）在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。
（2）联系单位或个人的称呼。
（3）被介绍人的姓名、身份、人数（派出人数较多，可写成“×××等×人”）。
（4）接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。
最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。
（5）本单位名称和写信日期，加盖公章。
带存根的印刷介绍信有规定格式，使用只须填上有关内容。
（1）存根部分简填，以便日后查考。
（2）本文部分要填写详细些。
（3）派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。
（4）重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。
（5）除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。
2、申请书
申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。
申请书应把该写的问题写清楚，但也要注意精炼。
申请书一般是一事一书。
（1）在申请书的第一行正中写申请书的名称。
如：
“入党（团）申请书”、“开业申请书”等，字体较正文稍大。
（2）写接受申请书的单位或有关负责同志的名称。
（3）写申请书的具体内容：
申请的事情或理由最好分段写，以便接受申请的一方把握要领。
申请的理由比较多，可以从几个方面、几个阶段谈认识。
（4）结尾写表示敬意的话，如“此致敬礼”、“请领导批准”等语，也可以不写。
（5）最后写申请人姓名或申请单位名称（加盖公章）和写申请书的日期。
3、工作计划
工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。
写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。
工作计划的格式：
（1）计划的名称。
包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××团委2006年工作计划”。
（2）计划的具体要求。
一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。
（3）最后写订立计划的日期。
工作计划的内容。
一般地讲，包括：
（1）情况分析（制定计划的根据）。
制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。
（2）工作任务和要求（做什么）。
根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。
（3）工作的方法、步骤和措施（怎样做）。
在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。
4、
总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验等。
基本情况。
（1）总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。
这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。
（2）成绩和缺点。
这是总结的中心。
总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。
成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。
（3）经验和教训。
做过一件事，总会有经验和教训。
为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。
（4）今后的打算。
根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。
写好总结需要注意的问题
（1）总结前要充分占有材料。
最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面的干部、群众商量。
一定要避免领导出观点，到群众中找事实的写法。
（2）一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。
这是分析、得出教训的基础。
（3）条理要清楚。
总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。
（4）要剪裁得体，详略适宜。
材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。
总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。
（5）总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改。
最好由主要负责人执笔，或亲自讨论、起草、修改。
常见写作及格式
一、常用的公文种类
1.通知。
发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。
2.报告。
向上级机关工作、反映情况、提出建议。
3.请示。
向上级机关请求指示、批准。
4.会议纪要。
记载、传达会议议定事项和主要精神。
5.决议。
经会议讨论通过的重要决策事项。
6.函。
不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
7.通报。
表扬先进，批评错误,传达重要精神,交流重要情况。
8.通告。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
9.批复。
答复下级机关的请示事项。
10.条例。
用于制定规范工作、活动和行为的规章。
11.规定。
用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
12.意见。
对某一重要问题提出设想、建议和安排。
13.公告。
向内外宣布重要事项或者法定事项。
14.决定。
对重要事项或重大行动作出安排。
二、常用公文的写作格式
我们常用公文包括：
报告、请示、通知、规定、函。
（一）《报告》写作要点:
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用陈述性公文。
1.标题：
制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。
2.正文：
一是事由：
直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。
二是事项：
写工作步骤、措施、效果。
也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
3.结尾：
可写“特此报告”“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。
注意事项：
概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。
（二）《请示》写作要点：
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。
1.标题：
制发机关名称＋事由＋请示。
2.正文:
一是请示的原因：
陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。
二是请示的事项：
写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。
3.结尾语：
多用“上述意见，是否妥当，请指示”。
“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。
4.注意事项：
一文一事；一个主送机关；逐级请示。
（三）《通知》是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安
排的文种。
通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。
1.标题：
制发机关＋事由＋通知。
2.正文：
一是通知前言：
即制发通知的理由、目的、依据。
例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。
二是通知主体：
写出通知事项，分条列项，条目分明。
3.结尾：
三种写法：
一是意尽言止，不单写结束语。
二是在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。
三是再次明确主题的段落描写。
（四）《规定》写作要点：
规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。
1.标题：
地域＋内容＋文件种类（规定、管理办法、细则、规则等）。
2.正文：
一是正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。
“条”是法规的基本单位。
二是“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。
三是根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。
（五）《函》函的概念:
函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文，平行文种。
1.函的特点：
一是沟通性。
二是灵活性。
三是单一性。
2.撰写函件应注意的问题：
首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。
至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
三、公文的结构层次及字体
公文一般由眉首（包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容，一般用横线与正文部分隔开）、正文（包括标题、主送机关、内容、附件、落款、附注等）文尾（包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数、印章等项）三部分组成。
正文这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。
正文内容要求准确地传达发文单位的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌杂乱。
文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：
第一层用“一、”
第二层用“
（一）”
第三层用“1．”（不能写成“1、”把小圆点写成顿号）
第四层用“
（1）”
在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1．”。
----标题用2号华文中宋（宋）体，居中排印。
标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
----正文，在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑、楷4种字体，均用3号字。
正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第三级小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。
除小标题之外的正文文字用仿宋3号排印。
----成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字，用3号仿宋体排印。
----“主题词”用3号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号，主题词词目用3号小标宋体字，一篇公文最多不超过5个主题词。
一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事任免通知”，“财务管理规定”等，词组之间不使用标点符号，每个词目之间空1字，主题词下方排印一条横线。
主题词标引顺序是：
类别词----类属词----形式词。
----用印。
印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。
所谓骑年就是盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像骑上去了一样，而同时，章子要把月份整个盖住，这就是盖月，主要是为了防止篡改公文日期。
二○一三年五月五日
企业写作体会
（2008-10-2914:
06:
36）
作为一名主要从事企业公文写作的人员，我已与工作报告、领导讲话、材料、经验材料、各类文件等综合性文字工作打了九年多的交道。
从时间上来讲，说短不短，说长也不长，但要说清楚究竟写了多少篇，我已记不清了。
九年多来，我在这条路上一直摸索着前进，尽管感觉很艰辛，但是也有快乐工作的时候，奉献不少，收获也不少。
回顾过去，审视现在。
唯一让我感到快慰的是，自己付出心血的材料和文件得到了上级机关、单位领导和广大同事的肯定与好评。
生平第一次参加文字工作人员业务培训，我十分珍惜这次机会，愿将这九年多来的公文写作体会奉献给大家，仅供参考阅读。
体会一：
在虚心学习中追求进步
人生有许多第一次。
对于我们来说，公文写作也有第一次，而且不同类型的公文都有可能第一次遇到，最要紧的是要求交稿时间很短，这给写作带来了很大难度。
现实告诉我们：
不可能等我们样样都学会了，才领受公文写作任务；不可能让我们都精于写作了，才对文字工作要求严格。
那么，我们该怎么办呢？
一言以蔽之，非虚心学习不可！
向前辈学习，向高人学习，向领导请教。
向前辈学习，即是通读或精读本单位写作前辈留下来的有关公文，仔细观察公文编辑版式，特别注意字体、字号、排版等，以便自己写作时追求“形似”，给领导留下一种旧人写新文的感觉；然后认真分析公文的结构和布局，了然于胸便于写作时切入相关内容，达到文章“神似”的目的。
如此一般写成的公文，较容易受到领导的认可。
可是仅受到领导认可的公文算不上好文章，领导通常喜欢更有特点、特色、独见的文章。
因此，我们只得向高人学习，找来他们的佳作细细品读，包括向网络、报刊登载的相关公文（如领导讲话），从文章的审题立意、谋篇布局、整体结构、选材组材、详略安排、锤词炼句等方面，深入剖析研究，再结合本单位实际情况，立足于写作背景进行精妙构思，拟好写作提纲。
由于领导的工作经历和领导风格不同，有时我们必须在公文写作前征求领导的意见，这是搞好办公室文字工作的关键因素。
根据领导意见，明确写作意图、写作框架、写作内容，必要时在写作风格上也应与有关领导的喜好保持一致，充分体现出领导的风格特征。
体会二：
在平时积累中丰富知识
搞好公文写作的另一项基础工作莫过于加强综合工作，这是搞好办公室文字工作的重要基础。
巧妇难为无米之炊。
没有丰富、翔实的各方面资料和信息，我们写出来的材料只能是空洞无物，缺乏生命力的。
为了积累素材，掌握大量的第一手资料，不断充实“信息库”，我们做了许多工作。
发挥信息主渠道作用。
通过审查文件和搜集报送单位综合信息这条获取大量原始信息的主渠道，对各种信息进行全面筛选，深入挖掘，把具有较高或重要价值的信息重新编辑加工，既可达到及时报送上级主管部门、较好完成信息考核指标的目的，又便于自己掌握了解单位各项工作大量而准确的第一手资料，此乃一举两得。
发挥办公室信息整体功能。
我们一贯注重发挥办公室同志集体的智慧来加强综合信息调研工作，全方位、多角度、分层次地扎实做好信息收集工作。
办公室同志要有高度的责任心和敏锐的观察力，平时注意通过走、听、看、问等方式，加强收集上级、基层，机关、地方等来自纵向和横向的各种信息，将有价值的信息反馈给文字工作人员。
特别强调要经常深入基层，搞好综合调研，主动发现问题，积累写作素材，从中汲取营养。
这样也能进一步增加对单位各项经营业务和生产作业现场的感性认识，有利于拓宽写作的发挥空间，使文章更加贴近工作实际，措施和内容更加具有针对性和实效性，使文字工作不断适应企业的发展要求。
发挥业务部门“信息源”作用。
各业务部门是一个较大的专业信息源，抓住这一有利条件，极大地丰富了“信息库”。
一是主动参加各种综合性和专业性的会议，不但一一做好公司领导讲话的记录，还尽量详实记录各部门负责人及专家们的。
二是经常与业务部门负责人及相关专业人员保持沟通，努力获取有价值的信息和丰富相关专业的知识。
三是对于理解不透的主体专业常识，还时常主动向老
专家请教，他们总是乐于耐心地讲解，直到我弄懂为止。
了解了这些信息和知识，使我在起草各种材料和审核文件时对专业领域的文字表述不再茫然，并能及时指出和纠正其不正确的文字表述，使文稿符合精、准、细、严的要求。
实践证明，只有我们在日常工作中做个有心人，才能收集到大量有价值的资料和信息，才能提炼、归纳出正确而有力的观点，才能撰写和审核好各类材料和文件，才能在综合文字工作中避免出现纰漏。
体会三：
在领会意图中理清思路
公文写作有着很强的目的性。
要搞好公文写作，就必须深刻领会领导意图。
如果不能很好地领会领导的意图，那么我们就看不清写作的方向，无法形成创作的思路。
因此，我积极采取各种有效的途径和方法来努力获取领导的正确意图。
一是在增强战略思维和大局意识上下功夫。
我时刻把目光放到行业的发展大势上，放到四川油气田科学发展、构建和谐企业的发展脉搏上，放到本单位的发展战略上，搞清楚每个层级实施的总体战略和对下级单位特别是对本单位的战略要求，弄清单位年度和中长期发展的工作目标及重点任务。
只有做到对大势了然于胸，才能写出具有战略高度的文章来。
二是在熟悉领导工作思路上下功夫。
领导特别是主要领导是一个企业的核心人物，他们的领导观念和工作思路，时刻影响着企业的发展。
所以熟悉他们工作的思维、思路和方法对于搞好文字工作至关重要。
主要通过多听、多看、多问等直接方式获取有价值的信息。
听，主要是多参加各类会议，记录领导现场发表的想法、看法和要求。
看，主要是看领导对各项工作的批示、指示和要求。
问，主要是对某一项问题不明白、不理解时，直接找机会，向领导请教。
通过多听、多看、多问，收集领导观点，把握领导意图，这样写出的材料才符合领导的思路，符合单位的实际。
三是在提高对领导个人感性认识上下功夫。
领导意图不仅表现在对文稿中心思想、结构层次的把握上，还体现在文稿的意境上。
一篇文稿，特别是领导讲话和发言材料，代表着领导个人在公众面前的魅力展示。
因为一个领导的能力如何，
可以从他的讲话中体现出来，讲话水平的高低直接影响到公众对领导个人能力的。
所以，我们要充分利用一切机会，包括工作机会和生活机会
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