Excel技巧学习.docx

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Excel技巧学习

Excel技巧学习

大家都会Excel，但很少能将它用到Excel-lent。

其实，Excel绝不只是一个表格工具。

领英小编今天要带给你的是MicrosoftExcel中尚少有人知的一些最强大、最实用的快捷键和函数。

学会这些快准狠的技巧，你一定也能完胜“表哥”、“表姐”们。

1那些神奇的快捷键Shortcuts

一次输入一串文字

若要在某个单元格范围内快速输入相同的文本或公式，请执行下列步骤：

∙选择要填充的单元格范围。

∙键入文本或公式，但是不要按Enter键，而是按Ctrl+Enter。

∙数据将显示在您所选择的范围中。

一键插入日期和时间

如果希望在单元格中快速输入当前日期，请按Ctrl+;，然后按Enter键。

要在单元格中快速输入当前时间，请按Ctrl+:

，然后按Enter键。

一键为上文的数值加和

求和的时候你是否有还是用函数？

其实，只要在要求和的区域同时按住“Alt”和“=”，就可以快速求和。

调整数字格式

使用Ctrl+Shift+数字键，可以将数值转换为所需要的格式：

▪CRTL+SHIFT+`常规格式

▪CTRL+SHIFT+1整数

▪CTRL+SHIFT+20:

00AM/PM时间格式

▪CTRL+SHIFT+31-JAN-00日期格式

▪CTRL+SHIFT+4货币格式

▪CTRL+SHIFT+5百分比格式

▪CTRL+SHIFT+6科学记数格式

将文字变为图片，还能随时更新

你可以复制某个单元格范围，然后将结果图片粘贴到工作表中。

图片会与单元格范围相链接，并会根据内容更改和格式更改进行更新。

步骤如下：

▪选择单元格范围。

▪在“编辑”菜单上，单击“复制”。

▪选择要在其中显示图片的单元格。

▪按住Shift键，同时在“编辑”菜单上单击“粘贴图片链接”。

▪结果会得到一个快照，当源单元格发生更改或格式变化时，该快照会随之更新。

F4键

在Excel中，F4能发挥神奇的“重复上一步操作“功能。

什么意思呢？

比如我刚刚为某一段文本设置好字体、颜色、缩进、格式。

选择另一个表格，再按F4，就自动把刚刚设置的动作再重复一遍，应用到现在新选择；

还可以干什么？

做表格时候，“在下方添加新行”这样的命令，全部都可以用F4重复！

一键隐藏行、列

在Excel中，按下Ctrl+9，可以隐藏选定的行。

按下Ctrl+0，可以隐藏选定的列。

自动填充数据

您可以双击选定单元格的填充柄，沿某一列向下填充单元格内容，填充行数与相邻列的行数相同。

例如，如果在单元格A1:

A16中键入了数据，在单元格B1中键入了一个公式或文本，按Enter键，然后双击填充柄（就是那个小小的黑点），则Excel将沿着该列，从单元格B1到单元格B16自上而下填充数据。

一键创建图表

要快速创建图表，请选择图表数据，然后按F11。

要创建新的工作表，请按Shift+F11。

双击分屏幕

双击Excel右上角的小横杠，轻松将页面分为两屏！

数据太多时同时看前面的内容，完全无压力。

分屏后再双击分隔线，即可回到单屏模式。

冻结行列

冻结行列：

或者由于数据太多，下拉后就不知道数据栏对应的项目是什么了，因此冻结第一列或第一行的很重要。

具体操作相当简单：

视图→冻结窗口，如下图：

其他Excel快捷键大全

请注意后面的英文单词。

▪CTRL+F查找find

▪CTRL+H替换

▪CTRL+G定位/转到goto

▪CTRL+Y重复上一次操作

▪CTRL+1设置单元格格式对话框

▪CTRL+B/CTRL+2加粗bold

▪CTRL+I/CTRL+3斜体italic

▪CTRL+U/CTRL+4下划线underline

▪CTRL+SHIFT+7添加细实线外边框

▪CTRL+SHIFT+-清除区域内所有边框

▪……

2那些神奇的函数和公式Formulas

插入当前的日期和时间

想要知道当前的日期和时间，可以使用“Today”函数和“Now”函数。

当输入“=TODAY（）”时，返回当前日期。

当输入“=NOW（）”时，返回当前时间。

不管您何时打开工作薄，当需要在工作表上显示当前日期时，TODAY函数非常有用。

它还可用于计算时间间隔。

例如，如果您知道某人出生于1963年，您可使用以下公式计算对方到其今年生日为止的年龄：

=YEAR（TODAY（））-1963

此外，假如你想知道今天是本年度的第几周，也可以通过将Today函数与Weeknum函数一起来使用。

=WEEKNUM（TODAY（））

插入随机数字

有时我们需要在表格中插入一些随机的数字和字符。

这时可以使用RAND函数。

RAND函数返回大于等于0及小于1的均匀分布随机实数，其语法是：

=RAND（）

如果要生成指定范围内的随机数字，可以使用RANDBETWEEN函数。

RANDBETWEEN函数可以直接返回位于指定的两个数之间的一个随机整数，其语法是：

RANDBETWEEN（bottom,top）

参数“bottom”为指定的最小整数，参数“top”为指定的最大整数。

如公式：

=RANDBETWEEN（1,100）

返回1-100之间的随机整数，可能包含1或100。

或者你可以和领英小编一起来学学如何插入随机电话号码，比如138开头的吧：

将多个列中的文本联接起来

最简单而且最好用的一个“&”：

可以合并单元格。

或者你还可以使用&运算符或CONCATENATE函数，将多个列中的文本连缀或合并起来。

例如，如果在单元格A1:

B14中键入以下数据。

要获得公司全名，请在单元格C1中，键入以下公式之一：

=CONCATENATE（A1,"",B1）

或者

=A1&""&B1

注意：

单元格间的空格（""）用于在显示文本间插入空格。

快速录入的技巧

比如要录入性别时，设置单元格格式－自定义：

指定数字为特定代表，比如1=男，2=女。

需注意的是，条件必须放在“[]”里。

如下图。

设置好之后，在录入数据时直接录入1和2，就会自动显示男和女了。

在Excel表格中加入斜线，这个可以有！

先设置单元格格式，加入斜线。

把国家和GDP放在两行，两行之间用Alt+enter强制换行。

先对单元格设置左对齐，将订购日期放在最左侧；然后在项目前加几个空格。

Vlookup大杀器！

Excel中功能超级强大的函数有很多，但Vlookup必须是其中最强悍的那个。

Vlookup相当于数据工作的四六级测试，而且问得深一些很容易测出学习能力。

Vlookup函数和数据透视表，必熟练掌握的技能而很多人不会，这两招可提高效率不知多少倍。

但可惜太多的人还是用Ctrl+F的慢慢算…

VLOOKUP是一个查找和引用函数。

例如，按员工号查找某位员工的姓氏，或通过查找员工的姓氏查找该员工的电话号码（就像使用电话簿）。

语法：

VLOOKUP（lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]）

别着急，仔细看看这些参数都是什么概念：

Vlookup可以用来在一个茫茫的数据源中，自动让Excel找出你要的某个数据的相关资料，并由此返回该值相对应当前行中指定列处的数值。

比如你要在这个表格中找到公司姓袁的员工，可以使用下面这个函数：

=VLOOKUP（"袁",B2:

E7,2,FALSE）

学习函数本身很容易，但是放在应用场景就会有很多问题，很多时候你会碰到，为什么取不到数，为什么出错，为什么取数错误。

这些都能解决，你才算真正掌握Vlookup。

一些其他常用的函数

▪SUM和SUMIF：

求和／条件求和函数

▪AVERAGE和AVERAGEIF：

求均值／条件均值函数

▪COUNT和COUNTIF：

计量／条件计量函数

▪ROUND函数：

四舍五入

▪TRUNC函数：

取整

▪LEN函数：

求字符数

▪MODE函数：

出现频率最多值

▪FREQUENCY：

数据频率分布函数

▪IF函数：

按照条件返回相应的值

▪DATEDIF函数：

计算两个日期之间相隔的年／月／日。

公式为＝DATEDIF（起始日期,结束日期,"返回值"）返回值：

y=年，m＝月，d＝天。

拿DateIf函数计算各种纪念日，再合适不过啦！