Word的使用.docx

Word的使用.docx

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Word的使用

1在Word中设置上下标注

　　首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+“+”可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。

2快速变换大小写

选择您想要更改大小的文字并按下SHIFT+F3。

每次按下F3键时，文字格式将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。

3给跨页的表格自动添加表头

如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：

选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行），在“表格”选单上单击“标题行重复”。

4抓图

用PrintScreen键抓取整个屏幕

Alt+PrintScreen组合键抓取活动窗口

再切换到Word窗口中粘贴（注意：

抓一次粘贴一次）。

5取消自作聪明的超级链接

当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级链接，只要在文件的网址上按一下，就可以启动IE进入键入的网址或给输入的信箱发信。

但是，有时候我们并不需要这样的功能，就会觉得这种功能有些碍手碍脚了。

　　如何取消这种功能呢？

在Word中选择“工具”→“自动更正”，先单击“键入时自动套用格式”选项卡，将“internet及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。

再单击“自动套用格式”选项卡，将“internet及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。

再单击“确定”，以后再输入网址，就不会转化为超链接了。

6自动保存

用Word工作了很长时间，写了许多文字，但是文件还没有来得及存盘，却突然遇到停电或死机，下面是应对此情况具体的操作方法：

①首先按菜单“工具”，再按“选项”；

②接着找出Word自动记录文件的位置：

按一下“文件位置”标签，点选“自动恢复文件”，再按一下“更改”按钮。

③利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来：

拖曳选取“文件夹名称”，按下组合键Ctrl+C（复制），再点击一下“取消”按钮回到Word下。

注意：

如果你的Word不太稳定，常让你做无用功，干脆把这个文件夹另外指定一个名称，往后找起来会更方便。

④打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置，按一下组合键Ctrl+V（粘贴）。

⑤Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。

从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。

在文件上连按两下鼠标左键，就能直接打开了。

7用自动检查拼写检查错误

　　利用该功能可以在输入文本的同时检查错误，为以后的校对节省时间。

若输入词语，则Word2000将以红线标示，若是语法错误，则以绿线标示。

设置该功能的方法为：

（1）单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“拼写和语法”标签；

（2）选中“在键入的同时检查拼写”和“在键入的同时检查语法”复选框，若选项为灰色不能用，则需安装相应的拼写和语法检查功能；（3）清除“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的语法错误”复选框；（4）单击“确定”按钮。

这样在输入时若有错误则会被显示出来，您可以进行纠正。

8格式处理

一、自动缩进两个汉字

选中所要设置缩进的段落，打开“格式”菜单中的“段落”设置，在“特殊格式”下拉框中选择“首行缩进”，在“度量值”中选择“2字符”。

当然，最方便的办法还是在默认模板中设置段落“首行缩进”为“2字符”。

　　二、删除行首行尾空格

由于网页排版中的“低两格”都是通过插入空格来实现的，所以我们从网上拷贝下来的文章段落在Word2000中进行段落重排时，由于我们已经设置了自动“首行缩进”两个汉字，再加上这两个全角空格，就成了段首四个汉字空格，手工进行删除实在是太麻烦，这时我们可以选中要去掉行首行尾空格的段落，然后按下工具栏中的“居中”按钮，使段落的对齐方式为居中，这时行首行尾的空格就都被去掉了，最后再按“左对齐”按钮，使段落恢复原来的对齐方式。

　　三、删除空行

　　对于文章中的空行，手工删除也是一件很麻烦的事情，其实想一下空行的特点，也就是多个“段落标记”连在一起，那么我们用Word2000的替换功能就可实现删除文章中的空行。

打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“＾p＾p”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”，即“＾p”，然后按下“全部替换”按键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。

9Word中轻松输入各式各样的下划线

　　在文档中每一行开头处，分别输入三个或三个以上的下列符号:

~~~、###、***、___、---、===，然后按下“Enter”键，就可以得到一些特殊的下划线了

10用Word打印特大字

1、设置页面大小

先选择Word“文件”→“页面设置”命令，打开Word“页面设置”对话框，选择“纸张”标签，并选择“纸型”为“自定义大小”，同时设置一下纸张的大小，如宽55厘米、高55厘米等。

按下“确定”按钮，此时Word会提示“你有一处或多处页边距设在了页面之外，选择‘调整’按钮可以增加页边距”，我们选择“忽略”按钮。

2、设置文字大小

在页面直接输入需要打印的汉字内容，然后选中它们，选择“格式”菜单下的“字体”命令，在打开的“字体”对话框中选中“字号”输入框，双击使字号内容反显，然后输入字号大小，输入字号的大小在1磅到1638磅之间。

一般纵向A4幅面单字大小为500磅，纵向A3幅面单字大小为750磅，注意输入字号后一定不要忘了回车，否则字号设置不起作用，笔者正在设置当前字号为888），最后单击“确定”按钮保存。

当然，我们也可以在文字“字体”属性中设置其为空心字体，以节省墨粉。

3、观看效果

此时我们可以看到Word窗口中汉字明显大了，为了取得更好的效果。

我们单击工具栏上的比例缩放下拉框，选择一个合适的比例，就可以看到整体效果了。

4、打印输出

给打印机装好纸，单击“打印输出”按钮后即可把当前大字打印出来了。

小提示

（1）据笔者试验，发现在Word中输入字号没有任何限制，只取决于你定义的纸张大小，如果超过过纸的宽度，则另一边不可见，这一点还请大家要注意。

（2）磅与字号的关系

我们在字处理软件中设置字号时经常会遇到磅和字号，那么它们之间的大小关系到底怎样？

为此，笔者特地查找了有关资料，得知“字号”和“磅”对应关系如下：

42磅对应初号、36磅对应小初、26磅对应一号、24磅对应小一号、22磅对应二号、18磅对应小二号、16磅对应三号、15磅对应小三号、14磅对应四号、12磅对应小四号、10.5磅对应五号、9磅对应小五号、7.5磅对应六号、6.5磅对应小六号、5.5磅对应七号、5磅对应八号。

从中也可以看出，当用“字号”作为字的度量单位时，“字号”越大字越小，最大字的字号为“初号”，最小字的字号为“八号”；而用“磅”作为字的度量单位时，“磅”值越大字越大。

最大字的磅值为“72磅”，最小字的磅值为“5磅”。

（3）Word中也提供了艺术字功能，而且我们可以对插入的艺术字进行自由放大和缩小。

同时，Word中自定义纸张时，其宽度和高度的最大值均为55.87厘米，我们只要选择插入艺术汉字后，并用鼠标把艺术字的高度拉满了一页高，字的宽度拉成了一页宽。

这时就可以得到一个最大为55.87厘米×55.87厘米的大字，这已经够大了。

11 Word中输入能跟在文字后面显示的拼音

Word2003的拼音指南只能生成上下型的拼音格式，而有时我们也需要使用一些跟在文字后面的拼音，这该怎么做呢？

1.首先还是将要注音的几个字输入到Word中，然后全选，并执行“格式”菜单→“中文版式→拼音指南”命令给它们加上拼音，如图2所示

　　2.随后再全选这些文字，并执行“编辑”菜单→“复制”命令

3.点击“插入”菜单→“图片→艺术字”，并随便选择一个艺术字样式进入编辑窗口。

按下Ctrl+V键将刚刚复制的带拼音文字粘贴到艺术字编辑器中，如图3所示

4.此时我们就会发现拼音已经横向排列了，这时再选中图3窗口中的所有文字，然后用Ctrl+C先复制下来，再点“取消”按钮关闭艺术字编辑器，最后执行“编辑”菜单→“粘贴”命令即可成功生成如图1所示的横向格式拼音了。

同一篇Word文档设置多个不同的页眉页脚

如果在Word文档中创建了页眉、页脚，那么在默认情况下，一篇文章从头到尾的页眉页脚都是一样的。

　　但有时，我们还需要根据不同的章节内容而设定不同的页眉页脚。

有的朋友将不同的章节分别保存成不同的文件，然后再分别给每个文件设定不同的页眉页脚，操作起来很麻烦。

　　有更简单的方法：

在文章中插入不同的

分节符

来分隔。

　　下面笔者以一份网络工程投标计划书为例向大家介绍具体的操作方法。

　　在本例中我们准备将首页页眉设为“网络中心机房施工部分”，从第2页开始再按具体的章节内容分别设为“机房装修设计”、“配电系统设计”……等不同的页眉内容。

具体操作步骤如下:

　　1.用Word打开投标书文件。

如图1所示

图1

　　2.此时先不要急着设置页眉，而是将光标分别定位于每个需要使用新页眉的位置，然后执行“插入”菜单→“分隔符”命令，如图2所示。

选中“分节符类型”中的“下一页”选框后点击确定按钮，并以此为例对整份文件进行分节处理。

图2

　　3.等整个文章分好节以后，就可以点击“视图”菜单→“页眉与页脚”命令进入页眉编辑模式了。

如图3所示，按要求输入好首页页眉。

图3

　　【小提示】请注意图3中红框位置的变化

　　4.然后再从“页眉与页脚”工具栏中点击“显示下一项”按钮，跳转到下一节的页眉处，如图4所示。

细心的朋友一定会发现，此时的页眉处已和图3有所不同，不仅节码由第1节变成了第2节，而且右上角也多出了一个“与上一节相同”的字样。

　　此时，我们应该点击页眉与页脚工具栏中的“链接到前一个”按钮切断第2节与前一节的页眉内容联系，然后再输入第2节的页眉“机房装修设计”。

图4

　　5.剩下的操作以此类推，每完成一个章节的页眉后就点击一下“显示下一项”和“链接到前一个”按钮，再对下一章节进行设置，直到完成整个文章的编排。

　　这种方法操作快速，而且所有的页眉均保存在同一个文件中，也方便进行存档。

同时，页脚也支持这种多级设定，具体操作方法与页眉相似，本文不再赘述。

　　【小提示】在图2中我们看到Word共支持4种分节符，分别是“下一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”，它们之间有什么区别呢?

　　“下一页”:

是指插入一个分节符后，新节从下一页开始。

如图5所示

图5

　　“连续”:

是指插入一个分节符后，新节从同一页开始。

如图6所示

图6

　　“奇数页”或“偶数页”:

是指插入一个分节符后，新节从下一个奇数页或偶数页开始。

如图7所示