成本管理手册.docx
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成本管理手册
出差管理制度
一、目的：
为了明确公司员工因公出差流程，加强出差预算管理，准确核算员工在出差期间各项补助，按照各类地区消费标准，制订本办法。
二、释义：
出差是指因工作需要，公司指派员工暂时到外地开展工作或负担临时任务，在工作任务结束后再返回公司的过程。
出差分为短期出差、长期出差。
长期出差主要是指外派至工地。
三、出差审批权责
1、各职能部门部门负责人、分公司总经理负责所属员工出差和出差费用的审批。
2、公司分管领导负责对所属部门、分公司总经理出差和出差费用的审批。
3、公司总裁负责对副总裁、分管部门总经理出差和出差费用的审批。
四、出差管理原则
1、出差人员必须按照高效、经济、安全便捷原则选择交通工具、路线和时间，反对浪费行为。
2、出差必须先获批准或被安排出差，对擅自主张者不予报销差旅费。
3、提倡力行节约并对限额控制的差旅费用实行超支自理。
4、凡出差至项目施工地，且该项目地已备有住宿场所的，一律不再报销该次出差的住宿费，由项目负责人统一报销所租住宿场所的费用。
5、在到达出差地后，需包租车辆进行使用的，需提前报经直属领导、分管领导审批后，方可包租车辆，否则相关费用不得进行报销。
五、出差审批
1、各分公司总经理、各部门负责人都应合理安排外出人员，并考虑完成任务的期限，确定出差地点、路线和时间等相关事宜，由出差人填写《出差申请表》，经有审批权限的领导批准同意。
2、出差人在出差中途改变路线时，需报直属领导同意，报销审批时另附说明。
六、差旅费构成
列入本制度的差旅费是员工处理公务或公司外送学习培训、外出会议、考察等活动发生的费用，主要包括：
1、长途交通费：
乘座飞机、火车、长途客车的费用。
2、市内交通费：
乘座公共汽车、出租车、地铁、轻轨列车的费用。
3、住宿费：
异地出差因过夜住宿发生的费用。
4、膳食补贴：
按地区标准和出差天数及补贴限额计发补助。
5、其它费用：
因公发生的邮寄、托费、公共服务等费用。
七、出差费报销标准
员工出差乘坐车、飞机和食宿费用都应力行节约，并按不超出规定限额报销。
如确实因出差时间紧急已无相应限额标准内的机票、车票，需订购超出限额50%以上的机票、车票，需报经直属领导批准后方可购买；需订购超出限额100%以上的机票、车票，需报经分管领导批准后方可购买。
原则上，距离在500公里以内时，以火车、汽车为主要出行方式；当距离大于500公里时，以经济实惠、方便快捷为选择方案，具体见限额控制标准。
限额控制的具体标准:
级别
交通费
住宿费（元/夜）
膳食补贴（元/天）
飞机
火车
汽车
决策层
（董事长、
总裁）
商务舱
长途：
软卧
短途：
高铁
实报
实销
实报实销
实报实销
分公司经理
部门负责人
经济舱
长途：
硬卧
短途：
高铁
实报
实销
一类消费区
300
一类消费区
40
二类消费区
250
二类消费区
30
三类消费区
200
三类消费区
20
商务人员
经济舱
长途：
硬卧
短途：
高铁
实报
实销
一类消费区
250
一类消费区
40
二类消费区
200
二类消费区
30
三类消费区
150
三类消费区
20
员工
事前报准经济舱
长途：
硬卧
短途：
高铁
实报实销
一类消费区
200
一类消费区
40
二类消费区
150
二类消费区
30
三类消费区
100
三类消费区
20
备注
1、一类消费区是指：
北京、天津、上海、广州、成都、深圳、厦门、珠海、海口、三亚、东莞、中山、佛山、南宁、桂林、义乌、杭州、温州、泉州、石狮、青岛、烟台、大连、重庆、南京、沈阳、乌鲁木齐、武汉、宁波、汕头、福州、北海。
2、二类消费区是指：
济南、郑州、昆明、兰州、贵阳、南昌、石家庄、合肥、太原、呼和浩特、无锡、西安、长春、哈尔滨。
3、三类消费区是指：
除一类、二类城市之外的地区。
八、票务预订
1、出差人凭直属领导已审批的《出差申请单》到行政部登记、购票；
2、非紧急事项，应至少提前1天至行政部登记、购票；
3、凡因出差任务取消、发生其他紧急事项等原因需退（改签）票的，应及时联系行政部办理退（改签）票业务，无故不说明退（改签）票原因的，退（改签）票手续费由出差申请人自行承担；无特殊原因，超过退（改签）票期限前未通知行政部进行退（改签）手续的，由出差申请人自行承担票务费用；
4、在出差结束后，凭原始票据进行核销，因出差人个人原因未能从机场、车站取得相关票据的，不能进行报销，所购票务费用由其个人承担。
九、出差住宿费报销审核
1、住宿费审核以实际过夜天数和限额标准确定，并附与出差时间、出差地点一致的有效的住宿报销凭证，超过限额标准的部分自理。
2、因外事或重要业务需要招待宾客住宿或需要提高宾客及随同人员住宿费标准的，应事先向分管领导报告。
经审核同意后执行，报销时须附注事由说明。
3、总经理级（含）以上管理人员出差，可住单人间。
其他同性员工两人一起出差的，应同住一间房，报销时按照级别高者的补贴额度进行审核、报销。
4、出差期间有下列情况之一者，不予报销住宿费：
⑴由接待单位免费接待安置的；
⑵参加会议、学习、培训，其会议培训期间支付的会议费、培训费、资料服务费等综合性费用中已包括了住宿费的。
一十、膳食补贴报销审核
1、膳食补助费用报销额按出差期间应就餐天数计算确定。
2、派驻外地工作人员回到家庭居住地办理公务期间不再核发膳食补贴。
3、支付会务费、培训费、咨询服务费等综合性费用中已包括了膳食费的，不再计发膳食补贴。
一十一、交通费报销审核
1、出差乘坐飞机、火车、轮船或长途汽车应按不超过规定的等级执行，并凭出差地点、路线、时间一致的有效票据报销。
2、在出差地办理公务以乘坐公共交通工具为原则，任务紧急或携带公物重的可选择乘坐计程车。
市（县、区）内交通费报销时按规定附有效报销凭证。
3、多人一起出差，同乘一辆计程车，其交通费只能由一个持票人代为报销，同行其他人员不得再报销。
4、经批准同意，个人或多个人一起同行出差自带（驾）私车，凭票报销与出差时间、出差地点一致的过路费、过桥费、停车费。
燃油费按1元/公里进行综合补贴。
具体细则见《车辆管理办法》。
随同人员不再报销相关交通费。
5、在出差地进行包租车使用的，报销时应出具包租车发票及相关的停车费、过路过桥费票据，同时应出具直属领导、分管领导批复过的包租车申请单，各项票据及审核单据齐全后方可报销包租车费用。
6、出差期间有下列情况之一者，不予报销交通费：
（1）未经同意，擅自乘坐超标准而发生的超支部分；
（2）借出差之际探亲、访友和旅游而发生的交通费增支部分；
（3）未经批准，自带私车发生费用超过乘坐公共交通工具费用的部分；
（4）未经批准，私自包租车使用的，不予报销。
一十二、出差期间杂费报销审核
1、出差期间因业务所发生的电传费、邮递费、文件资料及公物托运费等，凭有效票据按实报销。
2、员工因工作地点调动，随行行李托运费，凭有效凭证按实报销。
一十三、出差期间延期的处理
1、超期停留：
出差过程中，因生病（未住院）、交通中断或其他不可抗拒因素造成超过预定期限停留的，在核清事实的基础上，按照实际差旅费报销；因生病（需住院）原因造成的意外，按标准支付出差补贴，不报销住宿费和市内交通费；住院期间出差补贴不超过20天；超期停留报销时需附上情况说明。
2、出差期间不能按时回公司时，出差者必须向主管领导报告公务进展情况，并保持24小时开机。
一十四、差旅费报销程序
1、出差人员回公司后，五个工作日内应按规定办理报销手续、结清借款。
对无故未报销者不予再次借款。
超过报销期，账面有个人出差借款的，财务部有权通知人事部门从当月工资中先行扣回。
2、差旅费报销审签程序：
①先交由部门行政助理对单据有效性及费用标准符合性进行稽核，符合规定的由行政助理填写相关单据，经报销人签名后，交由部门负责人进行审核、签名，再按票据类别提交综管中心行政部进行汇总；
②综管中心行政部按月对相关票据进行汇总，并按审批权限分别送财务负责人、分管领导签字批准；
③再送财务部门对所报销的票据进行审核及资金支付。
④总裁办不定期不定项进行抽查，发现违规者一律从严处理。
一十五、差旅费报销违规与失职追究
1、出差人员不得违反规定虚报差旅费；不允许以非出差期间发生的费用票据或非正式票据虚列支出。
否则，各级审核、审批者有权拒绝受理。
2、经查实为虚增报销者，责令退回虚报金额，并按虚报额处以三至五倍的罚款，情节严重的，按国家相关法律法规执行处理。
3、各级审签人员因把关不严而失职，使弄虚作假的票据得以报销，后经查实已无法收回，由此给公司造成经济损失的，由各级审签人员承担相应的连带责任。
4、部门负责人和分管领导如有故意包庇、纵容员工弄虚作假的违规行为，一经查实，按虚报额处以三至五倍的罚款，同时另视情节轻重给予处分。
一十六、其它
1、高、低职级人员同时出差，因工作不能分开或分开住宿、乘车不经济的，可按高职级人员的标准，在限额范围内报销。
2、各报销人在进行出差费用报销后，行政部将该笔费用统一归入该部门或该项目的费用统计口径中，每月底与该部门（项目）行政助理进行费用核对，将费用的费率运用于部门考核中。
2、公司流程中与该制度相抵触的部分，以该制度为准。
物品申购管理制度
一、目的：
为了明确公司物品采购流程，加强成本管理，准确核算各部门综合成本，制订本办法。
二、释义：
物品申购是指为了工作需要而申请购买使用的物品。
按照用途分为内部使用、商务礼品；按照使用寿命分为固定资产、易耗品；特殊采购（宴请内部员工、宴请客户）。
三、申购流程
1、行政部已有储备的物品，申购人应填写《采购申请单》，并按《采购申请单》上所列内容逐项填写完整后，提交相关权限人进行审批，审批流程结束后，由部门行政助理至行政部签领物品；
2、对于行政部并无储备的物品，或不确定行政部是否有储备的，应在填写《采购申请单》前询问行政部，再填写《采购申请单》，提交相关权限人进行审批，审批流程结束后，由行政部进行购买，待行政部采买入库后，方可领用，如非紧急情况，申购人最少应提前3个工作日告知行政部，以便行政部进行询价、比价、购买。
3、特殊物品采购。
对于极少使用的特殊物品，如因购买途径、购买方式等有特殊情况，需由申购人自行购买的，应先填写《采购申请单》并在备注里写明自行购买的途径、购买方式、是否有发票等内容，经由各权限负责人审批后，方可购买，并凭《采购申请单》及发票统一报销。
凡购买前未经相关权限人批准或允许，自行购买任何物品者，该笔费用不能报销；行政部（部门行政助理）也不得将该物品计入进入公司的固定资产或易耗品核销报表。
四、权限负责人审批权限
1、《采购申请单》由申请人将各项内容填写完整，特别是预估价值，应先自行了解所申购物品的大概价值，对于不填写预估价值的，行政部不予购买，各权限负责人原则上不得审批无预估价值的《采购申请表》，各权限负责人应根据对应的审批权限，进行逐级审批，审批流程结束后，行政部根据审批结果进行购买与签领备案。
2、各权限负责人审批权限表：
易耗品
固定资产
礼品
宴请
员工
客户
总裁办
＞1000元
＞2000元
＞1000元
＞50元/人
＞200元/人
综管中心
501-1000元
501-2000元
801-1000元
41-50元/人
分公司经理
201-500元
201-500元
201-800元
31-40元/人
101-200元/人
部门负责人
≤100元
≤200元
≤100元
≤30元/人
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